Claves y nociones para la administración del tiempo

1. ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
Rolando Saavedra Castro
Psicólogo Organizacional

2. Mitos y Realidad
Mitos Realidad
•Una buena administración del tiempo • Buena AT implica decidir cómo
implica hacer cosas de manera más alcanzar las metas + importantes
eficiente. de la manera más efectiva.
•Son siempre más las cosas para hacer • Hay T suficiente para hacer las
que el tiempo para hacerlas. cosas que son importantes.
•Algunas personas no pueden evitar • Buen uso del T es una habilidad
ser desorganizadas. La que se adquiere. No genes, ni
desorganización indica debilidad y falta personalidad, ni don espiritual.
de carácter.
• Buen uso del T: menos activismo
•Aquellos que organizan bien su tiempo ahorra mucha energía. Descanso
están siempre ocupados y exhaustos. y la relajación son importantes
para lograr ser efectivos.

3. Si amas la vida
no malgastes el tiempo,
porque de tiempo
se compone la vida

4. ¿Qué es el tiempo?
Proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen
del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro.
(obvio no!!).
Es un recurso de características únicas:
No se puede comprar
No se puede alquilar
No se puede acumular
No se puede reemplazar
No se puede dejar de consumir
Hace falta para todo
No se puede tener más
Ni menos

5. 292.000
20”
5160”
86 hrs.
10.75 días
2 semanas
vacaciones

6. Pregunta clave:
En qué nivel
I Hacerme
estoy...?
Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No
cargo!! puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
II Definir Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... inconsciencia
Adonde y por Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...
donde ir!
PLAN
MACRO
Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...
III
Arrancar!!!! Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo
continuamente... Quiero vivir...!
IV Avanzar!!!
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero
Verificando y
siento que no me alcanza el tiempo... Intento
ajustando
vivir..!!
continuamente el
destino y el conciencia
camino!! Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento
que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

7. La habilidad de
trabajar más rápido
y realizar más cosas
en menor tiempo
no constituye esclavitud;
constituye libertad

8. Modelo Continuo
del Control
Ningún Control: Control Total:
- Preocupado - Feliz
- Frustrado - Realizado
- Triste - Capaz
- Enojado - Productivo
- Decepcionado - Motivado
- Baja autoestima - Alta autoestima

9. Si yo no controlo
los eventos en mi vida
los eventos
me controlaran a mi.

10. PREMISA 1:
Tiempo = Evento
Control de
los Eventos

11. Círculo
Virtuoso
1: Control de los Eventos
2: Mayor Productividad
1 3: Mayor Autoestima
3
2

12. Síntomas de la
locura de la urgencia
•Se acaba la hora del almuerzo •Mala alimentación
•Hablar con la boca llena •Deshidratación crónica
•Fast-food •Menos horas de sueño
•Comer en el escritorio •Vacaciones de fin de semana
•Los teclados •Televisión las 24 horas
•Barras cereal, yogurt, sándwich… •Servicios 7x24
•Stress •Market 7x24
•Falta de cuidado personal (caspa, •Tener que estar siempre
dientes, aseo, ropa, piel, peso, conectados
salud, etc.) •Ley de Darwin

13. Ladrones del tiempo.
-Charlas de café -Retrasos -Temor a decir NO
-Agresiones -Vergüenza, timidez -Temor a elegir
-Peleas -Impuntualidad -Preocupación
-Quejas -Descoordinación -Ira
-Interrupciones -Agotamiento -Envidia
-Aburrimiento -Estímulos externos -Comodidad
-Falta de objetivos aparentemente importantes -Encuentros casuales
-Enfermedades -E-mail, Msn, Facebook -Vagancia
-Preocupación -Celular -Televisión
-Enojos -Stress -Fanatismos
-Continua postergación -Desconcentración -Flojera
-Inconsciencia -Mala planificación -10 videos para el fin de semana
-Demasiadas horas de sueño -Objetivos incoherentes -Excesivo sol
-Insuficientes horas de sueño -No evaluación del accionar -Excesivo espejo
-Viajes -“Lo hago porque me gusta” ¿es -Excesivos trámites
-Teléfono celular útil, Qué tanto influye la cultura? -No cerrar ninguna puerta
-Teléfono -Vicios, pecados, errores, olvidos -Cálculo de tiempo no realista
-Procrastinación (postergación) -Preocupación -Papeleo
-Arrumbar todo vs clasificar -Discusiones irrelevantes -Prioridades conflictivas
-Mala comunicación -Descontrol -Lugar de trabajo desordenado
-Mis errores -Reuniones ineficaces -Fallas técnicas
-Peticiones de compañeros -No escuchar -Falta de motivación
-Indecisión -Falta de autoridad -Falta de procedimientos
-Actitud negativa -Metas poco claras -Errores de otros
-Correo sin valor -Esperar respuestas -¿Otros?...
-Actividades cívicas -Falta de autodisciplina

14. Si usted quiere
ser súper-productivo,
hay determinadas
cosas a las que
tendrá que renunciar.

15. Antes = ordenado
Ahora = no ordenado
= Esfuerzo personal
 Voluntad

16. Nadie pierde
tiempo a propósito,
la pérdida es
involuntaria

17. PREMISA 2:
Tiempo mal invertido
= malas costumbre
Cambio de
Hábitos

18. Matriz de AT
-Preparaciones contra reloj -preparación, Planificación
-Crisis -Creación relaciones significativas
-Asunto crítico, apremiante -Aprendizaje
Importante
-Recreación verdadera
-Reconocer nuevas oportunidades
MINIMIZAR 1 AUMENTAR 2
-Interrupciones -Trivialidades, Algunas llamadas
-Algunas llamadas -Desperdiciadores de tiempo
No -Contestar mensajes electrónicos -Conductas evasivas que distraen la
Importante
irrelevantes tarea
-Algunas reuniones -Mensajes electrónicos irrelevantes
-Muchas actividades populares Exceso de TV
REDUCIR 3 PARAR 4
Urgente No urgente

19. Urgencia v/s
Prioridad
- La urgencia siempre “será” más
urgente
- Paradigma urgencista
- No metas a mediano y largo plazo
- Desocuparse de lo urgente.

20. PRIORIDADES
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva
- Proactividad
- Comenzar con un fin en mente
- Poner primero lo primero
Otorgar el valor
y orden cronológico
apropiado
a cada evento

21. Prevención y el Efecto
de Amplificación
1 2
3 4

22. Elementos para AT
1.- Actitud Proactiva
2.- Establecer Objetivos
3.- Recordarlos Objetivos
4.- No Postergar
5.- Revisión de Actividades
5.- Incrementar Eficiencia

23. Utilice regla 80/20
“80% de sus logros
vienen del 20%
de sus esfuerzos”.
Descubra qué
hace que ese 20%
sea tan productivo.

24. Requisitos para
planificar metas:
1.- En línea con mis valores.
2.- Son de tiempo definido.
3.- Definidas clara y específicamente.
4.- Son completamente mías.
5.- Son realistas.

25. Metas a
largo plazo
1.- Tendemos a ir a la zona de confortabilidad.
2.- Necesidad de expandir la zona de confortabilidad.

26. Claves para utilizar
la agenda:
1.- Lista de que debo hacer hoy
2.- Darle valor o prioridad a cada tarea
(me gustaría, debería, tengo que)
3.- Darle un orden numérico a cada tarea
4.- Traerla siempre conmigo
5.- Eliminar notas sueltas.

27. El objetivo de la
Administración del Tiempo
es la Paz Interna.

28. ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
TÉCNICAS
Rolando Saavedra Castro
Psicólogo Organizacional

29. 1.- Minimice. Recuerde que son
“tiempo dedicado a actividades de
mantenimiento medios”, no fines.
• Cuanto dedica a “comer”
• Cuánto dedica a “cocinar”
• Cuánto dedica a “aseo”
• Cuánto dedica a “shopping”
• Cuánto dedica a “descanso”
• Cuánto dedica a “relax”
• Cuánto dedica a “tomar sol”
• Cuánto dedica a “jugar”
• Cuánto dedica a “limpiar la casa”
• Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”
• Etc.........

30. 2.- Automotívese.
• Desarrolle actitud positiva
• Evite a las personas críticas
• Evite criticar
• Hable de lo bueno en el mundo
• Auto-prémiese al completar tareas
• Ayude a otros
• Imagínese en la situación deseada
• Todo cambio comienza con un pensamiento –
técnica: “visualícese”

31. 3.- Primero lo primero
• Cuento de La vasija y las piedras....
• Defina prioridades
• Diferencia claramente lo urgente de lo importante
• Aplique la Regla de 80-20
• Asegúrese de no estar postergando algo de alta
prioridad... Solo porque no es urgente
• Nunca pierda de vista las prioridades básicas
• Familia, hijos, salud, calidad de vida, educación…

32. 4.- Evite caer en el
perfeccionismo exagerado
• No hay nada más triste que una persona capaz, que
nunca hace nada
• Porque nunca es suficiente
• Critica a todo por su falta de perfección
• No se da cuenta que su propio perfeccionismo le
impide alcanzar logros
• Recordar que casi siempre “lo perfecto es enemigo de
lo posible”
• Elimine la Procrastinacion

33. 5.- Tome consciencia de
los costos reales de las cosas
• ¿Cuál es el costo de su tiempo?
• ¿Cuál es el costo de ir al cine?
• ¿El costo de un departamento?
• ¿Qué prioriza? ¿Ahorrar tiempo o ahorrar dinero?
• No compre NADA que luego le cueste demasiado
mantener
• No se deje llevar por el impulso consumista
• No caiga en la trampa material

34. 6.- Maneje expectativas
• Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean
• Nunca prometa demasiado. Mejor prometa poco y
exceda expectativas.
• Si uno no maneja las expectativas de otros. Ellos
mismos las generarán a su propio gusto.
• Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud. a
menos de estar seguro de luego superarlas.

35. 7.- Aprenda a decir NO
• Aprenda a hacerlo sin agredir.
• Sin ser desagradable.
• “Te agradezco mucho la invitación. Eres muy
considerado, pero lamentablemente no podré ir”
• Gracias... Pero NO....
• Es increíble la cantidad de tiempo que muchas
personas pierden por hacer cosas a las cuales no se
atrevieron a decir NO!
• Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.

36. 8.- Aprenda a reclamar
• Aprenda a hacerlo sin agredir
• Sin ser desagradable
• Le ruego me disculpe, pero creo que a este plato le
falta..... Puede ser?
• Discúlpeme que lo interrumpa...
• Señor, podría Ud. por favor aclararme este.....
• Tengo un problema señor... Podría Ud. ser tan
amable de ayudarme…?
• Armar escándalo SI Y SOLO SI es imprescindible!
OJO: Nunca de entrada!

37. 9.- Elija a las personas
con que desea interactuar
• Las relaciones no son obligatorias
• Considere relaciones de ayuda
• No pierda tiempo con gente no-compatible
• Busque afinidad en la gente que lo rodea
• Busque buenas influencias
• Relaciónese con gente que comparta sus objetivos
• Genere redes de apoyo

38. 10.- Use To-do-lists!!
• Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día... Por escrito!
• La importancia de escribir  disminuye carga mental
• Cuestione TODOS los puntos
¿por qué debo hacerlo?
¿para qué..?
¿y si no lo hago..?
• No haga nada hasta no tener el to-do-list definido
• Orden ANTES de la ACCION!!
• Mantener to-do-list separada para proyectos

39. 11.- Elimine hábitos que
provocan derroche de tiempo
Volver a dormirse Chateo en Internet
Charlas de café Chisme
Programas sin valor agregado Excesiva TV
Charlas telefónicas sin objeto Manías
Cigarrillo, bebida, Hobbies “tontos”
Vicio del “doble sentido” Broma continua
Excesivo tiempo en cocinar, comer Shopping
Juegos de PC Mucho cine, DVD
Mucho fútbol en la TV Paseos
Viajes de placer ¿Otros?...

40. 12.- Evite distracciones
• Bloquearlas físicamente
• Enciérrese si es necesario
• Diseñe un lugar de trabajo productivo
• Integrar todos los elementos necesarios
• Haga lista de herramientas que necesita, trate
tenerlas todas en un lugar
• Haga que su lugar de trabajo sea agradable
• Establezca tiempo para no atención de visitas
• Asegúrese momentos de aislamiento
• No interrumpa, para no ser interrumpido
• No acepte interrupciones gratuitas
• Ármese un lugar para estar en soledad
• No acepte la charla automática de otros

41. 13.- Delegue
• No haga actividades para las cuales esté
sobrecalificado.
• Todo aquello que pueda delegar. ¡Deléguelo!
• Recuerde que antes de delegar debe enseñar
• Solo resérvese actividades de su “competencia”
• Delegue, o tercerice todo aquello que otro pueda
hacer
• mejor Ej.: Cocina, Limpieza, Shopping, etc.

42. 14.- Sea siempre
puntual y exija puntualidad
• Genérese una imagen de puntualidad
• Empiece cumpliendo, para luego exigir
• Si todos saben que Ud. es puntual. Se
comportarán puntuales con Ud.
• Genérese una imagen de impuntual. Y todo el
mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpables

43. 15.- Trabaje duro para eliminar
sentimientos inútiles.
Son una de las principales fuentes de pérdida de
energía
• Pre-ocupación
• Rencor
• Enojo
• Envidia
• Miedo
• Celos
• Ansiedad
• Etc…

44. 16.- Aprenda a ir al grano
• Mantenga el foco en las conversaciones
• No permita cambio de tema sin razón
• No permita que el otro se desvíe
• NUNCA termine una conversación sin resultado
• Si el tema no se cerró, defina próximos pasos

45. 17.- Aprenda a utilizar
herramientas de
productividad personal
• PC
• Internet
• E-shopping
• Correo electrónico
• Foros de discusión
• Herramientas de mailing
• PDAs
• Agendas  Agendas
compartidas, Intranet, Google Calendar
• Teléfono - Fax
• Celular
• Contestador
• Etc.

46. 18.- Haga un buen
manejo de las reuniones
• Minimice la cantidad de reuniones
• Si una decisión la puede tomar solo, pues tómela
• Llame a reunión solo si es realmente imprescindible
• Asista a una reunión solo si es imprescindible
• Prepare las reuniones con anticipación
• Defina los objetivos de antemano
• Establezca hora de comienzo y fin
• Genere una minuta
• En la minuta, que nunca falte un plan de acción con
fechas y con responsables!

47. 19.- Aprenda a mejorar
su memoria.
• No pierda tiempo buscando cosas o datos que ha
olvidado
• Aprenda a recordar nombres, estadísticas, teléfonos y
otra información básica
• Existen cursos y libros para efectuar este tipo de
aprendizaje.
• Hay técnicas en Internet
• Es una habilidad básica adiestrable!

48. 20.- Maneje eficientemente
la papelería
• Manipule documentos una sola vez
• Genere algún sistema de archivo.
• En el trabajo y en su casa.
• Se archiva ordenadamente. ¡O se tira!
• Tire inmediatamente lo que no sirve
• No apile papeles
• Minimice suscripciones a revistas y diarios

49. 21.- Aprenda a
comunicarse eficazmente
• Hable y escriba con determinación de ser comprendido
enseguida
• Establezca objetivos para sus contactos
• Mejore su forma de expresarse
• Aprenda a adaptar su comunicación a las otras
personas
• No prejuzgue
• Aprenda a escuchar
• Aprenda a preguntar
• NUNCA asuma. ¡Clarifique!

50. 22.- Evite conflictos
interpersonales.
• Contrólese
• No agreda a nadie
• Trate bien a todos
• No critique
• Sea amable
• Salude y agradezca efusivamente. Siempre y en
todo lugar
• Evite cualquier tipo de contienda legal
• Evalúe costo-beneficio antes de generar un
conflicto

51. 23.- Maneje eficientemente
el e-mail
• No envíe más e-mails que los que quisiera recibir
• Sea breve
• No genere conflictos por mail
• Jamás un e-mail “negativo”
• Use el e-mail para desarrollar contactos positivos
• No genere “cadenas”
• No utilice copias en forma indiscriminada
• Clasifique los e-mails apenas llegan
• Borre inmediatamente los que no sirvan
• No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com
.bat)

52. 24.- Haga buen uso del teléfono
• Concentre la realización de llamadas
• Use contestador con altavoz
• No atienda todas las llamadas (genere el hábito de
no ser interrumpido)
• Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas
• Limite la duración de las llamadas
• Elimine hábito de “colgarse” al teléfono
• “Cierre” las llamadas
• Utilice teléfono manos libres
• Utilice inalámbrico
• Tenga detector de números
• Use el teléfono. No deje que él lo use a Ud

53. 25.- Simplifique su vida personal
• Evite aparatos sofisticados
• No se entusiasme con chiches
• Evite ropa cara
• Evite influencia de la moda
• Evite todo producto que exija demasiados cuidados
• Evite productos que no pueda mantener
• Evite salidas caras y sofisticadas
• Evite muchedumbres
• Evite filas
• Haga trámites por teléfono o Internet
• Utilice débito automático
• Limite sus pertenencias a las mínimas necesarias

54. 26.- Mantenga un
buen estado físico y mental
• Incluya momentos de relajación en el día, breves
• En día y hora fijos practique deporte
• Tenga actividades variadas
• Camine mucho
• Duerma las horas necesarias, No duerma de más
• Tome MUCHO líquido
• Elimine el alcohol
• Coma liviano. Siempre
• Desarrolle alguna actividad artística
• Capacítese continuamente
• Evite el burn-out (síndrome del quemado)

55. 27.- Establezca rutinas
para las actividades continuas
• Tiempo:
• para pensar
• para hacer
• para descansar...
• Establezca un plan semanal fijo!!!

56. 28.- Reduzca las malas rutinas
Automatice: utilice tecnología avanzada
Delegue: en sus asistentes.
Elimine: no haciendo determinadas cosas; piense cómo
usar ese tiempo en forma más provechosa.

57. 29.- Aproveche los
tiempos muertos
• Siempre lleve encima algo útil para leer
• Siempre lleve encima un anotador para actualizar to-
do-lists
• Utilice libros en CD o mp3 para viajes
• Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada; a menos
que realmente necesite descansar

58. 30.- Acostúmbrese a aplicar el
procesamiento paralelo..!
Ordene tareas para lograr un máximo nivel
de superposición

59. 31.- Encuentre el placer en el
proceso de hacer.
No deje que la urgencia por terminar una tarea lo lleve a
perder el placer de realizarla.

60. 32.- Pase más tiempo con la gente y
menos con las cosas.
• Una de sus funciones principales es maximizar el
valor de sus colaboradores.
• Tome un 10% del tiempo que suele pasar frente a su
computadora y dedíquelo a sus colaboradores.
• En la planta baja se produce o entrega el servicio, “es
ahí donde las papas queman”, su éxito depende
directamente del contacto con este contexto

61. 33.- Tómese tiempo para mejorar su
calidad de vida.
• Juegue para mantenerse joven.
• Sueñe despierto
• Lea para renovar su mente.
• Ayude a quienes más lo necesitan
• Acercarse afectivamente a la gente que ama.
• Ríase para recuperar su equilibrio y reducir su estrés.
• Desarrolle nuevas habilidades para seguir
exigiéndose.
• Explore su espiritualidad para comprender la vida y
aceptar sus limitaciones.

62. 34.- Reserve una hora por día para
usted mismo.
• Durante ese tiempo, que puede ser planificado en
conjunto con un ser querido, haga lo que más disfrute
y lo que más le “recargue las pilas”, y no lo que el
mundo le dice que debería hacer.

63. ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
Rolando Saavedra Castro
Psicólogo Organizacional