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E-rate 102: Completing form 470


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E-rate 102: Completing form 470

  1. 1. E‐RATE 102:  COMPLETING FORM 470 Funding Year 2010: July 1, 2010‐June 30, 2011 2010‐11 School Year
  2. 2. Powerpoint is available!
  3. 3. Online resources • Training site: • Actual online filing: • Funding commitments/disbursements: www.e‐
  4. 4. Topics for today’s session 1. Form 470:  Common errors made in filing 2. Form 470 and tech plans: Be sure your tech  plan aligns with your form 470 3. Form 470:  Go through the online application
  5. 5. Form 470:  Common errors made in  filing A.Applicants don’t wait the full  28 days before choosing a  service provider or signing a  new contract FIX:  Wait at least 28 days!
  6. 6. Form 470: Common errors made in  filing B.  1. Contracts are signed without item 7b  being checked     OR 2. Multi‐year contracts are signed without  item 7b and other two boxes being  checked FIX:  Check all the boxes in 7!
  7. 7. What if we already have a contract for 10‐ 11 school year? • Did you already file form 470 for this  contract? • Did you indicate that you wanted a multi‐year  contract? • Does the contract cover ALL of 10‐11 school  year? • If yes to all above, you do NOT need to file  form 470 for this service.
  8. 8. Form 470: Common errors made in  filing C. Not enough quantity and/or capacity  requested for telecommunications and/or  Internet FIX:  Don’t limit your capacity.  Use words like  “no less than 8 cellular phone lines” or  “minimum of 3 mps”.  Avoid using words like  “8 phone lines.”
  9. 9. Form 470: Common errors made in  filing D. Form 471 requests services not listed on  form 470 (forgot some services on form 470) FIX:  You may file more than one form 470 (but  must wait 28 days, of course). Also the Iowa  Department of Education will file form 470  for master contracts.  If you “goof up,” contact me and use the state’s form 470.
  10. 10. Form 470 and tech plans A.Tech plan must be “created” before filing form 470 B. Tech plan must list all the  services you ask for on forms  470 and 471
  11. 11. More on tech plans • Must be created/drafted before filing the 470 • Tech plan must list all the services you request  on form 470 • Applicant must be able to provide the plan  and proof of the date it was created when  asked by PIA
  12. 12. More on tech plans Question:  What if we already filed our tech plan  addendum with the AEA and found we left  out something like Blackberry service (and we  want to list it on form 470)? Answer:  You can amend your tech plan  addendum at any time.  Just e‐mail your  revised plan to the AEA.  Your creation date is  the original date of the plan (before Oct. 1).
  13. 13. Technology training • Audit may ask about teacher training related  to E‐rate services • Advice: – Anything related to technology counts – If district/building PD includes technology in any  way, include it! • Have a sign‐in sheet or some tangible  evidence of teachers who attended. Keep it in  your E‐rate files.
  14. 14. Form 470:  Completing the  application
  15. 15. Form 470 • What is it? • Why do I have to fill it out?
  16. 16. Form 470 • What is it? – Public “posting” on – Announces to the world that you  want bids for e‐rate – Must be posted for full 28 days
  17. 17. E‐rate Timelines • Form 470 (Now) • Wait 28 days • Select provider/sign contract (if applicable) • Form 471 (probably early Dec – mid Feb ) • Answer questions/call from PIA (Feb‐?) • Funding commitment decision letter • Form 486
  18. 18. Check out e‐rate applications from  previous years • Dig out old 470 and 471 forms • Don’t limit yourself in bandwidth and  services (think ahead)
  19. 19. Form 470:  What’s eligible • Download draft list from ic/attachmatch/DA‐09‐1233A1.pdf
  20. 20. Form 470:  What’s eligible for funding • Requirements for eligibility: – Must be an eligible product or service – Used by an eligible entity – Used at an eligible location – Used for an eligible purpose
  21. 21. Form 470:  What’s eligible for funding? • Four categories of services: – Telecommunications (priority 1) – Internet access (priority 1) – Internal connections (priority 2) – Maintenance of internal connections (priority 2)
  22. 22. Examples of telecomm services • Local telephone services • Long distance telephone service • Cell phone service • Cellular data service (e.g. Blackberry, Treo,  Smartphone)  • Service to bus barns, custodial facilities, etc. IS  eligible!!!!!!!
  23. 23. More examples of telecomm services • Centrex • Leased circuits (e.g. data circuit to connect  your elementary school to the high school) • E‐911 and 911 lines • Voicemail service (not just considered  telecomm service)
  24. 24. More telecomm services • ICN interactive video  • Part III data circuits State files for both  of these on your  behalf
  25. 25. Question • What about telephone companies that offer  bundled services? (such as phone service and  Internet in one package) • How do I fill out form 470? (which category of  service?) – Answer:  Internet may be provided by a  telecommunications provider BUT you must state  on form 470 under telecom that you will consider  bids with Internet service!!!!! Also list under the  Internet category too!
  26. 26. Internet services examples • Internet access • Cable modem service  • Domain Name Service   (DNS) registration • Cell phone data service (e.g.  Blackberry, Treo,  Smartphone)
  27. 27. Internet service examples –Web hosting service (not purchase  of web server) –Firewall service (not purchase of  firewall software)
  28. 28. Cellular data services • Very important: – If you are filing for cellular data services  (e.g. Blackberry, Treo, or Smartphone‐type  services), indicate this on form 470 in two  places:  Telecom services and Internet  services – When you get to form 471, you will select  only one of the above types of service 
  29. 29. Question? • What if I put a service in the wrong  category?  (e.g. put “local phone  service” as Internet?) – Answer: May result in NO FUNDING!   Either put the service in the correct  category (see eligible services list) or if in doubt, list under 2 categories  (e.g. telecom and Internet)
  30. 30. Internal connections • These are priority 2! • Should I apply? Yes, if your building is  high enough discount level (70% or  above) Unused funds from previous years have been  rolled into funding year 2009 and may be in  2010!!!!
  31. 31. Internal connections • NOTE:  priority 2 is the only category where  items may be purchased by school/library • NOTE:  Tech plan detail is vital to support your  priority 2 requests!!! • 2 in 5 rule applies for internal connections
  32. 32. Examples of internal connections • LANs • Routers • Switches • Hubs • Network servers • Wireless LANs • PBX (private branch exchange)
  33. 33. Question? • What about the section of the eligible  services list that isn’t category specific? – Answer:  To date, telecomm and Internet  are leased services.  Internal connections  MAY be purchased goods and services.
  34. 34. Maintenance of internal connections • These are priority 2 • Should I apply? Yes, if your building is  high enough discount level (70% or  above) • 2 in 5 rule does NOT apply for  maintenance
  35. 35. Form 470:  How many separate 470  forms to file? • Your choice! • You may file one form 470  OR • You may file a separate form 470 for  each type of service
  36. 36. What about competitive bids? • SLD is getting more particular about  documenting a fair and open bidding process • Keep a record of bids received!!! (not just  winning bid) • Have a written process for evaluating bids and  criteria for selection
  37. 37. What if no companies call me? • Call them!  Get the pricing  they anticipate for July 1,  2010, through June 30,  2011. • Keep a record of calls, e‐ mail “bids” and written  bids • If no bids received . . . 
  38. 38. Must I accept the lowest bid? • No, not according to e‐rate rules…but cost  must be the primary consideration • Other factors might be prior experience of  vendor, qualification of personnel, financial  stability of the company, service that meets  the needs of your school/library
  39. 39. May we sign a contract? • Yes, but only after the “allowable  contract date” of 28 days • Include contingency language in case you  don’t get funded
  40. 40. Should I e‐certify? • E‐certify an option only if – Your principal/supt/authorized person filed a  signed and data entered 471 and/or 486 in  previous year(s) – Call SLD’s Client Service Bureau if you need a pin  number  (888‐203‐8100) – Special Pins for BEARs‐only (online BEAR  filing)
  41. 41. What if we can’t/don’t want to e‐ certify? • Print certification/signature page (as directed  on form 470) • Have supt/director/authorized person sign • Still recommend you use blue ink • Mail certification/signature page with return  receipt
  42. 42. If you don’t e‐certify • Use the certification page from  the online filing • DON’T just copy the cert page of  the mail‐in version
  43. 43. Final steps: • Print a copy of the completed 470 for your  files • Photocopy your cert page (if paper cert) • Keep the completed copy in e‐rate  notebook/files • Check to see if  your form really was posted
  44. 44. How do I know my 470 was filed? • 2 ways to check – – You will receive a receipt in the mail!  Keep  the receipt letter (on pink paper for 2010)
  45. 45. Why should I check about filing? • To check the “allowable contract  date”…this is the earliest date you may  file form 471! • Don’t pick a service provider before the  28 days is up!
  46. 46. Get ready for form 471 • Do you have new buildings? • Have you closed any buildings? • Have you reorganized with another  district? • Have you formed a “system” (non‐ publics)?
  47. 47. If any of the above is true… • Call 1‐888‐203‐8100 • Let them know details about new  building, closing of building, reorg, etc. • They will likely require a faxed letter on  school letterhead stating the change in  status (signed by supt/director)
  48. 48. Are you on the AEAUSF listserv? • No?  Send Debbie an e‐mail!
  49. 49. Numbers to remember • SLD Client Service Bureau – 1‐888‐203‐8100 • Pam Jacobs – 515‐975‐0071 –
  50. 50. References • USAC E‐rate info • Iowa E‐rate info • E‐Rate Central http://www.e‐