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Gestion de Interesados - Guia del PMBOK 5ta version

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Exposicion en el PMI Tour Cono Sur Santa Cruz Bolivia 2013 sobre Gestion de Interesados

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Gestion de Interesados - Guia del PMBOK 5ta version

  1. 1. “Gestión de Interesados” La peladora de osos que todos esperábamos Rocio Zelada, PMP, SDI L1
  2. 2. Expositor • Ingeniera de Sistemas • Magister en Administración de empresas mención Direccion de Proyectos – Microsoft Certified Professional, MCP Incluir fotografia – Project Management Professional, PMP – Facilitador Certificado, SDI L1 • Actualmente – Gerente de Operaciones Axxon Consulting Rocio Zelada PMP ,SDI L1 Bolivia – Instructor y Facilitador de distintos cursos, talleres y seminarios de Gestión de Proyecto, Liderazgo, Relaciones Interpersonales y otros. – Voluntario y Miembro Fundador del Capitulo PMISCZ 2
  3. 3. La historia del cazador , el cocinero y el oso… Estaban un día … …ambos sobreviven El avión se estrella… cazador …de pronto teníamos: cocinero ..entonces, bla bla bla bla….
  4. 4. Llevando los personajes a nuestra realidad… Vendedor Jefe del Proyecto Debe cocinar osos.. Debe cazar… Proyecto … y los osos llegan unos tras otros…
  5. 5. Como Cocineros (PMs) cuando nos entregan a nuestro Oso (Proyecto)….¿Qué hacemos? ¿Nos dejamos intimidar? ¿Lo dejamos escapar y perdemos nuestra comida? ¿Luchamos como sea por cocinarlo? ¿Qué hacemos cuando tenemos mas de un proyecto a la vez o cuando nos llegan proyectos unos tras otros?
  6. 6. Un buen PM… Analiza la situación Identifica el entorno junto con riesgos y oportunidades Toma el Control de la situación Aprende para hacerlo cada vez mejor Aplica las Mejores Practicas y la experiencia de otros como él. Ya se que voy a tener que pelar varios osos muchas veces. ¿Qué hago?
  7. 7. La Peladora de Osos Propósito: Gestionar de manera sistemática el compromiso de los interesados del proyecto para encontrar un balance entre sus expectativas y los objetivos del proyecto. Área de Conocimiento 13: Gestión de Interesados del Proyecto A partir de ahora nos concentraremos en entender como funciona…
  8. 8. Contenido de la Presentación • ¿Qué o quienes son los interesados del proyecto? • Procesos de Gestión de los Interesados – Identificar a los Interesados • Herramientas: Análisis de los Interesados • Salidas: Registro de Interesados – Planificar la Gestión de los Interesados • Herramientas: Técnicas Analíticas • Salidas: Plan de Gestión de los Interesados – Gestionar el Compromiso de los Interesados • Herramientas: Métodos de Comunicación y Habilidades Interpersonales. – Controlar la Participación de los Interesados • Herramientas: Sistema de Gestión de la Información , Juicio de Expertos y Reuniones. • Conclusiones y Recomendaciones • Preguntas y Respuestas
  9. 9. ¿Qué o quienes son los interesados del proyecto? Guía del PMBOK® 5ta Edición: Son personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto
  10. 10. Procesos de Gestión de los Interesados Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y Control 1. Identificar a los Interesados 2. Planificar la Gestión de los Interesados 3. Gestionar la Participación de los Interesados 4. Controlar la Participación de los Interesados
  11. 11. Identificar a los Interesados Grupo de procesos de inicio ¿Qué? • Personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto ¿Para qué? ¿Cómo? • Analizar sus niveles de interés, expectativas, im portancia e influencia para definir el enfoque indicado para cada uno. • Recopilar y analizar de manera sistemática toda la información cualitativa y cuantitativa a fin de identificar que intereses particulares son los que deben tomarse en cuenta a lo largo del proyecto.
  12. 12. Identificar a los Interesados Entradas Herramientas 1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Análisis de los Interesados 2. Documentos de la Adquisición Salidas 1. Registro de Interesados 2. Juicio de expertos 3. Reuniones 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización  Identificar a los interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
  13. 13. Herramientas: Matriz de Poder/ Interés Mantener Satisfecho Poco Interés • • Matriz Poder/Influencia Matriz Influencia /Impacto Gestionar de Cerca Mucho Interés Interés Mínimo Esfuerzo Otras Matrices: Poder Mucho Poder Mantener Informado Poco Poder
  14. 14. Nivel de Participación • El nivel de participación actual de los interesados se debe comparar con el nivel planificado que se requiere para concluir el proyecto con éxito. • El nivel de participación se puede clasificar de la siguiente manera: Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder No conoce el proyecto ni sus impactos potenciales Conocedor del proyecto y sus impactos potenciales pero reticente al cambio Conocedor del proyecto pero ni lo apoya ni es reticente Conocedor del proyecto y sus impactos y apoya el cambio Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales Activamente involucrado el lograr el éxito del mismo
  15. 15. Salida: Registro de los Interesados Matriz de Poder/Interes Nivel de Participacion Fuente Parcial: Dharma Consulting
  16. 16. Preguntas para meditar en casa… ¿Qué pasa si no identifico a un interesado al inicio del proyecto?
  17. 17. Planificar la Gestión de los Interesados • Plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de balancear sus expectativas con los objetivos del proyecto ¿Cómo? • Es el proceso de Desarrollar Estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. ¿Para qué? ¿Qué? Grupo de procesos de Planificación • Va mucho mas allá de implementar mejoras en las comunicaciones , ya que esta centrada en la creación y mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados.
  18. 18. Planificar la Gestión de los Interesados Entradas 1. Plan para la Direccion del Proyecto 2. Registro de Interesados 3. Factores Ambientales de la Empresa Herramientas 1. Juicio de Expertos Salidas 1. Plan de gestión de los Interesados 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 2. Reuniones 3. Técnicas Analíticas 4. Activos de los Procesos de la Organización Planificar la Gestión de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas 
  19. 19. Herramientas: Matriz de Participación de los Interesados Interesados Desconocedor (1) Interesado 1 Actual Interesado 2 Reticente (2) Neutral (3) Partidario (4) Líder (5) Deseado Actual Interesado 3 Deseado Actual Deseado Interesados Brecha Acciones para cerrar la brecha Interesado 1 1-4= -3 • • • Presentación individual del proyecto con foco en los beneficios esperados Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto Interesado 2 3-4 = -1 • • Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto Interesado 3 3-3=0 • Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
  20. 20. Salida: Plan de Gestión de los Interesados Identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz. . . . .
  21. 21. Preguntas para meditar en casa… ¿Generalmente los costos y tiempos asociados a las estrategias de gestión de los interesados se toman en cuenta en presupuestos y cronogramas?
  22. 22. Gestionar la Participación o Compromiso de los Interesados • Ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto • Asegura que las partes interesadas comprendan claramente los objetivos del proyecto, las metas, beneficios y riesgos. • Permite a los interesados ser partidarios activos del proyecto y ayudar a orientar las actividades y decisiones del proyecto. Como • Proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativ as • Gestionar asuntos o incidentes, y fomentar el compromiso de los interesados apropiados en las actividades del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. Para que Que Grupo de procesos de Ejecución • Al anticipar reacciones de las personas al proyecto, las acciones preventivas se pueden tomar para lograr el apoyo o minimizar los impactos negativos Gestionar el Compromiso de los Interesados requiere en gran medida el uso de habilidades blandas o soft skills
  23. 23. Gestionar el Compromiso de los Interesados Entradas Herramientas 1. Plan de Gestión de los Interesados. 1. Métodos de Comunicación. 2. Plan de Gestión de las Comunicaciones. 2. Habilidades Interpersonales. 3. Registro de Cambios. Salidas 3. Habilidades de Gestión Registro de Incidentes. 2. Solicitud de Cambio. 3. Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto. 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. 5. 4. Activos de los Procesos de la Organización. 1. Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la organización. Gestionar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas 
  24. 24. Habilidades Interpersonales • Aunque los directores del proyecto utilizan habilidades interpersonales adicionales, el uso adecuado de estas habilidades ayuda al director del proyecto a dirigir el proyecto de manera eficaz por eso se las considera las mas importantes Liderazgo Motivación Desarrollo del Espíritu de Equipo Influencia Comunicación Negociación Toma de decisiones
  25. 25. Los Gerentes de Proyectos eficaces adquieren un equilibrio de habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales que los ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada El reto de todo Gerente de Proyectos es jugar siempre 2 papeles: Habilidades Blandas (soft skills) Habilidades Duras (hard skills) Administrador + Líder
  26. 26. Factor Valor Porcentaje de Proyectos Exitosos 17-25% %? ciencia o tecnología (habilidades duras) Contribución arte (habilidades blandas) 20% %? 80% %?
  27. 27. ¿En que se basa el éxito o fracaso de las relaciones? ¿Qué hacen las personas que tienen relaciones exitosas?
  28. 28. Modelo de Comunicación Receptor Emisor REGION DE LA EXPERIENCIA PARA EL RECEPTOR REGION DE LA EXPERIENCIA PARA EL EMISOR ORIGEN CODIFICADOR DECODIFICADOR MENSAJE Filtro personal Filtro personal Retroalimentación Filtro personal Filtro personal DESTINO
  29. 29. Los filtros personales influencian las percepciones de uno mismo y de los demás En este mundo traidor nada es verdad ni mentira; todo es según el color del cristal con que se mira. (poema de Ley Campoamor)
  30. 30. La conducta es dirigida por la motivación para obtener el bienestar personal (autoestima) A mi me motiva ayudar a los demás, quiero donar a los pobres el premio A mi me motiva A mi me motiva la ayudar a los competencia y demás, quiero quiero demostrar donar a los pobres ser el mejor el premio A mi me motiva A mi me motiva ayudar a los hacer lasquiero demás, cosas bien y cumplir las donar a los pobres elreglas premio
  31. 31. Motivación , Intención y Conducta Su propia percepción está basada en… Motivación Interna La percepción de los otros sobre usted está basada en… Motivación …Lo que está tratando usted de hacer….. …lo que ellos ven que usted hace.
  32. 32. Toda las personas quieren experimentar el sentimiento de autoestima La autoestima puede venir de: Uno mismo: ser valorado por uno mismo Otros: ser valorado por otros Queremos ser reconocidos y apreciados por las cosas que nos importan – pero lo que importa es diferente para cada persona.
  33. 33. Secretos del éxito • Las personas son capaces de modificar sus comportamientos y conductas con el fin de mejorar sus relaciones interpersonales. • Para saber que motiva a una persona debo aprender a “escuchar activamente” con el fin de lograr “empatizar” con ella. • Una relación exitosa es aquella en la que logro preservar mi autoestima pero también la autoestima de los demás.
  34. 34. ¿Qué tan nuevos son estos conceptos? • • • • • • • • • • • “Ama a tu prójimo como a ti mismo” – Jesus (Mc 12, 29-31). “Conócete a ti mismo”. El aforismo griego "Conócete a ti mismo" fue inscrito en el pronaos del templo de Apolo en Delfos. Se acredita su autoría a distintos filósofos. “En este mundo traidor nada es verdad ni mentira; todo es según el color del cristal con que se mira”. (poema de Ley Campoamor) “Camina un rato con mis zapatos” , proverbio indio "Si los hombres han nacido con dos ojos, dos orejas y una sola lengua es porque se debe escuchar y mirar dos veces antes de hablar." Madame de Sévigné “Cualquiera puede enfadarse, eso es algo muy sencillo. Pero enfadarse con la persona adecuada, en el grado exacto, en el momento oportuno, con el propósito justo y del modo correcto, eso, ciertamente, no resulta tan sencillo”. Aristóteles, Ética a Nicómaco “Cuando te inunde una enorme alegría, no prometas nada a nadie. Cuando te domine un gran enojo, no contestes ninguna carta” , proverbio chino “Quien no se percata de sus emociones queda a merced de las mismas” , anónimo “El sabio no dice nunca todo lo que piensa, pero siempre piensa todo lo que dice.” Aristóteles “El conocimiento y la comprensión sobre los demás es sabiduría.” Lao-tsé. Filósofo chino. “Inteligencia: conócete, acéptate, supérate.” San Agustín. Obispo y filósofo.
  35. 35. Mis autores favoritos • • • Escribió la Teoría de la Conciencia de las Relaciones Desarrollo Herramientas Practicas como el SDI basándose en la teoría En base a su teoría y herramientas se fundo la compañía Personal Strenghts que se dedica a promocionar productos y servicios relacionados (1947) (1932-2012) (1914-1987) • • Escribió el bestseller “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas” entre otros En base a sus libros y programas de estudio se fundo la compañía FranklinCovey que se dedica a impartir talleres y seminarios en todo el mundo • • Escribió el bestseller “Inteligencia Emocional” entre otros En base a sus libros y programas de estudio esta la fundacion “Collaborative for Academic, Social and Emotional Learning” que se dedica a promover la practica alrededor del mundo
  36. 36. Preguntas para meditar en casa… ¿Si el líder del proyecto no tiene habilidades blandas el proyecto podría fracasar?
  37. 37. Controlar el Compromiso de los Interesados Grupo de procesos de Seguimiento y Control ¿Qué? ¿Cómo? ¿Para qué? • Es el proceso de seguimiento de las relaciones generales de los interesados del proyecto y de las estrategias de ajuste y los planes para involucrarlos • Asegurar que los interesados estén comprometidos en la medida que fue planificado y que las brechas identificadas se vayan cerrando paulatinamente en pro de un proyecto exitoso. • Las actividades del compromiso de los interesados que se incluyen en el Plan de Gestión de los Interesados y se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto deben revisarse continuamente.
  38. 38. Controlar el Compromiso de los Interesados Entradas Herramientas 1. Plan para la Dirección del Proyecto. 1. Sistema de Gestión de la Información. 2. Registro de Incidentes. 2. Juicio de Expertos. 3. Datos del Desempeño del Trabajo. 3. Reuniones. Salidas 1. Información del Desempeño del Trabajo. 2. Solicitud de Cambio. 3. Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto. 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. 5. Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organización. 4. Documentos del Proyecto.  Controlar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
  39. 39. Controlar el Compromiso de los Interesados: Herramientas Sistema de Gestión de la Información Juicio de Expertos • Proporciona una herramienta para que el PM: • Capture • Almacene y Distribuya Información a los interesados • sobre • Costos • Avance y • Desempeño del Proyecto • Permite consolidar información y generar informes para los interesados • Para identificar nuevos interesados se debe revaluar la lista de interesados actuales • Se debe procurar el aporte de grupos o personas con pericia en la materia como ser: • La alta dirección • Otras unidades o individuos en la organización • Otros interesados clave identificados • Otros directores de proyecto • Expertos en el ámbito del negocio y del proyecto Reuniones Típicamente se usan las reuniones de revisión de estado del proyecto para evaluar la participación y compromiso de los interesados
  40. 40. Preguntas para meditar en casa… ¿Qué pasa si el Plan no esta funcionando como esperaba?
  41. 41. Conclusiones y Recomendaciones 1.Debemos Identificar y clasificar a los interesados desde las etapas más tempranas del proyecto. No vaya a ser que alguno se nos escape. 3. Gestionar la Participación de los Interesados no se trata netamente de Comunicaciones. Se trata de aplicar Habilidades Blandas que van desde la Influencia al Liderazgo 2. Un buen Plan de Gestión de los Interesados asegura un evolución positiva en el tiempo Permite incrementar el apoyo y minimizar la resistencia hacia el proyecto. 4. Finalmente Controlar la Participación y el Compromiso de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados. Ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados en un nivel adecuado.
  42. 42. ¿Listos para que empiecen a llegar los osos?
  43. 43. Preguntas y Respuestas Patrocinado por:
  44. 44. Gracias por su atención rzelada@axxonconsulting.com Skype: rocio.zelada Lynkedin: rocio-zelada-pmp http://rociozelada-pmp.blogspot.com Patrocinado por:
  45. 45. Siempre que yo me enojo contigo, nunca pareces disgustarte. ¿Cómo logras controlar tu carácter? Solo voy y limpio el baño ¿Cómo ayuda eso? Uso tu cepillo de dientes

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