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Fiabilite projets-asie-pmifrfinale-190317143327

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Présentation de la conférence-webinar donnée avec David Colliquet et organisée par le PMI (project Management Institute) le 11 mars 2019

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Fiabilite projets-asie-pmifrfinale-190317143327

  1. 1. Créer une culture de fiabilité dans les projets interculturels: le cas de l’Asie Robert de Quelen David Colliquet (PMI-PMP®) Intervenants:Webinaire PMI Région Globale Lundi 11 Mars 13h à 14h
  2. 2. Les intervenants 03/2019 2 David Colliquet (PMI-PMP) Consultant International et Business Coach Fondateur Coda Coach www.codacoach.com Robert de Quelen Consultant International et Business Coach Fondateur Liwanag www.liwanag.fr PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  3. 3. Créer une culture de fiabilité dans les projets: le cas de l’Asie 1. L’Asie & la relation au temps 2. Fiabilité d’un projet dans un contexte interculturel 3. Etudes de cas: Chine, Inde, Asie du Sud-Est, Japon 4. Wrap-up 03/2019 3 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  4. 4. Créer une culture de fiabilité dans les projets: le cas de l’Asie 1. L’Asie & la relation au temps 2. Fiabilité d’un projet dans un contexte interculturel 3. Etudes de cas: Chine, Inde, Asie du Sud-Est, Japon 4. Wrap-up 03/2019 4 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  5. 5. Sondage: votre relation au temps Notez bien vos réponses aux trois questions à suivre... 03/2019 5 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  6. 6. Question 1 - Ponctualité Choisissez la description qui vous correspond le plus A. Aux rendez-vous, vous êtes ponctuels, et vous aimez que les autres le soient B. Être à l’heure n’est pas une fin en soi, il doit y avoir une certaine marge de liberté autour de l’heure du rendez-vous 6 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag 03/2019
  7. 7. Question 2 – Multi-tâches Choisissez la description qui vous correspond le plus A. A chaque moment sa tâche. J’aime faire une seule chose à la fois. B. J’aime être engagé dans plusieurs situations ou évènements, et faire plusieurs choses à la fois. 7 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag 03/2019
  8. 8. Question 3 – Les plans Choisissez la description qui vous correspond le plus A. Un plan est fait pour être suivi. Une fois établi, c’est la référence à suivre, de façon rigoureuse. B. Il est naturel qu’un plan fluctue et soit modifié, même au dernier moment. 03/2019 8 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  9. 9. Debrief du sondage (1/2) Vous avez choisi... 1. 3 fois A 2. 2 fois A, une fois B 3. 1 fois A, deux fois B 4. 3 fois B 03/2019 9 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  10. 10. Debrief du sondage (2/2) Un style « trois fois A » (ponctualité stricte, mono- tâche, plan strict) est caractéristique des cultures « monochrones » Un style « trois fois B » (ponctualité flottante, multi- tâches, plan flottant) est caractéristique des cultures « polychrones » Origine du concept: Edward T. HALL 10 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag 03/2019
  11. 11. 11 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag très fortement polychrone très fortement monochrone fortementmonochrone poly- chrone plutôt mono ! 03/2019
  12. 12. Comparaison 12 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag Polychronie Monochronie Temps Aucune segmentation, tout est variable, pas de planification Segmentation poussée, une tâche à la fois, deadline et timing Transactions Informelles, basées sur la confiance, réalisées en groupe Plusieurs peuvent être traitées en même temps Formelles et contractualisées. Le non respect du contrat est puni par la loi. Elles sont réalisées dans un lieu dédié et entourées de secret Tâches Les individus sont polyvalents et « poly- intérêts » Individus très spécialisés Contrôle Très centralisé, structure lourdes dès que la taille est grande (France) Décentralisé, délégation, assurant l’efficacité même dans une grande structure (USA) Relations La relation à l’autre en tant qu’être unique est privilégiée sur la procédure Les procédures priment sur l’être humain, et l’organisation peut exister pour elle même
  13. 13. Dimensions culturelles comparées Zone Asie: • Faible individualisme • Rapport à l’incertitude variable d’un pays à l’autre • Orientation long terme prononcée • Poids hiérarchique généralement fort 13 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag Source: hofstede-inside.com 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Individualisme Evitement de l'incertitude Orientation long-terme Distance hiérarchique USA France Chine Inde Corée du Sud Japon 03/2019
  14. 14. Créer une culture de fiabilité dans les projets: le cas de l’Asie 1. L’Asie & la relation au temps 2. Fiabilité d’un projet dans un contexte interculturel 3. Etudes de cas: Chine, Inde, Asie du Sud-Est, Japon 4. Wrap-up 03/2019 14 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  15. 15. Universelle, la fiabilité? • Fiabilité = « capacité à fonctionner sans défaillance pendant une période définie » • La notion même de fiabilité (définition, perception) d’un projet peut-être modifiée par les dimensions culturelles • Pour certaines cultures, la réussite ne se mesure pas qu’avec des KPI“ ! 15 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag 03/2019
  16. 16. Etablir une culture de fiabilité 1. Expliciter, re-formuler ses propres attentes de fiabilité 03/2019 16 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag Coût DélaisPerformance Reformulation Coût DélaisPerformance « Un coût fiable, ce sera... » « Des délais fiables, ce sera... » « Fiable dans la performance, ce sera... »
  17. 17. Etablir une culture de fiabilité 2. Elargir la définition de fiabilité au cadre de l’autre culture: savoir ce qui caractérise une « réussite » et « défaillance » dans le cadre du pays 03/2019 17 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag Coût DélaisPerformance Coût Relations DélaisPerformance Harmonie Dimensions culturelles Exemple:
  18. 18. Créer une culture de fiabilité dans les projets: le cas de l’Asie 1. L’Asie & la relation au temps 2. Fiabilité d’un projet dans un contexte interculturel 3. Etudes de cas: Chine, Inde, Asie du Sud-Est, Japon 4. Wrap-up 03/2019 18 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  19. 19. Cas d’étude #1: Chine 03/2019 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag 19
  20. 20. Cas d’étude #1: Chine • Contexte: • Construction d’une rocade du périphérique autour de Shanghaï • La construction est déjà bien avancée lorsque les ouvriers interrompent soudainement les travaux • Le prestataire local ne communique pas très clairement sur les causes du retard • Le défi: • Comprendre les causes (réelles) du blocage et rétablir la confiance. 03/2019 20 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  21. 21. Cas d’étude #1: Chine • Le remède: • Venir sur place, établir le dialogue avec les équipes locales en démontrant une volonté d’écouter sans a priori - les échanges à distance ne favorisent pas la transparence. • Trouver un médiateur culturel qui permettra de trouver une solution sauvant la face de tous les intervenants (et la finalisation du projet) • Faire preuve d’adaptabilité, d’ouverture et de créativité pour résoudre les problèmes • Recommandations Chine: • Les relations, condition de la fiabilité : prendre le temps nécessaire pour établir des relations de confiance, montrer que l’on n’est pas ancré dans des méthodes et des certitudes • Attention à ne pas interpréter les « écarts » comme des preuves d’incompétence ou de mauvaise volonté. Chercher les causes sous-jacentes. 03/2019 21 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  22. 22. Cas d’étude #2: Inde 2 2 03/2019 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  23. 23. Cas d’étude #2: Inde • Contexte: • Outsourcing de développement IT en Inde par un opérateur Telecom allemand, sur un projet d’ERP • L’opérateur a fourni à son prestataire indien des spécifications précises et détaillées, et estime donc que le résultat sera conforme à son besoin • A distance, le prestataire indien indique avoir compris et qu’il n’y a pas de problème • Le défi: • Les premiers livrables montrent que le besoin n’est pas compris. Les échanges à distance n’améliorent pas la situation. 03/2019 23 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  24. 24. Cas d’étude #2: Inde • Le remède: • Venir sur place, à haut niveau hiérarchique, en prenant le temps de parcourir et expliquer les besoins dans le détail • Laisser une équipe d’“ambassadeurs“ issus de l’équipe-projet en Allemagne sur place en Inde, pendant plusieurs mois • Ces ambassadeurs vont en permanence contrôler et réorienter si nécessaire les travaux pour répondre au besoin • Recommandations Inde: • Communication implicite: ne pas se contenter du distanciel, venir au contact • Mettre en place des intermédiaires pour « créer du lien » sur place et relayer les besoins à distance 03/2019 24 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  25. 25. Cas d’étude #3: Asie du Sud-Est PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag 25
  26. 26. Cas d’étude #3: Asie du Sud- Est • Contexte: • Coordination d’une campagne de communication régionale depuis Singapour • Le contrat global prévoit des taux d’honoraires journaliers qui s’imposent au client comme au prestataire local • Le client (local) n’a pas la possibilité de choisir un autre prestataire • Le défi: • Rétablir le dialogue à Kuala Lumpur : le client et l’agence locale ne se parlent plus. L’agence locale se plaint qu’on lui impose un volume de travail et des taux journaliers non rentables. 03/2019 26 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  27. 27. Cas d’étude #3: Asie du Sud- Est • Le remède: • Le coordinateur global investit une semaine de son temps dans une médiation sur place. • Il prend le temps d’écouter chacune des parties, explique le cadre des relations et l’importance de le respecter, invite les deux parties à rechercher des solutions • Il propose des modifications dans l’équipe (avec des contreparties). • Il s’implique personnellement dans le suivi des mesures correctives adoptées. • Recommandations Asie du Sud-est: • Une forte implication personnelle au niveau hiérarchique supérieur est appréciée. Se ménager le soutien à un niveau équivalent chez le client. 03/2019 27 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  28. 28. 01/2019 28 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag Cas d’étude #4 Japon 03/2019 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  29. 29. Cas d’étude #4: Japon • Contexte: • Développement d’une entreprise d’import / distribution de vins & spiritueux • Le défi: • Accompagner le marketing en lançant un magazine consacré au « lifestyle » associé au vin (culture, convivialité) • Augmenter l’engagement des forces de vente 03/2019 29 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  30. 30. Cas d’étude #4: Japon • Le remède: • « Japoniser »: ne pas chercher à reprendre telles quelles les recettes occidentales. • Prendre son temps pour les recrutements à fort niveau de compétence et d’expertise: ne pas privilégier systématiquement des japonais parlant anglais ou français (quitte à prendre les services d’un traducteur, qui traduira aussi le contexte). • Eviter les recadrages trop directs: être conscient que la langue anglaise est plus directe que le japonais. • Mettre en place des évaluations régulières de la situation, en analysant au-delà de ce qui est reporté (« tout va bien »): poser des questions spécifiques • Recommandations Japon: • Connaître, comprendre et appliquer les codes issus des traditions culturelle, sociétale et économique • « Groupisme »: tout se décide en groupe, « une tête ne doit pas dépasser » • Formules de politesse selon une étiquette stricte, qui rassure l’interlocuteur. Ponctualité essentielle. Ne pas se mettre en colère : cela fait perdre la face • Connaître les attentes japonaises en matière de fiabilité: un haut niveau pour les délais et la qualité, à la fois du produit mais aussi du service 03/2019 30 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  31. 31. Créer une culture de fiabilité dans les projets: le cas de l’Asie 1. L’Asie & la relation au temps 2. Fiabilité d’un projet dans un contexte interculturel 3. Etudes de cas: Chine, Inde, Asie du Sud-Est, Japon 4. Wrap-up 03/2019 31 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  32. 32. Wrap-up • Anticipez • Les problèmes et désaccords surviendront – autant poser vos « lignes rouges » et prévoir la meilleure manière de les gérer • Prévoir des mécanismes de médiation ou d’arbitrage • Anticipation et ajustements du planning pour anticiper les délais, les imprévus • Donnez du sens au projet • Créez (ou co-créez) une culture projet/équipe dans laquelle chacun se sentira inclus et mobilisé • Recrutez à bon escient • Recrutement, rôles et responsabilités : choix de personnes possédant des talents interculturels, capacité à fédérer, mobiliser, écouter et comprendre 03/2019 32 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  33. 33. Wrap-up • Communiquez pour créer de la confiance • N’hésitez pas à vous rendre sur place au moins au début pour créer une relation de confiance • Expliquez comment communiquer avec vous et donnez l’autorisation d’évoquer les difficultés / de dire que l’on ne sait pas • Pratiquez la communication factuelle, redondante, explicite • Règles et processus • Présentez règles et processus, non comme une contrainte, mais comme un cadre sécurisant, qui protège chacun contre l’arbitraire – un « cadre à trois côtés » • Alliés et relais locaux • Ménagez-vous des alliés et de relais locaux pour vous faire remonter l’information critique et faire passer vos messages auprès des parties prenantes 03/2019 33 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  34. 34. Comparaison 03/2019 34 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag Polychronie (Asie) Monochronie (Amérique, Europe) Conseils Temps Aucune segmentation, tout est variable, pas de planification Segmentation poussée, une tâche à la fois, deadline et timing Anticiper, faire une étude poussée des risques projet Transactions Informelles, basées sur la confiance, réalisées en groupe Plusieurs peuvent être traitées en même temps Formelles et contractualisées. Le non respect du contrat est puni par la loi. Elles sont réalisées dans un lieu dédié et entourées de secret Prévoir les instances d’arbitrage et de médiation si nécessaire Tâches Les individus sont polyvalents et « poly- intérêts » Individus très spécialisés Faire évaluer les compétences par une personne locale expérimentée Contrôle Très centralisé, structure lourdes dès que la taille est grande (France) Décentralisé, délégation, assurant l’efficacité même dans une grande structure (USA) En Asie, le contrôle est perçu comme une marque d’intérêt. Avant de déléguer, vérifier les capacités Relations/Règles La relation à l’autre en tant qu’être unique est privilégiée sur la procédure Les procédures priment sur l’être humain, et l’organisation peut exister pour elle même « Vendre » règles et process non comme une contrainte, mais comme un cadre rassurant
  35. 35. 3A Anticiper Accueillir Apprendre 03/2019 35 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag
  36. 36. Merci pour votre attention! Questions-Réponses 03/2019 36 PMI - Fiabilité dans les projets: cas de l’Asie © 2019 Codacoach & Liwanag david@codacoach.com robertdequelen@liwanag.fr

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