Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Digityötaidot

478 views

Published on

Keskittymisen, työviestinnän, dokumentinhallinnan, palaverikäytäntöjen, tiedonhaun ja liikkuvan työn perusasiat.

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Digityötaidot

  1. 1. Digityötaidot Mitä jokaisen tulisi tietää teknologian hyödyntämisestä yhteistyössä muiden kanssa?
  2. 2. Työkulttuuri Työtilat Planner Skype OneDrive Teams OneNote Yammer Delve PowerBI Stream PowerApps Työkalut Digityötaidot Toimintamallit* • Keskittyminen • Työviestintä • Dokumentinhallinta • Palaverikäytännöt • Tiedonhaku • Liikkuva työ • Kehityshankkeiden läpivienti • Työrutiinien automatisointi • Asiakastieto kehitystyön tueksi • Oppiva organisaatio • Työkulttuurin kehittäminen Jonkin verran kustannus- hyötyjä Varsinaiset liiketoiminta- hyödyt Forms *Kiinnitys strategisiin tavoitteisiin Office 365 toiminnan kehittämisessä Nyt puhutaan tästä. Eli perusasioista.
  3. 3. Digityötaidot Moni asia helpottuisi, jos ihmiset oppisivat tekemään yhteistyötä keskenään uutta teknologiaa hyödyntäen. Tähän dokumenttiin on kuvattu modernin tietotyön perusasiat. Jo vuoden päästä ne näyttävät erilaiselta kuin nyt. • Keskittyminen • Työviestintä • Dokumentinhallinta • Palaverikäytännöt • Tiedonhaku • Liikkuva työ
  4. 4. Keskitty- minen Digityötaidot eivät ole ajan tasalla, ennen kuin opimme laittamaan kännykän välillä kiinni.
  5. 5. Aivojen näkökulmasta multitaskausta ei ole olemassa, sillä ihminen pystyy kohdistamaan huomionsa vain yhteen asiaan kerrallaan. Multitaskaus ei siis ole tehokasta työtä, vaan tekemättömien töiden välillä ajelehtimista. Älylaitteiden vääränlainen käyttö heikentää työsuoritusta.
  6. 6. Keskittymisen uudet työtavat Mikä jää pois? • Multitaskaus palavereissa • Jatkuva kännykän herätteisiin reagointi • Uusien viestien jatkuva tarkistaminen • Kännykän pitäminen aina mukana Mitä tulee tilalle? • Yhden asian tekeminen kerrallaan • Toisten kuunteluun ja ymmärtämiseen keskittyminen • Kännykän ja läppärin herätteiden määrän rajoittaminen
  7. 7. Työviestintä Työviestinnän tärkein osa- alue on epävirallinen keskeneräisistä asioista keskustelu. Ei valmiista asioista tiedottaminen.
  8. 8. Organisaatioiden sisäisen tiedonkulun kehitysprojektit tulisi kääntää päälaelleen. Fokuksen tulisi olla virallisen tiedonkulun kehittämisen sijaan päivittäisen arkisen kommunikoinnin helpottamisessa – ei ainoastaan tiimien sisällä, vaan myös niiden välillä. Trendikkäistä viestintäsovelluksista huolimatta kasvokkaisen vuorovaikutuksen merkitys ei muutu.
  9. 9. Työviestinnän osa-alueet ja työkalut Tarve Työkalu Henkilökohtainen ei-kiireellinen viestintä Sähköposti Henkilökohtainen kiireellinen viestintä Chat Tiimin keskustelu Ryhmä-chat (MS Teams tai Slack) Projektin keskustelu Ryhmä-chat (MS Teams tai Slack) Verkoston keskustelu Ryhmä-chat tai sisäinen some Yhteisöllinen keskustelu (yksiköiden välillä) Sisäinen some (Yammer tai Workplace) Organisaatiouutiset Uutisportaali
  10. 10. Työviestinnän uudet työtavat Mikä jää pois? • Sähköpostin käyttö työviestinnän pääasiallisena välineenä • Suljettu keskustelu sähköpostilla • Pitkä tiedonkulun viive • Tärkeät ja ei-tärkeät viestit samassa paikassa Mitä tulee tilalle? • Useiden viestintävälineiden käyttö eri käyttötarpeiden mukaan • Avoin ja nopeatemponen keskustelu tiimin ja projektin kanavapohjaisessa ryhmä-chatissa sekä organisaation sisäisessä somekanavassa • Uusien keskusteluyhteyksien luominen eri ammattiryhmien välille
  11. 11. Dokumentin -hallinta Jos dokumentteja ei jaeta, työstää jokainen vain omaa näkemystään eteenpäin yhteisen ymmärryksen sijaan.
  12. 12. Dokumentinhallinta häviää huomiossa trendikkäiden viestintäsovellusten alle. Yhteisten dokumenttien työstämistapa on yhteistyön onnistumisen kannalta vähintään yhtä tärkeää kuin viestintä. Dokumentinhallinnassa tulisi siirtyä wikipediamaisempaan työskentelyyn, jossa toisen tietämystä täydennetään omalla osaamisella. Näin myös yhteisen ymmärryksen luominen on helpompaa.
  13. 13. Dokumentinhallinnan uudet työtavat Mikä jää pois? • Omat dokumentit omissa kansioissa • Saman dokumentin monta päällekkäistä versiota • Dokumentin jakaminen liitetiedostona • Yksi henkilö työstää dokumenttia kerralla Mitä tulee tilalle? • Jaetut dokumentit yhteisessä työtilassa • Tieto tallennetaan yhteen paikkaan, uusin versio kaikkien asianosaisten nähtävissä • Tieto jaetaan linkillä • Yhteismuokkaus
  14. 14. Tiedon- haku Älä kilpaile tietokonetta vastaan tiedon seulontanopeudessa.
  15. 15. Tiedonhaku työpaikan tietojärjestelmistä on ollut pitkään luvattoman työlästä. ”Kato sieltä intrasta”-lausahdus on muuttunut monella työpaikalla vitsiksi, kun työssä tarvittavia ohjeita ja dokumentteja ei meinaa löytyä järkevillä hakusanoilla. Hakuteknologia on kehittynyt huimasti viime vuosien aikana. Tätä nykyä se ulottuu kaikkeen sisältösivujen ja dokumenttien sisältöön ja alkaa olla lähellä kuluttajapalveluiden tiedonhaun tasoa.
  16. 16. Tiedonhaun uudet työtavat Mikä jää pois? • Työssä tarvittavien dokumenttien tallennuspaikkojen ulkoa opettelu • Tiedon etsiminen pitkiä kansionavigaatiopolkuja klikkaillen • Organisaation ohjeiden etsiminen nagivaatiosta haun sijaan Mitä tulee tilalle? • Toimiva tiedonhaku työpaikan tietojärjestelmistä: haun ulottuminen sisältösivujen ja dokumenttien sisältöön • Haun rajaus suodattimilla • Analytiikkaan perustuvat nostot: Mitä käyttäjän tulisi tietää?
  17. 17. Palaveri- käytännöt Liian pitkät palaverit, joissa istuu liikaa ihmisiä.
  18. 18. Mikäli asioiden halutaan etenevän, täytyy jokaisen työpäivässä olla sekä hiljaista yksilötyöaikaa, että keskustelua muiden kanssa. Ihminen on vireimmillään noin neljän tunnin ajan vuorokaudesta, minkä vuoksi ”ajattele aamuisin, toteuta iltapäivisin” on hyvä sääntö monelle. Suurten organisaatioiden palaverikulttuuri on yksi suurimmista organisaatioiden muutoskyvyn esteistä. Mikäli istut koko työaikasi palavereissa, jää oma työaika kokonaan pois ja asiat seisovat paikallaan.
  19. 19. Palaverikäytäntöjen uudet työtavat Mikä jää pois? • Koko työaika palaveriputkessa • Yksi puhuu ja muut ovat ajatuksissaan • Viralliset asialistat ja pöytäkirjat ei- virallisissa palavereissa • Tehtävien kirjaamatta jättäminen Mitä tulee tilalle? • Tasapaino yksilö- ja yhteistyöajan välillä • Napakat dialogin mahdollistavat puheenvuorot • Muistio jaetussa muistikirjassa • Tehtävät osana yhteistä muistiota
  20. 20. Liikkuva työ Valitse työn toteutuspaikka työn luonteen mukaan.
  21. 21. Tuo uusi työ organisaatioosi Teen työkseni sisäisen tiedonkulun ja yhteistyön kehityshankkeita suurissa perinteikkäissä organisaatioissa. Paneudun työssäni erityisesti teknologian hyödyntämiseen asiantuntijatyön kehittämisessä sekä muutosten toteuttamiseen työntekijätasolta johtoryhmiin asti. Lue lisää www.riikkagassen.fi Riikka Gassen

×