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Project Management - Breve Introduzione

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Una breve introduzione al Project Management: problemi, cause dei problemi, criteri per la valutazione di un progetto veramente riuscito, organizzazione, ecc.

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Project Management - Breve Introduzione

  1. 1. 1 PROJECT MANAGEMENT Breve introduzione www.projectmanagementprince2.com
  2. 2. 2www.projectmanagementprince2.com Progetto – cos´è? • Prodotti: definiti e misurabili • Organizzazione: responsabilità definite e formalizzate • Lifespan: definita e finita • Attività: rendere disponibili i prodotti • Risorse: una quantità definita
  3. 3. 3www.projectmanagementprince2.com Problemi Scope creep e deadlines mancate Qualità inaccettabile Budget sforato Demoralizzazione • Benefits?
  4. 4. 4www.projectmanagementprince2.com Cause dei Problemi • Nessun Business Case • Scarsa organizzazione • Scarsi controlli • Cattiva pianificazione  Obiettivi ballerini  Scarsa comunicazione  Scarso supporto
  5. 5. 5www.projectmanagementprince2.com Un progetto veramente riuscito ...  Clienti felici  Della qualità richiesta  In tempo  Entro i limiti di budget  Ecc …  Giustifica gli investimenti  Produce benefits
  6. 6. 6www.projectmanagementprince2.com Cos'e' il Project Management? • T’ai Kung - inizio dinastia Chou (1045-770 a.c.) - Fu-hsin (Capo del Planning) One: in charge of advising about secret plans for responding to sudden events [Contingency Plans]; investigate Heaven so as to eliminate sudden change; exercising general supervision over all planning; and protecting and preserving the lives of the people • When they [the masses] thereby produce what is profitable, this is termed “having resources”. Ci devono essere prodotti e questi prodotti devono portare profitto
  7. 7. 7www.projectmanagementprince2.com Project Management – Giappone dei samurai • Musashi (XVII secolo) paragonò la Via del carpentiere ad Heiho • This comparison is even more valid as the word “carpenter” is written with Chinese ideograms whose meaning is “big project”, and the principles of the art of war, too, are a “big project”  Non solo i piani sono tenuti in gran rispetto da Musashi, perfino il significato originale di carpentiere è ‘grande progetto’
  8. 8. 8www.projectmanagementprince2.com Project Management – Cos' è? • Il Project Management (Gestione progetti) è una disciplina che consente di gestire i progetti in modo ordinato • Niente viene lasciato al caso, dalla concezione iniziale alla chiusura del progetto • Progetti tecnici, trasferimenti di industrie, campagne di marketing/vendita, convegni, ecc.
  9. 9. 9www.projectmanagementprince2.com Project Management e pianificazione • Un progetto che sia stato pianificato, ma senza un vero leader che prende decisioni, non è un progetto • La pianificazione è necessaria, ma non sufficiente: bisogna dirigere il progetto, organizzare, le situazioni cambiano, ecc. • Il planning di dettaglio può essere seguito da altri, ma il Project Manager deve dirigere e controllare • Il progetto gestito col Project Management è una scienza più o meno esatta; il progetto gestito senza è un'avventura
  10. 10. 10www.projectmanagementprince2.com New facility PBS – moving a facility New bridge Aircraft grouping Machinery Contracts Transport Site Disassembly Transport m. Assembly Hardware Elec. supply Elec. Cables Elec. Sub- -contractor Elec. contractProject Walls Mach. bases Pc wiring Staff moved Electricity grouping www.righetconsult.com
  11. 11. 11www.projectmanagementprince2.com New facility PFD – moving a facility New bridge Machinery Contracts Transport Site Disassembly Transport m. Assembly Hardware Elec. Supply Elec. cables Elec. Sub-contractor Elec. contract Project Walls Mach. Bases Pc wiring Stuff moved G1 G2 G3 www.righetconsult.com
  12. 12. 12www.projectmanagementprince2.com Activity network . J1 6 9 15 6 0 15 ID LFFLS EFDES 19D.Righetto 015 15 4 19 K1J2 19 6 21 25 272 S5 19 0 21 21219 www.righetconsult.com
  13. 13. 13www.projectmanagementprince2.com Organizzazione Corporate / Programme Management Senior User Executive Senior Supplier Project Manager Team Manager Project Assurance Project Support Project Board
  14. 14. 14www.projectmanagementprince2.com Project Management • Lo stesso vale per un progetto: motivazioni, fattibilità, obiettivi, il team di progetto, l´organizzazione, le comunicazioni interne ed esterne, il training, ecc. • Mai confondere i "metodi" con il Project Management: i "metodi" sono una filosofia di lavoro, il Project Management produce progetti con un inizio ed una fine
  15. 15. 15www.projectmanagementprince2.com Metodologie – Attivita' o profitti? • Una metodologia è una sorta di breviario che descrive come gestire i vari aspetti del progetto e l´approccio al problema • Processi = burocrazia da limitare • Di solito le metodologie insistono sulle attività, non sui risultati • attività = spese Risultati = Profitti Voi cosa scegliereste?
  16. 16. 16www.projectmanagementprince2.com Project Management - Metodologie • Lo sviluppo di una metodologia richiede studio ed osservazione del mondo reale • Deve prevedere la gestione di un progetto in tutti i suoi aspetti (o buona parte di essi) • Esistono delle metodologie di Project Management (ad esempio Prince2) molto specifiche, con una terminologia standard e mirate ai risultati pratici
  17. 17. 17www.projectmanagementprince2.com Esempi di documenti • Project Mandate, Project Brief, Business Case, Project Approach, Responsibilities, Organization • Risk Log, Quality Plan, Customer’s Quality Expectations, Acceptance Criteria, Product Descriptions, PBS, PFD • Project Initiation Document, Project Plan, Stage Plans, Contingency Plans, Communication Plan, …..
  18. 18. 18www.projectmanagementprince2.com Esempi di cose da fare • Direzione di tutte le attività ordinarie e straordinarie • Organizzazione, Risk Management, Issue Management, Controllo dei parametri del progetto, Risk Management, Tolerances’ Management, Change Control Management • Controllo dell´attività dei teams, Raccomandazioni per il management, Gestione del personale e dei conflitti, Gestione degli stages e di tutto quello che ne consegue.
  19. 19. 19www.projectmanagementprince2.com E ancora ... • Tatto, diplomazia, psicologia, conoscenza culturale, sensibilità “politica” • Lingue, leadership, flessibilità, resistenza, gestione dei conflitti • Fattori legali, fattori contrattuali, elementi tecnici specifici del progetto (da apprendere in breve), elementi tecnici generali (da sapere prima), marketing interno (per il progetto) ed esterno • Capacità di espore le proprie idee e quelle di altri, capacità di parlare in pubblico .....
  20. 20. 20www.projectmanagementprince2.com Il Project Management non è burocrazia • Le vere metodologie lasciano libertà su quanto applicare e quanto formalmente procedere. • Sta ai responsabili applicarle in modo adeguato alle loro necessità ed alla complessità del progetto
  21. 21. 21www.projectmanagementprince2.com Il Project Management è ordine • Senza ordine tutto il resto non serve • Il "piano" di marketing, un progetto che non comprende solo la pianificazione: chi lo fa? Vi fidate, o stabilite dei punti di controllo, dei paletti sulle spese, una coordinazione con tutte le altre attività? • Le vendite: esiste un progetto? C´è coordinazione con le attività produttive, oppure il cliente resterà deluso e non firmerà altri contratti e/o non pagherà?
  22. 22. 22www.projectmanagementprince2.com Il Project Management è una disciplina • Metodo, studio e serietà sono indispensabili • Il Project Management non è solo Direzione, ma anche Management, collaboratori, training • Chi propone, fa e coordina il tutto? L´average Joe non lo sa fare • Un professionista non solo accetta l´incarico, ma vi consiglia e propone, perché il project management coinvolge tutti
  23. 23. 23www.projectmanagementprince2.com Project Management - Professionista • I tecnici non hanno le competenze necessarie • Un tecnico vi dirà tante cose, parlerà di realeases, processi, ecc, ma non saprà inquadrare la situazione • Non vi saprà parlare di Benefits, Rischi, PBS, PFD, Project Mandate ... • Ci sono talmente tante cose da sapere ed applicare che serve un Professionista
  24. 24. 24www.projectmanagementprince2.com Il Project Manager Il Project Management è un´arma straordinaria, però deve essere ben compresa, affilata ed impiegata. Il Project Manager deve essere scelto tra i "generali" professionisti
  25. 25. 25www.projectmanagementprince2.com Il Project Manager è il fulcro Management Project Manager Project People  www.righetconsult.com
  26. 26. 26www.projectmanagementprince2.com Due tipi di “esperti” - 1 • Risposta: non previsto dal computer • Il tipo numero uno vi dirà tutto sui processi, i metodi, ecc. • “E allora? Che cosa dovrei fare con un progetto reale, che cosà farò in pratica?”
  27. 27. 27www.projectmanagementprince2.com Due tipi di “esperti” - 2 • Il secondo vi dirà che certificazioni e/o training non sono necessari e che il primo pinco pallino potrà gestire con successo un progetto dopo avergli dato retta • Magari in un momento di debolezza penserete: “Almeno qualcuno parla di qualcosa che ha senso, non di processi oscuri” • Un mucchio di massime, consigli su come essere accorti con tempo e il danaro, qualche diagramma concettuale, ecc.
  28. 28. 28www.projectmanagementprince2.com Due tipi di “esperti” - 3 • Avete veramente bisogno di una risposta? • “Come cavolo gestisco il mio progetto?” • “Ho ricevuto un mucchio di perle di saggezza ma … che cavolo significa `Know your team´?” • “Come mi comporto con i miei collaboratori? Come li guido? Come posso organizzarli?”
  29. 29. 29www.projectmanagementprince2.com Due tipi di “esperti” - 4 • Provate ad immaginare come ha pagato il volo? Il tipo cui avete dato retta è su una spiaggia alle Haway …
  30. 30. 30www.projectmanagementprince2.com Due tipi di “esperti” - 5 • Secondo tipo: no technical skills, solo massime ecc. • No technical skills = no project management: Organizzazione, Rischi, ecc. non si fanno con le massime • Primo tipo: un mucchio di processi ma non consigli pratici. • Magari chiacchiere sulle soft skills • “Ok, ma come posso gestire un progetto con le soft (s)kills? Che decisioni prendo? Come mi comporto con la mia gente?”
  31. 31. 31www.projectmanagementprince2.com Project Manager e Management • Il Project Manager è delegato a portare a termine il progetto • Il Project Manager collabora con il committente, non lo disturba se non quando previsto od importante • Il Project Manager sta al committente come il generale sta al sovrano: dirige le operazioni, ma le indicazioni “politiche”, i finanziamenti, ecc, sono responsabilità del sovrano
  32. 32. 32www.projectmanagementprince2.com Project Manager e Management - 2 • Il principe ed il condottiero restano in contatto per cose di grande importanza, per chiedere/ricevere fondi o decisioni capitali • Project Manager invia rapporti regolari e raccomandazioni all´Executive • Il Management non dovrebbe mai dire al PM: “Voglio questo progetto, torna quando tutto è terminato”
  33. 33. 33www.projectmanagementprince2.com RIGHETCONSULT – Training Thank you! www.projectmanagementprince2.com

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