Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins

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Em tempos difíceis aumentar a produtividade, otimizar o uso de recursos e reduzir custos são prioridades de qualquer organização, mais do que nunca, a gestão de processos de negócio deve entregar valor.
Nesta apresentação compartilho o conhecimento sobre Quick Wins, que é uma abordagem que quando aplicada a Gestão de Processos de Negócio aumenta as chances de entregar valor mais rápido para organização.

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Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins

  1. 1. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm BPM |Quick wins Rildo Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br rildosan@rildosan.com skype: rildo.f.santos rildosan.com@rildosan | Versão: 10 | #bpmquickwins Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins
  2. 2. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Apresentação Em tempos difíceis aumentar a produtividade, otimizar o uso de recursos e reduzir custos são prioridades de qualquer organização, agora é hora e vez, mais do que nunca, da gestão de processo de negócio (BPM) demonstrar que pode entregar valor mais rápido. Neste guia compartilho o conhecimento sobre Quick wins (Ganhos Rápidos), que é uma abordagem que quando aplicada aos processos de negócio aumenta as chances de entregar valor mais rápido. Oferecemos treinamentos, mentoria e consultoria para implementar as Quick Wins e programa de melhoria contínua. Veja nossa oferta: - Workshop Melhoria de Processo de Negócio com Quick wins - Mentoria para Equipe de Melhoria Contínua - Implementação de Programa de Melhoria Contínua - Formação de Equipe de Melhoria Contínua Abraço e boa leitura! Rildo Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br 2
  3. 3. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Nossos Serviços Como nossos serviços agregam valor para as organizações 3 Mentoria Treinamento Consultoria Desenvolver e capacitar pessoas Desenvolver habilidades Pessoas capacitadas Necessidades e Expectativas Resultados e Valores Ganhos: Eficiência e Eficácia Ganho: Efetividade Transformação de resultados Melhoria de Desempenho da Empresa Pessoas habilitadas
  4. 4. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm O programa Menos Papel, Mais Árvores®, é uma ação, com objetivo de estimular o consumo sustentável de papel dentro das organizações. Programa: “Menos Papel, Mais Árvores®” Qual é o mundo que queremos ? O primeiro passo para criar um mundo melhor, é saber qual tipo de mundo que queremos ter e qual tipo que deixaremos de herança para as próximas gerações. Nossa missão: É buscar pelo equilibro do homem, da tecnologia e do meio ambiente. Para cumprir esta missão é necessário: mobilizar, conscientizar, comprometer e AGIR. Quer participar ? - Reduza o uso de papel (e de madeira) o máximo possível. - Só imprima se for extremamente necessário. - Evite comprar produtos com excesso de embalagem. - Ao imprimir ou escrever, utilize os dois lados do papel. - Use papel reciclado. 4
  5. 5. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm *slideshare/ridlo/presentations: Compartilhamento de Conhecimento Compartilhamento de conhecimento é parte da missão da aTecnologia: Contribuir para que nossos clientes, profissionais, professores e alunos alcancem melhorias de desempenho que sejam duradouras, substanciais e sustentáveis. Publicamos nossas ideias para ajudar disseminar práticas da gestão, ser fonte de inspiração para líderes e para facilitar a tomada de decisão. * Mais de 1.000.000 de views 5
  6. 6. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Conteúdo 6 Quick wins Planejamento para Implementar as Quick wins Como Implementar Quick wins Para ir além 1 2 3 4
  7. 7. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Foco 7 Análise de Negócio Gestão de Serviços de TI Gestão de Processos de Negócio Gestão de Projetos Quick wins existem em diversas disciplinas, como na Análise de Negócio, Inovação, Gestão de Projetos, Empreendedorismo, Gestão de Serviços de TI, Governança e etc. Aqui exploraremos apenas as Quick wins no contexto de Gestão de Processos de Negócio. Nosso foco
  8. 8. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 8 Pré-requisito Não caia de paraquedas. Para entender o assunto que estamos abordando por aqui, é necessário ter conhecimento de Gestão de Processos de Negócio (BPM). Pré-requisito: Ter conhecimento de Gestão de Processos de Negócio
  9. 9. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Parte 1- Quick wins Quick wins 9 "Não confunda mudanças com perdas. Por vezes, na vida será preciso mudar para ganhar." R. David 1
  10. 10. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Existem diversas metodologias, eventos e abordagens para fazer a melhoria de processos de negócio e implementar o ciclo de melhoria continua. Sem sombra de dúvida a metodologia mais utilizada é BPI (Business Process Improvement) aliás muita gente utiliza BPI, sem sequer conhece-la. Entretanto, fazer as melhorias seguindo BPI, significa realizar todo ciclo BPM para depois pensar em um projeto para fazer a implementação das melhorias, conclusão, isso leva muito tempo. Em tempos difíceis ou de crise, as empresas não tem muito tempo, elas precisam de uma abordagem mais ágil para ter resultados mais rápidos. Nesta linha temos algumas opções, como: - Eventos Kaizen1 - Quick Wins (Ganhos Rápidos) Quick Wins devem ser encaradas como uma estratégia de melhoria rápida para os processos de negócio. O propósito é desenvolver e implementar melhorias que geram resultados de curto de prazo, em poucos dias. Quick Wins podem ser trabalhadas através de um Workshop colaborativo, que participam todas as partes interessadas nos processos de negócio, o foco do workshop é identificar as oportunidades de melhorias, avaliar e elaborar um plano de ação para implementar a melhoria. Neste guia vamos apresentar os conceitos e fundamentos das Quick wins. Também será demonstrado como usar uma metodologia que facilita a implementação das Quick wins. Nesta primeira parte vamos apresentar os conceitos e fundamentos das Quick wins. [1] Eventos Kaizen: Kaizen é uma palavra japonesa para melhoria contínua e mudança incremental faz parte da Filosofia Lean. Eventos Kaizen são usados para implementar a melhoria contínua na empresa é similar as Quick Wins. Introdução 10
  11. 11. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Quick wins 11 Durante o Ciclo de Vida BPM, é possível identificar melhorias que oferecem ganhos rápidos (de curto prazo) e significativos para organização. Elas são conhecidas como Quick wins – que quando identificadas devem ser implementadas de imediato, pois além do ganho rápido, geralmente elas exigem pouco esforço e são de fácil implementação. Entretanto, é preciso ficar atento para não cair em armadilhas, às vezes achamos que detectamos uma quick wins, mas quando avaliada descobrimos que ela não tem ganho de curto prazo, requer muito esforço e é de difícil de implementar. Benefícios: Para a empresa: - Gera ganhos reais para negócio ou para o cliente. Para a equipe BPM: - Ajuda na “venda” de novos projetos e iniciativas BPM - Prover reação positiva ao trabalho da equipe. - Dar credibilidade aos projetos e iniciativas BPM. - Ajuda a “pagar” pelo esforço. Definição de Quick wins: Quick wins são oportunidades de melhoria que tem ganho de curto prazo, menor esforço1, fácil de implementar e tem baixo custo. [1] Esforço Quantidade de tempo x Quantidade de pessoas para realização de um trabalho.
  12. 12. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Características da Quick wins: 12 Principais características das Quick wins: - Maior Ganho (rápido): Maior ganho é um beneficio ou um valor adicional que pode ser aumento de receita, melhoria de qualidade do produto e/ou serviço, diminuição de tempo, redução de custo, aumento de produtividade e etc. Este ganho deve ser de curto prazo. - Baixo Custo: Ser de baixo custo, não requer grandes investimentos para implementação. - - Fácil de Implementar: Deve ser de fácil implementação. - Implementação de Curta Duração: Não é necessário muito tempo para identificar, analisar, implementar e demonstrar os ganhos. Pode ser implementada em dias ou no máximo em 4 semanas. - Exige poucos recursos e não requer novas capacidades e nem novos equipamentos ou máquinas para implementar. - Aprovação: Não exige muitas aprovações e nem consenso das partes interessadas, normalmente aprovação do dono do processo ou de um gestor de negócio é suficiente.
  13. 13. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Maior Ganho e Menor Esforço QUICK wins Mapa de Oportunidades de Melhoria com Quick wins 13 Esforço Ganho Maior Menor Maior Esforço e Maior Ganho Menor Ganho e Menor Esforço Maior Esforço Menor Ganho Quick wins Projeto Mapa de Oportunidades de Melhoria, ajuda na identificação das quick wins, diferenciando e classificando cada oportunidade levando consideração duas variáveis ganho e esforço. Maior
  14. 14. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Parte 2 – Planejamento para Implementar as Quick wins Planejamento para Implementar as Quick wins 14 2 Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de planejamento - Einstein
  15. 15. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Introdução 15 Na ansiedade de encontrar Quick wins muitas equipes acabam caindo em armadilhas. Elas existem aos montes, principalmente quando estamos buscando por Quick wins sem metodologia ou sob muita pressão, contudo para não cair nas armadilhas, não há uma receita de bolo ou uma formula mágica. Ter experiência, aplicar bons métodos, ter critérios bem definidos e bom senso ajudam. Nesta parte vamos apresentar, discutir e demonstrar o Planejamento para Implementar as Quicks wins, também será mostrado os Fatores Críticos de Sucesso, Armadilhas e Boas Práticas para lidar com as Quick wins.
  16. 16. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Fatores Críticos de Sucesso: 16 - As Quick wins exige muito tempo para implementar - A implementação exigem muitos recursos e novas capacidades - A implementação requer consenso e aprovação das partes interessadas - As Quick wins não oferece ganho rápido (retorno de curto prazo) - Implementação tem alto custo Existem diversos Fatores Criticos de Sucesso1 (FCS) quando estamos lidando com as Quick wins abaixo, listamos alguns fatores que consideramos mais comuns: Fatores Críticos de Sucesso1 (FCS): - Critérios para identificar, analisar e implementar e demonstrar os ganhos das Quick wins. - Comunicar as Quick wins. - Modelo de priorização para as Quick wins. - Equipe capacitada. - Documentação das Quick wins. - Demonstração do ganho. - Cultura de Melhoria Contínua Além dos FCS existem várias armadilhas que podemos cair quando estamos trabalhando com objetivo de implementar Quick wins, abaixo apresentamos algumas armadilhas: [1] Fatores Críticos de Sucesso (FCS) são condições, fatores, pontos chave que definem o sucesso ou o fracasso de um objetivo, iniciativa, plano de ação ou projeto. São fatores que devemos redobrar a atenção para não falhar. Quando bem definidos, os FCS se tornam pontos de referências para toda a organização.
  17. 17. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Critérios bem Definidos para Implementar as Quick wins 17 Ter critérios bem definidos para identificação, análise, implementação e demonstração de ganhos da Quick wins: A falta de critérios pode levar a achar que tudo é Quick wins. Esta é principal armadilha, pois, muitas implementação que serão feitas não vão gerar ganhos rápidos, pois, são projetos. A equipe deve saber distinguir Quick wins de Projeto para não cair nesta armadilha. Definir um Check List para análise das Quick wins, é uma boa prática. Veja um exemplo de Check List: Quick wins | Check List 1- Qual é o ganho da implementação das Quick wins? [ ] Aumento de receita [ ] Redução de custo [ ] Melhoria da qualidade do produto/serviço [ ] Mitigação de risco [ ] Outro: _________________________________________ [ ] Não é possível identificar o ganho 2 - Qual é a previsão de investimento para implementar as Quick wins? [ ] Alto (acima de R$ 50.000,00) [ ] Médio (entre R$ 20.000,00 e R$ 50.000,00) [ ] Baixo (abaixo de R$ 20.000,00) [ ] Não é possível fazer prever o investimento 3 - Qual é a previsão de tempo para implementar as Quick wins? [ ] Mais que 30 dias [ ] Até 30 dias [ ] Até 14 dias [ ] Não é possível fazer previsão tempo 4 - Para implementar as Quick wins é necessário novos recursos? [ ] Sim [ ] Não [ ] Não é possível avaliar a necessidade de novos recursos 5- Para implementar as Quick wins é necessário novas capacidades? [ ] Sim [ ] Não [ ] Não é possível avaliar a necessidade de novas capacidades 6- Para implementar as Quick wins é preciso aprovação das partes interessadas? [ ] Sim, de todas as partes interessadas [ ] Sim, mas apenas algumas partes interessadas [ ] Não, apenas do Dono do Processo ou de um Gestor de Negócio Observações: - Boa prática: Se assinalado os itens em vermelho, isso indicam que não é Quick wins. - Valor da questão 2, são exemplos, eles podem variar de acordo com o processo
  18. 18. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Comunicação da Quick wins Comunicar Quick wins para as partes interessadas: A comunicação deve fazer parte de qualquer estratégia, projeto ou iniciativa de melhoria. A comunicação deve abranger da identificação até os ganhos obtidos com a implementação. A comunicação deve ser encarada como uma prestação de conta e também faz parte da transparência de informação. Comunicando para dono do processo Comunicando para demais partes interessadas Comunique as Quick wins e ganhos obtidos com o Dono do Processo. Comunique as Quick wins e compartilhe os ganhos com as demais partes interessadas. 18
  19. 19. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Priorização das Quick wins: 19 No dia-a-dia podemos identificar uma grande quantidade de Quick wins, raramente teremos braços suficientes para lidar com todas as Quick wins ao mesmo tempo. Para evitar este problema, o ideal é ter um modelo para priorizar as Quick wins, elas devem ser priorizadas e organizadas em Backlog. Abaixo um exemplo de modelo para priorização das Quick wins: Funil de Priorização Exemplo de Critério: Maior Ganho e Menor Esforço Quick wins sem priorização Backlog de Quick wins Priorizadas
  20. 20. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Equipe Capacitada: 20 Não adianta ter critérios bem definidos e um excelente modelo de priorização, se a equipe não estiver capacitada para identificar, analisar, implementar e demonstrar os ganhos das Quick wins. Ter pessoas capacitadas e experientes fazem a diferença na geração de resultados. Veja uma pequena comparação entre Equipe Capacitada e Equipe não Capacitada: Equipe Capacitada: - Consegue identificar as quick wins durante o ciclo de vida BPM e em sessões de brainstorming. - Sabe fazer análise utilizando critérios definidos e estabelece quais são as Quick wins verdadeiras e quais são as falsas. - Prioriza as Quick wins e as organiza em um Backlog. - Elabora um “bom” plano de ação para implementação das Quick wins. - Tem habilidade para executar o plano de ação (Plano de Implementação) das Quick wins. - Faz medição para demonstrar os ganhos. Equipe Não Capacitada: - Tem dificuldade para identificar as Quick wins durante o ciclo de vida BPM e em sessões de brainstorming. - Durante a análise tem dúvidas, entende os critérios mas não consegue estabelecer quais são as Quick wins verdadeiras e quais são as falsas. - Precisa de ajuda para priorizar as Quicks wins. - Elabora um “pobre” plano de ação para implementação das Quick wins. - Tem pouca habilidade para executar o plano de ação (Plano de Implementação) das Quick wins. Muitas vezes a execução é feita através da tentativa e erro. - Não dificultada para demonstrar ganhos.
  21. 21. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Documentação da Quick wins 21 Fazer a documentação das Quick wins é explicitar o conhecimento. Documentação também permite reusar as Quick wins em outras oportunidades e ajuda no treinamento de novas pessoas. A documentação não precisa ser extensa, mas ela deve ser objetiva e dar conta das principais informações para identificação, análise, implementação e demonstração de ganhos. Veja nosso modelo para documentação das Quick wins utilizando o Quick Wins Canvas (QWC). Quick Wins Canvas(QWC) Quick wins Descrição Ganho Esforço Prioridade Equipe QW Processo: Ganho esperado: Quick wins: Duração: Custo: Equipe: Nível de Prioridade: Aprovação: ______________ Status: ___: Identificação ___: Análise ___: Implementação ___: Medição Resultado: Ganhos ( ) Acima do esperado ( ) Dentro do esperado ( ) Abaixo do esperado Data de implementação: ___ / ___ / ____ Responsável implementação: _______________ {nome do processo} QW#ID: {descrição da quick wins} . {responsável pelo processo} {identificação do nível de prioridade} {quantidade de horas para implementar Quick wins} {Quanto custa implementar a Quick wins} {Quem será a equipe de implementação} {descrição do ganho esperado} {descrição do cenário atual} Cenário atual: Dono do Processo: {equipe} {lista das atividades necessárias para implementar a Quick wins} Atividades:
  22. 22. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 22 Não basta fazer uma boa implementação das Quick wins, temos que demonstrar os ganhos. Para fazer a medição, uma boa prática é estabelecer baselines (pontos de comparação) antes e depois da implementação das Quick wins. A demonstração deve ser de forma quantitativa, baseada em fatos e também deve ressaltar as diferenças entre os cenários, sem melhoria e com melhoria (após as Quick wins implementada). Veja o exemplo: Baseline1Baseline2 Demonstração de Ganhos Exemplo de Demonstração de Ganho: {Coloque o Business Driver ou Diretriz de Negócio associada ao ganho. Exemplo: Redução de Custo Em seguida descreva o ganho das Quick wins. Exemplo: A implementação das Quick wins reduziu em 5% os custos das transações. Também é importante quantificar o valor, Exemplo: O ganho foi de R$ 6.600,00 por mês, escreva qual foi ROI (retorno do investimento): Exemplo: 15%. E por fim informe o período de payback. Exemplo: Payback: 4 meses.} Preparar e demonstrar o cenário atual, antes da implementação das Quick wins (antes) Preparar e demonstrar o cenário futuro, com a implementação das Quick wins (depois)
  23. 23. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Boas Práticas: 23 - Quick wins não devem desviar e nem provocar distração da equipe de projeto. - Não confunda Quick wins com projeto. - Capacite a equipe, é mais barato e mais eficiente. - Quick wins é um meio e não o fim, ela deve fazer parte da estratégia de melhoria contínua da organização. - Tenha critérios bem definidos para identificação, análise, implementação e demonstração de ganhos das Quick wins. - A comunicação deve funcionar, uma Quick wins, no mínimo deve ser comunida para as partes interessadas do processo. - Priorize as Quick wins com base no valor e no esforço (com maior ganho e menor esforço). - Verifique a disponibilidade da equipe, antes de dar um prazo para implementação da Quick wins. - Atenção máxima na fase da análise, pois, algumas Quick wins são armadilhas. - Demonstre sempre o ganho que foi obtido. - Promova o trabalho em equipe e de forma colaborativa. - Documente as Quick wins. Lista de Boas Práticas que devem ser aplicadas quando estamos trabalhando com as Quick wins.
  24. 24. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Parte 3 - Como Implementar uma Quick wins Como Implementar uma Quick wins 24 “Antes de começar, é preciso um plano, e depois de planejar, é preciso execução imediata” - Sêneca 3
  25. 25. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Introdução Depois de identificada, analisada as Quick wins, precisamos fazer a implementação. Para fazer uma boa implementação devemos ter uma metodologia simples e eficiente. Nesta parte será discutido e demonstrado Como Implementar Quick wins. 25
  26. 26. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 26 Ciclo de Vida do Gerenciamento de Processos de Negócio: Documentação Modelo AS-IS Modelo TO-BE Medição de Desempenho Resultado Análise inicio fim Quick wins podem ser identificadas em qualquer fase do Ciclo de Vida BPM, elas também podem ser serendipidade (identificada por acaso), ou através de sessões de brainstorming. 26
  27. 27. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 27 Metodologia: QW.bpm Identificar Analisar Implementar Medir Ganhos Identificar a Quick wins A identificação pode ser por acaso ou através de sessões de Brainstorming Documento padrão: 5W2H. Analisar a Quick wins Análise verifica se as Quick wins atende aos requisitos: de ganho, custos e prazo. Documento padrão: DQW. Implementar Quick wins Elaboração de Plano de Ação, o plano deve ser baseado no PDCA. Ganhos das Quick wins A medição demonstra os ganhos das Quick wins. Calculo do ROI (TIR), Payback das Quick wins. Apresentamos uma simples metodologia para identificar, analisar, implementar e demonstração dos ganhos das Quick wins. A metodologia ainda conta com check list de apoio. 27
  28. 28. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 28 QW.bpm: Selecionar Processo de Negócio Antes da identificação das Quick Wins é necessário fazer a seleção do processo que alvo da Avaliação de Oportunidade de Melhoria: No nosso exemplo o processo que será avaliado é: Processo de Aprovação de Solicitação de Crédito. A seleção do processo pode ser feita através de uma sessão de brainstorming As perspectivas apresentadas no quadro abaixo influenciam a escolha do processo. Identificar 28 Perspectiva Tipo Descrição Eficiência Custo Alto custo para execução das atividades Custos das horas de retrabalho Eficácia Cliente Insatisfação dos clientes Quantidade de reclamações dos clientes Eficiência Tempo Tempo de espera Formação de longas filas Tempo de duração do processo Gargalos Eficiência Risco Alta severidade do processo Identificação do risco de conformidade com leis e regulamentos Eficácia Qualidade Quantidade de defeitos e falhas Produto ou serviço não conforme Efetividade Resultado Baixa produtividade da equipe Baixo desempenho do processo ou ausência de metas e indicadores Eficiência Recurso Uso inadequado de recursos Alto consumo de recursos Desperdícios Perdas Eficiência Gestão Baixo nível de maturidade do processo Processo informal Eficiência Pessoas Falta de competência Problemas comportamentais
  29. 29. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 29 QW.bpm: Identificar Quick wins Lista de Quick wins Uma forma de identificar Quick wins é através da promoção de Sessões de Brainstorming[B1]. Brainstorming é uma ferramenta poderosa para estimular a ideação e colaboração. Recomendamos que as sessões tenham algumas regras: - Deve ser evento formal, com convocação, pauta, confirmação, registro e etc - Quem deve participar ? Todas as partes interessadas. - Deve ter uma duração fixa, por exemplo: 30 minutos. - Deve ter um objetivo predefinido.Exemplo: Identificar Quick wins do processo de Compras de Materiais - Se necessário convide um facilitador - Evite interrupções Sessão Brainstorming: Objetivo: Identificar a maior quantidade de Quick wins do processo. Foco deve ser na quantidade e não qualidade das informações. Regras: - Todas as partes interessadas devem participar. - Informação tem que ser de “alto nível”, ou seja, sem se preocupar com detalhes. - Não julgar as informações. - É permite complementar uma informação. Após a sessão de brainstorming as informações devem ser filtradas, organizadas e sintetizadas. Resultado da sessão é uma lista de oportunidades de melhoria. Identificar 29
  30. 30. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 30 QW.bpm: Identificar Quick wins Lista de Oportunidades de Melhoria Sintetizada e Organizada por Perspectiva. Próximo passo é selecionar um item da lista: Lista de Oportunidades de Melhoria Identificadas: Validação da documentação do solicitante deve ser feita antes da avaliação de restrição de crédito. – Aumento de custo da análise de crédito (P: Custo) Inclusão de nova regra de negócio para assegurar o não comprometimento da renda do solicitante de crédito – Mitigação de risco (T: Risco) Documentar o processo – Baixa maturidade do processo (T: Gestão) Definir metas e indicadores de desempenho para processo -- Ausência de metas e indicadores (T: Resultado) Inclusão de nova regra de negócio para assegurar o pagamento do empréstimo: Exigir fiador para todas as solicitações de crédito - Mitigação de risco (T: Risco) Dar feedback (retorno) para o solicitante em todas as situações e qualquer parte do processo.– (T: Cliente) Identificar 30 Legenda - T:(descrição do tipo)
  31. 31. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 31 QW.bpm: Identificar Quick wins Outras técnicas que podem ser utilizadas como apoio para identificar Quick wins: - Análise de Falhas - Diagrama de Causa e Efeito - FMEA - 5 Por quês - A3 - Kanban - 5S - Histogramas - Diagrama de Pareto Identificar 31
  32. 32. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 5W2H What (O que ?) O que deve ser feito? Mudar a verificação de restrição de crédito, ela deverá ficar após a validação da documentação Where (Onde ?) Onde será implementado as Quick wins (Qual contexto) ? No processo de Aprovação de Solicitação de Crédito ao Consumidor. Why (Por que ?) Por que implementar das Quick wins (Qual é o propósito)?: Reduzir 100% dos custos das transações de verificação de restrição de crédito das solicitações com problemas de documentação Who (Quem é a parte interessada ?) Quem é a parte interessada na implementação das Quick wins? Dono do negócio When (Quando ?) Quando tempo levará para implementar? 8 horas How (Como ?) Como implementar as Quick wins? As quick wins deverá ser implementada levando em consideração: 1 – Mudar o processo 2 – Alterar o sistema de crédito 3 – Treinar os analistas How much (Quando custa ?) Quanto a implementação das Quick wins? Implementação da Quick wins: R$ 6.000, 00 (estimado) 32 Uma boa prática que ajuda na análise das Quick wins é a ferramenta 5W2H. 5W2H é conjunto de questões, no estilo check list, que facilita a análise da Quick wins. A ferramenta do 5W2H será entrada para documentação das Quick wins na QWC. Veja o exemplo da planilha 5W2H abaixo: QW.bpm: Analisar Quick wins Analisar
  33. 33. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 33 Quick wins Canvas(QWC) Quick wins Descrição Ganho Prioridade Equipe QW Duração: Custo: Equipe: Nível de Prioridade: Aprovação: ______________ Status: OK: Identificação OK: Análise ___: Implementação ___: Medição Resultado: Ganhos ( ) Acima do esperado ( ) Dentro do esperado ( ) Abaixo do esperado Data de implementação: ___ / ___ / ____ Responsável implementação: _______________ Aprovação de Solicitação de Crédito ao Consumidor. QW#22: Mudar a verificação de restrição de crédito, ela deverá ficar após a validação da documentação . Gerente de Crédito (Severino da Silva) . (X) Alta ( ) Média ( ) Baixa 8 horas R$ 6.000,00 Líder Técnico 1 Analista de Processo Reduzir 100% dos custos das transações de verificação de restrição de crédito das solicitações com problemas de documentação A validação da documentação é feita após a verificação de restrição de crédito. Ela é feita por um provedor de serviços externo e tem custo de R$ 1,40 por transação. Problema: As solicitações com problemas de documentação são canceladas, isso aumento o custo da operação. QW#22 Mudar a verificação de restrição de crédito, ela deverá ficar após a validação da documentação Cenário atual: Responsável Transformação da planilha 5W2H na documentação de Quick wins, utilizando QWC. Abaixo a documentação, via QWC, das Quick Wins do nosso exemplo: Ganho esperado: Quick winsProcesso: Dono do Processo: Atividades: 1 – Mudar o processo 2 – Alterar o sistema de crédito 3 – Treinar os analistas QW.bpm: Analisar Quick wins
  34. 34. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 34 Após preencher a planinha 5W2H e QWC, temos informações suficientes para continuar a análise da Quick wins, o próximo passo é responder o Check List para analisar se as Quick wins se enquadra nos critérios que definem se é Quick wins verdadeira ou não. Caso haja dúvidas o Analista deverá interagir com Dono do processo e as demais partes interessadas para sanar as dúvidas. QW.bpm: Analisar Quick wins Analisar Quick wins | Check List 1- Qual é o ganho da implementação das Quick wins? [ ] Aumento de receita [X] Redução de custo [ ] Melhoria da qualidade do produto/serviço [ ] Mitigação de risco [ ] Outro: _________________________________________ [ ] Não é possível identificar o ganho 2 - Qual é a previsão de investimento para implementar as Quick wins? [ ] Alto (acima de R$ 50.000,00) [ ] Médio (entre R$ 20.000,00 e R$ 50.000,00) [X] Baixo (abaixo de R$ 20.000,00) [ ] Não é possível fazer prever o investimento 3 - Qual é a previsão de tempo para implementar as Quick wins? [ ] Mais que 30 dias [ ] Até 30 dias [X] Até 14 dias [ ] Não é possível fazer previsão tempo 4 - Para implementar as Quick wins é necessário novos recursos? [ ] Sim [X] Não [ ] Não é possível avaliar a necessidade de novos recursos 5- Para implementar as Quick wins é necessário novas capacidades? [ ] Sim [X] Não [ ] Não é possível avaliar a necessidade de novas capacidades 6- Para implementar as Quick wins é preciso aprovação das partes interessadas? [ ] Sim, de todas as partes interessadas [ ] Sim, mas apenas algumas partes interessadas [X] Não, apenas do Dono do Processo ou de um Gestor de Negócio Abaixo aplicação do Check list para o nosso exemplo. Observe que o Check List ajuda na validação a Quick Wins. Neste exemplo podemos concluir que é Quick Wins.
  35. 35. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Maior Ganho e Menor Esforço 35 Analisar QW.bpm: Analisar Quick wins Uma vez que análise definiu que é uma Quick wins verdadeira, pois atende a todos os critérios, o próximo passo é fazer a implementação. QUICK wins Esforço Ganho Maior Menor Maior Esforço e Maior Ganho Menor Ganho e Menor Esforço Maior Esforço Menor Ganho Quick wins Projeto Maior QW#22: Mudar a verificação de restrição de crédito, ela deverá ficar após a validação da documentação .
  36. 36. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm PDCA é um método simples para a promoção da melhoria contínua e tem 4 fases: Planejar: Definição de metas e ações (Plano de Ação) para atingi-las. Executar: Execução das ações (Plano). Verificar: Verificação do desempenho. Agir. Orientação sobre o que fazer se meta foi alcançada ou não. Após elaboração do PDCA, basta fazer sua implementação. Veja o exemplo do Plano de Ação: 36 QW.bpm: Implementar Quick wins Implementar Demonstrar o Ganho da QW#22 Indicador: % de solicitações de créditos canceladas por problemas de documentação sem verificação de restrição de crédito Definição da Meta e Indicador de Desempenho: Executar Plano de Ação Realizar treinamento Acompanhar a implementação Avaliar o resultado Se a meta não foi alcançada: Revisar plano de ação Se a meta foi alcançada: Registrar lições aprendidas Se a meta foi alcançada: Padronizar resultados Definição das Ações: QW#22: Mudar a verificação de restrição de crédito, ela deverá ficar após a validação da documentação . Meta: Reduzir 100% dos custos das transações de verificação de restrição de crédito das solicitações com problemas de documentação Atividades: 1 – Mudar o processo 2 – Alterar o sistema de crédito 3 – Treinar os analistas Planejar (Plan) Processo: Aprovação de Solicitação de Crédito ao Consumidor Executar (Do) Verificar (Check ) Agir (Act)
  37. 37. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 37 Como já dissemos: “Não basta fazer uma boa implementação da Quick wins, temos que demonstrar os ganhos”. Abaixo uma demonstração de ganho, descrevendo o business driver, ROI (retorno do investimento), valor ganho mês e ano e período de payback. Baseline1Baseline2 antes depois Demonstração de Ganhos Demonstração de Ganho: Ganho: Redução de Custo A implementação da Quick wins reduziu em 5% os custos das transações de verificação de restrição de crédito. O ganho foi de R$ 1.680,00 por mês e de R% 20.160,00 por ano. O ROI foi de 5% e período de Payback foi de 4 meses.
  38. 38. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Lições Aprendidas 38 - Algumas Quick wins vão falhar, elas fazem parte do aprendizado da equipe. Aprendizado também é um ganho. - Quick wins é apenas parte da estratégia de melhoria contínua. Ela não substitui o programa de melhoria contínua. - As pessoas são os elementos chaves em qualquer programa de melhoria. - Para alcançar resultados consistentes e sustentáveis, o melhor caminho sempre é capacitar a equipe. - Comunicação, colaboração e transparência devem ser praticadas com alta intensidade. - A excelência é construída da através dos anos e com um programa sistemático de melhoria. - Quick wins é a melhor forma para gerar valor de curto prazo. - Pessoas “empoderadas” são fundamentais para execução das iniciativas de melhorias - Engajamento das pessoas é um Fator Critico de Sucesso. Liderança é a melhor forma para engajar as pessoas.
  39. 39. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Parte 4 – Para ir além Para ir além 39 4 É fazendo que se aprende a fazer aquilo que se deve aprender a fazer. - Aristóteles
  40. 40. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Introdução Agora que você já conhece Quick wins e sabe como implementa-la, coloque a mão na massa, comece a descobrir quais as melhorias que podem gerar ganhos rápidos para sua organização. Ter conhecimento dos processos de negócio e buscar por colaboração são as formas ideais para conseguir resultados mais rápido. Se você gostou do que leu, mas não se sente 100% preparado para trabalhar com as Quick wins na sua empresa, veja a próxima página, podemos ajudá-lo neste desafio. 40
  41. 41. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Workshop Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins Para maiores informações fale conosco: Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins www.etecnologia.com.br Fale conosco Skype: rildo.f.santos rildo.santos@etecnologi.com.br etecnologia@etecnologia.com.br treinamento@etecnologia.com.br 41 Workshop Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins Descrição: Neste workshop será apresentado e demonstrado Quick Wins (ganhos rápidos), que é uma abordagem que quando aplicada a Gestão de Processos de Negócio possibilita a melhoria de processos de negócio através ganhos rápidos (de curto prazo). A Oficina é organizada a partir de estudos de casos práticos que serão desenvolvidos para demonstrar como reduzir custos, mitigar riscos, aumentar a produtividade e otimizar o uso de recursos para evitar perdas, desperdícios e retrabalhos. Objetivo: Capacitar os participantes para identificar, analisar, implementar e demonstrar os ganhos das Quick wins para melhoria dos processos de negócio e para entregar valor mais rápido. Conteúdo (resumido): Parte 1 - Melhorias Rápidas: Quick Win Objetivo: Apresentar os conceitos, fundamentos da BPM e Quick Win Parte 2 - Como Implementar uma Quick Win: Objetivo: Demonstrar como implementar Quick Win Parte 3 - Práticas: objetivo: Demonstrar na prática como implementar melhorias rápidas (quick win) através de estudos de caso. Desenvolvimento de Estudos de Caso Carga horária: 8 horas
  42. 42. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Formação Analista de Processo de Negócio Para maiores informações fale conosco: FAP Formação Analista de Processo de Negócio www.etecnologia.com.br Fale conosco Skype:rildo.f.santos rildo.santos@etecnologi.com.br etecnologia@etecnologia.com.br treinamento@etecnologia.com.br 42 Formação Analista de Processo de Negócio Descrição: O curso apresenta e demonstra as principais práticas de Gestão de Processos de Negócio (BPM), abrange o Ciclo de Vida BPM (Mapeamento, Modelagem, Análise, Melhoria e Monitoramento de Processos de Negócio), melhores práticas, Guia BPM CBOK®, técnicas, notação BPMN 2.0 e ferramenta Bizagi Process Modeler®. Durante o curso é mostrado exemplos e modelos e é desenvolvido um estudo de caso que simula o dia-a-dia do Analista, o estudo de caso explora todo o Ciclo de Vida BPM. Objetivo: É capacitar os participantes para atuarem como Analista de Processo de Negócio. Conteúdo (resumido): Módulo 1 – Fundamentos Parte 1 – Fundamentos da BPM Parte 2 – Visão de Negócio Módulo 2 – Gestão de Processos de Negócio Parte 1 – Mapeamento de Processos Parte 2 – Modelagem de Processos Parte 3 – Análise e Melhoria de Processos Parte 4 – Monitoramento de Processos Estudo de Caso Informações adicionais: Carga horária: 24 horas
  43. 43. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Para maiores informações fale conosco: GoBPM1 Fale conosco Skype: rildo.f.santos www.etecnologia.com.br rildo.santos@etecnologi.com.br etecnologia@etecnologia.com.br treinamento@etecnologia.com.br GoBPM1 é uma Plataforma de Conhecimento que fornece o serviço de Mentoria Virtual em BPM. A plataforma é baseada em uma rede social que permite interação, colaboração, troca de experiência e compartilhamento de conhecimento de BPM (Gestão de Processos de Negócio). Objetivo da Mentoria Virtual em BPM é proporcionar uma fonte exclusiva de conhecimento, transferência e troca de experiências, apoio, orientação e suporte para profissionais que atuam com BPM, que querem ir além e que buscam se diferenciar no mercado. Faça sua Assinatura Agora 43 Serviços: Mentoria Virtual em BPM
  44. 44. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm A empresa: Nossos Serviços: Gestão de Processos Análise de Negócio Gestão de Risco Métodos Ágeis e Lean Engenharia de Software Inovação e Empreendedorismo Planejamento Estratégico Design de Serviços Design Thinking Gestão de Serviços de TI Governança de TI Para maiores informações ou esclarecimento de dúvida, não hesite entre com contato conosco: rildo.santos@etecnologi.com.br etecnologia@etecnologia.com.br treinamento@etecnologia.com.br www.etecnologia.com.br 44
  45. 45. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Comunidade eTecnologia: http://etecnologia.ning.com/ Gostou quer mais, gostaria de receber outros materiais sobre o mesmo tema e novas versões deste material... Venha para fazer parte da comunidade eTecnologia, clique: http://etecnologia.ning.com 45
  46. 46. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm Notas: Marcas Registradas: Todos os termos mencionados que são reconhecidos como Marca Registrada e/ou comercial são de responsabilidades de seus proprietários. O autor informa não estar associada a nenhum produto e/ou fornecedor que é apresentado neste material. No decorrer deste, imagens, nomes de produtos e fabricantes podem ter sido utilizados, e desde já o autor informa que o uso é apenas ilustrativo para fins educativo, não visando ao lucro, favorecimento ou desmerecimento da marca ou produto. Melhoria e Revisão: Este material esta em processo constante de revisão e melhoria, se você encontrou algum problema ou erro envie um e-mail para nós. Criticas e Sugestões: Nós estamos abertos para receber criticas e sugestões que possam melhorar o material, por favor envie um e-mail para nós. Imagens: Google, Flickr e Banco de Imagem. Rildo Santos by rildosan® 2014 (@rildosan | rildosan@rildosan.com | rildosan.com) 46
  47. 47. BPM|Quickwins(GanhosRápidos) Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm BPM |Quick wins Rildo Santos (@rildosan) rildo.santos@etecnologia.com.br rildosan@rildosan.com skype: rildo.f.santos rildosan.com@rildosan | Versão: 10 | #bpmquickwins Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins

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