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Template Plan Estratégico IT


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Template Plan Estratégico IT

  1. 1. BU Name Template for IT Strategic Planning Autor: Ricardo Marcelo Bruno Global Service Desk Manager
  2. 2. Reglas básicas • Sesion de Trabajo • Participación • Discusión abierta, respetuosa y proactiva • Resultados concretos y significativos • Planes de acción con fechas y responsables 12/10/09 Strategic Planning Session 2
  3. 3. Objetivos • Dos minutos para pensar… – Cuál es el objetivo de esta reunion? – Cuál es mi expectativa personal? – Qué debieramos tener como resultado final? 12/10/09 Strategic Planning Session 3
  4. 4. Agenda - Day 1 - Self Assessment Review procedures for session and team roles. Review Business Environment Analysis (pre-work). SWOT Analysis Roundtable discussion to identify and document all I/T's Strengths, Opportunities and Threats. 12/10/09 Strategic Planning Session 4
  5. 5. Agenda - Day 2 - Strategy Definition Clients Analysis Identify our clients' environment, requirements and expectations and the implications for our organization. Review Provided Services and classify and alignment with clients requirements. Competition Analysis Identify Competitors, how will our operation be better than theirs, what are their strengths and weaknesses, what have we learned from watching their performance. Review & Redefine I/T Mission, Vision and Beliefs statements. Development of Key Strategies Discussion, formulation and consensus of Key Strategies to address business environment issues and to continue to move toward our long- term strategic position and vision. 12/10/09 Strategic Planning Session 5
  6. 6. Agenda - Day 3 - Execution Planning Develop strategic objectives Objectives that are descriptive of what we want to achieve within each KS. Develop Action Plans to support each strategic objective. Prioritizing objectives, assigning responsibilities and establishing target dates. Identify Budget, Personnel and Change Management implications. Measurement Define success measurements and monitoring plan for each key strategy Review KRA's for present fiscal year Alignment with the defined Strategic Objectives Communications Coordinate the development of the written report and method of communicating the plan to all employees of the organization 12/10/09 Strategic Planning Session 6
  7. 7. Metodologia Values Vision Mision Strategic B Key Strategies Objectives Action Plans 12/10/09 Strategic Planning Session 7
  8. 8. Deliverables Ö Mission/Vision Statements Ö I/T Business Description (areas, services, clients, competitors, opportunities/threats, reasons we can service our clients better than the competition, etc) Ö Key Strategies to address business environment issues and to continue to move toward long- term strategic position and vision. Ö Strategic Objectives within each Key Strategy Ö Action Plans to support each strategic objective. With defined deliverables, responsibilities and dates. Ö Measurement Plan to monitor and report formally the progress in achieving the key strategies and objectives defined. Ö Communications Plans to ensure that all stakeholders are properly communicated about this plan, its implications and their responsabilities. Ö Master Plan, completely aligned with our mission and strategy. 12/10/09 Strategic Planning Session 8
  9. 9. Roles and Responsibilities The I/T Management Team will: Ö Directly participate in the session pre-work activities Ö Be fully involved during the creation of the Business Plan, actively participating during the planning Session Ö Participate in the editing an review process of the Strategic Plan Document The Internal Consulting Group will: Ö Provide advisory and assistance during the planning session pre-work activities Ö Act as moderators and facilitators during the planning session Ö Write down the essence of what the group discusses and decides during the session Ö Develop a draft of the Business Plan document Ö Participate in the editing and review process of the document to ensure continuity and to provide guidance and assistance throughout the entire drafting process. 12/10/09 Strategic Planning Session 9
  10. 10. Prework - Expectations • Our Expectations about the Strategic Business Plan – What are the business plan objectives?. What is the purpose of the plan? – What are the areas for which we must have a strategy definition? – What should be the timeframe horizon for the planning process? • Provide a plan for the next 2 to 3 years with the following characteristics – Clear defintion of the I/T Business, and what are the key products and services for our success – Ensure constant alignment between I/T and BU’s – Promote solutions synergy among BU’s – Fair Price: Costs according to the size and expectation of each BU – Customer Service Focus 12/10/09 Strategic Planning Session 10
  11. 11. Current I/T Climate • How do we define the current performance of I/T? – What are the main challenges we are facing? – What are the main problems we have? – How do we define our people’s degree of “motivation/participation”? • Have a clear plan for identification and promotion of talent and critical resources • Change our organizational paradigm and adopt CRM and Negotiation skills. • Communicate the Strategic Plan to all levels of the organization • Use the Business Case philosophy and add benefits to the business with every I/T project or initiative. • Walk the talk at all levels (Consistency) 12/10/09 Strategic Planning Session 11
  12. 12. I/T Environment Analysis • Which are the Business Strategy Impacts? – Business can choose vendors independently – SI is percieved as paradoxical, teorical and not consistent. It will affect the strategy, but it is stopped and is not as candid as expected. – Few growth niches – Constant fight for costs and strcuture • What are the challenges Businesses are facing? – P&L, ROGI, Efficiency/Effectiveness – Trend to Mergers, Adquisitions, Fusions and Divestitures • How do these challenges affect I/T? What are the Business expectations regarding I/T? – Identify areas that do not add value – Avoid being perceived as cost instead of value added – Become agents of change speeding up our delivery processes – Create a flexible, modular cost model to react to mergers, adquisitions and divestitures – Influence in Corp I/T, leveraging the advantages and minimizing negative impacts of corporate decisions in Businesses 12/10/09 Strategic Planning Session 12
  13. 13. External factors • What business-trends changes do we identify? – Globalization (Frontiers blurring), Joint Ventures, Speed, Constant Change • How do they impact the company and I/T? – Frontiers between countries and the company and its clients are also blurring, Open the doors to other companies, managing security. – More competency: Benchmark to be competitive – I/T needs to be closer to the business and add value. Move from transactional to leveraging the value of information 12/10/09 Strategic Planning Session 13
  14. 14. External Factors - Cont... • What new technologies are available? – Internet, Object Orientation, Mobile technologies • How would these technologies impact our businesses? – Clients will have direct access to our systems from anywhere – Faster and more quality applications development • Are we prepared to support these new trends? – The different I/T areas are working OK, but not as integrated as needed – I/T needs to react faster: Simultaneous projects, low morale, customer knowledge are issues. Training and market knowledge are key, and need to be improved – Joint Ventures: • Knowledge sharing, work with 3rd parties: different culture, policies, objectives, applications, technology • I/T must be involved in the due dilligence processes 12/10/09 Strategic Planning Session 14
  15. 15. Sourcing Strategy • What are the service sourcing alternatives I/T could implement? – Corporate or descentralized, Total or Partial Outsourcing, 3rd parties mixture • How should I/T decide which one to use? Which factors/criteria should we take into account? – The different sources should be strategically selected optimize results for businesses through a formal analysis process, considering Cost/Benefit, Information Protection, Know How/Intelectual Property, Internal Business knowledge, Market Maturity, Benchmarking • Who should participate in the decision-making process? – I/T, Business 12/10/09 Strategic Planning Session 15
  16. 16. El entorno plantea... 12/10/09 Strategic Planning Session 16
  17. 17. Análisis de Fortalezas y debilidades 12/10/09 Strategic Planning Session 17
  18. 18. SWOT Analysis Fortalezas Debilidades Interno Oportunidades Amenazas Externo 12/10/09 Strategic Planning Session 18
  19. 19. Definamos nuestro mercado... • Nuestro mercado esta definido por nuestros productos, clientes, proveedores y competidores. • Tenerlos claramente definidos y analizarlos desde varios puntos de vista es fundamental para el desarrollo de un plan estrategico. • Cuáles son nuestros productos? – Definirlos en 10 categorias aproximadamente 12/10/09 Strategic Planning Session 19
  20. 20. Definamos nuestro mercado... • Quiénes son nuestros clientes? • Cómo ven ellos su mercado? • Cuales son sus requisitos y expectativas? • Estan nuestros productos alineados con estos? • Que valor les da cada uno de nuestros productos? – Soporte basico vs generadores de revenue/ventaja competitiva – Commodities o especificos del negocio 12/10/09 Strategic Planning Session 20
  21. 21. Definamos nuestro mercado... • Quiénes son nuestros proveedores? • Que valor agregamos nosotros a sus productos? que evita la desintermediacion? • Cuales son sus fortalezas y debilidades? • Que podemos aprender de ellos? • Como podemos aprovecharlos para mejorar nuestros productos? 12/10/09 Strategic Planning Session 21
  22. 22. Definamos nuestro mercado... • Quiénes son nuestros competidores? • Cuales son nuestras ventajas para que el cliente prefiera nuestro producto? • Cuales son sus fortalezas y debilidades? • Que podemos aprender de ellos? • Como pueden afectar nuestra posicion competitiva? 12/10/09 Strategic Planning Session 22
  23. 23. Day 1 - Self Assessment 12/10/09 Strategic Planning Session 23
  24. 24. Day 2 - Strategy Definition Valores Visión Misión Key Strategies 12/10/09 Strategic Planning Session 24
  25. 25. Plazos de planeamiento Valores Largo Plazo 3 años Visión Misión Strategic Key Strategies Objectives Corto Plazo Planes de Accion 1 año 12/10/09 Strategic Planning Session 25
  26. 26. Visión • Comenzar con el fin en la mente – Yo puedo elegir mi propio futuro y crear una visión de él – La creación mental precede a la creacion física • Definición de Visión – Cómo queremos que sea vista nuestra organización en un plazo de 3 a 5 años “Ser reconocidos por nuestra excelencia como • Ejemplo: proveedores de procesamiento de transaciones financieras" 12/10/09 Strategic Planning Session 26
  27. 27. Desarrollo de la visión Trabajo en equipo 12/10/09 Strategic Planning Session 27
  28. 28. Misión – Cuál es el objetivo fundamental de nuestra organización? • Cuáles son nuestros productos/servicios? • Cómo los hacemos? • Expectativas sobre el desempeño – Breve, desafiante, poderosa – Ejemplo: Procesar todas las transacciones financieras en LA, atendendiendo los requisitos de nuestros clientes y buscando soluciones que agreguen valor, con eficiencia, confiabilidad y costos competitivos. 12/10/09 Strategic Planning Session 28
  29. 29. Desarrollo de la Misión Trabajo en equipo 12/10/09 Strategic Planning Session 29
  30. 30. Definición de Valores – “El fin NO justifica los medios” – Reglas de juego “auto impuestas” por la organización como marco para lograr sus resultados – Ejemplos: • Principios éticos • Comportamientos esperados 12/10/09 Strategic Planning Session 30
  31. 31. Desarrollo de nuestros valores Trabajo en equipo 12/10/09 Strategic Planning Session 31
  32. 32. Key Strategies • Cuales son las estrategias que vamos a seguir para para cumplir con nuestra Misión y avanzar hacia la Visión que queremos lograr? • Ejemplo: – Soluciones que generen valor/ventaja para el cliente – Costo competitivo – Servicio al cliente 12/10/09 Strategic Planning Session 32
  33. 33. Strategic Objectives • Objetivos concretos que soportan las estrategias. • Ejemplos: – Soluciones que generen valor/ventaja para el cliente • Desarrollar conocimiento del negocio de nuestro cliente • Desarrollar conocimientos de tendencias y nuevas tecnologias • Proactivamente identificar y proponer soluciones tecnologicas – Costo competitivo • Definir una arquitectura adecuada a las necesidades de los negocios • Strategic Sourcing • … – Servicio al cliente • Implementar mecanismos formales de atencion al cliente • … 12/10/09 Strategic Planning Session 33
  34. 34. Definición de Key Strategies y Objetivos Trabajo en equipo • Escribir en una oracion breve la Key Strategy, por ejemplo: – Desarrollar y mantener una organizacion de alta performance • Desarrollar una lista de objetivos a lograr para cumplir con la estrategia, por ejemplo: – Definicion de que es un equipo de Alta Performance en IT y acciones necesarias para su desarrollo – Plan de retención de personal – Plan de Entrenamiento – Management de Gestión del Conocimiento – Plan de compensacion variable orientado al resultado – En la medida en que esten alineadas, incorporar como objetivos las iniciativas que ya estan haciendose, y si no estan alineadas, definir como deben cambiarse o reemplazarse • Identificar una persona de la organizacion de I/T que sera OWNER de esta estrategia • Identificar los impactos de esta iniciativa en terminos de presupuesto, organizacion y change management – Inicialmente clasificar como “alto”, “medio”, ”bajo”, luego se refina 12/10/09 Strategic Planning Session 34
  35. 35. Definición de Strategic Objetives Trabajo en equipo 12/10/09 Strategic Planning Session 35
  36. 36. Action Plans • Formalizacion de las tareas a realizar el proximo año para cumplir con los objetivos estrategicos indicando, responsables, fechas, y medios necesarios (budget/Organizacion) • Ejemplos: – Strategic Sourcing • Formalizar un proceso de strategic sourcing, definiendo la metodologia y variables a considerar - ICG - Marzo 2001 • Identificar los productos y servicios de I/T que necesitan nuestros clientes - BU I/T Managers - Mayo 2001 • … • Algunos pasos sugeridos – Formar un equipo y delegar (participacion, empower, lograr el resultado) – Investigar best practices en el mercado – Analizar los SWOT para ver en que forma afectan a esta estrategia, y definir las acciones tendientes a aprovechar oportunidades y fortalezas o disminuir debilidades y amenazas que esten relacionadas. 12/10/09 Strategic Planning Session 36
  37. 37. Planes Trabajo en equipo 12/10/09 Strategic Planning Session 37
  38. 38. Measurement • El cumplimiento de las estrategias clave debe garantizarse a traves de un sistema de medicion que permita monitorear periodicamente el rumbo y hacer los ajustes necesarios • Las mediciones deben ser significativas y accionables • Para cada estrategia debe haber un conjunto de indicadores a medir, valores esperados y acciones a tomar en caso de que estos valores no se alcancen. 12/10/09 Strategic Planning Session 38
  39. 39. Metrics Presentacion y Trabajo en equipo 12/10/09 Strategic Planning Session 39
  40. 40. Resultado Final... Valores Visión Misión Factores B Clave de Objetivos Exito Planes de Acción 12/10/09 Strategic Planning Session 40
  41. 41. Comunicaciones/Proceso de cambios • Crear un plan para revisar de la estrategia definida con la organizacion de I/T y complementarla con las co-misiones de cada sector. – Definir el equipo de revision de la Mision/Vision – Delinear el mensaje que debe darse en la presentacion de la mision – A que nivel se desarrollaran las co-misiones – Definir quienes seran responsables de realizar las reuniones de comunicacion y desarrollo de co misiones – Fijar una fecha target para finalizacion • Crear un plan de comunicacion con diversas acciones que asegure que el plan estrategico es entendido y compartido por todos los niveles de la organizacion, y que demuestre su operatividad a traves del alineamiento de las iniciativas con el mismo. – A quienes debemos comunicar? – Cual es el nivel de detalle/mensaje? – Cual es el medio adecuado para dar los mensajes? – Determinar fechas y responsables del plan de comunicacion. 12/10/09 Strategic Planning Session 41
  42. 42. Change Acceleration Process A Model For Change Leading Change Creating A Shared Need Shaping A Vision Mobilizing Commitment Current Transition Improved State State State Making Change Last Monitoring Progress Changing Systems & Structures GE Proprietary for Internal Use Only 12/10/09 Strategic Planning Session 42
  43. 43. Change Acceleration Process CAP: CHANGING SYSTEMS AND STRUCTURES TO SUPPORT THE CHANGES 1. Staffing: Acquiring / Placing Talent 2. Development: Building Competence / Capability 3. Measures and Rewards 4. Effective Communication 5. Designing Organizations (Structure) 6. Information systems (technology, MIS) 7. Resource allocation systems (e.g. budget, finance, strategy) 12/10/09 Strategic Planning Session 43
  44. 44. Analicemos los resultados • Cumplimos con nuestros objetivos? • Hay concenso con respecto a las definiciones adoptadas? • Tenemos planes concretos para cumplir alcanzar nuestra visión cumpliendo con nuestra misión? • Sabemos qué necesitamos y cómo obtenerlo? 12/10/09 Strategic Planning Session 44