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Excel 2007 primer archivo

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Excel 2007 primer archivo

  1. 1. [Nombre de su empresa] presenta: FormacióndeMicrosoft Office ® Excel 2007 ® Crear su primer libro
  2. 2. Contenido del curso• Introducción: ¿Por dónde empezar?• Lección 1: Conocer el libro• Lección 2: Escribir datos• Lección 3: Editar datos y revisar hojas de cálculoCada lección incluye una lista de tareas propuestas y unaserie de preguntas de prueba. Crear su primer libro
  3. 3. Introducción: ¿Por dónde empezar? Se le ha pedido que especifique datos en Excel 2007, aunque nunca ha trabajado con este programa. ¿Por dónde empezar? También es posible que haya trabajado en Excel pero aún dude sobre cómo realizar algunas de las tareas básicas, como escribir y editar texto y números o agregar y eliminar columnas y filas. Aquí adquirirá los conocimientos que necesita para trabajar en Excel con rapidez y sin problemas. Crear su primer libro
  4. 4. Objetivos del curso• Crear un nuevo libro.• Escribir texto y números.• Editar texto y números.• Insertar y eliminar columnas y filas. Crear su primer libro
  5. 5. Lección 1Conocer el libro
  6. 6. Conocer el libro Al iniciar Excel, se enfrenta a una gran cuadrícula vacía compuesta de columnas, filas y celdas.Si es la primera vez que usa Excel, es posible que sepregunte qué debe hacer a continuación.Por esa razón, este curso comenzará ayudándole afamiliarizarse con algunos conceptos básicos de Excelque le servirán de guía cuando especifique datos enExcel. Crear su primer libro
  7. 7. La cinta de opciones La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 se denomina cinta de opciones.La cinta de opciones está formada por diferentes fichas,cada una de las cuales está relacionada con tiposconcretos de trabajo que los usuarios realizan en Excel.Para ver los diferentes comandos de cada ficha se haceclic en las fichas situadas en la parte superior de la cintade opciones. Crear su primer libro
  8. 8. La cinta de opciones La ficha Inicio , la primera por la izquierda, contiene los comandos de uso diario que los usuarios emplean con más frecuencia. En la ilustración se muestran los comandos de la ficha Inicio de la cinta de opciones. La cinta de opciones abarca la parte superior de la ventana de Excel. Los comandos de la cinta de opciones están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para trabajar con el contenido de las celdas se agrupan en el grupo Edición , mientras que los comandos para trabajar con las propias celdas se encuentran en el grupo Celdas . Crear su primer libro
  9. 9. Libros y hojas de cálculo Al iniciar Excel, se abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo contiene tres hojas de cálculo en las que se especifican los datos.Aquí se muestra una hoja de cálculo en blanco de unlibro nuevo. El primer libro que se abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra situada en la parte superior de la ventana hasta que se guarda el libro con un título propio. Crear su primer libro
  10. 10. Libros y hojas de cálculo Al iniciar Excel, se abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo contiene tres hojas de cálculo en las que se especifican los datos.Aquí se muestra una hoja de cálculo en blanco de unlibro nuevo. Las fichas de las hojas aparecen en la parte inferior de la ventana. Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información contenida en cada una. Crear su primer libro
  11. 11. Libros y hojas de cálculo Es posible que también se esté preguntando cómo crear un nuevo libro. Así es como se hace.1. Haga clic en el botón de Microsoft Office que se encuentra en la parte superiorizquierda de la ventana.2. Haga clic en Nuevo.3. En la ventana Nuevo libro , haga clic en Libro en blanco. Crear su primer libro
  12. 12. Columnas, filas y celdas Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Es la cuadrícula que se ve al abrir un libro. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las filas se extienden a través de la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a 1.048.576. Crear su primer libro
  13. 13. Columnas, filas y celdas Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Es la cuadrícula que se ve al abrir un libro.Los títulos alfabéticos de las columnas junto con lostítulos numéricos de las filas le indican en qué celda dela hoja de cálculo está situado al hacer clic.Los títulos se combinan para formar la dirección decelda. Por ejemplo, la celda situada en la intersecciónde la columna A y la fila 3 se denomina celda A3.También se denomina referencia de celda. Crear su primer libro
  14. 14. Las celdas son el espacio donde están los datos Las celdas son el espacio donde el usuario se pone manos a la obra y se especifican datos en una hoja de cálculo.En la ilustración de la izquierda se muestra lo que se veal abrir un nuevo libro.La primera celda de la esquina superior izquierda de lahoja de cálculo es la celda activa. Su contorno esnegro, lo que indica que los datos que se especifiquenirán ahí. Crear su primer libro
  15. 15. Las celdas son el espacio donde están los datos Los datos se pueden especificar en cualquier lugar con solo hacer clic en una celda de la hoja de cálculo para seleccionarla.Cuando se selecciona una celda, se convierte en lacelda activa. Como se ha descrito antes, su contorno sepone negro.Los títulos de la columna y la fila en las que seencuentra la celda también se resaltan. Crear su primer libro
  16. 16. Las celdas son el espacio donde están los datos Los datos se pueden especificar en cualquier lugar con solo hacer clic en una celda de la hoja de cálculo para seleccionarla.Por ejemplo, si selecciona una celda de la columna C dela fila 5, tal como se muestra en la ilustración de laderecha: La columna C está resaltada. La fila 5 está resaltada. Crear su primer libro
  17. 17. Las celdas son el espacio donde están los datos Los datos se pueden especificar en cualquier lugar con solo hacer clic en una celda de la hoja de cálculo para seleccionarla.Por ejemplo, si selecciona una celda de la columna C dela fila 5, tal como se muestra en la ilustración de laderecha: La celda activa, C5 en este caso, está resaltada. Además, su nombre, lo que también se conoce como referencia de celda, aparece en el Cuadro de nombres de la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Crear su primer libro
  18. 18. Las celdas son el espacio donde están los datos La celda contorneada, los títulos resaltados de columna y fila y la aparición de la referencia de celda en el Cuadro de nombres facilitan la localización de la celda C5 como celda activa.Todos estos indicadores no son importantes cuando seestá al principio de la hoja de cálculo en las primerasceldas,pero pueden ser realmente útiles según va avanzandoen su trabajo especificando datos hacia abajo o hacia laderecha de la hoja de cálculo. Crear su primer libro
  19. 19. Sugerencias para la práctica1. Cambiar el nombre de una ficha de una hoja de cálculo.2. Desplazarse de una hoja de cálculo a otra.3. Agregar color a las fichas de la hoja de cálculo.4. Agregar y eliminar hojas de cálculo.5. Revisar los títulos de las columnas y usar el Cuadro de nombres.Práctica en línea (requiere Excel 2007) Crear su primer libro
  20. 20. Prueba 1, pregunta 1Necesita un nuevo libro. ¿Cómo lo crea? (Elija unarespuesta).1. En el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.2. Haga clic en el botón de Microsoft Officey, a continuación, en Nuevo. En la ventana Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco.3. En el grupo Celdas, haga clic en Insertary, a continuación, en Libro. Crear su primer libro
  21. 21. Prueba 1, pregunta 1: RespuestaHaga clic en el botón de Microsoft Officey, a continuación, en Nuevo.En la ventana Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco. Crear su primer libro
  22. 22. Prueba 1, pregunta 2E1. Verdadero.2. Falso. Crear su primer libro
  23. 23. Prueba 1, pregunta 2: RespuestaFalso.El Cuadro de nombres muestra la referencia de celda de la celda activa.También se puede usar para seleccionar una celda al escribir lareferencia de celda en el cuadro. Crear su primer libro
  24. 24. Prueba 1, pregunta 3En una hoja de cálculo nueva, se debe empezar a escribir enla celda A1. (Elija una respuesta).1. Verdadero.2. Falso. Crear su primer libro
  25. 25. Prueba 1, pregunta 3: RespuestaFalso.Puede desplazarse y escribir donde desee. Haga clic en cualquier celday comience a escribir. No obstante, no haga que los lectores tengan quedesplazarse para ver datos que podrían igualmente escribirse en lacelda A1 o A2. Crear su primer libro
  26. 26. Lección 2Escribir datos
  27. 27. Escribir datos Puede usar Excel para especificar todo tipo de datos, profesionales o personales. Se pueden especificar dos tipos básicos de datos en las celdas de una hoja de cálculo: números y texto.Así, Excel se puede emplear para elaborar presupuestos,trabajar con impuestos, registrar las notas o la asistencia delos estudiantes o crear una lista de los productos que vende.Incluso es posible registrar el ejercicio diario que realiza,controlar la pérdida de peso o calcular el costo de laremodelación de su hogar. Las posibilidades son realmenteilimitadas.Ahora vamos a sumergirnos en la entrada de datos. Crear su primer libro
  28. 28. Empezar con los títulos de las columnas (tenga en cuenta a suslectores) Al escribir datos, es buena idea comenzar con los títulos de la parte superior de cada columna.De ese modo, todos los usuarios que compartan su hojade cálculo podrán comprender el significado de losdatos (incluso usted mismo más adelante).Normalmente, también deseará escribir títulos de filas. Crear su primer libro
  29. 29. Empezar con los títulos de las columnas (tenga en cuenta a suslectores) La hoja de cálculo de la ilustración muestra si los representantes de empresas concretas han asistido a una serie de almuerzos de negocios mensuales.Emplea títulos de columnas y filas: Los títulos de las columnas son los meses del año, justo en la parte superior de la hoja de cálculo. Los títulos de las filas que se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de compañías. Crear su primer libro
  30. 30. Empezar a escribir Vamos a imaginar que está creando una lista de nombres de vendedores. La lista también incluirá las fechas de las ventas y su importe.Por lo tanto, necesitará los títulos de columnasiguientes: Nombre, Fecha e Importe. Crear su primer libro
  31. 31. Empezar a escribir Vamos a imaginar que está creando una lista de nombres de vendedores. La lista también incluirá las fechas de las ventas y su importe.En la ilustración se muestra el proceso de escribir lainformación y pasar de celda a celda:1. Escriba Nombre en la celda A1 y presione TAB. A continuación, escriba Fecha en la celda B1, presione TAB y escriba Importe en la celda C1. Crear su primer libro
  32. 32. Empezar a escribir Vamos a imaginar que está creando una lista de nombres de vendedores. La lista también incluirá las fechas de las ventas y su importe.En la ilustración se muestra el proceso de escribir lainformación y pasar de celda a celda:2. Después de escribir los títulos de las columnas, haga clic en la celda A2 para empezar a escribir los nombres de los vendedores. Escriba el nombre y presione ENTRAR para mover la selección hacia abajo de la columna una celda, a A3. A continuación escriba el siguiente nombre, etc. Crear su primer libro
  33. 33. Escribir fechas y horas Excel alinea el texto en el lado izquierda de la celdas y las fechas en el lado derecho.Para escribir una fecha en la columna B, la columnaFecha , debe usar una barra oblicua o un guión paraseparar las partes: 16/7/2009 o 16-Julio-2009. Excelreconocerá ambas como una fecha. Crear su primer libro
  34. 34. Escribir fechas y horas Excel alinea el texto en el lado izquierda de la celdas y las fechas en el lado derecho.Si necesita escribir una hora, escriba los números, unespacio y, después, a o p, por ejemplo, 9:00 p. Si sóloescribe el número, Excel reconoce una hora y la escribecomo a.m. Crear su primer libro
  35. 35. Escribir números Excel alinea los números en el lado derecho de las celdas.Para escribir los importes de las ventas en la columnaC, la columna Importe , debe escribir el signo de dólar($) seguido del importe. Crear su primer libro
  36. 36. Escribir númerosOtros números y cómo se escriben• Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por ejemplo, 1 1/8.• Para escribir sólo una fracción, escriba un cero delante, por ejemplo, 0 1/4. Si escribe 1/4 sin el cero, Excel interpretará el número como una fecha, 1 de mayo.• Si escribe (100) para indicar un número negativo mediante los paréntesis, Excel lo mostrará como -100. Crear su primer libro
  37. 37. Formas rápidas de escribir datos A continuación se muestran dosfunciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir datos en Excel: Autocompletar y Autorrellenar.Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic enReproducir.Autocompletar: escriba unas cuantas letras en una celday Excel podrá rellenar los caracteres restantes.Autorrellenar: escriba una o más entradas en un intentode serie y, a continuación, amplíe dicha serie. Reproduzcala animación para ver Autorrellenar en acción. Crear su primer libro
  38. 38. Formas rápidas de escribir datos A continuación se muestran dosfunciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir datos en Excel: Autocompletar y Autorrellenar.Autocompletar: escriba unas cuantas letras en unacelda y Excel podrá rellenar los caracteres restantes.Sólo tendrá que presionar ENTRAR cuando vea que sehan agregado.Autorrellenar: escriba una o más entradas en unintento de serie y, a continuación, amplíe dicha serie. Crear su primer libro
  39. 39. Sugerencias para la práctica1. Escribir datos usando TAB y ENTRAR.2. Corregir errores al escribir.3. Escribir fechas y horas.4. Escribir números.5. Utilizar Autorrellenar.6. Usar Autocompletar.Práctica en línea (requiere Excel 2007) Crear su primer libro
  40. 40. Prueba 2, pregunta 1Al presionar ENTRAR, la selección se mueve una celda haciala derecha. (Elija una respuesta).1. Verdadero.2. Falso. Crear su primer libro
  41. 41. Prueba 2, pregunta 1: RespuestaFalso.Al presionar ENTRAR, la selección se mueve hacia abajo. Con TAB, laselección se mueve a la derecha. Crear su primer libro
  42. 42. Prueba 2, pregunta 2Para escribir los meses del año sin necesidad de escribir unoa uno usted mismo, ¿cuál de las siguientes funcionesemplearía? (Elija una respuesta).1. Autocompletar.2. Autorrellenar.3. CTRL+ENTRAR. Crear su primer libro
  43. 43. Prueba 2, pregunta 2: RespuestaAutorrellenar.Use Autorrellenar para completar listas iniciadas, como tablas de días,semanas u horas. Crear su primer libro
  44. 44. Prueba 2, pregunta 3¿Cuál de las siguientes reconocerá Excel como una fecha?(Elija una respuesta).1. Febrero 6 1947.2. 2,6,47.3. 2-Feb-47. Crear su primer libro
  45. 45. Prueba 2, pregunta 3: Respuesta2-Feb-47.Para separar las partes de una fecha se emplea una barra oblicua o unguión. Crear su primer libro
  46. 46. Lección 3Editar datos y revisar hojas de cálculo
  47. 47. Editar datos y revisar hojas de cálculo Todos nos equivocamos alguna vez. En ocasiones, hasta los datos que hemos escrito correctamente se deben actualizar con posterioridad. A veces, es necesario modificar la hoja completa.Suponga que necesita agregar otra columna de datos, justoen el centro de la hoja de cálculo. O vamos a imaginar quetiene una lista alfabética de empleados con un empleado porfila:¿qué va a hacer si contrata a un nuevo empleado?En esta lección se explica lo fácil que resulta modificar datosy agregar y eliminar columnas y filas de una hoja de cálculo. Crear su primer libro
  48. 48. Editar datos Vamos a imaginar que su intención era escribir el nombre de Peacock en la celda A2, pero que escribió el nombre de Buchanan por error. Una vez detectado el error, hay dos formas de corregirlo. Haga doble clic en una celda para editar los datos que contiene. O, después de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de fórmulas. Una vez seleccionada la celda mediante alguno de los dos métodos, en la barra de estado de la esquina inferior izquierda de la hoja de cálculo se lee Modificar . Crear su primer libro
  49. 49. Editar datos ¿Cuál es la diferencia entre los dos métodos? Su comodidad. Depende de que le resulte más fácil trabajar en la barra de fórmulas o en la propia celda.A continuación se explica cómo realizar cambios encualquiera de estas dos ubicaciones:• Elimine letras o números presionando RETROCESO o seleccionándolos y presionando SUPR.• Edite letras o números seleccionándolos y escribiendo algo distinto. Crear su primer libro
  50. 50. Editar datos ¿Cuál es la diferencia entre los dos métodos? Su comodidad. Depende de que le resulte más fácil trabajar en la barra de fórmulas o en la propia celda.A continuación se explica cómo realizar cambios encualquiera de estas dos ubicaciones:• Inserte letras o números nuevos en los datos de la celda colocando el cursor y escribiendo. Crear su primer libro
  51. 51. Editar datos ¿Cuál es la diferencia entre los dos métodos? Su comodidad. Depende de que le resulte más fácil trabajar en la barra de fórmulas o en la propia celda.Haga lo que haga, una vez que haya acabado, no olvidepresionar ENTRAR o TAB para que los cambios seapliquen en la celda. Crear su primer libro
  52. 52. Quitar el formato de datos ¡Sorpresa! Alguien ha utilizado su hoja de cálculo, ha rellenado algunos datos y ha puesto el número de la celda C6 en negrita y rojo para resaltar el hecho de que Peacock haya realizado la venta más elevada.Sin embargo, el cliente de Peacock ha cambiado deopinión, con lo que la venta final es mucho másreducida.Usted desea corregir los datos. Crear su primer libro
  53. 53. Quitar el formato de datos ¡Sorpresa! Alguien ha utilizado su hoja de cálculo, ha rellenado algunos datos y ha puesto el número de la celda C6 en negrita y rojo para resaltar el hecho de que Peacock haya realizado la venta más elevada.Como se muestra en la ilustración: El formato del número original es color rojo y negrita. Por eso, en primer lugar elimina el número. A continuación, escribe uno nuevo. A pesar de eso sigue siendo rojo y está en negrita. ¿Qué está pasando? Crear su primer libro
  54. 54. Quitar el formato de datos Lo que ocurre es que es la propia celda la que tiene el formato aplicado, no los datos que contiene.Eso significa que, si desea eliminar datos con unformato especial, también tiene que eliminar el formatode la celda.Mientras no realice esta acción, los datos que escriba enla celda seguirán teniendo el formato especial. Crear su primer libro
  55. 55. Quitar el formato de datos A continuación se explica cómo quitar el formato.1. Haga clic en la celda y, a continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Edición , haga clic en la flecha de Borrar .2. Haga clic en Borrar formatos para quitar el formato de la celda. También puede hacer clic en Borrar todo para quitar los datos y el formato al mismo tiempo. Crear su primer libro
  56. 56. Insertar una columna o una fila Después de escribir datos, es posible que descubra que necesita agregar columnas o filas para especificar más información. ¿Es necesario que empiece desde el principio? Por supuesto que no.Para insertar una única columna:1. Haga clic en cualquier celda de la columna situada inmediatamente a la derecha del lugar en el que desea colocar la nueva columna.2. En la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el menú desplegable, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco. Crear su primer libro
  57. 57. Insertar una columna o una fila Después de escribir datos, es posible que descubra que necesita agregar columnas o filas para especificar más información. ¿Es necesario que empiece desde el principio? Por supuesto que no.Para insertar una única fila:1. Haga clic en cualquier celda de la fila inmediatamente por debajo del lugar en el que desea colocar la nueva fila.2. En el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el menú desplegable, haga clic en Insertar filas de hoja. Se insertará una nueva fila en blanco. Crear su primer libro
  58. 58. Insertar una columna o una fila Excel proporciona a una nueva fila o columna el título que requiere su posición y cambia los títulos de las filas y columnas posteriores.Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic enReproducir.Reproduzca la animación para ver cómo se insertanuna columna y una fila en una hoja de cálculo. Crear su primer libro
  59. 59. Insertar una columna o una fila Después de escribir datos, es posible que descubra que necesita agregar columnas o filas para especificar más información. ¿Es necesario que empiece desde el principio? Por supuesto que no.Excel proporciona a una nueva fila o columna el títuloque requiere su posición, y cambia los títulos de lasfilas y columnas posteriores. Crear su primer libro
  60. 60. Sugerencias para la práctica1. Editar datos.2. Eliminar el formato de una celda.3. Trabajar en modo Modificar.4. Insertar y eliminar filas y columnas.Práctica en línea (requiere Excel 2007) Crear su primer libro
  61. 61. Prueba 3, pregunta 1¿Qué debe hacer en primer lugar para eliminar el formato de una celda? (Elija una respuesta).1. Eliminar el contenido de la celda.2. Hacer clic en Formato en el grupo Celdas de la ficha Inicio.3. Hacer clic en Borrar en el grupo Edición de la ficha Inicio. Crear su primer libro
  62. 62. Prueba 3, pregunta 1: RespuestaHacer clic en Borrar en el grupo Edición de la ficha Inicio.A continuación, haga clic en Borrar formatos. Crear su primer libro
  63. 63. Prueba 3, pregunta 2Para agregar una columna, haga clic en una celda de lacolumna situada a la derecha del lugar en el que deseacolocar la nueva columna. (Elija una respuesta).1. Verdadero.2. Falso. Crear su primer libro
  64. 64. Prueba 3, pregunta 2: RespuestaVerdadero.A continuación, en la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, haga clic enla flecha de Insertar y en Insertar columnas de hoja para insertar lacolumna. Crear su primer libro
  65. 65. Prueba 3, pregunta 3Para agregar una nueva fila, haga clic en una celdainmediatamente por debajo del lugar en el que desea colocarla nueva fila. (Elija una respuesta).1. Verdadero.2. Falso. Crear su primer libro
  66. 66. Prueba 3, pregunta 3: RespuestaFalso.En lugar de eso, haga clic en cualquier celda de la fila inmediatamentepor debajo del lugar en el que desea colocar la nueva fila. Crear su primer libro
  67. 67. Tarjeta de referencia rápidaSi desea conocer el resumen de las tareas incluidas eneste curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Crear su primer libro
  68. 68. USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (fichaVista ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla.

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