DOKUMENTŲ VALDYMO
SISTEMA

Kiekvienos įmonės veikloje svarbi sutarčių ir kitų raštų
bei dokumentų tvarka, todėl reikalingas sprendimas,
kuris pagerintų darbą bei sutaupytų laiką.
Lexita CRM sistema, tai pažangus verslo valdymo sprendimas,
kurio pagalba visi duomenys turi savo vietą,
lengvai valdomi ir visada greitai randami.
2DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

Apie sistemą
Dokumentų valdymo sistema yra lengvai adaptuojama, išplečiama ir konfigūruojama. Ji skirta informacijos apdorojimui, valdymui,
saugojimui ir patogiai prieigai. Išskirtinis dokumentų valdymo sprendimas vartotojams leidžia kurti, modifikuoti automatizuotus
organizacijos procesus (darbų sekas) be jokių programavimo žinių.
Elektroninis dokumentų valdymas yra daug kartų efektyvesnis nei tradicinis (kai vyrauja popieriniai dokumentai). Šis sprendimas suteiks
daugiau tvarkos, sumažins kaštus ir leis dirbti efektyviau. Pagal Jūsų įmonės poreikius bus pritaikytas sprendimas sutarčių, gautų,
siunčiamų ir vidinių dokumentų valdymui, atitinkantis visus teisės Lietuvos Respublikos aktus (įskaitant pilną el. dokumentų valdymą).
Sistema naudojasi WORKFLOW veiksmų seka, kuri užtikrina patikimą visų duomenų patvirtinimą. Nepatvirtinus, ar užtrukus nors vienam
darbuotojui, visa veiksmų seka sustoja. Tai lemia tvirtai užtikrintą, atidžiai priimtą sprendimą.
3DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

Sistemos naudingumas
Šis sprendimas Jums, JEI JŪSŲ ĮMONĖJE:
• Patiriamos didelės sąnaudos dokumentų derinime, paieškoje ir susipažinime;
• Dokumentų derinimas paremtas jų nešiojimu nuo vieno stalo prie kito;
• Dažnai dingsta dokumentai, nevaldomos jų versijos;
• Nevaldote dokumentų vykdymo terminų.
Sprendimas padės:
• Centralizuotai kaupti ir saugoti visus organizacijos dokumentus;
• Registruoti visus vidinius, įeinančius ir išeinančius dokumentus.
4DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

Dokumento registravimas – automatinis
atpažinimas
Registruojant dokumentą, automatiškai suveikia duomenų atpažinimo sistema.
Registracijos eiga:
5
Dokumento įkėlimas į sistemą (taip pat galimas atsiuntimas į el. paštą) Suveikia automatinis duomenų atpažinimas (OCR)
Patikrinus ar duomenys suvesti tinkamai, lieka tik – IŠSAUGOTI!
Po šio veiksmo – toliau vyks WORKFLOW
veiksmų seka, patvirtinanti dokumentą.
Dokumento registravimo pradžia
DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

SISTEMOS MODULIAI:
SVARBIAUSI SISTEMOS MODULIAI:
• Neapdoroti dokumentai - Tai modulis, matomas tik su administratoriaus prisijungimu. Šiame modulyje matomi dar neužregistruoti dokumentai, gaunami el.
paštu, arba tiesiogiai įkeliami į sistemą;
• Pradžios langas – šiame modulyje matomi dokumentai, laukiantys patvirtinimo ir priskirimo prie tam tikro tipo. Taip pat nepatvirtinti, dėl tam tikros priežasties
bei visai atmesti dokumentai;
• Objektai – šiame modulyje matoma visa informacija apie sistemos naudotojus, klientus, padalinius bei darbuotojus.
SISTEMOS DOKUMENTAI:
• Sutartys – šiame modulyje matomos visos sutartys, išskirtos pagal jums patogesnį naudojimąsi, į atskirus skyrius;
• Sąskaitos – šio modulio pagalba galėsite lengvai sekti visas sąskaitas. Standartines, išankstines bei kreditines;
• Darbuotojų prašymai (atostogos ir kt.) – matomi visi pateikti prašymai su detalia informacija bei jų statusas - laukiantis, priimtas ir atmestas;
• Aktai – šiame modulyje matomi fiksuojami inkasacijos, ar žalos išskaičiavimo aktai, jų dokumentai bei visa kita informacija.
KITI SKYRIAI PERSONALO MODULYJE:
• Darbuotojų prašymų pildymas (atostogos ir kt.).
6DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

PRADŽIOS LANGAS
Šis modulis matomas administratoriams ir vartotojams skirtingai.
Vartotojams matoma:
• Naujų dokumentų sąrašas, laukiantis patvirtinimo (dokumentų registravimas).
Administratoriams matoma:
• Naujų dokumentų sąrašas, laukiantis patvirtinimo;
• Dar nepatvirtintų dokumentų sąrašas, su detalia informacija kurioje vietoje stringa patvirtinimas;
• Atmestų dokumentų sąrašas, su detalesne informacija apie dokumentą ir atmetimo priežastį.
7DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

Sistemos dokumentai
Sutarčių modulio privalumai:
• Sutarčių terminų kontrolė – sistema aktyviai primins apie sutartis, kurių galiojimas baigiasi, arba kurias reikia pratęsti;
• Likučio kontrolė pirkimo sutartyse;
• Sutarčių, siunčiamų ir vidinių dokumentų rengimo, derinimo, tvirtinimo, vizavimo, pasirašymo procedūrų realizacija pagal įstaigos poreikius;
• Galimybė tiesiai iš sutarties kortelės matyti visus susijusius dokumentus: papildymus, pakeitimus, priedus ir kt.
Sąskaitų modulio privalumai:
Įdiegtas pirkimo sąskaitų vizavimas, kuris užtikrins atsekamumą, skaidrumą ir kontrolę. Galimybė bet kada panorėjus koreguoti pateiktus duomenis, pridėti
papildomą asmenį, galintį stebėti sąskaitą, jos veiksmų seką.
Sąskaitos išskiriamos į tris tipus:
• Standartinės
• Išankstinės
• Kreditinės
8DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

Keli didesni „Lexita“ klientai
9DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

GARANTUOTAS PATIKIMUMAS
• Sistemoje esančių duomenų atsarginės kopijos
daromos kartą į dieną, į nutolusį serverį;
• Naudojame aukštos kokybės,
patikimą techninę ir programinę įrangą;
• Prie LEXITA CRM sistemos jungiamasi
per SSL saugų kanalą;
• Sertifikuoti IT specialistai visuomet suteikia konsultacijas
ar pagalbą iškilus problemoms per kuo trumpesnį laikotarpį.
10DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

KONTAKTAI
+370 657 58415info@lexita.lt
UAB LEXITA
lexitacrm.lt
11
DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA