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Introducción a la Metodología LILACS
Capacitación para la Red Latinoamericana y del Caribe de
Información en Ciencias de la Salud (Mayo de 2020)
São Paulo 03 de Abril de 2019
Laís Aparecida Silva
Sueli Mitiko Yano Suga
Supervisora FIR/PFI
BIREME/OPAS/OMS
35 años
Sesión 02- Registros con estado LILACS-Express para editores de revistas y
bibliotecólogos
Objetivos
Conocer y aplicar la metodología LILACS
para inclusión de registros de artículos
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Orientar al editores de revistas y centros
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realizados en el sistema FI-Admin para:
1. Crear registros bibliográficos de
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2. Revisar e indizar estos registros y
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35 años
Metodologia
Calidad de
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¿Que es Metodología LILACS?
Es un conjunto de reglas, flujos y sistemas
desarrollados por BIREME basados en principios
y estándares internacionales
Arbitraje por
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Trials Registry Platform
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• No accesan pestaña de
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bibliográficos gestionados
en FI-Admin
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Bibliotecólogos de los CC
que crian nuevos registros
bibliográficos y revisam
descripción e indizan
registros LILACS-Express.
• No editam registros
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Bibliotecólogos de los CC
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control de calidad de los
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cooperativa.
• Editan registros publicados
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registros bibliográficos
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Documentalista
Perfil Editor
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• No borrar o cambiar status de registros que integra de otra F.I.;
• No borrar datos de descripción o indización de registro de FI-Admin;
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– Recomienda-se que sea hecho por la coordinación o delegado a un usuario de
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Uso apropiado:
• Correcciones de errores son permitidas y recomendadas;
• Complementación de datos faltantes son permitidas y recomendadas;
– Si para uso en estratégias de búsqueda y creación de clusters específicos, todo
flujo de trabajo debe ser documentado y divulgado entre BIREME, Coordinador y
red de CC;
• Rehúso de registros bibliográficos son permitidos y recomendados para
evitar duplicación.
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LILACS empieza con la definición de:
• Tipo de literatura
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• Nivel de tratamiento
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• Título abreviado de la revista de acuerdo con
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• Múltiples autores
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• Número de ORCID u outro número persistente de autor
• Número del DOI – Digital Object Identifier
• Título del documento en por lo menos 2 idiomas (original e inglés)
• Resumen estructurado en por lo menos 2 idiomas
• Registro del ensayo clínico en bases específicas
• Palabras-clave en por lo menos 2 idiomas
• Paginación de la parte (inicial y final)
• Enlace o carga del texto completo
• Presentación del documento em conferencias y eventos
• Parte de proyectos financiados por agencias de financiación de
investigación
Creación de nuevos registros
bibliográficos con status LILACS-Express
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Angélica de Souza Alves de Paula
Sueli Mitiko Yano Suga
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São Paulo, 08 de mayo de 2020
LILACS-Express
LILACS-Express es una iniciativa de carácter cooperativo
que busca disminuir el intervalo de tiempo entre la
publicación de la revista y su registro en LILACS. Eso
ocurre a través del envío de los metadatos (referencias
bibliográficas, resumen, palabras-clave y texto
completo de artículo) de los artículos para LILACS tan
pronto el número sea cerrado y enviado para
publicación.
Ventajas
• Divulgar inmediatamente los artículos en
LILACS;
• Los textos completos disponibles en el
Repositorio LILACS;
• Aumentar la visibilidad de la revista;
• Facilitar el trabajo de las bibliotecas
responsables por la indización de la revista.
Indización Temática
El proceso por el cual se describe el contenido temático de un
documento mediante la atribución de descriptores o palabras clave,
después de su lectura técnica y análisis. La atribución de descriptores
(términos extraídos de vocabularios controlados que expresan
conceptos de una o varias áreas del conocimiento o de actividad) es lo
que permite que se haga una búsqueda por tema. La indización del
contenido de la base de datos LILACS se realiza según la terminología
del DeCS - Descriptores en Ciencias de la Salud.
Status
Después de la indización, los registros de LILACS-
Express se tornan completos y pasan a ofrecer
el recurso de búsqueda por descriptores de
tema. Por consiguiente, se integran a los
registros de la base de datos LILACS y dejan de
presentar el status LILACS-Express.
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La Red SciELO envía automáticamente los datos de las revistas
electrónicas para su difusión en LILACS-Express. Pero:
¿Revistas indizadas en SciELO deben realizar la entrada
de datos?
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artículos, sí.
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¡Alerta!
Antes de iniciar la
inclusión de un nuevo
fascículo de su revista,
chequear el último fascí-
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para evitar duplicación de
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¿Cómo identifico el fascículo que
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Buscar titulo abreviado en Portal LILACS
Buscar titulo abreviado en Portal de
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Buscar titulo abreviado en Portal de
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Buscar titulo abreviado en Portal de
Revistas en Ciencias de la Salud
ta:“titulo abreviado”
Búsqueda por el último fascículo
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Acceder http://fi-admin.bvsalud.org/
1 Fuente = Fascículo
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(Si un fascículo tiene 15 artículos, en FI-Admin tenemos un
registro fuente con 15 analíticas)
¡¡¡ OJO !!!
Llenar los datos del fascículo
El campo <Fecha de
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estar de acuerdo
con el campo <Fecha de
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¡¡¡ OJO !!!
Llenar los datos del artículo
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Título del artículo
Reservar la mayúscula sólo
para siglas e inicio de nombres
propios o párrafos.
Rellenar siempre con el título
en el idioma original del
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inglés.
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II Capacitación Red Latinoamericana y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (Mayo 2020)

  • 1.
  • 2. Introducción a la Metodología LILACS Capacitación para la Red Latinoamericana y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (Mayo de 2020) São Paulo 03 de Abril de 2019 Laís Aparecida Silva Sueli Mitiko Yano Suga Supervisora FIR/PFI BIREME/OPAS/OMS 35 años Sesión 02- Registros con estado LILACS-Express para editores de revistas y bibliotecólogos
  • 3. Objetivos Conocer y aplicar la metodología LILACS para inclusión de registros de artículos de revistas em estado LILACS-Express Orientar al editores de revistas y centros cooperantes en los procedimientos realizados en el sistema FI-Admin para: 1. Crear registros bibliográficos de artículos de revista em estado LILACS- Express; 2. Revisar e indizar estos registros y guardar registros como Publicado. 35 años
  • 4. Metodologia Calidad de datos Calidad de contenido Tecnología ¿Que es Metodología LILACS? Es un conjunto de reglas, flujos y sistemas desarrollados por BIREME basados en principios y estándares internacionales Arbitraje por pares International Clinical Trials Registry Platform Declaração de Singapura Reprodutibilidad de la investigación UNISIST AACR2 Anglo American Cataloging Rules 2 Servicio de International Standard Bibliographic Description (ISBD)
  • 5. Metodologia Calidad de datos Calidad de contenido Tecnología ¿Que es Metodología LILACS? Es un conjunto de reglas, flujos y sistemas desarrollados por BIREME basados en principios y estándares internacionales Arbitraje por pares International Clinical Trials Registry Platform Declaração de Singapura Reprodutibilidad de la investigación UNISIST INDEXING Servicio de OAI-PMH U.S. National Library of Medicine International Standard Bibliographic Description (ISBD) Guias y manuales: Manual de descripción bibliográfica LILACS Manual de indización de documentos LILACS Guia de selección de documentos LILACS Criterios de selección y permanência de revistas en LILACS Diccionario de datos de la metodologia LILACS Sistemas vigentes: FI-Admin (Administración de Fuentes de Información) BIREME Accounts Sistemas en proceso de descontinuidad: LILACS Submission LILDBI-Web
  • 6. Perfis de uso del sistema Editor LILACS-Express Editores de revista que realizan pré-catalogación con inclusión de datos de acceso al texto completo. • No accesan pestaña de “Indización” • No editan registros publicados • No accesan otros registros bibliográficos gestionados en FI-Admin Documentalista Bibliotecólogos de los CC que crian nuevos registros bibliográficos y revisam descripción e indizan registros LILACS-Express. • No editam registros publicados Editor Bibliotecólogos de los CC realizan actividades iguales al documentalista, y también el control de calidad de los datos y catalogación cooperativa. • Editan registros publicados • Acceden todos los registros bibliográficos gestionados en FI-Admin
  • 10. Recomendaciones a los usuarios con perfil Editor Límites de su actuación: • No borrar o cambiar status de registros que integra de otra F.I.; • No borrar datos de descripción o indización de registro de FI-Admin; • No sacar selección de registros marcados para otras F.I. (“Indizado en”) – Recomienda-se que sea hecho por la coordinación o delegado a un usuario de confianza que conozca los criterios de su F.I. Uso apropiado: • Correcciones de errores son permitidas y recomendadas; • Complementación de datos faltantes son permitidas y recomendadas; – Si para uso en estratégias de búsqueda y creación de clusters específicos, todo flujo de trabajo debe ser documentado y divulgado entre BIREME, Coordinador y red de CC; • Rehúso de registros bibliográficos son permitidos y recomendados para evitar duplicación.
  • 11. La descripción bibliográfica de Metodología LILACS empieza con la definición de: • Tipo de literatura – Seriados – Tesis y disertaciones – Monográficos – Documentos no convencionales (literatura gris) • Nivel de tratamiento – Monográfico (registro fuente - fascículo) – Analítica (parte)
  • 12. Características específicas de Seriados Registro Fuente (fascículo) • Título abreviado de la revista de acuerdo con ISSN • Presencia de volumen, fascículo y año de publicación • Número de ISSN
  • 13. Características específicas de Seriados Registro de Analítica (artículo de la revista) • Múltiples autores • Afiliación institucional de los autores • Número de ORCID u outro número persistente de autor • Número del DOI – Digital Object Identifier • Título del documento en por lo menos 2 idiomas (original e inglés) • Resumen estructurado en por lo menos 2 idiomas • Registro del ensayo clínico en bases específicas • Palabras-clave en por lo menos 2 idiomas • Paginación de la parte (inicial y final) • Enlace o carga del texto completo • Presentación del documento em conferencias y eventos • Parte de proyectos financiados por agencias de financiación de investigación
  • 14.
  • 15. Creación de nuevos registros bibliográficos con status LILACS-Express en el FI-Admin Angélica de Souza Alves de Paula Sueli Mitiko Yano Suga Laís Aparecida Silva São Paulo, 08 de mayo de 2020
  • 16. LILACS-Express LILACS-Express es una iniciativa de carácter cooperativo que busca disminuir el intervalo de tiempo entre la publicación de la revista y su registro en LILACS. Eso ocurre a través del envío de los metadatos (referencias bibliográficas, resumen, palabras-clave y texto completo de artículo) de los artículos para LILACS tan pronto el número sea cerrado y enviado para publicación.
  • 17. Ventajas • Divulgar inmediatamente los artículos en LILACS; • Los textos completos disponibles en el Repositorio LILACS; • Aumentar la visibilidad de la revista; • Facilitar el trabajo de las bibliotecas responsables por la indización de la revista.
  • 18. Indización Temática El proceso por el cual se describe el contenido temático de un documento mediante la atribución de descriptores o palabras clave, después de su lectura técnica y análisis. La atribución de descriptores (términos extraídos de vocabularios controlados que expresan conceptos de una o varias áreas del conocimiento o de actividad) es lo que permite que se haga una búsqueda por tema. La indización del contenido de la base de datos LILACS se realiza según la terminología del DeCS - Descriptores en Ciencias de la Salud.
  • 19. Status Después de la indización, los registros de LILACS- Express se tornan completos y pasan a ofrecer el recurso de búsqueda por descriptores de tema. Por consiguiente, se integran a los registros de la base de datos LILACS y dejan de presentar el status LILACS-Express.
  • 21.
  • 22.
  • 23.
  • 24.
  • 26.
  • 28.
  • 29.
  • 30.
  • 31.
  • 32. LILACS-Express x SciELO La Red SciELO envía automáticamente los datos de las revistas electrónicas para su difusión en LILACS-Express. Pero: ¿Revistas indizadas en SciELO deben realizar la entrada de datos? • Si desean garantizar la publicación rápida de sus artículos, sí. ¿Por qué los artículos de mi revista, que es indizada en SciELO, no es cosechada? • Porque los metadatos no están disponibles en el FTP de SciELO.
  • 33.
  • 34. ¡Alerta! Antes de iniciar la inclusión de un nuevo fascículo de su revista, chequear el último fascí- culo publicado en LILACS para evitar duplicación de registros.
  • 35. ¿Cómo identifico el fascículo que debo incluir?
  • 36. Buscar titulo abreviado en Portal LILACS
  • 37. Buscar titulo abreviado en Portal de Revistas en Ciencias de la Salud
  • 38. Buscar titulo abreviado en Portal de Revistas en Ciencias de la Salud
  • 39. Buscar titulo abreviado en Portal de Revistas en Ciencias de la Salud
  • 41. Búsqueda por el último fascículo publicado en LILACS
  • 43. 1 Fuente = Fascículo + Analíticas = Artículos (Si un fascículo tiene 15 artículos, en FI-Admin tenemos un registro fuente con 15 analíticas) ¡¡¡ OJO !!!
  • 44. Llenar los datos del fascículo
  • 45. El campo <Fecha de publicación> debe estar de acuerdo con el campo <Fecha de publicación normalizada>. ¡¡¡ OJO !!!
  • 46. Llenar los datos del artículo
  • 47. De la jerarquia más amplia a la más específica (Universidad > Facultad > Escuela) ¡¡¡ OJO !!!
  • 48. Título del artículo Reservar la mayúscula sólo para siglas e inicio de nombres propios o párrafos. Rellenar siempre con el título en el idioma original del artículo y la traducción en inglés.
  • 49. Páginas <Identificador de localización electrónico> paginación utilizada por revistas que sólo poseen modelo electrónico o adoptan el flujo continuo de publicación. Normalmente se inicia por la letra "e".
  • 51. Datos de contenido Registro de ensayo clínico refiere-se al número que provee evidencias de que la investigación realizada tiene confiabilidad. Siempre que el tipo de publicación es ensayo clínico chequear en el documento si hay número donde el documento fue registrado.
  • 52. Palabras clave Chequear si todas las palabras claves en todos los idiomas que constan en el documento fueran registradas
  • 53. Resumen Debe ser descripto de acuerdo con el documento en todos los idiomas presentes en el texto.
  • 57. Para crear nuevos registros para los otros artículos del mismo fascículo
  • 58. Revisión e indización de registros bibliográficos con status LILACS- Express en FI-Admin Centro Cooperante Documentalista
  • 59. Verificar los registros a revisar e indizar
  • 60.
  • 61. Para crear nuevos registros
  • 62. Para crear nuevos registros
  • 63. Para crear nuevos registros Opción → Nueva Analítica
  • 64. Para crear nuevos registros Opción → Nueva Fuente
  • 65. DUDAS Y/O SUGERENCIAS bir.lilacs@paho.org Grupo Editores LILACS → editores-lilacs@googlegroups.com Grupo Bibliotecários (CC) → red-bvs@googlegroups.com

Editor's Notes

  1. El gran diferencial de LILACS es la indexación temática, es decir
  2. ¿Y dónde podemos ver el estado de un registro?
  3. Para entender un poco mejor, vamos a ver un ejemplo de registro completo
  4. Analizando rápidamente las áreas de visualización de un registro
  5. • En esta primera área se puede ver el título del artículo en el idioma original y en inglés. Noten, además, que el nombre de los autores está subrayado. Luego, si hace clic en cualquiera de ellos, podrán realizar una búsqueda por otros artículos de estos mismos autores. • A continuación, vemos el título abreviado de la revista e informaciones del volumen, fascículo, año y paginación del artículo. Si hacen clic en el título de la revista, serán llevados al Portal de Revistas, donde encontrarán mayor información sobre ella, como ISSN responsable y datos de indexación (fechas y bases) • A continuación, vemos la indicación del idioma original del artículo, las bases donde está indexado y el ID del registro en Fi-Admin. Entonces, tenemos la biblioteca responsable de la indexación temática de este registro y si hacemos clic en el código, es posible ver más información de esta institución. • Al lado, tenemos un icono que, al hacer clic, nos llevará al texto completo del artículo. A continuación, existe la opción de incluir este artículo en la aplicación "Mi bvs“ (un servicio gratuito que guarda informaciones y preferencias del usuario para ofrecer servicios personalizados)
  6. Al lado derecho, es posible verificar informaciones más detalladas del artículo, completadas en el momento de la indización temática
  7. Aquí, destacamos informaciones que son añadidas al registro en el momento de la indización y que funcionan como un filtro
  8. Estos filtros se encuentran en la página de inicio de la búsqueda LILACS y ayudan al usuario a encontrar los mejores resultados para su búsqueda
  9. Aquí hay un ejemplo de un registro completo, ya indexado, y otro con estado LILACS-Express
  10. Volviendo a la página del resultado detallado, abajo tenemos un área con el resumen y los descriptores de la indexación.
  11. • Como mencionado anteriormente, para la actividad de indexación utilizamos el Decs. Note que, en el resumen, algunas palabras aparecen subrayadas. Si pasas el ratón sobre ellas, podrás ver su definición en el Decs. • A continuación, el asunto son los descriptores indicados por el documentalista en el momento de la indización
  12. Veamos el artículo original
  13. Note que los descriptores incluidos en la indización permiten un resultado más preciso que una búsqueda que sólo contempla las expresiones del título o las palabras clave de los autores
  14. La creación de estos registros se realiza en el sistema Fi-Admin. Existen dos perfiles de usuarios que logran realizar esta actividad. Comencemos con el Editor LILACS-Express, que normalmente es el perfil utilizado por el equipo editorial
  15. es importante que sepan y siempre nos indiquen estos códigos para que podamos atenderlos mejor