2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung

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Systeme für das Input Management (IM) können viele Prozesse rund um die Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung automatisieren und beschleunigen. Sie übernehmen die Klassifikation, Datenextraktion, Verteilung und Bearbeitung von entsprechenden Dokumenten im Unternehmen.
Gewinnen Sie einen Einblick in dieses Thema mithilfe des Vortrags unseres Enterprise-Content-Management-Analysten Michael Schiklang.

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2012 04-17 Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung

  1. 1. Die automatische Post- undRechnungseingangsbearbeitung – Potentialemoderner Lösungen für Input ManagementMichael Schiklang,Senior Analyst Enterprise Content Management
  2. 2. Business Application Research Center BARC ist der führende Marktanalyst für Business Intelligence, Daten- und Dokumentenmanagement in EuropaHistorie 1994: Beginn der Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome) 1999: Spin-Off als eigenständiges Analystenhaus (BARC GmbH) 2005: Internationalisierung 2011: Fusion mit CXP zu einer Unternehmensgruppe (80 Mitarbeiter, davon 40 Analysten)BARC Heute 35 Mitarbeiter, davon 16 Analysten & Berater über 1200 Kunden jährlich Themen: Business Intelligence, Datenmanagement, Enterprise Content Management, IT Service Management, ERP, CRM, HR Standorte: Würzburg, Zürich, Wien, London, Paris 2
  3. 3. Ressourcen bei BARC für Ihr Projekt • Durchführung von internationalen Umfragen, basierend auf eigenem Marktforschungs- IT-Anwender-Panel • The BI Survey 10 studien • Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 • Data Warehouse Survey 2011 www.barc.de • Business Intelligence • Enterprise Ressource Planning Produktvergleichs- • Datenmanagement • Customer Relationship Management • Enterprise Content Management • Human Resource Management studien • IT Service Management www.barc.de/studien • 03.05.12: Tagung – Automatische Rechnungs- und Veranstaltungen Posteingangsbearbeitung • 15.+22.05.12: Tagung - Software für die Finanzkonsolidierung • Online Demos auf www.software-präsentationen.de • Individuelle Unterstützung für Strategie, Architektur und Software-Auswahl Beratung • Unabhängige Beratung in den Bereichen BI, Data Warehousing und Datenintegration, ECM, IT Service Management, ERP, CRM, HR 3
  4. 4. Szenarien und Projekttreiber 4
  5. 5. Klassischer Zahlprozess - Tätigkeiten Zentrale Poststelle Eingang der zentralen Post Sammeln und Sortieren der Rechnungen Hauspost Manuelle Zustellung zu den Adressaten bzw. den Mitarbeitern der Buchhaltung Buchhaltung Prüfung auf formale Richtigkeit und Vorerfassung Identifikation der Freigeber & Weiterleitung Sachlicher Prüfer Prüfung auf inhaltliche Richtigkeit (Freigabe) Kontierung und ggf. Positionsdatensplitting Zeichnungs- Inhaltliche Freigabe (2. Freigeber) berechtigter Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und Buchhaltung Zahlungsfreigabe ERP-System Verbuchung der Rechnung 5
  6. 6. Klassischer Zahlprozess - Tätigkeiten Zentrale Poststelle Eingang der zentralen Post Sammeln und Sortieren der Rechnungen Hauspost Manuelle Zustellung zu den Adressaten bzw. den Mitarbeitern der Buchhaltung Buchhaltung Prüfung auf formale Richtigkeit und Vorerfassung• Hoher manueller Identifikation der Freigeber & Weiterleitung Aufwand• Fehlende Transparenz Sachlicher Prüfer Prüfung auf inhaltliche Richtigkeit (Freigabe)• Medienbrüche Kontierung und ggf. Positionsdatensplitting• Teilweise lange Liege- und Durchlaufzeiten Zeichnungs- Inhaltliche Freigabe (2. Freigeber) berechtigter Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und Buchhaltung Zahlungsfreigabe ERP-System Verbuchung der Rechnung 6
  7. 7. Der automatische Rechnungseingang Reduktion des Papierarchivs Archivierung oder Vernichtung des Originals Schnellere Schnellere Informations- Prozess- verteilung bearbeitung Ablage des Image Zentrale im Archivsystem Verfügbarkeit Einbinden in Genehmigungs- Workflow Erkennungs-/ Extraktion der DokumentationScannen des Ablage der Dokuments Klassifikations- Software Rechnungs- informationen ? der Vorgangs- bearbeitung Buchungsbelege Einheitliche Automatische Verbuchung Erhöhte Metadatenstruktur im ERP-System Prozesstransparenz evtl. Nachbesserung Prozessautomation 7
  8. 8. Nachteile der manuellen Posteingangsverteilung Rechnung Mahnung ZentralePoststelle Auftrag Vertrag Kunden- Beleg Brief 8
  9. 9. Nachteile der manuellen Posteingangsverteilung Medienbruch und keine einheitliche Archivierungsstrategie Rechnung Hoher Aufwand in großen Unternehmen Mahnung Zentrale Oftmals lange LiegezeitenPoststelle Auftrag Vertrag Zuordnung teilweise unklar Manuelle Verteilung ist kostenintensiv Kunden- Beleg Brief Fehlende Transparenz und Dokumentation Problematisch bei dezentralen Strukturen 9
  10. 10. Der automatische Posteingang Datenabgleich mit Referenzdaten z. B. Organisations- Auftrag datenbank ERP-System Brief Mahnung Erkennungs-/ Zuordnung zu Erfassungs- Klassifikations- Geschäftsvorfällen station Software bzw. Sachbearbeitern Ablage des Image evtl. Nachbesserung (digitale Bildverbesserung, z.. B. Kontrastwerte, bei Bedarf neuer Scanvorgang) Archivierung oder Vernichtung des Originals 10
  11. 11. Systeme und Quellen Zusammenführen von Inhalten @ 11
  12. 12. Projekttreiber Input Management (Direkte) Kostenvorteile Vermeidung Kopien und Lagerung von Papier, Qualitätsaspekte Zeitvorteile (Teil-)Automation der Erfassung Automatische Prüfungen, Input und Prüfung, schnellereProzesstransparenz, geringereFehlerquote der Klassifikation, Management Bearbeitung und Weitergabe durch Digitalisierung, weniger Nachbearbeitungsaufwand, … Nachweisbarkeit Sicherheit Partnermanagement Erfassung der Belege und Rechtemanagement, Bessere Reaktion auf Rückmeldungen, … Zugriffssteuerung; Partneranfragen, bessere Mögliche Protokollierung Vereinfachte Spiegelung Auskunftsfähigkeit der Bearbeitung nun digitaler Informationen (Kunden) 12
  13. 13. Marktsegmentierung 13
  14. 14. Marktsegmentierung Klassifikation- &Workflow, Recherche, Ablage, Extraktions-Engines,Metadaten, Scanclients Validierungswerkzeuge & Regelwerke ECM-Anbieter Extraktions- und Klassifikations- Anbieter Scan- und OCR- Prozess-Anbieter Anbieter Scanclients,Workflow, ABC Bildbearbeitungsroutinen,ERP-Integration, OCR-Engines,universelle Plattformen Barcode-Engines 14
  15. 15. Stolpersteine in Projekten 15
  16. 16. Ziel- und Projektdefinition  Ausgangssituation klar festlegen  Ziele definieren  Projektteam bilden und Ressourcen zuordnen  Projektplan ableiten  Phasen definieren Erfahrungen aus Projekten:  „ Es muss eine bessere Ablage der Rechnungen möglich sein.“  „Wir haben bisher ein Papierarchiv und wollen im nächsten Quartal einen Business Workflow mit Collaboration Platform im Retention Management zur Compliance, um Synergien zu erzielen und eine globale Wissensbasis zur Best Practise zu nutzen. (…)“ 16
  17. 17. Software-Auswahl bei derRechnungseingangsbearbeitung Anforderungsanalyse  Workshops mit der IT  Workshops mit der Buchhaltung  Dokumentenanalyse  Prozessanalyse  Prozessanpassung  Identifikation der Verantwortlichkeiten Software-Auswahl  Markt-Recherche  Markt-Eingrenzung  Grobevaluation  Detailevaluation (Proof of Concept)  Auswahl des geeigneten System 17
  18. 18. Bringen Sie Verbesserungen,Stolpersteine aber ändern Sie nichts… Geschäftsführung Das ist doch nur ein IT-Projekt und geht uns nichts an Fachabteilung Digital geht das sowieso nicht… Unser altes Programm ist besser Die Anforderungen sind eh klar – Das wird alles Input brauchen wir nicht zu erheben lösen können Management Die Lizenzpreise der Basismodule haben Sie ja, Erweiterung und Anpassung sind nebensächlich Wir haben schon Organisationsprojekte / andere IT-Projekte gemacht – IM ist das gleiche… Projektteam Berater Software-Anbieter 18
  19. 19. Fazit 19
  20. 20. Fazit: Input Management Verknüpfung von Dokumenteninhalten und Prozessen  Schnelle Bearbeitung möglich  Frühe Digitalisierung Reduktion des manuellen Aufwand  Automatische Extraktion von Daten  System unterstützt Bearbeitung Steigerung von Qualität und Geschwindigkeit  Höhere Datenqualität  Reduktion der Durchlaufzeiten Die Systeme bieten hohe Potentiale. Diese können aber nur durch ein strukturiertes Projekt realisiert werden. 20
  21. 21. BARC-Tagung – Automatische Rechnungs-und Posteingangsbearbeitung Termin  3. Mai 2012 (Würzburg) Inhalt  7 Software-Anbieter stellen sich mit ihren Input- Management-Lösungen in LIVE-Demos dem direkten Vergleich  BARC gibt eine Grundstruktur der Präsentationen vor und erläutert das Produktspektrum der einzelnen Anbieter aus Analystensicht  Eine begleitende Fachausstellung gibt Teilnehmern die Möglichkeit, sich mit Anbietern, Anwendern und Analysten auszutauschen Mehr Informationen und Anmeldung unter www.barc.de/im 21
  22. 22. Aktuelle BARC-UmfrageInput Management Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Post- und Rechnungseingangsbearbeitung? Die BARC-Umfrage „Input Management – Post- und Rechnungseingangsbearbeitung“ soll die aktuelle Nutzung, die Herausforderungen und die Zukunft von Input Management beleuchten. Nehmen Sie noch heute an der Umfrage teil und gewinnen Sie ein IPad! Alle Teilnehmer erhalten einen exklusiven, kostenfreien Auszug aus den Studienergebnissen. Umfrage starten unter www.barc.de/input-management 22
  23. 23. Kommende kostenfreie Webinare Big Data: Neue Chancen und Herausforderungen in der Analyse polystrukturierter Daten  11. Mai 2012, 11:00 bis 11:45 Uhr  Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer Der Business-Intelligence-Markt in Deutschland: Aktuelle Trends und Marktentwicklung  28. Juni 2012, 14:00 bis 14:45 Uhr  Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer ECM Software-Auswahl: Auf der Suche nach dem richtigen System – strukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl  14. September 2012, 11:00 bis 11:45 Uhr  Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management Anmeldung unter www.barc.de/webinare 23
  24. 24. Kontakt Michael Schiklang Senior Analyst – Enterprise Content Management BARC GmbH Steinbachtal 2b Tel. +49 (0)931/880651-0 mschiklang@barc.de D-97082 Würzburg Fax +49 (0)931/880651-8 www.barc.de 24
  25. 25. Die BARC-Studie zum Thema Enterprise Content Management  Systeme für Enterprise Content Management im Test  Lösungen für Dokumentenmanagement und Archivierung  Strukturierte Detailbeschreibungen und Bewertungen zu den getesteten Anbietern  Vermittlung von betriebswirtschaftlichen und technischen Grundlagen, detaillierte Hilfe für das Software-Auswahlprojekt  Leseprobe und Bestellmöglichkeit unter: www.barc.de/ecm 25
  26. 26. Ressourcen zum ThemaEnterprise Content ManagementProzessmodellierungs- E-Mail-Management Rechnungs- und werkzeuge Systeme für Verwaltung, Posteingangsbearbeitung Systeme für Archivierung und für Systeme InputDokumentation, Entwurf, Response-Management Management: für Klassifikation,Simulation und Analyse im Vergleich Datenextraktion, Verteilung und Bearbeitung im Vergleich Weitere Informationen: www.barc.de/studien 26
  27. 27. BARC Research AboDas BARC Research Abo bietet Zugriff auf dengesamten BARC-Research: Einjähriger Zugriff auf den gesamten Pool an BARC-Studien, Research Notes, Marktforschungsergebnissen und weitere Veröffentlichungen. Zwei Stunden Zeitbudget für Analystengespräche in Form von Telefonaten und Onlinemeetings. Zugang zu exklusiven Webinaren in denen detailliertes Analysten-Know-how vermittelt wird und auch auf individuelle Fragestellungen der Teilnehmer eingegangen werden kann. Teilnahme an BARC-Tagungen Newsletter zu aktuellen Entwicklungen im Markt Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an (sschmitt@barc.de) 27

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