Customers

1,187 views

Published on

Description of the Customer Module on PharmasoftSQL

Published in: Economy & Finance, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,187
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Customers

  1. 1.     CUSTOMERS  This manual is a step by step process of creating and transacting customer from setting up a new  customer, editing details of existing customers to transacting with customers; Cash and invoice  Sales, stock issues (For branches) to raising credit notes doing a customer inquiry and cash  reconciliation.  CREATING A NEW CUSTOMER ACCOUNT     Step 1  Step 3 Step 2 Step 4                                                                             1. Step 1‐ Click on Customer Menu  2. Step2‐ Click on Setup  3. Step3‐ click 0n Customer Account menu  4. Step4 –Click on the open button  NB. The menu marked in red will always indicate the section (in our example; Customer Account)  and module (Setup) that you have currently engaged  PharmasoftSQL Users manual  Page 1   
  2. 2.                                                   Step 6  Step 7  Step 8  Step 10  Step 9 Step 12 Step 11 Step 5  Step 13 5. Step 5 ‐Click on the Add button and all the fields will be blank for new input.  6. Step 6‐ Click the drop down button to select the category the new customer belongs  to. You will find pre‐create categories for you to choose  7. Step 7‐ key in the full names of your customer (NB, the customer account field  above it is out generated by the system and does not require any input )  8. Step 8‐ key in the customer address, phone numbers fax and town (NB The Town  field is a compulsory field and can only be selected from the drop down list that  shows pre‐created towns)  9. Step 9‐ This is a compulsory field that has a drop down list of credit categories to  choose from (Cash, Credit and Default) depending on credit terms  10. Step 10‐ This is a compulsory field that has a drop down list of pre‐created payment  terms to choose from (current for cash customer and other terms for credit  customers, select the most appropriate)  11. Step 11‐ Put the customer credit limit that is commensurate with the payment terms  12. Step 12‐Click on the Enforce payment terms to check the check box. This tool  basically helps compare between the payment term and the credit limit so that  whichever comes first the system can put check controls (i.e) If a customer has been  given x credit limit and he get to that limit the system cannot process any  transaction in the customer account unless the customer settles the account or a  temporary credit limit is assigned for the account.  Other functionalities                                                                                                             PharmasoftSQL Users manual  Page 2   
  3. 3.                                                 ysd  Step 14 Step 13 Step 17 Step 16 Step 15 Step 18 Step 19 13. Step 13‐ Find, this button helps you find existing customers, a pop up list of  customer shows when you click the button  (as shown below) Type in the customer  name u want to search then click the search button. Then go ahead and select by  clicking on the select button      PharmasoftSQL Users manual  Page 3   
  4. 4.     14. Step 14‐ Edit: After clicking on the Select button on the fig above, it will take you  back to the customer window with the customer you searched for displayed, the  edit button will activate the input boxes again and you can edit the information.  15. Step 15‐ Save: Click on the save button to help you save the edited customer  information  16. Step 16 –Delete: This helps delete an existing customer record, NB You can only  delete customers who don’t have transaction in their accounts, for customers who  have transactions tied to their account, try blocking         17. Step 17 – Block: This tools helps to temporarily suspend a customer account,  meaning that no kind of transaction/activity can happen in that account until its  unblocked. To unblock, click on the block button for a blocked account and the  system will need you to confirm unblocking the account.    NB If an account is blocked, the marked check box (In red on top of the window) will  appear checked; otherwise it will appear as it is now.  18. Step 18 – Navigation, The navigation button are used for moving from one record to  the next (in the case of those two marked with single arrows > <) or moving from  the first record to the last record (in the case of those two marked with double  arrows >>  <<)  19. Step 19‐ Close: This is used for exiting the window. In case  you were in the middle  of an activity like editing an account and you want to exit the window, you will be  required to cancel the transaction from the Cancel button which appear below the  find button any time you click on the add and edit buttons. When you click on the  cancel button, the transaction will be cancelled and the close button will be  activated.        PharmasoftSQL Users manual  Page 4   
  5. 5.     TRANSACTING WITH CUSTOMERS  Quotation  It’s mainly used for quoting prices and a discount of select products and it does not deduct  quantities quoted from the stocks. It can also be converted to a cash sale or sales invoice.      Step 1  Step 2 Step 3 Step 4                                                                           1. Step 1‐ Click on Customer Menu  2. Step2‐ Click on Transaction  3. Step3‐ click on Quotation menu  4. Step4 –Click on the open button  The quotation window opens as shown below  PharmasoftSQL Users manual  Page 5   
  6. 6.        Step 5  Step 8  Step 9  Step 7 Step 10 Step 11 Step 6  5. Step 5 ‐Click on the new button to activate step 6.  6. Step6 ‐When active; Click the button to select the Customer from the pop‐up  window of customers. Type in the customer name you wants to search for then click  the search button. Then go ahead and select by clicking on the select button      7. Step 7‐ Once you click on the select button (Step 6) the customer pop‐up window  disappear and the customer name appears on the input box, the fields on Step 7 are  PharmasoftSQL Users manual  Page 6   
  7. 7.     auto‐filled for you, apart from the quotation expiry date which you should change  appropriately.  8. Step 8‐ Select your name as a sales rep. From the drop down pre‐created list. You  cannot save the quotation without selecting the sales rep name.   9. Step 9‐ This is where you start keying in the items. Type the first four syllables of the  item name. (E.g.) Zinn (for Zinnat) and press the enter key on your keyboard. A pop  up window with a list of all Zinnats, (Syrups and different strengths of  tablets  shows) as shown below (Items listed are arranged in alphabetic order), Use the  arrow keys(Up and down)on your keyboard  to move to the item you want to select  and press the enter key on the keyboard or the select button on the pop‐up.      In case the item you typed in the description box is not available on the list of items, an error  message telling you the item is not found pops up with a choice of adding the item or  moving the cursor to the closest match as shown below.     Click on the No button to go to the closest match on the window above. Otherwise, the yes  button will take you to the inventory section to create the item (Topic covered in the  inventory module manual)  NB The red circular marking on the above window show a different level of search. When  you click on the option box its checked then type in the active molecule of the item in the  only input box of the window and click on the search button next to it. (E.g.) The active  molecule of ‘Zentel’ the dewormer  is albendazole. If you checked the option button and  then typed in the input box the word albendazole and clicked search, the system will display  all the items with albendazole as the molecule as shown below.  PharmasoftSQL Users manual  Page 7   
  8. 8.         After searching using the molecule ‘albendazole’ a list of all the items with the molecule are listed.  Note, Zentel is at the bottom of the list. To move to it, use the mouse to click on it or the down  arrow key    on your keyboard then press the enter button on your keyboard or the select button.  The arrows show the special attributes that are pre‐set when creating the item while the edit button  is for editing those attributes (Covered in the Inventory Module manual)   10. Step 10‐ Then the input boxes that follow are keyed in with the relevant input starting  with quantity, bonus (when u want to give a free product), Tax (when on the tax input  box and you want to include tax in your item) hit the insert button on your keyboard and  a pop‐up with the different  percentage tax show, use the 16% as shown below and click  on the OK button the unit price is automatically filled,  input a discount and the figure is  taken as percentage. If u type 5 it means you are giving a 5% discount then press enter     11. Step 11‐ the Total is automatically worked out for you and it becomes inclusive if it  has taxes. Then press the entre key on the keyboard  PharmasoftSQL Users manual  Page 8   
  9. 9.         Step 12  Step 13  Step 15 Step 14 Step 16    12. Step 12 – The keyed in items populate the grid as show and can as well be edited  from the grid and fields that can be edited include; price, tax, Qty, and line discount  (e.g.) to edit the quantity of the first item, click the circled area and a pop –up  window (Shown below)  will appear . Type in the new Qty on the initial Qty field and  click on the ok. Button. The new quantity and revised Net cost will appear on the  grid.  Initial Quantity field  Bonus quantity  Prescribe  Ok    The prescribe button is for preparing prescriptions for labelling the medicine (Covered in Sales Order  in this manual). Bonus Quantity is for adding bonus if you wish to give a free item, so, if you include  bonus, the total quantity will reflect initial qty and bonus qty.  13. Step 13 – Comment‐ You can add comments to the quotation and they will be  reflected when you print out the quotation.  PharmasoftSQL Users manual  Page 9   
  10. 10.     14. Step 14 – Delete; When you click the delete button a pop‐up menu appears; if you  want to delete the entire quotation, click on delete whole Quotation, otherwise   click on single item menu the pop up shown below will appear enter the row  number to deleted. Click on ok.        15. Step 15 – Save; the save button saves the quotation but it can still be edited and  more items added to it until it’s batched. Soon as it’s saved, it can be retrieved for  batching and printing. When you click on save a print window pop‐ups that would  allow you to preview the quotation before printing or print it directly without  previewing.  ‐Click on the preview radial button and click on the send button to  open the report or click on the printer radial button and click sent  to print directly to the printer  ‐Select the number of pages to print    16. Step 16‐ Click on the close button to close the window.  To retrieve the saved Quotation for adding more items, deleting, editing entries or batching, open a  new quotation window  PharmasoftSQL Users manual  Page 10   
  11. 11.         Click on the quotation number button and the following window appears    A list of all the quotations is displayed, click on the quotation you want to open and click on the  select button. The quotation is open with the batch button active.After making the relevant changes  onto it, click on the batch button.    Click on the yes button and you will not be able to edit the quotation again. Then click on the save  quotation pop‐up to confirm and print it out.    PharmasoftSQL Users manual  Page 11   
  12. 12.     SALES ORDER  This is the main window (The everyday window) that is used for raising cash sale, doing stock  issues and even raising invoices. To access it;        Step 1  Step 2  Step 3 Step 4                                                                         1. Step 1‐ Click on Customer Menu  2. Step2‐ Click on Transaction  3. Step3‐ click on Sales Order menu  4. Step4 –Click on the open button  PharmasoftSQL Users manual  Page 12   
  13. 13.       Step 7 Step 8    Step 5  Step 6  ‐ When this window loads, by default, the customer will show Cash sale Customer and  transaction will be cash sale as marked in red above. So go straight to Step 5.  5. Step 5‐ Select your name as a sales rep. From the drop down pre‐created list. You  cannot save the cash sale transaction without selecting the sales rep name.   6. Step 6‐ This is where you start keying in the items. Type the first four syllables of the  item name. (e.g.) Zinn (for Zinnat) and press the enter key on your keyboard. A pop  up window with a list of all Zinnats, (Syrups and different strengths of tablets shows)  as shown below (Items listed are arranged in alphabetic order), Use the arrow keys  (Up and down)on your keyboard  to move to the item you want to select and press  the enter key on the keyboard or the select button on the pop‐up.      PharmasoftSQL Users manual  Page 13   
  14. 14.     In case the item you typed in the description box is not available on the list of items, (or  because of wrong spelling)an error message telling you the item is not found pops up with a  choice of adding the item or moving the cursor to the closest match as shown below.     Click on the No button to go to the closest match on the window above. Otherwise, the yes  button will take you to the inventory section to create the item (Topic covered in the  inventory module manual)  NB The red circular marking on the above window (detailed item search) show a different  level of search. When you click on the option box its checked then type in the active  molecule of the item in the only input box of the window and click on the search button  next to it. (e.g.) The active molecule of ‘Zentel’ is albendazole. If you checked the option  button and then typed in the input box the word albendazole and clicked search, the system  will display all the items with albendazole as the molecule as shown below.      After searching using the molecule ‘albendazole’ a list of all the items with the molecule are listed.  Note; Zentel is at the bottom of the list. To move to it, use the mouse to click on it or the down  arrow key    on your keyboard then press the enter button on your keyboard or the select button.  The red arrows show the special attributes that are pre‐set when creating the item while the edit  button is for editing those attributes (Covered in the Inventory Module manual)   7. Step 7‐ Then the input boxes that follow are keyed in with the relevant input starting  with quantity, bonus (when u want to give a free product), Tax (when at the tax input  box and you want to include tax in your item) hit the insert button on your keyboard  and a pop‐up window with a drop down list of the different  percentage tax show, use  the 16% as shown below and click on the OK button the unit price is automatically filled,   PharmasoftSQL Users manual  Page 14   
  15. 15.     input a discount and the figure is taken as percentage. If u type 5 it means you are giving  a 5% discount then press enter        8. Step 8‐ the Exclusive is automatically worked deducting the percentage discount  and it becomes inclusive if it has taxes. Then press the entre key on the keyboard to  post the information onto grid on the display window  9. Step 9‐ the Exclusive is automatically worked out for you and it becomes inclusive if  it has taxes. Then press the entre key on the keyboard                                                                                                                               Edited as illustrated below  Step 10  Step 14  Step 13 Step 12 Step 11                                                                                                                                     PharmasoftSQL Users manual  Page 15   
  16. 16.       10. Step 10 – The keyed in items populate the grid as show and can as well be edited  from the grid and fields that can be edited include; price, tax, Qty, and line discount  (e.g.) to edit the quantity of the first item, click the circled area and a pop –up  window (Shown below)  will appear . Type in the new Qty on the initial Qty field and  click on the ok. Button. The new quantity and revised Net cost will appear on the  grid. Bonus Quantity is for adding bonus if you wish to give a free item, so, if you  include bonus, the total quantity will reflect initial qty and bonus qty.    Initial Quantity field  Bonus quantity  Prescribe  Ok  making a prescription  11. Step 11‐ The prescribe button is for preparing prescriptions for labelling the  medicine. NB. Before you start keying any inventory to populate the grid with the  cash sale items, click on the check box for Enter prescription then start from step 5  (page 13) the usual way of keying in cash sale items through to Step 9 (page 15),  when you press the enter button on your keyboard to populate the grid with the  keyed in inventory item, the following window appears  1. The window will give you an option of choosing whether you are making a  prescription for an adult or a child, choose appropriately.  2. Choose the form of your medicine, tablets capsules if its syrup, choose the  dosage from the drop down list.  3.  The number of times field is populated by choosing one of the buttons on the  right according to the number of times the medicine is taken. Click  appropriately.  4. The period field can be in weeks (by default) or a specified number of days  which can be typed in manually then select the representation (whether weeks  or days) alongside it from the drop down list.  5. The quantity field will be updated from the the quantity you keyed when you  selected the inventory item.  6. The above steps will populate the additional comment window  7. Click on the update button so that that prescription information can be save for  another use without manually generating it.  8. Then click on select button to move to the next item  Repeat the above steps for all the items that you key in and after closing the sale, a prescription will  be printed for each item.  PharmasoftSQL Users manual  Page 16   
  17. 17.       5    8  1      2  6 4 7 3   12.  Step 12 – Select the expiry date; this tool helps one determine what item to sell by  directly selecting the expiry date and batch number from your stock other than the  defined normal way where the system decides for you what to sell by the virtual of  FIFO (First In First Out). To achieve this. Click on the check box and start from step 5  (page 13) the usual way of keying in cash sale items through to Step 9 (page 15),  when you press the enter button on your keyboard to populate the grid with the  keyed in inventory item, the following window appears  1. Location, Specify the location of the item by selecting the drop down list for  those who run multiple stores  2. Quantity removing will be populated from the receiving, bonus and total fields  above  3. Select the item expiry date from the drop down date picker.  4. Type in the item batch number on the batch number field.  5. Click on the remove from location button, this will populate the grid as shown  below notice the quantity available field meaning you can countercheck your  stocks level at this point.  6. Click on the OK. button  PharmasoftSQL Users manual  Page 17   
  18. 18.           1  2 3 4 5  6     13. Step 13 – Delete; When you click the delete button a pop‐up menu appears; if you  want to delete the entire cash sale, click on delete whole sale order, otherwise  click  on single line menu the pop up shown below will appear enter the row number to  deleted. Click on ok.        14. Step 14 – Save/Batch/F6; the save button saves the cash sale and out batches it  meaning that it cannot be edited again and the transaction is closed, a pop up  dialogue box appears asking u to confirm whether u want to save the cash sale, click  on the yes button    PharmasoftSQL Users manual  Page 18   
  19. 19.     When you click on the yes button or press the enter key on your keyboard, the  following window appears                  Select the payment mode;  Enter amount paying     Click on print or press enter  cash, cheque or credit card on the keyboard      Once you click on the print button or press the enter button on your keyboard, the  print pop up appears, if you don’t want to preview before printing, press the enter  button twice otherwise,  ‐Click on the preview radial button and click on the send button to  open the report or click on the printer radial button and click sent  to print directly to the printer  ‐Select the number of pages to print  Send          PharmasoftSQL Users manual  Page 19   
  20. 20.           NOTE  1. You can also raise an invoice from the sales order window, you just need to select the  invoice option and change the customer by clicking on the select button to select the  customer to invoice. BE SURE TO CHANGE THE DEFAULT CASH SALE CUSTOMER WHEN  RAISING AN INVOICE BECAUSE YOU ARE NOT SUPPOSED TO INVOICE CASH SALE  CUSTOMERS.  2. A stock issue is a stock transfer from one branch to the other (un‐interlinked branches).  Select the branch name from customer list as indicated in No. 1 above, if u select a customer  who is not authorised to get a stock issue, a pop‐up window will alert you        Otherwise you will need to put your log in password to confirm the transaction when you  click on the save button after raising the stock issue  3. Stock transfer is for directly interlinked branches, when you save the stock transfer from  the issuing branch, it populate the data in the receiving branch database without the need of  re‐typing the Goods received Note to increase the stock levels.    PharmasoftSQL Users manual  Page 20   
  21. 21.     Sales invoice        Step 1  Step 2 Step 3 Step 4      1. Step 1‐ Click on Customer Menu  2. Step2‐ Click on Transaction  3. Step3‐ click on SALES INVOICE menu  4. Step4 –Click on the open button  5. Step 5‐ Click on process Sales Invoice from Existing stocks Items Menu  6. Step6‐ Click on The next button                PharmasoftSQL Users manual  Page 21   
  22. 22.         Step 5  Step 7 Step 8 Step 6      Step 9    Step 11    Step 12 Step 10 PharmasoftSQL Users manual  Page 22   
  23. 23.     7. Step 7‐ click on the find button to select the customer  from a list of pre‐created  customers that pops‐up. Type in the customer name you wants to search for then  click on the search button. Then go ahead and select by clicking on the select button                                  Type the customer name here    After selecting the customer, the other fields below it will be populated with the customer details,  address, phone number, customer balance, credit limit, available amount, then on the right (Circled  in red) the physical address of the customer will be populated, u can also select the contact person.  NB:  All the above information being populated has been generated from the customer set‐up  information window as discussed earlier in the chapter.  8. Step 8 –Click to select the sales person from the drop down list.  9. Step 9– Click to select the transporter from the drop down list  10.  Step 10‐ This is where you start keying in the items. Type the first four syllables of  the item name. (e.g.) Zinn (for Zinnat) and press the enter key on your keyboard. A  pop up window with a list of all Zinnats, (Syrups and different strengths of tablets  shows) as shown below (Items listed are arranged in alphabetic order), Use the arrow  keys (Up and down)on your keyboard  to move to the item you want to select and  press the enter key on the keyboard or the select button on the pop‐up.    PharmasoftSQL Users manual  Page 23   
  24. 24.     In case the item you typed in the description box is not available on the list of items, (or  because of wrong spelling)an error message telling you the item is not found pops up with a  choice of adding the item or moving the cursor to the closest match as shown below.     Click on the No button to go to the closest match on the window above. Otherwise, the yes  button will take you to the inventory section to create the item (Topic covered in the  inventory module manual)  NB The red circular marking on the above window (detailed item search) show a different  level of search. When you click on the option box its checked then type in the active  molecule of the item in the only input box of the window and click on the search button  next to it. (e.g.) The active molecule of ‘Zentel’ is albendazole. If you checked the option  button and then typed in the input box the word albendazole and clicked search, the system  will display all the items with albendazole as the molecule as shown below.      After searching using the molecule ‘albendazole’ a list of all the items with the molecule are listed.  Note; Zentel is at the bottom of the list. To move to it, use the mouse to click on it or the down  arrow key    on your keyboard then press the enter button on your keyboard or the select button.  The red arrows show the special attributes that are pre‐set when creating the item while the edit  button is for editing those attributes (Covered in the Inventory Module manual)    Then the input boxes that follow are keyed in with the relevant input starting with quantity, bonus  (when u want to give a free product), Tax (when at the tax input box and you want to include tax in  your item) hit the insert button on your keyboard and a pop‐up window with a drop down list of the  different  percentage tax show, use the 16% as shown below and click on the OK button the unit  price is automatically filled,  input a discount and the figure is taken as percentage. If u type 5 it  means you are giving a 5% discount then press enter    PharmasoftSQL Users manual  Page 24   
  25. 25.         The Exclusive is automatically worked deducting the percentage discount and it becomes inclusive if  it has taxes. Then press the entre key on the keyboard to post the information onto grid on the  display window  The Exclusive is automatically worked out for you and it becomes inclusive if it has taxes. Then press  the entre key on the keyboard  Note: TO MOVE FROM ONE INPUT BOX TO THE NEXT, USE THE ENTER KEY ON YOUR  KEYBOARD. (ENTER THE VALUE, PRESS ENTER,)  11. Step11‐ Click on The DELETE button Delete; When you click the delete button a pop‐ up menu appears; if you want to delete the entire cash sale, click on delete whole  sale order, otherwise  click on single line menu the pop up shown below will appear  enter the row number to deleted. Click on ok.        12. Step 12 – Save/Batch/F5; the save button saves the sale INVOICE and out batches it  meaning that it cannot be edited again and the transaction is closed, a pop up  dialogue box appears asking u to confirm whether u want to save the cash sale, click  on the yes button    13.   PharmasoftSQL Users manual  Page 25   
  26. 26.       Then you can go ahead and print it out. Note that an invoice number has been generated  TO VIEW EXISTING INVOICES    Step 16  Step 18  Step 15   Step 14 Step 13 Step 17  Step 19 PharmasoftSQL Users manual  Page 26   
  27. 27.     14. Step 13 ‐ Click on existing sales invoice Menu  15. Step14 ‐ Click on drop down menu to select the search criteria  16. Step 15 – Type in the search value, that is in accordance with the search criteria  17. Step 16 ‐ Click on the search button, the grid is populated with the search results,  click on the invoice you want to open  18. Step17 –Click on the drop down list to select the sort criteria.**Not a must  19. Step 18‐ Click on the select invoice button, the details will be displayed on the fields  below the button, showing the invoice number invoice date and customer name.  20. Step19‐ Click on The next button  CREDIT NOTE        Step 1  Step 2 Step 4 Step 3     1. Step 1‐ Click on Customer Menu  2. Step2‐ Click on Transaction  3. Step3‐ click on CREDIT NOTE menu  4. Step4 –Click on the open button          PharmasoftSQL Users manual  Page 27   
  28. 28.     Step 5  Step 6 Step 7 Step 8  Step 9    You can process credit notes from    5. Step 5 ‐ Click on From Existing Items menu then click on the next button Step 9. This  is not the ideal method because it involves typing the items to credit  against an  existing cash or invoice and typing in the cash/Invoice number to be credited; this  method is prone to errors, in terms of specific inventory items and quantities used.    2    1  3  7 5 6 4  PharmasoftSQL Users manual  Page 28   
  29. 29.     1. Find the customer who was quoted on the Cash/Invoice so that the credit note will be  posted to the customer’s account, click on the find button to select the customer   from a list of pre‐created customers that pops‐up. Type in the customer name you  wants to search for then click on the search button. Then go ahead and select by  clicking on the select button                                                                                                Type the customer name here    2. Type in the cash sale or Invoice number you are doing a credit note against.  3. Select the name of the sales person doing the credit note from the drop down list  4. Type in a comment, why you are raising a credit note. NB you cannot complete a  credit note without commenting.  5. This is where you start keying in the items. Type the first four syllables of the item  name. (e.g.) Zinn (for Zinnat) and press the enter key on your keyboard. A pop up  window with a list of all Zinnats, (Syrups and different strengths of tablets shows) as  shown below (Items listed are arranged in alphabetic order), Use the arrow keys (Up  and down) on your keyboard to move to the item you want to select and press the  enter key on the keyboard or the select button on the pop‐up.    PharmasoftSQL Users manual  Page 29   
  30. 30.     In case the item you typed in the description box is not available on the list of items, (or  because of wrong spelling)an error message telling you the item is not found pops up with a  choice of adding the item or moving the cursor to the closest match as shown below.     Click on the No button to go to the closest match on the window above. Otherwise, the yes  button will take you to the inventory section to create the item (Topic covered in the  inventory module manual)    Then the input boxes that follow are keyed in with the relevant input starting with quantity,  bonus (when u want to credit a free product you had given), Tax (when at the tax input box  and you want to credit tax in your item) hit the insert button on your keyboard and a pop‐up  window with a drop down list of the different  percentage tax show, use the 16% as shown  below and click on the OK button the unit price should reflect the one on the original sale,   input a discount if the original sale had discount and the figure is taken as percentage. If u  type 5 it means you are giving a 5% discount then press enter        Note: TO MOVE FROM ONE INPUT BOX TO THE NEXT, USE THE ENTER KEY ON YOUR  KEYBOARD. (ENTER THE VALUE, PRESS ENTER,)      PharmasoftSQL Users manual  Page 30   
  31. 31.     Click on the add to location button and the quantity being credited will be displayed  under the marked(in red) receiving title as well as the grid populated with the data. Click  on the OK button.  6. Before keying in the password, make sure that the discount, taxes and total  matches with that of the original documents, if they are the same, key in your log in  password.  7. Click on the save button and the credit note number will automatically be batched  and a credit note auto generated.    6. Step 6  and step 7‐ Click on link to cash sale menu and click on the next button (step  9)      1  1. Click on the select button  2. On the pop up window that appears, use wide criteria to retrieve the cash sale to  credit. If you have the cash sale number you can type in the number (i.e.) for ease of  search use the last whole numbers (e.g.) if your cash sale number is CS00000680,  type 680 and press enter on your keyboard or click on the button alongside the value  input box, otherwise you can use other criteria to search for a cash sale to credit is  you are not sure of the number; you can also use, Date, Customer Account, Name or  customer reference.   3. The cash sale will be displayed on the grid, click on it to select.  4. Click on the select button.  PharmasoftSQL Users manual  Page 31   
  32. 32.         2  3  4      5  6      PharmasoftSQL Users manual  Page 32   
  33. 33.     5. When open, the entries in that cash sale will be listed and the column marked in red  will be unmarked, click on the items that need to be credited and an asterisk mark  (like the one shown in the first column will appear) NB Only items to be credited are  selected, otherwise don’t click to select an item.  6. Click on the next button.      7 11 10 9 8 When the above loads, it’s populated with data from the Cash/Invoice to credit so you don’t have to  fill in the fields of Customers, sales rep, sales code and the inventory items.  7. This field is compulsory, put remarks as to why you are raising the credit note.  8. The marked fields show the original sales quantities  so that you can make your  decision as to the number of items to credit or whether to credit the indicated  quantity  9. Click on the Quantity field to put the quantity to credit and a pop up window (next  page)appears, fill it in accordingly and click on the OK button, if you try to credit  more than you had sold the system will give you an error message.  PharmasoftSQL Users manual  Page 33   
  34. 34.         Verify the location where the goods are going back to (If it is same as where they had  come from), reconfirm the quantity receiving expiry date and batch number from the  grid as shown below.     Then click on the OK button then confirm the discount, exclusive, tax and total fields to  see that they reflect accordingly.  10. Put in your log in password.  11. Click on the save button, a pop up will ask you to confirm whether you want to update  batch, click on the OK button. You can go ahead and print the credit note out.      PharmasoftSQL Users manual  Page 34   
  35. 35.     7. Step 8‐ click on EXISTING CREDIT NOTE menu to see all the credit notes raised earlier.        1  2  3  1. On the window that appears, use a wide criterion to retrieve the credit note you  are searching for. If you have the credit note number you can type in the number  (i.e.) for ease of search use the last numbers (e.g.) if your credit note number is  CCD00000080, type 80 and press enter on your keyboard or click on the button  alongside the value input box, otherwise you can use other criteria to search for a  credit note raised, if you are not sure of the number; you can also use, Date,  Customer Account, Name or customer reference.   2. Click on the select credit note button and the selected credit note will be  displayed on the fields below the button showing Credit note number, date and  customer name  3. Click on the next button, and the credit note window appears.          PharmasoftSQL Users manual  Page 35   
  36. 36.       PharmasoftSQL Users manual  Page 36   
  37. 37.           Table of Contents  CREATING A NEW CUSTOMER ACCOUNT ...............................................................................................1  Other functionalities ...........................................................................................................................2  TRANSACTING WITH CUSTOMERS ..........................................................................................................5  Quotation........................................................................................................................................5  SALES ORDER.................................................................................................................................12  Sales invoice..................................................................................................................................21  CREDIT NOTE.................................................................................................................................27                    PharmasoftSQL Users manual  Page 37   

×