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Cartillas media comerce

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Cartillas media comerce

  1. 1. Indice: Pag. Pag. 1. Portada 32. Cartilla adjuntar documentos en papiro 2. Indice 35. Cartilla salida de almacén 3. Cartilla interconexión E-Carrier 38. Cartilla buen uso de equipos de computo e impresoras 5. Cartilla manejo de caja menor 41. Cartilla código de ética y conducta 8. Atención de daños infraestructura física del cliente 45. Cartilla configuración de equipos 10. Cartilla compra de enlaces tercerizados 47. Cartilla contratación de personal 12. Cartilla control de visitantes 50. Cartilla devolución de artículos al almacén 14. Cartillas cuentas de cobro y facturas parque automotor 53. Cartilla entrega de equipo por retiro del colaborador 17. Envio de notificaciones 55. Cartilla garantía de artículos 19. Cartilla guía para el envío de correos electrónicos 58. Cartilla instalación inalámbrica de clientes meganet 22. Cartilla de iniciación de proyectos 62. Cartilla reporte de hurto o pérdida 24. Cartilla manejo de tiquetes y hospedaje 65. Cartilla solicitud devolución de artículos 28. Cartilla procesos disciplinarios 67. Cartilla devolución de facturas en papiro 30. Cartilla solicitud de celular 69. Cartilla manejo de anticipos
  2. 2. CARTILLA INTERCONEXIÓN E-CARRIER Definir la metodología y las políticas a utilizar para aprovisionar las interconexiones con los clientes del segmento E-Carrier de la organización
  3. 3. Actividades generales: 1. Solicitar interconexión en nodo de cliente o nodo de Media Commerce - (Cliente). 2. Validar solicitud y enviar formato Interconexión nodo cliente o formato colocación nodo MC según tipo de solicitud (Gestora de Soluciones Integrales E-Carrier). 3. Comunicar solicitud a soporte adjuntando el formato interconexión nodo cliente o formato colocación nodo MC según tipo de solicitud (Gestora de soluciones integrales E-Carrier– 1 día hábil). 4. Enviar información a E-Carrier para solicitud de viabilidad (Subdirectora de soporte –– 2 días hábiles). 5. Solicitar viabilidad, si la interconexión es en el nodo del cliente enviar también solicitud al asistente valoración de proyectos de diseño (gestora de soluciones integrales E-Carrier). 6. Verificar solicitud de viabilidad y enviar valoración (Proceso de diseño – 7 días hábiles envío informe – 10 días cuando se requiere obra civil y/o valoración por capacidad mayor a 100 MG). 7. Analizar y distribuir costos (E-Carrier Manager – 2 días hábiles). 8. Responder al cliente sobre la solicitud utilizando la plantilla. (Gestora de soluciones Integrales ECarrier- 1 día hábil). c o m m e r c e
  4. 4. 9. Aprobar propuesta ( Cliente –operador). 10. Si el cliente aprueba la propuesta se debe solicitar la orden de trabajo (Gestora de soluciones integrales E-Carrier-1 día hábil). 11. Generar orden de trabajo (Facturación y cartera – 1 día Hábil). 12. Aprovisionar instalación (Coordinadora de aprovisionamiento – 5 días Hábiles). c o m m e r c e
  5. 5. CARTILLA MANEJO DE CAJA MENOR Definir las políticas a utilizar para el trámite de la caja menor asignada a los colaboradores de Media Commerce S.A.S
  6. 6. Actividades generales: 1. Solicitud de caja menor: existen 5 tipos de solicitudes: apertura, aumento, disminución, traslado y cierre, estas solicitudes se realizan por correo electrónico especificando el propósito y/o motivo de la misma (Colaborador Media Commerce). 2. Aprobar solicitud (Líder inmediato – 1 día hábil). 3. Aprobar solicitud de apertura y aumento de caja menor (Gerencia administrativa – 3 días hábiles). 4. Diligenciar totalmente formato acta de responsabilidad de caja menor para todo tipo de solicitudes excepto para el cierre de caja menor y enviar por correo electrónico a la secretaria administrativa cuando la solicitud sea por apertura y aumento, cuando sea por disminución y traslado enviarlo a tesorería, contabilidad y talento humano (Colaborador de Media Commerce). 5. Imprimir y entregar acta de responsabilidad totalmente diligenciada, el original al auxiliar de contratación y copia al líder de tesorería, esta actividad se aplica solo para las solicitudes de apertura y aumento (Secretaria Administrativa – 4 horas hábiles). 6. Archivar acta en hoja de vida del Colaborador (Auxiliar de contratación de talento humano). c o m m e r c e
  7. 7. 7. Realizar apertura de cuenta contable y desembolso del dinero, para esto se debe tener el acta de responsabilidad de caja menor totalmente diligenciada con la aprobación de gerencia administrativa; esta actividad aplica solo para las solicitudes de apertura y aumento (Tesorería). 8. Utilizar el recurso: los gastos generados deben ser para beneficio de Media Commerce, las facturas y documentos legales debe estar a nombre de la compañía, ningún documento debe contener tachones, y/o enmendaduras, los gasto máximos por factura no debe exceder el 20% del valor total del fondo. Los gastos autorizados son por concepto de alimentación, transporte y papelería, generados por trabajos especiales y de acuerdo a las tarifas autorizadas. No están autorizados gastos como mantenimiento de vehículos, combustible, gastos personales, compra de materiales, tarjetas de celular y gastos de viaje, aplican excepciones. (Colaborador Media Commerce). 9. Legalizar caja menor: la persona que legaliza la caja debe ser la misma a quien se le adjudica, las fechas de los soportes de legalización solo pueden contener recibos del mismo periodo, solicitar el reembolso de caja cuando se haya agotado un 50% del fondo. (Colaborador de Media Commerce). 10. Aprobar legalización de acuerdo a las políticas de manejo de dinero de Media Commerce (Líder Inmediato – 2 días hábiles). c o m m e r c e
  8. 8. 11. Aprobar soportes digitales: revisar que los soportes de la legalización cumplan con los requisitos legales (Auxiliar de Contabilidad – 1 hábil). 12. Contabilizar gastos ( Auxiliar de Contabilidad – 1 hábiles). 13. Enviar documentos físicos inmediatamente el auxiliar de contabilidad apruebe la legalización y aplicando el instructivo envío de correspondencia (Colaborador de Media Commerce) 14. Modificación del monto: cuando es una disminución y/o aumento, modificar el monto del fondo en el sistema, y si es un traslado se debe asignar el monto de la caja menor al nuevo responsable y generar paz y salvo al colaborador que hizo entrega de la caja, en ambos casos se notifica los cambios a los colaboradores (Auxiliar de contabilidad – 3 días hábiles). 15. Finalizar legalización: verificar la información física vs el sistema, si la información es consistente se cambia el estado de la legalización a finalizado ( Auxiliar de Contabilidad – 1 día hábil). 16. Cierre de cuenta y emisión de paz y salvo: esta actividad solo aplica cuando la solicitud es por cierre de caja menor. (Auxiliar de Contabilidad – 3 días hábiles). c o m m e r c e
  9. 9. ATENCIÓN DE DAÑOS INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL CLIENTE Definir las actividades a realizar cuando se presenten daños en la infraestructura física de los clientes en el momento de realizar instalaciones, traslados o retiros.
  10. 10. Actividades generales: Comunicar daño al cliente, diligenciar acta de materiales y notificar al líder zonal (Técnico – inmediatamente - ver nota A) Informar evento aprovisionamiento (Jefe zonal – 1 día hábil – acta materiales- registro fotográfico – vía email.) Notificar al cliente y documentar (Aprovisionamiento – 5 días hábiles – plataforma Génesis Web). Solucionar daño y diligenciar acta de materiales (Técnico –registro fotográfico – Acta de materialesver nota B). Enviar documentación (Jefe Zonal – acta firmada). Validar con el cliente satisfacción del servicio y documentar en Génesis (Aprovisionamiento registro fotográfico – acta de materiales – Génesis Web). c o m m e r c e
  11. 11. Nota A. En el acta de materiales campo de observaciones: se debe identificar la siguiente consideración: “Se notifica el siguiente daño al cliente: (Breve descripción del daño ocasionado) aclarando que el acta se firmará cuando sea solucionado el daño y se llamará y/o enviará correo al líder zonal de forma inmediata. B. En el acta de materiales deberá ir consignado el siguiente texto “Se realiza la corrección pertinente entregando la instalación a satisfacción” hacer firmar acta como soporte de recibido a satisfacción del cliente. c o m m e r c e
  12. 12. CARTILLA COMPRA DE ENLACES TERCERIZADOS Aplica para la compra, instalación, traslado, ampliación y disminución de todos los enlaces que se manejan a través de terceros.
  13. 13. Pasos generales para la compra de enlaces tercerizados: 1. Solicitar trámite de enlace. (Ejecutivo comercial.). Los trámites que se pueden generar para un enlace son instalación, traslado, disminución o aumento del BW. 2. Validar cartera del cliente. (Auxiliar de Facturación - 1 día hábil). Si el cliente se encuentra al día con sus pagos enviar la OS en formato PDF a la coordinadora de convenios e infraestructura. 3. Aprobar la OS. (Coordinadora de convenios e infraestructura – 2 días hábiles). Será motivo de rechazo de la OS si en los enlaces tercerizados se le da al cliente cortesía en meses gratuitos por su servicio y no tiene autorización de gerencia. 4. Generar OT y enviar a interesados. (Auxiliar de Facturación - 1 día hábil). En caso de aumento o disminución realizar la modificación de: dirección actual – dirección nueva en la OT. O en caso de traslado modificar: capacidad actual y capacidad nueva en la OT. c o m m e r c e
  14. 14. CARTILLA CONTROL DE VISITANTES Aplica para el registro y control de los visitantes que ingresan diariamente a la organización.
  15. 15. Pasos generales para el Control de los Visitantes: 1. Ingresar al módulo de visitantes. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). Debe tener asignada una clave para el ingreso al sistema. 2. Registrar el visitante. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). En caso que el visitante ya se encuentre registrado pero se requiere modificar alguna información, se deberá sobrescribir en los campos del formulario. Es importante realizar el registro de los equipos y vehículos que traiga consigo el visitante. 3. Registrar la visita. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). Es importante indicar motivo de la visita, colaborador de Media Commerce el cual se hará responsable del visitante que ingrese a la organización, seleccionar el equipo y vehículo de este. Consultar visitas y/o visitantes. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). c o m m e r c e
  16. 16. 4. Se podrán realizar consultas mediante los filtros de: estado, fecha y buscar (digitar cualquier información básica del visitante que se desea encontrar). Finalizar la visita. (Recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). 5. Es importante que al salir un visitante de la organización se verifiquen los seriales de los equipos que lleva consigo, En caso de encontrar alguna anomalía en el registro de salida de este, se debe comunicar con el Colaborador de Media Commerce el cual se encargó de la visita para apoyar la solución del inconveniente. c o m m e r c e
  17. 17. CARTILLA CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS PARQUE AUTOMOTOR Establecer la metodología para el trámite oportuno de las cuentas de cobro y facturas por concepto de servicio de transporte, alquiler y mantenimiento de vehículos, repuestos, etc., que se generen dentro del parque automotor de la organización.
  18. 18. Actividades: 1. Envío de facturas y/o cuentas de cobro a Media Commerce (ver instructivo diligenciamiento cuenta de cobro), (proveedor o funcionario de Media Commerce – Según cronograma definido por parque automotor). Hay 3 tipos de Proveedores: - Proveedor de vehículos alquilados (se aplican descuentos por documentación obligatoria y mantenimiento de vehículos). - Proveedor de Vehículos alquilados por días (a partir de la hora 11 de servicio por día, se pagará como extra). - Proveedores de mantenimiento de vehículos. El Proveedor de vehículos alquilados adicional al envío de la cuenta de cobro, debe anexar la planilla de días laborados (ver Instructivo diligenciamiento planilla de días laborados). Los documentos deben enviarse sin enmendadura ni tachones y en los tiempos estipulados en los cronogramas de lo contrario serán rechazados. 2. Ingresar en papiro la cuenta de cobro o factura recibida. (Recepcionista y/o secretarias – 1 día hábil). c o m m e r c e
  19. 19. 3. erificar que la información del documento esté completa y sea la correcta. En caso que sea incorrecta se devuelve el documento. (Coordinadora del parque automotor - según cronogramas). 4. Enviar a través del sistema papiro el documento al líder del proceso al cual hace relación el gasto. (Coordinadora del parque automotor - según cronograma). 5. Verificar la información y notificar al parque automotor a través del sistema papiro. (Líder del Proceso – 1 día hábil). 6. Realizar los descuentos que apliquen al caso o devolver documento. (Coordinadora del parque automotor). 7. Contabilizar documento aplicando los respectivos descuentos (Auxiliar de contabilidad). 8. Verificar y aprobar contabilización del documento. (Coordinadora del parque automotor). 9. Liberar pago a través del sistema papiro. (Coordinadora del parque automotor). 10. Entregar documentos originales a parque automotor (Recepcionista). 11. Entregar a tesorería programación de pagos. (Coordinadora del parque automotor - s egún cronograma). 12. Realizar pagos. (Tesorería). c o m m e r c e
  20. 20. ENVIO DE NOTIFICACIONES Establecer la metodología requerida para el envío de notificaciones a clientes y correspondencia del proceso de cuidado al cliente.
  21. 21. Actividades generales: Cerrar PQR en el sistema (Auxiliar – agente de cuidado al cliente- sistema Génesis Web (MC-EV-G20-27-IN-001 - instructivo para la radicación de PQR). Elaborar notificación del cliente (Auxiliar – agente de cuidado al cliente - máximo 15 días hábiles después de recibida la notificación) ver nota A. Enviar notificaciones a recepción (Auxiliar – agente cuidado al cliente – archivo PDF- antes de las 3:00pm). Diligenciar la guía y el sobre de documentos: (Auxiliar de Papiro – identificar en el sobre si requiere guía de retorno – solo aplica para notificaciones de recursos). Relacionar documentos: (Auxiliar de papiro – formato relación envío de correspondencia – notificaciones) ver nota B. Entregar documentos a la empresa transportadora: hacer firmar formato envío de correspondencia – notificaciones (Auxiliar de papiro). c o m m e r c e
  22. 22. Entregar copia de guías a cuidado al cliente: formato de relación envío de correspondencia – notificaciones vía email – 1 día hábil). Archivar documentos físicos: (Auxiliar papiro – adjuntar solicitud cliente o pantallazo PQR registrada. Nota Adjuntar la solicitud realizada por el cliente de no haber sido generada por escrito adjuntar pantallazo del registro de la PQR. Tener conocimiento de la empresa transportadora y sus horarios de recolección diario de las notificaciones y correspondencia a enviar. c o m m e r c e
  23. 23. CARTILLA GUÍA PARA EL ENVÍO DE CORREOS ELECTRÓNICOS Aplica como guía para el envío de correos electrónicos por los colaboradores de Media Commerce S.A.S.
  24. 24. Pasos generales para el envío de correos electrónicos: 1. Enviar nuevo o responder correo electrónico. (Colaborador). Tener en cuenta que no se deben enviar correos masivos que contengan información irrelevante, que no aplique a la operación de la organización o que no sea de interés general. 2. Validar información confidencial del mensaje. (Colaborador). No se debe enviar a clientes/proveedores externos información que sea confidencial para la organización. No enviar dentro del historial de correos, información que evidencien trámites internos o respuestas dadas entre áreas a una situación específica, ya que esto puede prestarse para mal entendidos con clientes / proveedores. 3. Definir e incluir destinatarios. (Colaborador). En los campos Para y CC definir los destinatarios del mail: Para: se identifican la (s) personas que deben gestionar o dar trámite al correo. CC: se relacionan las personas que deben conocer el contenido del correo pero no deben tramitar o gestionar el mismo. c o m m e r c e
  25. 25. 4. Estructurar contenido del mensaje. (Colaborador). Es importante al momento de diseñar el contenido del mensaje tener una comunicación clara, concisa y formal, con la siguiente estructura: - Inicio= saludo - Contenido: información que se desea transmitir - Conclusión = despedida con la firma corporativa. No utilizar mayúscula sostenida ni íconos gestuales, evite errores ortográficos pues esto transmite una imagen poco profesional. Utilizar letra Calibri tamaño 10, Color negro. 5. Enviar correo electrónico. (Colaborador). c o m m e r c e
  26. 26. CARTILLA INICIACIÓN DE PROYECTOS Establecer la metodología y las políticas para la iniciación de proyectos al interior de Media Commerce S.A.S
  27. 27. Actividades generales: Realizar reunión de entrega del proyecto (Patrocinador o delegado- 1 día hábil después de adjudicado el proyecto). Elaborar acta de constitución en el formato acta de constitución del proyecto, anexando, pliego de condiciones (en caso de licitaciones), memorias de cálculo, propuesta financiera, propuesta entregada y aceptada por el cliente, contrato legalizado o por legalizar (Patrocinador o delegado – inmediatamente se ejecute la entrega del proyecto). Conformar el equipo básico del proyecto ( Líder del proyecto). Identificar los interesados en el formato descripción de interesados y mapa de interesados , ver instructivo descripción de interesados (Líder del proyecto- 1 día hábil después de recibido el proyecto). Socializar a los interesados el proyecto y registrarla en el formato acta de reunión- (Líder del proyecto - 1 hábil después de identificar los interesados). c o m m e r c e
  28. 28. CARTILLA MANEJO DE TIQUETES Y HOSPEDAJE Aplica para toda la gestión de los tiquetes aéreos y hospedaje (solicitud, aprobación, utilización y legalización) requeridos por los funcionarios de Media Commerce.
  29. 29. Pasos generales para el Manejo de Tiquetes y Hospedaje: 1. Solicitar el tiquete (funcionario). Debe diligenciarse completamente el formato solicitud de tiquetes aéreos y hospedaje. Aprobar solicitud de tiquete y hospedaje (líder encargado del proceso - 1 día y gerencia 2. administrativa - 1 día). Las solicitudes de tiquetes que se reciban antes de las 2:00 de la tarde serán tramitadas el mismo día por parte de la secretaría de Pereira. Las solicitudes de tiquetes que se reciban después de las 2:00 de la tarde serán tramitadas el día siguiente por parte de la secretaría de Pereira. 3. Verificar que la información de la solicitud esté completa (secretaría de Pereira – según recepción de solicitud aprobada). En caso que todos los campos no estén completamente diligenciados, solicitar al funcionario la información restante. c o m m e r c e
  30. 30. 4. Verificar las necesidades del funcionario (secretaría de Pereira). Validar tipo de viaje, nacional o internacional y si requiere hospedaje. En caso que requiera hospedaje, verificar disponibilidad de hoteles en la base de datos hoteles. De no tener convenios de crédito con hoteles en la localidad, la secretaría de Pereira debe realizar la reserva según la disponibilidad de hoteles para la ciudad destino y le indicará al funcionario el valor del anticipo a solicitar para cubrir este gasto específico. 5. Validar costos de viaje y solicitar reserva (secretaría de Pereira). Para solicitar la reserva a la agencia especificar en el mail: aerolínea, número de vuelo, trayecto, horario, información básica del funcionario como nombre, cédula, fecha de expedición del documento, fecha de nacimiento, teléfono y email. La agencia en un plazo máximo de ½ días debe enviar la reserva a la secretaría de Pereira c o m m e r c e
  31. 31. 6. Confirmar la información de la reserva (funcionario de media commerce – inmediatamente). En caso que la información contenida en la reserva no sea la correcta, notificar a través de correo electrónico a la secretaría de Pereira solicitando la modificación de la misma. 7. En caso de solicitar cambio en la reserva, debe tener el visto bueno del líder inmediato. Seguimiento a la aprobación de la reserva (secretaria de Pereira). El seguimiento deberá realizarlo siempre vía telefónicamente y correo electrónico antes del vencimiento de la reserva con el fin de evitar que esta se anule. 8. Solicitud de emisión del tiquete y enviarlo al funcionario (funcionario de Media Commerce). Enviar por correo electrónico a la agencia solicitado la emisión del tiquete, la cual en un plazo máximo de ½ días debe enviar vía correo electrónico el tiquete. c o m m e r c e
  32. 32. 9. Realiza viaje (funcionario de Media Commerce). En caso de no realizar el viaje debe notificarse a la secretaría de Pereira entre las próximas 12 horas de emitido el tiquete. De no notificar, el funcionario deberá asumir las penalidades a que tenga lugar. La notificación debe realizarse por correo electrónico y llamada telefónica. 10. Radicación de la factura (recepcionista Pereira / auxiliar de archivo). c o m m e r c e
  33. 33. CARTILLA PROCESOS DISCIPLINARIOS Establece la metodología a seguir al momento de detectar un incumplimiento o falta al reglamento interno de trabajo estipulado por la organización.
  34. 34. Actividades generales: 1. Incumplimiento o falta al reglamento interno de trabajo (Colaborador). 2. Reportar hecho a líder de talento humano (líder del proceso y/o del colaborador - inmediatamente). 3. Validar caso y reportar a líder jurídica cuando sea una falta grave (líder de talento humano – 1 día hábil). 4. Validar la necesidad de realizar acta de descargos y notificar a las áreas involucradas: talento humano si no es necesario realizar acta y a control interno y gerencia administrativa en caso que sea necesario realizar acta (líder jurídica – 1 día hábil). 5. Formular acta de descargos (colaborador de control interno de la localidad – 2 días). 6. Verificar y modificar al acta de descargos (líder jurídica – 1 día hábil). 7. Citar a descargos al colaborador implicado en el formato de citación de descargos y enviar citación firmada al líder de control interno (asistente de talento humano – 1 día hábil). c o m m e r c e
  35. 35. Actividades generales: 8. Realizar descargos al colaborador (colaborador de control interno de la localidad – líder inmediato del colaborador implicado – en la fecha programada en la citación) y enviar el acta al líder jurídico inmediatamente finalice los descargos. 9. Revisar acta de descargos realizada, proponer la sanción a aplicar o citar a comité si se amerita y notificar a las partes interesadas (líder jurídica – 2 días hábiles). 10. Notificar decisión al colaborador y archivar comunicado físico firmado en la hoja de vida de este. (líder / asistente de talento humano – 2 días hábiles después de recibir la notificación ya sea de la líder jurídica o del comité). Nota A. Para el cumplimiento y ejecución de los numerales 5, 6 y 8 se tiene estimado un plazo no mayor a 8 días hábiles. c o m m e r c e
  36. 36. CARTILLA SOLICITUD DE CELULAR Establecer la metodología y las políticas para la solicitud y asignación de celulares
  37. 37. Actividades generales: Realizar solicitud: existen 3 tipos: solicitud de línea nueva, reposición de celular y cambio de plan, se realiza por correo electrónico a la gerencia administrativa con copia a secretaria de gerencia identificando el colaborador que se le asignará el servicio justificando la necesidad (líder inmediato de colaborador -8 días hábiles). Aprobar Solicitudes (Gerente Administrativa - 2 días hábiles). Solicitar a Claro cambio de plan y notificar al colaborador (secretaria de gerencia de pereira – vía email) esta actividad solo aplica para cambios de plan. Validar cambio de plan (colaborador de Media Commerce S.A.S. ver nota A) esta actividad solo aplica para los cambios de plan. Asignar y entregar equipo celular: aplica para reposiciones y solicitudes de líneas nuevas y se debe diligenciar los formatos reporte de materiales (web), formato descuento por nomina celulares, formato descuento por clausula de datos cuando aplique, en zonas distintas a Pereira la secretaria local y/o coordinador de almacén deberán realizar el trámite y enviar a secretaria de gerencia los documentos totalmente diligenciados en un término no superior a 1 día hábil después de la entrega del equipo. (secretaria de gerencia- coordinador de almacén-secretaria de la localidad). c o m m e r c e
  38. 38. Utilización del equipo celular: ( colaborador Media Commerce) ver nota B. Nota A. En caso de que el cambio no se haya efectuado informar lo sucedido a secretaria de gerencia quien realizará nuevamente el requerimiento al operador. B. la organización le asigna una línea celular con el respectivo plan de minutos, en caso de utilizar servicios adicionales que no estén autorizados serán descontados por nómina al colaborador, para los casos de robo o pérdida de celular aplicar la guía para reporte de hurto o pérdida. c o m m e r c e
  39. 39. CARTILLA ADJUNTAR DOCUMENTOS EN PAPIRO Aplica para adjuntar uno o varios documentos en el sistema Papiro.
  40. 40. Cartilla Adjuntar Documentos en Papiro: 1. Ingresar al sistema papiro (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). Debe tener asignada una clave para el ingreso al sistema. 2. Seleccionar módulo “documentos radicados” (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). Para adjuntar un archivo, el documento ya se debe encontrar radicado en el sistema. 3. Escoger el documento radicado al cual se requiere adjuntarle un archivo (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). Adjuntar documento almacenado en el equipo. Seleccionar la opción “Adjuntar Documentación” (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). El sistema solo permite adjuntar documentos en formato PDF. Se debe seleccionar el archivo en la ruta que se tenga almacenado. c o m m e r c e
  41. 41. Adjuntar documento almacenado en el equipo. Seleccionar la opción “Escanear” (recepcionista de Pereira o secretaria de la localidad). Esta opción es solo para adjuntar documentos o imágenes en formato JPG. En caso de tener almacenada la imagen escoger la opción “Open” y seleccionar la ruta donde se tenga guardado el archivo adjuntar. Pero si se requiere escanear el documento seleccionar la opción “Scan”. 4. Finalizar dando clic en el botón “Agregar”. (Recepcionista de Pereira o Secretaria de la Localidad). Es importante que al adjuntar el documento, el sistema finalmente muestre el mensaje “Archivo Agregado Exitosamente”. c o m m e r c e
  42. 42. 5. Posterior a esta actividad se debe enviar por el sistema los documentos al colaborador correspondiente para la aprobación de este, seleccionando: (Recepcionista de Pereira o Secretaria de la Localidad). Enviar al flujo: Al seleccionar esta opción se dirige automáticamente el documento a las personas asociadas al flujo seleccionado. Así mismo el sistema envía notificación automáticamente por el Spark y al correo del colaborador indicándole que ha recibido un documento pendiente para procesar. Enviar sin notificación: Al seleccionar esta opción se dirige automáticamente el documento a las personas asociadas al flujo seleccionado y el sistema no envía ninguna clase de notificación o alerta. Enviar al flujo y otros colaboradores: Es en este en el cual el documento se envía al flujo elegido y así mismo se pueden seleccionar otros colaboradores a las cuales se dirige el documento. c o m m e r c e
  43. 43. CARTILLA SALIDA DE ALMACÉN Aplica para realizar las salidas de artículos del inventario de Media Commerce.
  44. 44. Pasos generales: Revisar y validar la decisión emitida por la gerencia administrativa o el comité (coordinador de devoluciones y/o almacén). Seleccionar los artículos de la localización en la cual se encuentre, si el artículo está en estado I, generar la contabilización de la decisión, afectando las cuentas de responsabilidades (aseguradora colaboradores) de pérdida según sea el caso, si es una venta se afectan las cuentas del costo. En caso de que se vaya a dar la salida de almacén de los artículos con existencias físicas se debe tramitar la recogida de los mismos por la empresa recicladora o aseo según corresponda o en el caso de equipos electrónicos o eléctricos darle tratamiento según las Disposiciones del RAEE. Generar la salida de almacén (coordinador de devoluciones y/o almacén). Generar la salida de almacén teniendo en cuenta las observaciones realizadas en las actas y/o documentos soporte para el respectivo trámite: c o m m e r c e
  45. 45. • Responsabilidades: autorización de descuento por el colaborador. • Venta: factura de venta. • Aseguradora: nota crédito, consignaciones a Media Commerce o documento que soporte el cruce de cuentas. • Obsequios: diferentes a publicidad. Acta de entrega de obsequios firmada por el manager encargado. • Hurto: denuncio ante la fiscalía, Unidades de Reacción Inmediata (URI) o SIJIN, documento remisorio del líder y los documentos según aplique: responsabilidad a colaborador, aseguradora y/o acta del comité. • Venta de usados: factura y/o consignación o recibo de ingreso a nombre de Media Commerce. • Descuadre de colaborador por toma de inventario: soporte de inventario firmado por el colaborador y el responsable de la toma física. c o m m e r c e
  46. 46. • Pérdida injustificada: documento remisorio del líder y los documentos según aplique responsabilidad a colaborador y/o acta del comité. • Mal estado u obsolescencia: diagnósticos de líderes encargados de la revisión y/o acta de comité. • Adecuaciones eléctricas: reporte de materiales utilizados en las edificaciones alquiladas. • Trámites jurídicos: documento radicado ante juzgado. • No se podrá dar salida de almacén si no se tienen todos los soportes que validen la legalización del evento. c o m m e r c e
  47. 47. CARTILLA BUEN USO DE EQUIPOS DE COMPUTO E IMPRESORAS Aplica para la correcta utilización de todos los equipos de cómputo e impresoras propios de Media Commerce S.A.S
  48. 48. CONSIDERACIONES RELEVANTES: 1. Utilización de equipos de cómputo (colaboradores de Media Commerce). No se debe realizar la instalación de software ajeno al paquete corporativo. No se debe consumir alimentos sobre o cerca a los equipos de cómputo. En el caso de los equipos portátiles, no se deben obstruir las entradas y salidas de aire del procesador. Evitar golpear o dejar caer los equipos. Si se tiene asignado un equipo portátil, este no debe permanecer conectado a la energía con la batería instalada y con carga suficiente. En caso de realizar movimientos o cambios de posición del equipo, hacerlo con el equipo apagado y desconectado de la energía. Lo equipos de cómputo deben ser conectados a la red eléctrica regulada. c o m m e r c e
  49. 49. En el momento que se muestre en pantalla algún tipo de error, notificación y/o alerta, si no es claro el mensaje, debe comunicarse inmediatamente con el área de sistemas para validar el caso ocurrido. Toda la información del colaborador deberá guardarse siempre en la unidad de disco D. 2. Utilización de impresoras (colaboradores de Media Commerce). Al momento de imprimir con papel en blanco, es recomendable soplar o tratar de separar las hojas de papel, evitando atascos de papel. En caso de imprimir con papel reciclable, tener en cuenta que no estén arrugadas y no tengan ganchos. Si se requiere digitalizar documentos, se recomienda quitar la mayor cantidad de suciedad y elementos ajenos al papel (ganchos, clips, entre otros). En el momento que se presente un atasco de papel y este no se encuentre visible, comunicarse inmediatamente con el área de sistemas. Cuando se genere errores y/o agotamiento de los elementos de la máquina (tóner, cartucho de tinta, unidad de imagen, cilindro, entre otros) comunicarse inmediatamente con el área de sistemas. c o m m e r c e
  50. 50. CARTILLA CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA Aplica para plasmar la filosofía y compromiso empresarial de Media Commerce, vinculando la visión y estrategia de negocios, las prácticas de responsabilidad social empresarial, el cumplimiento al régimen de legalidad, la actuación ética y los valores que deben regir nuestro comportamiento al interior de la organización.
  51. 51. CONSIDERACIONES RELEVANTES: 1. Ética. La conducta es el reflejo de lo que somos los seres humanos y las organizaciones. Actúo con responsabilidad cuando: • Soy consciente de que como colaborador represento a la organización en todo momento. • Conozco, cumplo y hago que se cumplan los deberes y las prohibiciones contenidas en el marco constitucional, legal y normativo que me rige. • Cumplo y respondo por las acciones y omisiones realizadas en el ejercicio de mi cargo. • Acojo y promuevo un ambiente cordial y positivo, expresando con responsabilidad mis desacuerdos. • Presento de manera veraz, oportuna y verificable la información y los resultados de mi gestión, la de mi área, y la de la organización dentro de las atribuciones que me fueron asignadas. • Conservo, protejo y uso de manera austera y eficiente los recursos que me son asignados. Actúo con integridad cuando: • Mis decisiones y acciones las realizo con objetividad, lealtad, justicia, honestidad, rectitud y transparencia. • Mi actuar responde a los imperativos del bien común, por encima de los intereses particulares. • Rechazo y denuncio cualquier forma de corrupción. • No acepto regalos de parte de ningún grupo de interés relacionado con procesos a mi cargo. • Actúo de forma objetiva sin buscar privilegios o beneficios propios o de terceras personas. • No sostengo relaciones comerciales privadas con clientes, proveedores, ni con la competencia. c o m m e r c e
  52. 52. Actúo con respeto cuando: • Hago un buen ejercicio de mis derechos sin abusar de ellos. • Reconozco los derechos y las necesidades de los diferentes grupos de interés con los que me relaciono y doy respuesta oportuna a esas necesidades. • Rechazo la competencia desleal . • Soy cortés y cordial en las relaciones con mis compañeros. • Respeto el tiempo de los demás, soy puntual con las citas, entrevistas y reuniones de trabajo. • Reconozco y acepto los usos, tradiciones y costumbres de las comunidades con las que interactúo. 2. Aplicación del código de ética y conducta. Respetar a todas las personas de la organización en igualdad de oportunidades. Evitar y denunciar el acoso sexual, mal trato laboral y personal, la corrupción y el soborno. No consumir drogas y alcohol al interior de la organización y en horario laboral. No participar o realizar política al interior de la organización a menos que sea aprobado por la junta directiva y el representante legal. c o m m e r c e
  53. 53. Presentar veracidad en registros e información general. Evitar el conflicto de intereses por esto no sostengo relaciones con los proveedores. Salvaguardar la información confidencial. 3. Cumplimiento del código de ética y conducta. Responsables: Todos los colaboradores que ejerzan funciones de gerencia, dirección, líder tienen la obligación de ser ejemplo de cumplimiento del código y no permitir la violación de los estándares, prácticas y comportamientos éticos establecidos. Penalidades: el incumplimiento del código de ética y conducta está sujeto a penalidades y sanciones que van desde una amonestación verbal o escrito, hasta pérdida de la relación laboral, sanciones civiles o penales según la(s) falta(s) que se cometa(n). Ámbito de aplicación: el código de ética y conducta aplica para todos los miembros de junta directiva, gerencias, líderes de procesos, profesionales, supervisores, personal de apoyo administrativo, de nivel técnico, operativo, proveedores, suplidores y contratistas. Cómo denunciar o reportar una falla: enviar correo electrónico a: jefejuridico@mc.net.co y/o cpjimnez@mc.net.co. c o m m e r c e
  54. 54. CARTILLA CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS. Aplica para las configuraciones de todos los equipos de cómputo, dispositivos de telefonía IP, impresoras o scanner que hacen parte del inventario de la organización.
  55. 55. Pasos generales: 1. Realizar la devolución de los equipos (colaborador de Media Commerce). Ver guía devolución de equipos. 2. Verificar si el equipo de cómputo tiene garantía (coordinador de almacen – coordinador de devoluciones -auxiliar de sistemas ) ver instructivo garantía de artículos. 3. Realizar la configuración del equipo. (auxiliar de sistemas – 3 días hábiles). Limpieza del equipo. Backup de la información. Verificar licencia. Evaluar sistema operativo. Formatear. c o m m e r c e
  56. 56. Instalar software corporativo. Limpiar archivos temporales. Después de realizada la configuración se debe realizar reporte de servicio indicando las actividades realizadas. 4. Devolver el equipo al almacén o al colaborador de acuerdo al que haya realizado la entrega a sistemas (auxiliar de sistemas). La devolución del equipo al colaborador o almacén debe realizarse a través de traslado entre colaboradores por el sistema Jonnas, adjuntando el reporte emitido. c o m m e r c e
  57. 57. CARTILLA CONTRATACIÓN DE PERSONAL Aplica para la contratación de todos los colaboradores de la organización a través de las distintas modalidades directos y aprendices, con el fin de cumplir los requisitos que exige la ley.
  58. 58. Pasos generales: 1. Comunicarse y solicitar documentos a la persona seleccionada (auxiliar de contratación). Ninguna persona puede iniciar labores en la empresa sin haber cumplido el proceso de contratación. Todas las contrataciones laborales, sin excepción, deben constar por escrito. Entregarle al seleccionado el formato documentos requisitos selección de personal. 2. Verificar documentos entregados por la persona seleccionada y realizar afiliaciones legales (auxiliar de contratación). Se deben entregar los documentos completos; en caso que falte un documento y este sea crítico se detiene el proceso de contratación. Con los documentos básicos para la contratación realizar la afiliación a la EPS, ARL y AFP el día anterior al ingreso. c o m m e r c e
  59. 59. 3. Realizar contrato de trabajo que aplique para el caso (auxiliar de contratación). Antes de enviar el contrato de trabajo para firma por la gerencia administrativa debe enviarse a la líder de talento humano para su validación. 4. Firma de contrato (persona contratada - gerencia administrativa). En caso que la gerencia administrativa emita sugerencias y modificaciones al contrato, la auxiliar de contratación deberá realizar los cambios y recolectar nuevamente las firmas de este. El contrato original le corresponde a la organización y la copia al colaborador. 5. Entrega de contrato y documentos adicionales (auxiliar de contratación). Se debe entregar, hacer firmar los documentos adicionales exigidos por talento humano (autorización de descuento, acta de entrega del reglamento interno de trabajo, cláusula adicional por ingresos no constitutivos si aplica, entre otros) y adjuntarlos a la hoja de vida del trabajador. c o m m e r c e
  60. 60. Entrega de carné al colaborador un día antes al inicio de labores. Solicita a recepción el registro de la huella. 6. Registrar al nuevo colaborador en la nómina de la organización (analista de nómina – ½día hábil). La auxiliar de contratación debe entregar físicamente la carpeta con los documentos del trabajador a la analista de nómina, para realizar el registro en la nómina. 7. Inicio de labores del colaborador (colaborador – líder del proceso) El líder inmediato del colaborador deberá solicitar a sistemas la creación del correo corporativo y las claves de ingreso a los aplicativos que requiera utilizar el colaborador c o m m e r c e
  61. 61. CARTILLA DEVOLUCIÓN DE ARTÍCULOS AL ALMACÉN Aplica para la elaboración de reportes de equipos y artículos devueltos a almacén por parte de los colaboradores y/o contratistas de Media Commerce.
  62. 62. Pasos generales: 1. Ingresar a la plataforma Jonnas y digitar nombre de usuario y contraseña (colaborador de Media Commerce). 2. Realizar el registro de la devolución del equipo (colaborador de Media Commerce). Inicialmente ingresar al módulo reporte de materiales. Diligenciar los campos solicitados en el formulario. • Dependencia: hace referencia al área / proceso de trabajo al cual pertenece el colaborador que va a ejecutar el reporte de materiales. • Actividad: elegir la opción devolución al almacén. • Concepto: este se asigna dependiendo del elemento a devolver. • Ciudad: localidad en la cual se encuentra la persona que tiene los materiales a cargo. • Fecha de actividad: fecha en la cual se realiza la devolución al almacén y se realiza físicamente entrega o envío de los artículos. • Localización origen: corresponde a la localización en la cual se encuentran cargados los artículos. • Tramo origen: este campo no aplica para este tipo de actividad. • Localización destino: corresponde a la localización de almacén asignada según la ciudad para la recepción de las devoluciones. • Tramo destino: este campo no aplica para este tipo de actividad. c o m m e r c e
  63. 63. • Observaciones: es importante realizar una descripción sobre el estado en el que se entrega el artículo y sus componentes. 3. Adjuntar el formato devolución de artículos al almacén y seleccionar la opción “Confirmar” para guardar el documento en el sistema (colaborador de Media Commerce). El sistema solo permite adjuntar archivos en formato PDF. El formato debe estar totalmente diligenciado de lo contrario podrá ser motivo de rechazo de la solicitud. Campos del Formato: • Datos del destinatario: datos del colaborador que está ejecutando la devolución. • Datos del remitente: datos del almacén al cual se va a enviar la devolución. • Fecha de envío de la mercancía: relacionar la fecha en la cual se hace el envío de los artículos. • Nombre de transportadora y número de guía del envío: este campo se diligencia cuando el envío se realiza desde una ciudad donde no se encuentre ubicado ningún almacén. • Relación de artículos para devolución: • Cantidad. • Referencias. • Seriales. c o m m e r c e
  64. 64. • Especificar la causal de la devolución. • Nombre legible del remitente. • Firma del remitente. 4. Seleccionar los artículos y la cantidad de estos los cuales se devolverán al almacén (colaborador de Media Commerce). En el caso que el serial del artículo que tiene físicamente no registre asignado en el sistema, se digita el número de serial en el campo “Incluir Digitado”. 5. Finalizar el registro de la devolución seleccionando la opción “Procesar” (colaborador de Media Commerce). c o m m e r c e
  65. 65. CARTILLA ENTREGA DE EQUIPO POR RETIRO DE COLABORADOR Aplica para la recepción y disposición de los equipos que son entregados por los colaboradores retirados de la organización.
  66. 66. Pasos generales: 1. Realizar la devolución del equipo / artículo. Ver guía devolución del articulo (colaborador y/o líder del proceso). Antes de enviar el equipo al almacén, el líder del proceso deberá realizar el diagnóstico previo del equipo utilizando el formato diagnóstico líder. 2. Realizar el diagnóstico del equipo y generar el backup de la información contenida en este (auxiliar de sistemas). El diagnóstico del equipo debe realizarse en el formato reporte de servicio. Una copia del backup del equipo debe enviarse al líder del colaborador retirado. 3. Devolver el equipo después de realizar la configuración respectiva (auxiliar de sistemas) En cuanto sea recibido el equipo por parte del coordinador de almacén se definirá el destino del equipo. c o m m e r c e
  67. 67. CARTILLA GARANTÍA DE ARTÍCULOS Aplica para gestionar las garantías de artículos y/o elementos comprados por Media Commerce.
  68. 68. Pasos generales: 1. Realizar la devolución del artículo al almacén más cercano o a la sede principal de este (colaborador de Media Commerce). Ver guía solicitud devolución de artículo de apoyo a esta actividad. 2. Verificar si el artículo devuelto tiene garantía (coordinador de devoluciones y/o almacén – 2 días hábiles). En caso que el artículo no tenga garantía se debe revisar el instructivo “Reparación de Elementos en el Laboratorio”. 3. Contactar al proveedor e indagar sobre proceso de garantía (coordinador de devoluciones y/o almacén). Negociar con el proveedor la responsabilidad del flete, teniendo en cuenta que cuando el daño no es por defecto de fabricación, el costo de envío lo asumirá la organización y, si la garantía la asume el proveedor, el flete de devolución será asumido por el mismo. Contar con la información de contacto del proveedor al cual se le enviará el artículo. c o m m e r c e
  69. 69. 4. Enviar artículo al proveedor (coordinador de devoluciones y/o almacén). Embalar de forma adecuada el artículo. Enviar la documentación requerida para el trámite de la garantía (salida por garantía, copia factura de compra y, demás soportes solicitados). Notificar por correo electrónico al proveedor el Nro. de guía con el cual fue enviado el artículo. 5. Verificar si el proveedor asume la garantía del artículo (coordinador de devoluciones y/o almacén). En caso que el proveedor asuma la garantía se debe acordar con este el tiempo y la localidad de entrega del artículo. En caso que el proveedor no asuma la garantía, se debe solicitar un diagnóstico de daño identificando las partes y razón de afectación del equipo, así como también el costo y tiempo de reparación. 6. Definir si el artículo será entregado al colaborador o si se deja en la bodega de stock (coordinador de devoluciones y/o almacén – 2 días hábiles después de recibido el artículo por el proveedor). c o m m e r c e
  70. 70. CARTILLA INSTALACIÓN INALÁMBRICA DE CLIENTES MEGANET Aplica para el manejo de todas las instalaciones de clientes con tecnología inalámbrica del segmento Meganet de Media Commerce S.A.S.
  71. 71. Pasos generales: 1. Generar OT (facturación y cartera). La OT trae consigo 2 números de contacto del cliente, la dirección completa con barrio y ciudad. Tener en cuenta que la OT genera automáticamente el ticket de activación inalámbrica. 2. Distribución de la OT (líder de zona inalámbrico). El líder de zona debe distribuir las OT generadas para esta actividad al personal propio y/o contratista. 3. Realizar visita al cliente y validar si se requiere la instalación (personal técnico propio y/o contratista). Con base en la distribución de las OT y los agendamientos para el día, se debe solicitar al centro de gestión turno para la entrega de la instalación. La solicitud de turno solo podrá realizarse de 8 a 9 de la mañana. En caso que el cliente no permita o no requiera la instalación cuando se realice la visita, diligenciar y hacer firmar el formato reporte de visita, el cual debe finalmente enviarse al líder de zona inalámbrico. Si el cliente no se encuentra en el momento de la visita dejar notificación utilizando el formato reporte de visita fallida. c o m m e r c e
  72. 72. 4. Validar que el predio en el cual se realizará la instalación cuente con las condiciones óptimas para esta actividad (personal técnico propio y/o contratista). Se debe validar: • Línea de vista. • Disponibilidad de espacio para instalar el mástil. • El lugar de instalación del mástil, debe soportar el peso del mismo con la antena (SM). • Espacio para extender el cableado. • Parámetros para la instalación (ver tipo de equipo utilizado Canopy, Wicopr, Ubiquiti) En caso que sea negativa la línea de vista o las condiciones básicas para la instalación, se debe evidenciar las causas tomando mínimo 2 fotografías y evidenciando los parámetros obtenidos al líder de zona inalámbrico. 5. Instalación y apuntamiento del SM (personal técnico propio y/o contratista). Es importante que todas las instalaciones sean realizadas de forma estética y firmes, evitando posibles fallas posteriores. SM: cargar script y contraseña otorgados por el líder de zona según el tipo y tecnología del equipo. c o m m e r c e
  73. 73. 6. Realizar pruebas y validar entrega del servicio (agente centro de gestión). Las pruebas básicas a realizar son: verificación de parámetros, test de calidad, configuración VLAN, Ping y BW. Cerrar el ticket de activación de servicio y enviar notificación de entrega a personal involucrado en el proceso. 7. Confirmación de la entrega (personal técnico propio y/o contratista). Para finalizar la entrega exitosa del servicio, configurar como página de inicio: www.meganet.com.co, adicionalmente debe descargar la guía del Mega Usuario y dejarla en el escritorio del equipo del cliente Diligenciar y firmar por ambas partes (cliente y personal técnico) el formato reporte de servicio 8. Realizar reporte de materiales en la web, de todos aquellos elementos y equipos utilizados en la instalación (personal técnico propio y/o contratista). c o m m e r c e
  74. 74. Al momento de reportar los materiales se debe subir en PDF el acta de materiales totalmente diligenciada con el reporte de visita y las fotografías de la instalación. El reporte de materiales debe realizarse máximo 1 día hábil después de la instalación realizada. 9. Asignación de Ancho de Banda (asistente de aprovisionamiento inalámbrico). Se debe realizar la asignación de BW contratado por el cliente, máximo un día hábil después de la entrega de la instalación. 10. Seguimiento de actividades (líder de zona inalámbrico). Tomar una muestra del 15% del total de todas las órdenes de trabajo e jecutadas en el mes por cuadrilla inalámbrica y por contratista, y realizar seguimiento garantizando que la información suministrada en la OT - Ticket coincida con la realidad en campo. Enviar el consolidado de las auditorías al coordinador operativo inalámbrico de la zona y al coordinador operativo Nacional Meganet el 7 de cada mes. c o m m e r c e
  75. 75. CARTILLA REPORTE DE HURTO O PÉRDIDA Aplica para el reporte de hurto o pérdida de artículos, por parte de los colaboradores de Media Commerce.
  76. 76. Pasos generales: En caso de hurto del artículo: 1. Comunicarse con el líder para relatar los hechos inmediatamente suceda el evento (colaborador de Media Commerce). 2. Registrar la versión emitida por el colaborador e indicarle como generar el denuncio (líder del colaborador). • Para el denuncio tener en cuenta: lugar de los hechos, fecha y hora precisa del evento, detalle de los artículos y componentes hurtados (cantidad y valor), descripción de los hechos (como se dio el hurto y personas que intervinieron en el evento). Si el valor de los artículos hurtados supera $ 3.000.000 y es producto de un solo evento, el líder se comunicará inmediatamente con la gerencia administrativa con el fin de recibir la instrucción de la forma en la cual debe colocarse el denuncio. 3. Reportar el denuncio ante la entidad correspondiente, de acuerdo a las instrucciones anteriormente emitidas (colaborador de Media Commerce – máximo 2 días calendario al hurto). c o m m e r c e
  77. 77. Las entidades para reportar el caso pueden ser la fiscalía, Unidades de Reacción Inmediata (URI) o SIJIN más cercana, consultar direcciones y teléfonos donde se puede realizar el denuncio en el link: http://www.policia.gov.co/portal/page/portal/SERVICIOS_AL_CIUDADANO/Documentos_extraviados /atencion_documentos_extraviados. 4. Entregar el denuncio emitido por la entidad correspondiente al líder (colaborador de Media Commerce) El documento debe ser fiel copia del expedido por el ente competente, que no tenga enmendaduras, tachones o alteraciones y que pertenezca a la jurisdicción de los hechos. 5. Emitir concepto y comunicarlo al líder del almacén (líder del colaborador). Verificar la coherencia entre la información contenida en el denuncio vs la versión inicial, para emitir concepto final. Emitir concepto al líder de almacén, indicando si se debe generar algún descuento al colaborador con su respectivo argumento, en caso que el colaborador estévdesempeñando funciones en un horario diferente a la jornada laboral ordinaria, se deberá anexar el registro o certificación correspondiente. En caso de pérdida del artículo: c o m m e r c e
  78. 78. 1. Las entidades para reportar el caso pueden ser la fiscalía, Unidades de Reacción Inmediata (URI) o Reportar inmediatamente al líder relatando lo sucedido (colaborador de Media Commerce). 2. Registrar la versión del colaborador y verificar la pérdida (líder de colaborador). Gestionar herramientas (registros de las cámaras, indagar con el personal de los alrededores del hecho) con las cuales se pueda identificar la posible recuperación de lo perdido. En caso de no recuperarse el artículo, el colaborador deberá asumir el costo del mismo. 3. Notificar al líder y coordinador de almacén de la localidad (líder de colaborador). Se debe adjuntar a la notificación el plan de mejora del evento y el formato de autorización de descuento por nómina firmada por el colaborador después de haber consultado con el coordinador de almacén más cercano, ver matriz de distribución, el costo del artículo de acuerdo a las políticas de descuento. Si se evidencia pérdidas consecutivas (más de 2 veces) por este concepto el colaborador deberá asumir el valor comercial del artículo en su totalidad y se le abrirá proceso disciplinario. c o m m e r c e
  79. 79. CARTILLA SOLICITUD DEVOLUCIÓN DE ARTÍCULOS Aplica para todas las devoluciones de artículos realizados por los colaboradores de Media Commerce.
  80. 80. Pasos generales: 1. Comunicarse con el encargado del almacén o de sistemas para la devolución del equipo (colaborador de Media Commerce). Con el coordinador de almacén de la zona, para que el indique a que almacén debe dirigir el artículo, esto aplica para las zonas donde no se tiene almacén. Ver matriz de distribución, en las zonas que hay almacén se debe realizar la devolución al almacén local. Para el caso devolución de un equipo de cómputo comunicarse inicialmente con el auxiliar de sistemas quien validará el inconveniente o el tipo de falla y, le identificará el tipo de requerimiento a realizar (configuración, cambio de equipo, reparación de equipo), para los dispositivos de voz IP se identificará si se realiza la devolución al almacén o al área de sistemas. 2. Realizar la devolución del equipo (colaborador de Media Commerce). Las devoluciones se deben realizar por medio del sistema Jonnas Web, de acuerdo a las directrices emitidas por el coordinador de almacén regional y/ o auxiliar de sistemas, realizar la devolución al almacén correspondiente, identificando la razón (diagnóstico) y si requiere reposición o no del artículo. c o m m e r c e
  81. 81. Si el colaborador requiere reposición del artículo, realizar el pedido extra de este, relacionando el consecutivo de la devolución en las observaciones del pedido. En caso que la devolución sea rechazada por el almacén, el colaborador deberá realizar nuevamente la devolución de los artículos rechazados teniendo en cuenta las observaciones emitidas por el coordinador de devoluciones y/o almacén. Cuando se devuelva un equipo de cómputo, incluir en el campo de observaciones de la devolución el usuario y contraseña del equipo. En caso que se detecte mal uso del equipo de cómputo, como instalación de Software no permitido por la organización o cambios no autorizados de hardware, se realiza el proceso disciplinario correspondiente y en caso de cambio de partes por daño el colaborador deberá asumir el costo de la reparación. c o m m e r c e
  82. 82. CARTILLA DEVOLUCIÓN DE FACTURAS EN PAPIRO Aplica para la devolución de documentos registrados en el Sistema de Gestión Documental “Papiro”.
  83. 83. Pasos generales: 1. Ingresar al sistema papiro (colaborador de Media Commerce). Debe tener asignada una clave para el ingreso al sistema. 2. Seleccionar módulo “Buzón de Entrada” (colaborador de Media Commerce). 3. Escoger el documento radicado el cual se requiere devolver (colaborador de Media Commerce). 4. Después de revisar el documento, y en caso de encontrarse alguna inconsistencia en este, seleccionar la opción “Devolver Documento” (colaborador de Media Commerce). 5. Determinar a quien desea devolver el documento: (colaborador de Media Commerce). “Al Radicador”: se debe incluir un comentario (carácter obligatorio), el cual indique el motivo de la devolución. En caso de seleccionar la opción devolver el documento “Al Proveedor” o “A otra persona (Nivel Inferior)”, diligenciar los campos referenciados. c o m m e r c e
  84. 84. • Tipo de devolución: son las opciones por las cuales se hace devolución del documento al proveedor o tercero. • Dirección: diligenciar la dirección a la cual se debe enviar el documento a devolver. • Ciudad: seleccionar la ciudad destino de la devolución. • Comentario Interno: es un comentario o sugerencia adicional importante del documento (carácter obligatorio). 6. Seleccionar la opción “Confirmar” y automáticamente se genera la devolución del documento (colaborador de Media Commerce). c o m m e r c e
  85. 85. CARTILLA MANEJO DE ANTICIPOS Aplica para el manejo de los anticipos solicitados por cada uno de los funcionarios de la organización, el cual debe ser destinado únicamente para cubrir los gastos relacionados al desarrollo directo de la operación. (Aplican restricciones para consumo y utilización).
  86. 86. Existen 3 tipos de Anticipos: viáticos – parque automotor – bienes y servicios. Es importante tener en cuenta a la hora de solicitar, utilizar y legalizar el anticipo los tiempos y responsables que inciden en cada uno de estas actividades. Pasos generales para el manejo de anticipos: 1. Solicitar anticipo (funcionario). Debe diligenciarse completamente el formato solicitud de anticipos. 2. Aprobar solicitud de anticipo (líder encargado del proceso – 3 días). La aprobación debe realizarse los lunes hasta las 12 pm y los miércoles hasta las 12 pm, si el lunes es festivo se dará plazo hasta el martes a las 10:30 am. 3. Consignación del dinero solicitado (tesorería – martes y jueves después de medio día). La consignación de anticipos se realiza únicamente después de la aprobación. c o m m e r c e
  87. 87. 1. Utilización del anticipo (funcionario). En caso de devolución de dinero se debe realizar consignación en la cuenta de ahorro de Davivienda No. 136600002754 a nombre de Media Commerce SAS. Nit. 819.006.966-8, y enviar los soportes escaneados a el correo de contabilidad auxcontabilidad@mc.net.co La entrega de dinero debe ser únicamente a la tesorera de la organización. Tener en cuenta al momento de utilizar el dinero las tarifas establecidas por la organización (“Cuadro Tarifas Autorizadas”). 5. legalización del anticipo (funcionario – 5 días después de fecha de finalización). Si el funcionario al final de la utilización del anticipo solicitado tiene un sobrante menor a $100.000 en dinero en efectivo, este será descontado en la nómina siguiente a excepción del personal de Pereira quien deberá devolverlo a la coordinadora de tesorería. Por cada viaje realizado se debe diligenciar el formato cumplido de viaje - MC-AP-G12-00-FR-003 y formato relación de taxis - MC-AP-G12-00-FR-004. c o m m e r c e
  88. 88. Tener en cuenta que no se reciben facturas, cuentas de cobro, recibos de caja menor con enmendaduras o tachones, esto es motivo para el rechazo de la legalización. 6. Aprobar legalización realizada por el funcionario (líder encargado del proceso – 3 días). 7. Envío de soportes físicos a contabilidad Pereira (funcionario). Enviar adjunto a estos soportes: formato legalización de anticipos en la web, formato cumplido de viaje y formato relación de taxis. 8. Verificar soportes digitales y legalización aprobada (auxiliar de contabilidad). En caso de ser rechazado un documento de la legalización el sistema enviará notificación al líder inmediato y al funcionario indicándole la nueva legalización de dicho documento dentro de los 5 días siguientes hábiles, de no efectuarse la operación se aplica el descuento por nómina en la quincena siguiente. c o m m e r c e
  89. 89. 9. Contabilización del anticipo (auxiliar de contabilidad). 10. Finalización del anticipo en el sistema (auxiliar de contabilidad). Nota En los anticipos de parque automotor / bienes y servicios, para comenzar con los pasos generales debe enviarse inicialmente a los responsables de cada uno de estos dos procesos la cotización de lo que se requiere realizar (reparación de vehículo / compra de bienes o servicios) en la cual se indique adicionalmente si requiere o no de pago anticipado. c o m m e r c e

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