Panasonic Energy Europe installeerde de ScanPRO software van Onea en liet door Onea ook een koppeling maken met het boekhoudpakket van SAP. De onderneming kan nu de inkomende facturen veel efficiënter opvolgen.

1. PanasonicEnergyEurope
bespaarttweewerkdagen
permaanddoordigitale
opvolgingfacturenConsumer Goods
100en facturen per maand
Internationale organisatie
Panasonic Energy Europe installeerde de ScanPRO software
van Onea en liet door Onea ook een koppeling maken met het
boekhoudpakket van SAP. De onderneming kan nu de inkomende
facturen veel efficiënter opvolgen.
“Hetniveauvaninternecontrole
isbehoudenmaarwesparen
minstenstweewerkdagenuit
permaand.”
Kurt De Smet, Group Manager Finance
bij Panasonic Energy
Twee werkdagen per maand uitgespaard
“Dankzij de digitalisering en de automatisering werken we nu veel sneller en
flexibeler.Hetniveauvaninternecontroleisgelijkgeblevenmaarwesparenminstens
twee werkdagen uit per maand”, verklaart Kurt De Smet, Group Manager Finance bij
Panasonic Energy. “Met ScanPRO zien we direct waar een factuur zich bevindt en
wie die al heeft goedgekeurd. Zo kunnen we de facturen uit al onze verschillende
Europese verkoopspunten veel efficiënter verwerken. Bovendien hebben we geen
papieren klassement meer. We kunnen elke factuur immers makkelijk terugvinden
in het digitale, perfect legale archief van ScanPRO. De gebruikers van de software
– een achttal medewerkers van de boekhouding – maakten zonder problemen de
overstap naar het nieuwe systeem.”
Het hoofdkantoor van Panasonic Energy Europe staat in voor centrale diensten zoals
de boekhouding, HR en IT.“Zo krijgen we van onze lokale leveranciers uit heel Europa
heel wat facturen, bijvoorbeeld voor marketing- en promotiemateriaal”, legt Kurt De
Smet uit. “We scannen nu al die inkomende facturen in met behulp van ScanPRO.
Daarna worden ze goedgekeurd door de verkoopteams in België en in de andere
landen. Het goedkeuringsproces is dus erg complex. Zonder een geautomatiseerde
workflow zou het bijna onmogelijk zijn om onze cijfers correct af te sluiten en te
rapporteren.”
Nog meer tijdbesparing door geautomatiseerde workflow
Ook de interne aankoopfacturen van de twee batterijfabrieken komen naar de
hoofdvestiging van Panasonic Energy Europe. Kurt De Smet: “We krijgen van
hen zo’n 100 facturen per week, zodat het de moeite loonde om daarvoor een
geautomatiseerde workflow in te stellen.We besparen heel wat tijd, alleen al doordat
we geen enveloppen meer moeten openen en papieren facturen inscannen.”
Onea zorgde voor de link tussen het softwaresysteem van de fabrieken en het
SAP-systeem dat men in de hoofdvestiging gebruikt voor de boekhouding. De
gedigitaliseerde opvolging is volledig in overeenstemming met de richtlijnen voor
interne controle bij Panasonic.
“De betalingsvoorstellen worden gemaakt in de SAP-software”, verduidelijkt
overpanasonic
Panasonic Energy Europe, onderdeel van de
elektronicaproducent Panasonic, verdeelt batte-
rijen voor de consumentenmarkt in Europa. De
organisatie telt een honderdtal medewerkers,
verspreid over heel Europa.
A
onearchive

2. Kurt De Smet. “ScanPRO verzamelt alle facturen die klaar zijn voor
goedkeuring in dezelfde volgorde als waarin de betaling moet
worden uitgevoerd.We ontvangen dan een‘batch’van 100 facturen
die we makkelijk kunnen vergelijken met het betalingsvoorstel.
Wanneerwedangoedkeuringgeven,gaathetbestandautomatisch
naar het systeem voor het uitvoeren van de betaling. De opvolging
kan ook op afstand. Via e-mail kan ik een bericht krijgen wanneer
een bestand klaar staat voor goedkeuring. In de mail kan ik
dubbelklikken op een link en dan zie ik alle facturen in pdf-formaat.”
Vroeger moest Kurt De Smet alle leveranciersfacturen manueel een
voor een bekijken. “Elke maand was er een stapel van honderden
originele facturen. De verwerking was erg tijdrovend. Onze
medewerkers moesten ze ook telkens uit het papieren klassement
halen en daarna weer klasseren.”
Doorlichting van software en procedures
Onea stond ook in voor een doorlichting van Panasonics systeem en
procedures. Kurt De Smet:“Drie mensen van Onea hebben grondig
bekeken hoe we onze facturen inscannen en verwerken. Daarna
hebben ze ook een actieplan opgesteld waardoor onze efficiëntie
op twee maanden tijd is verhoogd. Onea gaf ons een heel objectief
advies over de mogelijke verbeteringen door aanpassingen in
onze manier van werken, van de parameters of van de software.
Zo hebben ze de parameters in ScanPRO aangepast zodat het
systeem nu een leverancier herkent als we die al eens eerder
hebben ingescand. Ook de workflows werden verder verfijnd.
Door de analysemogelijkheden in ScanPRO hebben we niet alleen
een ‘helikopterbeeld’ van alle bewaarde facturen maar kunnen
we ook tot op factuurniveau gaan kijken bij wie een factuur voor
goedkeuring blijft steken. Ook daardoor winnen we tijd.”
Uitzonderlijk vlekkeloos verlopen
PanasonicEnergyEuropeisergtevredenoverdesamenwerkingmet
Onea, dat de organisatie blijft ondersteunen. “De implementatie is
uitzonderlijk vlekkeloos en snel verlopen”, verklaart Kurt De Smet.
“We zijn zo tevreden over Onea als partner dat we nu bezig zijn
met een volgende project waarbij we ook onze contracten – zo’n
600 per jaar – gaan inscannen en elektronisch doorsturen voor
goedkeuring.”
samenvatting
Onea installeerde bij batterijenproducent Panasonic Energy
Europe zijn scanningsoftware ScanPRO voor het inscannen
van de leveranciersfacturen uit de verschillende Europese
vestigingen. Onea creëerde ook een link met het SAP-boek-
houdsysteem. Dankzij een geautomatiseerde workflow kan
Panasonic Energy bovendien de honderden facturen die het
per maand van de twee batterijenfabrieken ontvangt, meteen
digitaal verwerken zonder ze eerst in te scannen.
Dankzij de digitalisering kan men de facturen nu veel efficiën-
ter goedkeuren en opvolgen, zodat de gebruikers samen twee
werkdagen per maand uitsparen. Een papieren klassement is
zelfs niet meer nodig, aangezien het archief met de digitale fac-
turen in ScanPRO perfect legaal is en makkelijk te doorzoeken.
voordelen
• Efficiënter werken
• Tijdbesparing
• Legaal digitaal archief
“Oneagafonseenheelobjectiefadvies
overdemogelijkeverbeteringen
dooraanpassingeninonzemaniervan
werken,vandeparametersofvan
desoftware.”
Kurt De Smet, Group Manager Finance
bij Panasonic Energy
Onea NV - Ottergemsesteenweg Zuid 731 - 9000 Gent, Belgium - t. +32 (0)9 298 04 11 - f. +32 (0)9 395 04 10 - INFO@ONEA.BE