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Gestão ágil do portfólio

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Material da Web Aula realizada pela Projetos e TI e Portfólio Expert
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Gestão ágil do portfólio

  1. 1. 1 PPM ÁGIL - Gerenciamento ÁGIL do Portfólio de Projetos Formato online www.portfolioexpert.com.br/ppm Norberto Almeida, PhD, PMP norberto.almeida@portfolioexpert.com.br norberto.o.almeida@gmail.com
  2. 2. 2 Objetivos da Apresentação ▪ Por que Ágil? ▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos como diferencial competitivo das organizações. ▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de portfólio simplificada e eficiente..
  3. 3. 3 1. CANAL NO YOUTUBE (PORTFOLIO EXPERT) 2. LINKEDIN – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO ALMEIDA 3. PÁGINAS DO FACEBOOK – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO ALMEIDA 4. GRUPO NO FACEBOOK – PPM – PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT 5. CANAL NO YOUTUBE (PROJETOS E TI YOUTUBE.COM/USER/CANALPROJETOSETI) 3 Convites
  4. 4. 4 POR QUE ÁGIL? UMA ABORDAGEM LEAN E AGILE 4
  5. 5. 5 O objetivo do lean thinking é criar um fluxo contínuo de entrega de valor ao cliente, reduzindo ao máximo a perda dos recursos organizacionais no menor tempo possível (Womack e Jones, 1996). Lean Thinking 5
  6. 6. 6 Lean Portfolio Management 6 1. Defina o que é valor com o cliente 2. Mapeie e priorize o fluxo de geração de valor 3. Crie um fluxo contínuo de valor 4. Responda às demandas do cliente 5. Busque a perfeição Adaptado de Lean Project Management (Womack e Jones, 1996)
  7. 7. 7 1. Defina o que é valor com o cliente; 2. Mapeie e priorize o Fluxo de Geração de Valor; 3. Crie um fluxo contínuo de valor: Elimine os desperdícios, focando nos projetos que agregam valor ao cliente ou são necessários para a manutenção do negócio, otimizando a utilização dos recursos organizacionais; 4. Responda às demandas do cliente (produção puxada). O cliente puxa o fluxo de valor, reduzindo a necessidade de projetos e outros trabalhos que não são necessários aos negócios; 5. Busque a perfeição. Melhoria contínua do Portfólio na adequação às mudanças e busca da otimização dos resultados. Princípios da Gestão Agil do Portfólio 7 Lean Portfolio Management Adaptado de Lean Project Management (Womack e Jones, 1996)
  8. 8. 8 1. Os objetivos estratégicos devem ter prioridade sobre os objetivos individuais dos projetos; 2. Elimine os desperdícios, focando no que agrega valor ao cliente, priorizando os projetos e otimizando a utilização dos recursos organizacionais; 3. Nivele a utilização dos recursos estratégicos nos projetos, criando metas e objetivos realistas para o portfólio; 4. Foco nas pessoas e nas interações e não nos processos e ferramentas. Empodere os colaboradores, garantindo a cooperação, o respeito e a integridade; 5. Desenvolva as equipes, fornecendo o aprendizado contínuo e desenvolvendo a cultura e a filosofia lean; 6. Pratique a simplicidade e utilize modelos visuais que facilitem a tomada de decisão e o alcance dos resultados; 7. Crie uma cultura de perfeição, evitando o retrabalho e o trabalho duplicado, praticando a melhoria contínua e o erro zero. 8. Forneça, em períodos curtos, indicadores que facilitem a tomada de decisão e implemente as ações rapidamente. 9. Tenha uma rápida adaptação as mudanças, não adianta concluir projetos que já não servem mais; 10. Crie uma organização de aprendizagem, com a gestão do conhecimento, pois os projetos são temporários, mas o portfólio é contínuo. Os 10 mandamentos da Gestão Agil do Portfólio 8 Adaptado de Lean Project Management (1996) e Manifesto Ágil (2001)
  9. 9. 9 Necessidades de Negócio Planejamento Estratégico e/ou Propostas de valor e Atividades Chave Objetivos Soluções, Produtos e Serviços Sucesso Gestão profissional 9
  10. 10. 10 Pilares do Gerenciamento Profissional do Portfólio 10
  11. 11. 11 PMI’s Pulse of the Profession 2017 – Alguns Findings ❖ Ainda é perdido US$ 97 Mi para cada US$ 1 Bi investido – 9,7% Resultado Empresas da Alta Maturidade Empresas de Baixa Maturidade Percentual médio de projetos completados dentro do prazo 88% 24% Percentual médio de projetos completados dentro do orçamento 90% 25% Percentual médio de projetos que alcançaram seus objetivos de negócio 92% 33% Percentual médio de projetos com problemas de escopo 28% 68% Percentual médio de projetos que falharam 6% 24% Percentual médio do orçamento perdido com as falhas dos projetos 14% 46%
  12. 12. 12 Maturidade x Sucesso
  13. 13. 13 PPM Ready A avaliação envolve 3 etapas muito simples: 1 - Categorização da Organização e do Respondente 2 - Avaliação de prontidão 3 - Diagnóstico e Plano de Ação Executando o plano de ação proposto pela ferramenta haverá uma melhora na prontidão da sua organização e consequentemente nos resultados alcançados pelos projetos. Avalie Gratuitamente sua Organização: http://www.portfolioexpert.com.br/ppmready 13
  14. 14. 14 PPM Ready – Etapa 1 14
  15. 15. 15 PPM Ready – Etapa 2 15
  16. 16. 16 PPM Ready – Etapa 3 16
  17. 17. 17 Processos da Metodologia Simplificada Grupos de Processos Área de conhecimento Definição Alinhamento Autorização e controle Gerenciamento da Estratégia do Portfólio 1. Abrir o portfólio Gerenciamento da governança do portfólio 2. Definir o portfólio 4. Otimizar o portfólio 5. Autorizar o portfólio 3. Desenvolver o plano de gerenciamento do portfólio Gerenciamento do desempenho do portfólio 7. Gerenciar a execução do portfólio 6. Reportar o desempenho do portfólio Fonte: Adaptado de Almeida, Felipe ; Almeida, Norberto (2013)
  18. 18. 18 Fluxo da Metodologia Simplificada
  19. 19. 19 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
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  21. 21. 21 PPM Agile Canvas PM Agile Canvas Status Report Canvas Dashboard XAgile PPM
  22. 22. 22 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  23. 23. 2323 Por que? O que? Quem? Como? Quando e Quanto? XAgile PPM Canvas
  24. 24. 24 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  25. 25. 25 Inventariar os componentes candidatos ao Portfólio Final do Ciclo Projetos em Andamento Projeto C Projeto D ProjetosCandidatos Projeto A Projeto B Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D Inventário de Projetos
  26. 26. 26 Project Canvas 26 Por que? O que? Quem? Como? Quando e Quanto? Adaptado de José Finocchio Júnior (2013)
  27. 27. 27 AHP – Projetos Priorizados PROJETO Aumentar o Market Share nos mercados existentes Expandir em Novos Mercados e Segmentos Melhorar a Satisfação do Cliente Melhorar a Satisfação dos Colaboradores Grau de Importância % de Importânci a Ranking de Importância Importância do critério 58,54% 25,88% 10,80% 4,77% 1 Implantação de Sistemas de Informações de Gestão do Portfolio 3 3 9 6 0,0701 7,01% 6 2 Capacitação da Empresa em Lean Project Management 1 3 6 1 0,0361 3,61% 12 3 Criação de treinamentos online de alta qualidade 9 9 6 1 0,1539 15,39% 1 4 Pesquisa de Mercado sobre as necessidades dos clientes 3 6 9 0 0,0760 7,60% 5 5 Capacitação e certificação dos colaboradores em Metodologias Ágeis de Gestão de Projetos 3 3 9 6 0,0701 7,01% 6 6 Implementar uma Plataforma Digital de Relacionamento com o Cliente 3 1 9 0 0,0529 5,29% 11 7 Implantar o Escritório de Projetos Executivo 3 3 3 6 0,0604 6,04% 8 8 Implantar um Plataforma de Ensino à Distância (EAD) 9 9 3 3 0,1517 15,17% 2 9 Implantar Programa de Desenvolvimento dos Colaboradores 3 1 3 9 0,0552 5,52% 9 10 Desenvolver Campanha de Marketing Convencional e Digital 9 6 1 0 0,1307 13,07% 3 11 Implantar uma Plataforma de Gamificação 3 9 6 3 0,0890 8,90% 4 12 Desenvolver parcerias com empresas de alta qualidade complementares aos nossos serviços 3 3 3 1 0,0538 5,38% 10 TOTAL 52 56 67 36 1,0000 100% ((3/52)*0,5854+ (3/56)*0,2588+ (9/67)*0,1080+ (6/36)*0,0477) / 4
  28. 28. 28 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  29. 29. 29 3: Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Portfólio Este é o processo responsável por garantir um plano consistente e integrado para o efetivo gerenciamento do portfólio a ser executado, tendo como referência o planejamento estratégico, seus objetivos e suas premissas e restrições. Alguns exemplos de documentos para melhor entendimento deste processo: • Modelo de Governança do Portfólio; • Programação de Prazos e Investimentos do Portfólio; • Matriz de riscos do portfólio; • Matriz de comunicação do portfólio.
  30. 30. 30 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  31. 31. 3131 Criação de Cenários – Cenário 3 - Restrição R$ 8 Mi
  32. 32. 32 Comparação dos Cenários 32 Cenário Investimento R$ Mi % Valor Estratégico Projetos Retirados Linha de Base 9650 100,00% - 1 7850 81,28% 3 e 9 2 7950 83,03% 5 e 10 ▪ Restrição Orçamentária: R$ 8 Mi 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 2,00 2,20 0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% 14,0% 16,0% 18,0% 20,0% Lucratividade Valor Estratégico Investimento Prj 1 Prj 2 Prj 3 Prj 4 Prj 5 Prj 6 Prj 7 Prj 8 Prj 9 Prj 10 Prj 11 Prj 12
  33. 33. 33 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  34. 34. 34 ▪ Autorizar o Portfólio significa obter a autorização para a programação estabelecida para o próximo ciclo de execução. ▪ Deve envolver os principais tomadores de decisão responsáveis finais pelos projetos do portfólio. ▪ Geralmente são criados Comitês de Gerenciamento de Portfólio (CGP), responsáveis por definir, acompanhar e autorizar mudanças na programação estabelecida. ▪ Este Comitê costuma ser formado por componentes da Alta Administração e deve ter um modelo de gestão, definindo alçadas, reuniões regulares e responsabilidades. Autorizar o Portfólio
  35. 35. 35 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  36. 36. 36 Modelo de Relatório de Desempenho do Portfólio 36 DashBoard do Portfólio
  37. 37. 37 Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) Status Report Canvas (SR Canvas)
  38. 38. 38 Acompanhamento do Projeto – Status Report Canvas Modelo dos 4 P’s
  39. 39. 39 Status Report Canvas 2
  40. 40. 40 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  41. 41. 41 Gerenciar a execução do portfólio ▪ Gerenciar a execução dos projetos: Avaliar periodicamente a utilização dos recursos, cronograma e orçamento, bem como se o valor do portfólio está sendo alcançado, visando analisar os resultados, a demanda necessária e a disponibilidade de recursos, garantindo desta forma a viabilidade contínua do portfólio e recomendando suas devidas otimizações; ▪ Gerenciar mudanças na estratégia: Avaliar periodicamente se houve alterações na estratégia da empresa que devem ser refletidas no planejamento e acompanhamento do portfólio; ▪ Gerenciar os riscos do portfólio: Executar o plano de gerenciamento de riscos e reavaliar periodicamente os riscos do portfólio, suas ocorrências e respostas, através da identificação, análise qualitativa e quantitativa e respostas aos riscos; ▪ Gerenciar a comunicação do portfólio: Coletar, distribuir e armazenar as informações contidas no plano de gerenciamento da comunicação do portfólio, garantindo a satisfação das partes interessadas com os requisitos de comunicação do projeto.
  42. 42. 42 Ex.: Remanejamento do Orçamento 42
  43. 43. 43 Ofertas disponíveis até amanhã Treinamento online – Gestão Ágil do Portfólio (8 PDUs) www.portfolioexpert.com.br/ppm Link com desconto de 30% - R$ 553,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/E5585287H?off=0oqevdsj Treinamento online PRIO – Priorização e Otimização do Portfólio com o Project Online (3 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/prio Link com desconto de 30% - R$ 273,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/Q5775550D?off=bvl421lw Treinamento MSP Professional – Gerenciando Projetos com o Microsoft Project (8 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp Link com desconto de 30% - R$ 553,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/B5292267Q?off=zarkd9k1 Treinamento MSP Light – Gerenciando Projetos com o Microsoft Project (8 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp Link com desconto de 30% - R$ 413,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/E5331439F?off=caix0w5q Novos treinamentos em breve!
  44. 44. 44 Validação dos Objetivos da Apresentação 44 ▪ Por que Ágil? ▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos como diferencial competitivo das organizações. ▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de portfólio simplificada e eficiente..
  45. 45. 45 Obrigado! “Um homem que não se alimenta de seus sonhos envelhece cedo” (William Shakespeare) Norberto Almeida, PhD, PMP norberto.almeida@portfolioexpert.com.br norberto.o.almeida@gmail.com

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