Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Projektiliiketoiminnan kannattavuus– miten toimit kannattavasti ja pidät riskit kurissa

1,034 views

Published on

Mistä toimitusprojektiesi kannattavuus syntyy? Kuinka analysoit projektiesi kannattavuutta? Projektien kannattavuuden kehittäminen ei vaadi taikavoimia, vaan selkeää analyysiä projektien läpiviennistä.

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Projektiliiketoiminnan kannattavuus– miten toimit kannattavasti ja pidät riskit kurissa

  1. 1. Helpompi elämä Projektiliiketoiminnan kannattavuus– miten toimit kannattavasti ja pidät riskit kurissa? © Suomen Projekti-Instituutti Oy 1
  2. 2. Kannattavuus projektiliiketoiminnassa • Yksittäinen projekti –Tuotteiden ja palveluiden laatu –Laadukas projektinjohtaminen – oikeaan tarpeeseen! –Muutosten hallinta –Maksimaalinen toistettavuus • Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus) –Tuotteiden ja palveluiden laatu asiakastarpeeseen –Valitaan oikein ne taistelut ,jotka halutaan voittaa –Ohjataan toimintaa myyntiprosessista toteutukseen – Liiketoiminnan (=projektisalkun) riskien hallinta © Suomen Projekti-Instituutti Oy 2
  3. 3. Projektin tavoitteet: kustannustavoitteet/hyötytavoitteet © Suomen Projekti-Instituutti Oy 3 3 Aika Laajuus Kustannus Asiakkaan projektista saama hyöty/arvo Asiakkaan projektista maksama hinta (asiakkaan kustannus) Toimitusprojektin asiakkaalta saamat tuotot Lähde:Artto, Martinsuo,Kujala Projektiliiketoiminta, 2006
  4. 4. Projektisalkunhallinnan tavoitteita: Asiakasprojektit Salkun strategian mukaisuus tarjouspyyntöihin, josta saadaan = Varmistaa, että painotetaan strategianmukaisia asiakkaita Salkun tasapaino Salkun = Vastataan sellaisiin paras kate (tai jotka mahdollistavat tuottoisan toiminnan jatkossa) = Varmistaa, että sovitut asiakasprojektit toteutuvat menestyksekkäästi maksimaalinen arvo & Cooper R, Edgett S, Kleinscmidt E. Portfolio management in new product development: Lessons from the leaders I. Research technology management 1997, Vol.40(5). = Varmistaa, että kaikille suunnitteluille asiakasprojekteille riittää resursseja & = Varmistaa, ettei tarjota liian monia riskialttiita projekteja © Suomen Projekti-Instituutti Oy 4
  5. 5. Tyypillisiä lähestymistapoja parantaa onnistumista projekteissa ja projektinjohtamista Lähetetään yksittäisiä projektipäälliköitä koulutukseen Tilataan projektipäälliköille yrityskohtainen valmennus Laaditaan erilaisia projekti- tai laatuohjeita ja käsikirjoja (”näin johdat projektia”) Kehitetään erilaisia dokumenttipohjia Mitä muuta olette tehneet? Kuka on käyttänyt ulkopuolista asiantuntijaa? © Suomen Projekti-Instituutti Oy 5
  6. 6. Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet Johtamisprosessit tuotteeksi Projektisalkun hallinta Projektijohta-misen menetelmät, prosessit ja työkalut Organisaation rakenteet ja tuki projektien onnistumiselle Systemaattinen urapolku Projektipäälliköille Muiden roolien osaamisesta huolehtiminen Projektijohtamisen kompetenssi Uudet rakenteet Uusi johtamisnäkökulma © Suomen Projekti-Instituutti Oy 6
  7. 7. Tutkimus projektitoiminnasta suomalaisissa organisaatioissa • Projektikulttuurin korkea kypsyystaso on yhteydessä projektin tuotos- ja hyötytavoitteiden saavuttamiseen Lähde: Projektitoiminnan kypsyystaso Suomessa 2011 - Valtakunnallisen kyselytutkimus Suomen Projekti-Instituutti Oy, 2011 © Suomen Projekti-Instituutti Oy 7
  8. 8. Milloin projektitoimintaa ja projektikulttuuria tulee kehittää? •Tavoitteena kasvu -> Lukuisia kehitysprojekteja ja suurempia sekä vaativampia toimituksia •Suuri osa resursseista työskentelee projekteissa -> johtamisnäkökulman muutos ja uusi osaamistarve • Projektitoimituksiin liittyy suurempia riskejä • Asiakkaat ostavat projektinjohtamista ja se on oleellinen osa asiakkaalle myytävää palvelua © Suomen Projekti-Instituutti Oy 8
  9. 9. Konkreettisia hyötyjä: •Suorat kustannussäästöt tehokkaammalla toiminnalla •Mahdollisuus suurempiin projektikokonaisuuksiin ja liikevaihdon kasvattamiseen (projektinjohtaminen kilpailueduksi) • Välilliset asiakastyytyväisyyttä parantavat vaikutukset (parempi aikataulujen pito, onnistunut kommunikointi) •Työtyytyväisyys (läpinäkyvyys ja resurssienhallinta) © Suomen Projekti-Instituutti Oy 9
  10. 10. Projektikulttuurin kehittämisen ”business case” •Kokonaisinvestointi – Kehitys- ja valmennuspalvelut 100 k€ –Oman henkilöstön työaika 350 htp 350 k€ • Säästöt 4,5 % 10 M€ liikevaihdolle –Vuosituotto 450 k€ > takaisinmaksuaika 1 v © Suomen Projekti-Instituutti Oy 10
  11. 11. Benefits of Proper Project Planning • Rule of thumb for savings (labor hours) during project execution – Simple project – save 3-5 hours for each hour of planning – Short duration, complex project – save 5-7 hours for each hour of planning – Medium duration, complex project – save 9-11 hours for each hour of planning •10-15 percent of time and budget should be spent on planning to give a solid foundation for future work Source: Cleland and Ireland ”Project Managers Portable handbook” © Suomen Projekti-Instituutti Oy 11
  12. 12. Kannattavuus projektiliiketoiminnassa • Yksittäinen projekti –Laadukas projektinjohtaminen – oikeaan tarpeeseen! –Maksimaalinen toistettavuus johtamisprosesseissa • Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus) – Liiketoiminnan (=projektisalkun) riskien hallinta © Suomen Projekti-Instituutti Oy 12
  13. 13. ABC Projektiluokittelu  Haasteet vaihtelevat projektista toiseen – siksi on tärkeää tunnistaa haasteet ja ymmärtää projektin kompleksisuus sekä määritellä tarvittava johtamisen taso  Tämän vuoksi projektiluokittelu tulee tehdä aina projektin alussa  Luokittelemalla projektit vältämme myös tarpeetonta byrokratiaa kevyissä projekteissa •Projektiluokittelu perustuu projektianalyysiin, joka tehdään jokaiselle projektille •Analyysi tehdään ABC Projektiluokittelun mukaisesti. Luokitus on osa ABC Projektimallia •Analyysi helpottaa haasteiden tunnistamisessa ja hahmottaa alustavasti riskitekijöitä © Suomen Projekti-Instituutti Oy 13
  14. 14. Projektin haastavuuden tunnistaminen varmistaa oikean johtamistason Suomen Projekti-Instituutti Oy:n ABC Projektimalli ©™ Projektianalyysi Luokittelu Projektinjohtamistoimenpiteet Projektin sisällön tai prosessien ainutlaatuisuus ja monimutkaisuus Aikataulu Sidosryhmät Ulkoiset tekijät ja muuttuva ympäristö Projektin osallistujat Budjetti Projektin strateginen merkitys ja taloudelliset hyödyt C XX X X (X) X A B X X X X X X XXXX XX XX X X X X X X X Valmistelu - Projektikuvaus - ABC luokittelu - Business Case Suunnittelu -ABC luokittelu - Projektisuunnitelma, (päivitetty Projektikuvaus) - Viestintäsuunnitelma - Riskienhallintasuunnitelma -Sidosryhmien hallintasuunnitelma -Ohjaussuunnitelma ja ohjausryhmän ”check-list” Toteutuksen ohjaus - Lyhyt edistymisraportti - Edistymisraportti Lopetus - Loppuraportti Projekti-kuvaus © Suomen Projekti-Instituutti Oy 14
  15. 15. Erilaisten toimitusten määrä ja niiden riskit (esimerkki) Tiukka ohjaus Heikko Ohjaus Projekti- Salkun hallinta puuttuu Tuotannon ohjaus Pienehkö kokonais voluumi Isot riskit Suuri Voluumi Kohtuulliset riskit Kohtuullinen voluumi Ei toimitusriskejä A B B C C ? Projektit © Suomen Projekti-Instituutti Oy 15
  16. 16. Luokitus johtamiskompleksisuuden mukaan (esimerkki) A B B C C 5 15 30 50 Toimitusten määrä tiettynä hetkenä Räätälöity kokonaistoimitus sisältäen useita osia ja muita palveluita Räätälöidyn laitteen tai järjestelmän toimitus sisältäen myös muita palveluita Standardilaitteen toimitus ja muita palveluita tai standardilaitteesta hieman poikekkeava toimitus Standardilaitteen toimitus © Suomen Projekti-Instituutti Oy 16
  17. 17. Projektisalkun riskien tasapainottaminen Projektien lukumäärä projektiluokittaina A Complex B Medium C Simple C © Suomen Projekti-Instituutti Oy 17
  18. 18. ”Projektinjohtamismalli”? P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 Esiselvitys Määrittely Suun-nittelu Toteutus Testaus Käyttöön otto Projektin lopetus P7 Layout design tai Engineering Procurement Installation Commissioning © Suomen Projekti-Instituutti Oy 18
  19. 19. Projektimalli P0 P2 P1 P3 Layout design Engineering Engi neering Toteutus M1 M2 M3 Procurement Implemen tation Commis sioning Installation Yhdenlainen toteutusmalli Esiselvitys Planning Myynti prosessi P4 Projektin lopetus Speci fications Commissioning © Suomen Projekti-Instituutti Oy 19
  20. 20. Laatuohjeet ja projektimalli Projektimallin kehittämisen keskeiset lisäarvot ovat: • Projektin kompleksisuusluokitus •Yhtenäiset päätöksentekopisteet ja sitoutumisen kontrolli •Myynnin ja toteutuksen linkitys •Kokonaishallinta (projektisalkunhallinta) •Laatuohjeet kuvaavat ja ohjaavat pääasiassa toteutusprosesseja ja antavat sen lisäksi tarkempia ohjeita projektinhallintaan, mutta eivät tyypillisesti tue esim. projektisalkunhallintaa © Suomen Projekti-Instituutti Oy 20
  21. 21. ABC Projektimallin™ ulottuvuus Projektisalkun johtamisen taso • Strateginen suunnittelu ja seuranta kaikille projekteille • Päätöksentekoprosessi ja priorisointimenettely Projektinjohtamisen taso • Ohjaa yksittäisen projektin toteutusta • Projektinjohtamisen prosessit: asettaminen, suunnittelu, toteutuksen ohjaus ja seuranta sekä lopetus Projektityön toteutuksen taso • Konkreettinen toteutustyö tehdään ja projektin lopputulos saadaan aikaan © Suomen Projekti-Instituutti Oy 21
  22. 22. Kannattavuus projektiliiketoiminnassa • Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus) – Valitaan oikein ne taistelut ,jotka halutaan voittaa –Ohjataan toimintaa myyntiprosessista toteutukseen © Suomen Projekti-Instituutti Oy 22
  23. 23. Projektin elinkaaren vaiheet, päätöksentekopisteet ja päädokumentit: ASIAKASPROJEKTIT Salkunhallinnan taso Myynti Onko strategian mukainen asiakas? Onko meillä ratkaisua? G0 Tarjous-pyyntö / Tarve Tarve-kartoitus Kannattaako lähteä tarjoamaan? Onko resursseja ylätasolla? G1 PP:n (alustava) nimeäminen = resursointi Sis. katselmointi Tarjouksen valmistelu G1 Projektinjohtamisen taso Kuinka käytännössä toteutetaan? Aikataulu, resurssit Riskit? Asiakkaan prioriteetti Asiakastyytyväisyyden varmistaminen G2 Asiakas hyväksyy sellaisenaan (no-go) Lupa allekirjoittaa Tarjous Sopi-mus Projekti-suunni-telma Alustava Projekti-suunni-telma Asiakas hyväksyy yleisesti Neuvottelut Tarkennettu Projekti-suunni-telma Myynti A projektin pp B projektin pp C projektin pp A projektin p.ryhmä Valmistelu Projektin suunnittelu Toteutuksen ohjaus Lopetus Projektityön toteutustaso G3 G4 Loppu-raportti Edistymisraportit Projektin tuotos MS MS MS © Suomen Projekti-Instituutti Oy 23
  24. 24. Projektin omistaja • Projektitoimituksissa luonnollisin projektin omistaja tulee myynnistä (asiakkuuden hallinta) •Myynti on mukana projektissa ensimmäisenä ja pyrkii toimimaan asiakkaan kanssa myös projektin jälkeen (koko elinkaaren johtaminen) • Projektin omistaja tekee ensimmäisenä projektiluokituksen ja laatii projektikuvauksen •Omistaja on vastuussa projektin hyödyistä (suora kannattavuus ja muut strategiset hyödyt) eli projektin lopullisesta onnistumisesta • Projektipäällikkö vastaa siitä, että sopimuksen mukainen tuotos toimitetaan aikataulussa ja hyväksytyn budjetin puitteissa ja ennakoi raporteissaan, mikäli näin ei ennusteta tapahtuvan © Suomen Projekti-Instituutti Oy 24
  25. 25. Projektilista Projektin nimi Projektin omistaja Projekti-päällikkö Aloitu s pvm Strateginen salkkuraportti Projektisalkun toteutuksen riskit Aikataulu Laajuus & laatu Kustannukset Riskit Hyödyt PROJEKTIKUVAUS Projektin omistaja Projektinjohtamis-luokka: A, B, C Projektipäällikkö Aloitus pvm Projektityyppi Lopetus pvm YHTEYS STRATEGIAAN PROJEKTIN TUOTOKSET LIIKETOIMINTAHYÖDYT KUSTANNUKSET JA RESURSSIT Projektisuunnitelma RISKIT © Suomen Projekti-Instituutti Oy 25
  26. 26. Myynti- ja projektinjohtamisprosessit on optimoitu ja koordinoitu salkunhallinnan näkökulmasta •Määriteltävä päätöksentekovastuut eri porteissa erilaisille projekteille •Resurssien saatavuustilanne huomioidaan koko ajan päätöksenteossa ja valinnassa •Toteutusorganisaation mukaantulo tarjous- ja myyntiprosessiin projektiluokan mukaan • ”kaikkia lintuja taivaalta ei pidä ampua” • Arvioitava systemaattisesti ja läpinäkyvästi projektien strategisia hyötyjä suoran kannattavuuden ohella © Suomen Projekti-Instituutti Oy 26
  27. 27. Projektien valinta (priorisointi) Pakko hoitaa Tiukka ohjaus Varmistetaan osaavat resurssit Mukaan Lähes valmiiden ratkaisujen volyymimyyntiä ? Käytetään vapaita resursseja Mukaan Mukaan Ei ikinä ? Käytetään vapaita resursseja Rutiinia Vapaiden resurssien myyntiä Strateginen ja liiketoiminnallinen merkitys Toteutuksen vaativuus © Suomen Projekti-Instituutti Oy 27
  28. 28. Projektien määrän tavoiteltu muutos (realistisesti ajatellen): 16 -> 9 34 -> 31 50 -> 60 4 7 8 15 0 ? 6 2 13 13 25 35 6 0 13 3 25 25 12 -> 22 34 -> 50 44 -> 28 Strateginen ja liiketoiminnallinen merkitys Toteutuksen vaativuus © Suomen Projekti-Instituutti Oy 28
  29. 29. Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet Projektijohta-misen menetelmät, prosessit ja työkalut Organisaation rakenteet ja tuki projektien onnistumiselle Systemaattinen urapolku Projektipäälliköille Muiden roolien osaamisesta huolehtiminen Projektijohtamisen kompetenssi © Suomen Projekti-Instituutti Oy 29
  30. 30. Projektista ammatti Asiantuntijan urapolku Linjajohtajan urapolku Projektiammattilaisen urapolku, esim: Projektiliike-toiminnan johto Projektijohtaja Projektipäällikkö Osaprojekti-päällikkö © Suomen Projekti-Instituutti Oy 30
  31. 31. Projektista ammatti Koulutus: Pätevyys: Sertifikaatti: Projektiammattilaisen urapolku, esim: PM Office Manager Projekti-/Ohjelma johtaja Projektipäällikkö Osaprojekti-päällikkö A-projektit IPMA A IPMA B B-projektit IPMA C C-projektit Projektitoiminnan johtamisen koulutus (PM Master/ PM Business) Projektinjohtamisen koulutusohjelma (PM Master) Projektipäällikkö-valmennus (4-5 p) (PM Professional) 2-päiväinen perus-projektivalmennus (PM Practitioner) © Suomen Projekti-Instituutti Oy 31
  32. 32. Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet Projektijohta-misen menetelmät, prosessit ja työkalut Organisaation rakenteet ja tuki projektien onnistumiselle Projektijohtamisen kompetenssi Uudet rakenteet Uusi johtamisnäkökulma © Suomen Projekti-Instituutti Oy 32
  33. 33. Projektiorientoitunut organisaatio projektitoimittajalla Projektit Projektien toteutusvastuu Kompetenssit Asiakkuuksien hoito Projektin omistajuus Projekti-päälliköt PMO Projektien johtamista Jakaantuu kompetenssien mukaan (matala rakenne!) Tilaus-toimitus prosesseja Projektityötä Jakaantuu asiakassegmentteihin ja asiakkaisiin Tarjous projekteja Työnjohto Omistus © Suomen Projekti-Instituutti Oy 33
  34. 34. ABC ProjektimalliTM versio 3.0 Yhtenäinen ja tehokas ratkaisu projektien ja projektisalkkujen johtamiseen © Suomen Projekti-Instituutti Oy 34
  35. 35. ABC Projektimallin edut Yhtenäisyys Selkeä päätöksen-tekomalli Skaalautuvuus Terminologia  Jokaista projektia ja salkkua johdetaan saman mallin mukaisesti  tehostaa projektityötä, kun perusperiaatteet ovat selvät ja yhteiset  parantaa kommunikointia ja vähentää väärinymmärryksiä  Näkyvä ja systemaattinen päätöksentekomenettely projekti- ja salkkutasolla  Kytkee projektit ja strategiat  Varmistaa, että projektin johtamiseen käytetään riittävästi aikaa ja oikeita menetelmiä, yksinkertaisissa projekteissa vältetään tarpeeton byrokratia  Motivoi projekteihin osallistujia hyvään projektinjohtamiseen  Kokoaa ja selkeyttää käytettävät käsitteet ja helpottaa projekteihin liittyvää viestintää  Lähtökohtana projektijohtamisen kansainväliset standardit (ISO 21500 ja PMI:n PM BOK) © Suomen Projekti-Instituutti Oy 36
  36. 36. Helpompi elämä © Suomen Projekti-Instituutti Oy 37

×