Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana

1,007 views

Published on

Ohjelmajohtaminen pyrkii tuottamaan strategisesti merkittäviä hyötyjä kehittämällä organisaation kyvykkyyttä ja toteuttamalla muutoksia. Ohjelmajohtaminen ei ole projektinjohtamista, projektisalkun johtamista tai muutoksen johtamista – vaan kaikkea tätä.

Published in: Leadership & Management
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana

  1. 1. 1 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana Aamiaisseminaari 24.5.2013
  2. 2. 2 2 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelmajohtaminen: Mitä, miksi, miten? Suomen Projekti-Instituutti Oy Markku Aarni
  3. 3. 3 © Suomen Projekti-Instituutti Oy ”Yksittäisillä, pienillä projekteilla on vaikea saada aikaan merkittäviä muutoksia ja vaikutuksia…” ”Organisaatiomme projektimalli on liian jäykkä isompien kokonaisuuksien käynnistämiseen ja hallintaan muuttuvassa toimintaympäristössä…” ” Projektijohtamisen, muutosjohtamisen ja strategisen salkunhallinnan oppien yhdistäminen kiinnostaa…” ”Tarvitsemme konkreettisen organisointi- ja seurantatavan strategiselle ”must- win battlelle”…” ”Meillä on joukko samaan teemaan liittyviä projekteja, jotka kaipaavat koordinointia…”
  4. 4. 4 © Suomen Projekti-Instituutti Oy 2013 2017 Lopullinen päämäärä riippuu muutoksista toimintaympäristössä Ohjelman visio ja hyöty- tavoitteet Ohjelma muodostuu projekteista ja toimenpiteistä Ohjelmajohtaminen on keino organisoida ja johtaa merkittävä muutos
  5. 5. 5 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelmien muodostaminen strategian pohjalta Strateginen visio Strategiset päämäärät Ohjelmat Liiketoimintaympäristö Projektit ja tehtävät Uudet tai muuttuneet toiminnot, tuotteet ja kyvykkyydet Hyödyt saavutettu Mukaillen: OGC: Managing Successful Programmes
  6. 6. 6 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelmajohtamisella tavoitellaan: •Kaukonäköisyyttä •Vaikuttavuutta •Fokusta •Systematiikkaa •Joustavuutta •Läpinäkyvyyttä •Koordinaatiota •Synergiaa •Ohjattavuutta
  7. 7. 7 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelman erityispiirteet •Hyötytavoitteiden ja sisällön kirkastaminen •Hyötyjen toteutumisen seuraaminen •Johdolla keskeinen rooli kokonaisuuden suuntaamisessa ja seurannassa •Rajapinnat muuhun johtamis- järjestelmään määritettävä •Kokonaisuuden koordinointi •Synergian etsiminen •Systemaattinen riskien hallinta •Yhteisen tahtotilan selvittäminen •Osallistaminen ja viestintä •Muutosvalmiuden luominen •Jatkuvuuden turvaaminen ja muutosmomentin ylläpito •Muutosherkkyys ja uudistaminen •Lähtökohtana visio tai laaja-alainen muutostarve •Tähtää merkittävien, strategisten tavoitteiden saavuttamiseen •Koostuu useista, toisiinsa liittyvistä tehtävistä ja projekteista •Koskettaa laajaa ihmisjoukkoa ja useita sidosryhmiä •Pitkä kesto ja iteratiivinen luonne, toimintaympäristö voi muuttua Ohjelman johtamisen fokukset
  8. 8. 8 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Esimerkki: Projektikulttuurin kehittämisohjelma Projektimallin kehittäminen (yksittäisen projektin ja projektisalkun johtamisprosessit) Projektin- ja projektisalkun- hallintaohjelmiston käyttöönotto Projekti- toimiston perustaminen Ensimmäiset projekti- päälliköiden sertifioinnit Ohjelmajohtamisen mallin kehittäminen ja pilotointi? Projektipäällikön urapolun määrittäminen Projekti- osaamisen kartoitus Osaamisarvion uusiminen? 2013 2014 2015 2016 Intranetin projektisivun lanseeraus Projekti- orientoitunut organisaatio- rakenne? Projektimallin jalkautus- valmennukset eri rooleille Ohjelma- johtamisen valmennukset? Projekti- ohjelmisto- valmennukset Syventävät projekti- valmennukset Projekti- päällikkö- verkoston perustaminen
  9. 9. 9 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Projekti vai ohjelma? PROJEKTI OHJELMA Lähtökohta ja päämäärä Melko selkeä, rajattu tarve, jonka pohjalta voidaan määritellä konkreettiset tuotostavoitteet Lähtökohtana liiketoiminnan muutostarve tai strateginen visio, konkreettinen sisältö tarkentuu vähitellen Kesto Suhteellisen lyhytkestoinen (tyypillisesti kuukausia) Pitkäkestoinen (tyypillisesti useita vuosia) Sisältö ja laajuus Selkeästi rajattu; toteutus saattaa jakautua osaprojekteiksi Laaja; koostuu useasta projektista ja mahdollisesti muista toimenpiteistä Muutokset ja joustavuus Muutokset projektin aikana pyritään minimoimaan Luonteeseen kuuluu muutosherkkyys ja uudistuminen muuttuvassa ympäristössä Johtamisen fokus Ennalta määrättyjen tuotosten tuottaminen aika- ja kustannusraamien puitteissa Liiketoimintahyötyjen johtaminen, ohjelmakokonaisuuden koordinointi ja muutoksen mahdollistaminen
  10. 10. 10 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Yrityksen salkut, ohjelmat ja projektit (esimerkki) Organisaation kehityssalkku (projektisalkku) Projekti Projekti Projekti Ohjelma Ohjelma Osa- projekti Osa- projekti Projekti Projekti Projekti Projekti Projekti Projekti Toimen- pide Toimen- pide Osa- projekti Toimen- pide Toimen- pide Toimen- pide Projekti Osa- projekti Osa- projekti Osa- projekti Osa- projekti
  11. 11. 11 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Mitä ohjelmajohtaminen tarjoaa? •Roolit ja vastuut muutoksen systemaattiseksi organisoimiseksi •Ohjelman vaihemallin, päätehtävät ja johtamisdokumentit eri vaiheisiin •Ohjenuoria, käytäntöjä ja työkaluja päivittäiseen johtamistyöhön •Kokonaisuuden koordinointiin ja hallintaan •Liiketoimintahyötyjen johtamiseen •Sidosryhmien johtamiseen •Muutoksen johtamiseen
  12. 12. 12 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelma- toimisto Esimerkki: ohjelman jakaminen osioihin Ohjelman jory Osio: Prosessien ja toimintatapojen kehittäminen Osio: Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen Ohjelman omistaja Tukiosio: HR-muutokset ja osaamisen kehittäminen Osion omistaja Osion omistaja Osion omistaja Ohjelma- päällikkö Ohjelman johtoryhmän muodostavat ohjelman omistaja (pj), osioiden omistajat, keskeisten sidosryhmien edustajat ja ohjelmapäällikkö (esittelijänä). Ohjelman koordinaatiotiimin muodostavat ohjelmapäällikkö (pj), käynnissä olevien projektien projektipäälliköt ja ohjelmatoimiston edustaja (sihteerinä). Ohjelman osioiden omistajat toimivat oman osionsa projektien omistajana. Projekteille voidaan lisäksi perustaa tarvittaessa omia ohjausryhmiä. projekti projekti projekti projekti projekti projekti projekti projekti projekti projekti projekti projekti projekti
  13. 13. 13 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelmaa koskeva päätöksenteko osana organisaation salkunhallintaa Ohjelman elinkaari ja johtamisprosessit (ABC ProjektimalliTM) Projektijohtamisen taso Projektityön toteutuksen taso Projektijohtamisen taso Projektityön toteutuksen taso Projektinjohtamisen taso Projektityön toteutuksen taso Ohjelmajohtamisen taso PG1 PG4 PG0 Ohjelman hallinta (Program governance) Visio / Strategia Ohjelman määrittely Määrittely- päätös Suunnittelu- päätös Toteutus- päätös Ohjelman lopetus Päätös lopetustoimien käynnistämisestä PG3 PG2 PG2.1 PG2.n Lopetus Liiketoimintahyötyjen johtaminen (Benefits management) Sidosryhmien johtaminen (Stakeholder management) Muutoksen johtaminen (Organizational change management) Rullaavan suunnittelun portit Toteuttaminen Ohjelman suunnittelu PE Jälki- arviointi
  14. 14. 14 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Ohjelmaa koskeva päätöksenteko osana organisaation salkunhallintaa Esimerkkejä ohjelman dokumenteista Projektijohtamisen taso Projektityön toteutuksen taso Projektijohtamisen taso Projektityön toteutuksen taso Projektinjohtamisen taso Projektityön toteutuksen taso Ohjelmajohtamisen taso PG1 PG4 PG0 Visio / Strategia Ohjelman määrittely Määrittely- päätös Suunnittelu- päätös Toteutus- päätös Ohjelman lopetus Päätös lopetustoimien käynnistämisestä PG3 PG2 PG2.1 PG2.n Lopetus Rullaavan suunnittelun portit Toteuttaminen Ohjelman suunnittelu PE Jälki- arviointi Ohjelma- kuvaus Edistymis- raportit Loppu- raportti Ohjelman tunnistus- lomake Business case Hyötyjen arviointi Hyötyjen arviointi Muutos- johtamisen suunni- telma Avoimien asioiden lista Riskien- hallinta- suunni- telma Muutos- loki Jälki- arviointi- raportti Suunni- telma vaiheelle 2 Suunni- telma vaiheelle 3 Hyötyjen arviointi Ohjelma- suunni- telma Viestintä- suunni- telma Edistymis- raportit Edistymis- raportit Hyötyjen- hallinta- suunni- telma Lopputilan kuvaus Riski- loki
  15. 15. 15 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Esimerkki: ohjelman tiekartta (roadmap) Hyötyjen mittaus Hyötyjen mittaus Hyötyjen mittaus PG2 Toteutuspaketti 1 Toteutuspaketti 2 Toteutuspaketti 3 PG2.1 PG2.2 PG3 Osio: Prosessien ja toimintatapojen kehittäminen Osio: Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen Tukiosio: HR-muutokset ja osaamisen kehittäminen Toteutuksen 1. vaihe Toteutuksen 2. vaihe Toteutuksen 3. vaihe Projekti Toimenpide Projekti Projekti Toimenpide Projekti Projekti Toimenpide Toimenpide Toimenpide Toimenpide Projekti Toimenpide Toimenpide Projekti Projekti Toimenpide Toimenpide Toimenpide Toimenpide Projekti Toimenpide Toimenpide Projekti Projekti Projekti Projekti Toimenpide Toimenpide Toimenpide Toimenpide H1/2014 H2/2014 H1/2015 H2/2015 H1/2016 H2/2016
  16. 16. 16 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Mittari Mittari Mittari Mittari Lopullinen hyöty 2 Lopullinen hyöty 1 Lopullinen hyöty 3 Lopullinen hyöty 4 Strateginen tavoite 1 Strateginen tavoite 2 Projektin tuotos tai mahdollistaja 1 Välihyöty 1 Välihyöty 3 Välihyöty 2 Välihyöty 4 Välihyöty 5 Välihyöty 7 Välihyöty 6 Projektin tuotos tai mahdollistaja 2 Projektin tuotos tai mahdollistaja 3 Projektin tuotos tai mahdollistaja 4 Projektin tuotos tai mahdollistaja 6 Projektin tuotos tai mahdollistaja 5 Esimerkki: ohjelman hyötykartta
  17. 17. 17 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Henkilöstö- kyselyn tulos Henkilöstö- kulujen osuus OPEX:in pienentyminen 5 % (vuodesta 2010 vuoteen 2015) Myyntitulon kasvu 20 % (vuodesta 2010 vuoteen 2015) Laskutus / asiakas Henkilöstön vaihtuvuus Uusien asiakkuuksien määrä Vuosittain päättyneiden asiakassuhteiden osuus Esimerkki hyötykartasta: Asiakaslähtöisyyden kehittämisohjelma CRM-järjestelmä Asiakas- tyytyväisyys- kyselyn tulos Ajantasainen tieto asiakkaista ja heille myydyistä palveluista Kanta-asiakas- ohjelma Uudistettu sähköinen asiakaslehti Asiakasrajapinnan uudistetut prosessit Uudet sähköiset kontaktikanavat ja asiakasyhteisöt Asiakas- lähtöisemmät kotisivut + extranet Parantanut asiakas- uskollisuus Enemmän myyntituloa ”Kannattava kasvu” Mahdollisuus kohdistaa markkinointi ja myynti paremmin asiakkaan tarpeisiin Henkilöstö- kulujen pienentyminen Call Centerin uudelleen- organisointi Asiakaspalvelun valittujen prosessien automatisointi Rutiininomaisen manuaalityön vähentyminen Asiakas- palvelun aikaa vapautuu lisäarvio tuottavaan palveluun ja uusasiakas- hankintaan Asiakaspalvelun henkilöstölle systemaattisia, tuettuja työtapoja Tyytyväisempi henkilöstö Tyytyväisemmät asiakkaat Tehokkaammat operaatiot Lisämyyntiä nykyisille asiakkaille Henkilöstön pienempi vaihtuvuus Uusia asiakkaita Uusasiakas- hankinta tehostuu Mittari Lopullinen hyöty Strateginen tavoite Välihyöty Tuotos Käytetyt värikoodit:
  18. 18. 18 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Esimerkki: ohjelman muutosvaikutusanalyysi “Uuden liiketoiminnon perustaminen” Sidosryhmät Vaikutuksen kohde Sidosryhmä 1 Sidosryhmä 2 Sidosryhmä 3 Sidosryhmä 4 Strategia ja toimintalogiikka Toimenkuvat Työn menetys tai lisäys Palkkaus ja kannusteet Työtilat ja sijainti Osaamistarpeet (Uudet) yhteis- työkumppanit Tuotteet ja palvelut Infrastruktuuri (mm. IT) Prosessit ja toimintatavat + positiiviseksi koettu muutos 0 neutraaliksi koettu muutos - negatiiviseksi koettu muutos
  19. 19. 19 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Esimerkki: ohjelman muutosvaikutusanalyysi “Uuden liiketoiminnon perustaminen” Sidosryhmät Vaikutuksen kohde Asiakkaat Myynti ja markkinointi Tuotanto Tukiyksiköt (HR, laki) Strategia ja toimintalogiikka 0 Uusi ansaintalogiikka 0 Imagon laajentaminen 0 Uudet jakelukanavat Toimenkuvat - Rekrytointi ja osaamisen kehittäminen kuormittavat tilapäisesti HR-yksikköä Työn menetys tai lisäys + Etenemismahdollisuuksia 0 Rekrytoitava uusia työntekijöitä Palkkaus ja kannusteet + Uusia kannusteita myynnille 0 Uusien sopimusten ja palkkiomallien laadinta Työtilat ja sijainti - Muutto erilleen + Uudet, tarkoituksen- mukaiset työtilat Osaamistarpeet 0 Tietämys uusista tuotteista ja niihin liittyvistä prosessista 0 Tietämys uusista tuotteista ja niihin liittyvistä prosessista (Uudet) yhteis- työkumppanit - Joidenkin vanhojen kumppanuuksien irtisanominen - Joidenkin vanhojen kumppanuuksien irtisanominen (lakiyksikkö) Tuotteet ja palvelut + Uudenlaisia tuotteita uusiin tarpeisiin Infrastruktuuri (mm. IT) 0 Muutoksia nykyiseen CRM- järjestelmään Prosessit ja toimintatavat -/0/+ Uuden palvelu- kanavan opettelu 0/-/+ Uusi toimintatapa myynnille 0/-/+ Uusi tuotantotapa + positiiviseksi koettu muutos 0 neutraaliksi koettu muutos - negatiiviseksi koettu muutos
  20. 20. 20 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Yhteenveto •Ohjelma (program) koostuu joukosta projekteja ja tehtäviä, jotka liittyvät samaan strategiseen päämäärään ja joita johdetaan koordinoidusti. •Ohjelmajohtaminen tarjoaa systemaattisen mutta joustavan organisointi- ja johtamisrakenteen merkittävän muutoksen toteuttamiselle. •Ohjelmajohtaminen yhdistelee projektinhallintaa, projektisalkunhallintaa ja muutosjohtamista. •Ohjelman johtamisessa korostuvat: –Ohjelmakokonaisuuden hallinta –Liiketoimintahyötyjen johtaminen –Sidosryhmien johtaminen –Muutoksen johtaminen
  21. 21. 21 © Suomen Projekti-Instituutti Oy Kiitokset! Kysymyksiä?

×