Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Kehitysprojektien, hankkeiden ja ohjelmien johtaminen projektimallin avulla

2,190 views

Published on

Kuntien palveluita ja toimintaa kehitetään monenlaisissa kehittämisprojekteissa. Projektijohtamisen mallin käyttöönotto tehostaa kunnan kehittämistoimintaa ja tuo parhaat käytännöt jokaisen projektin johtamiseen. Yhtenäinen projektimalli mahdollistaa laajempien ohjelmien ja projektisalkkujen kokonaisohjauksen ja tukee strategian toimeenpanoa.

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Kehitysprojektien, hankkeiden ja ohjelmien johtaminen projektimallin avulla

  1. 1. 1 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Kehitysprojektien, hankkeiden ja ohjelmien johtaminen projektimallin avulla Virpi Elers Director, Professional Services SuomenProjekti-InstituuttiOy
  2. 2. 2 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet Organisaation johtamisra- kenteet ja tuki projekteille Projekti- johtamisen toimintatavat ja ohjelmistot Projekti- johtamisen osaaminen Projektikulttuuri
  3. 3. 4 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Tyypillisiä projektitoiminnan ongelmia Ei kokonaiskuvaa käynnissä olevista projekteista Ei yhteisiä periaatteita projektien arviointiin ja valintaan Liian paljon projekteja resursseihin nähden; resurssit ylikuormittuvat Projektien yhteys strategiaan ja muuhun toimintaan epäselvä Projekteilta puuttuu johdon tuki Omistajuus-ja ohjausryhmätoiminta tehotonta tai puutteellista Heikkoja projekteja ei keskeytetä Projektin tuotokset jalkautuvat heikosti ja jäävät usein hyödyntämättä Projektiin tulee helposti hallitsemattomia muutoksia Yhteistyökumppanien kanssa on ongelmia Projektiroolien työnjako ja projektipäällikön valtuudet ovat epäselvät Projektipäälliköksi nimetään usein paras asiantuntija, eli projektijohtamisen osaaminen vaihtelee suuresti Projektiryhmäläiset eivät ole motivoituneita Projektien suunnittelu on usein puutteellista, tai taso vaihtelee projektipäälliköstä riippuen Projektin sisäinen viestintä reistailee
  4. 4. © Suomen Projekti-Instituutti Oy 5 Projektisalkunhallinnan tavoitteet Source: Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio management 1997, Vol.40(5). Esim. • Riskitaso • Tuotto • Projektin kesto • Projektityyppi • Kohdemarkkinat Salkun strategianmukaisuus Salkun tasapaino Salkun maksimaalinen arvo
  5. 5. 6 © Suomen Projekti-InstituuttiOy 1. Tietoisuus käynnissä olevista projekteista 5. Hyötytavoitteiden seuranta ja jatkuva projektikulttuurin kehittäminen 2. Priorisoitu projektisalkku, missä tiedetään projektien tilanne ja salkun tasapaino 3. Resurssienhallinta kattaen projektit ja linjatyön 4. Läpinäkyväpäätöksentekoperustuenpriorisointiinjaresurssisuunnitelmiin Projektisalkunhallinnan kypsyystasot
  6. 6. 7 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Päätöksentekorakenne Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti Työmääräsuunnitelmat (myös linjatyö) ja yhteinen päivityssykli Resurssien ja kapasiiteetinmäärä tiedossa Tuntiraportointi toimii Ohjelmistotyökalu tukemaan resurssienhallintaa? Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa Prosessi pisteytystiedon keräämiseen Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi Projektilista jota päivitetään säännöllisesti Selkeät projektien tavoitemäärittelyt (Projektikuvaukset) Sanan ”projekti” täsmällinen määritelmä Prosessi projektioppien keräämiseen Prosessi liiketoimintahyötyjen arvioimiseen linkittyen liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:denmittaaminen Salkunhallinnankypsyystasotjatärkeimmätmahdollistajat 1. Tietoisuus käynnissä olevista projekteista 5. Hyötytavoitteiden etu-ja jälkikäteisseuranta ja jatkuva projektikulttuurin kehittäminen 2. Priorisoitu projektisalkku, missä tiedetään projektien tilanne ja salkun tasapaino 3. Resurssienhallintakattaenprojektitjalinjatyön 4. Läpinäkyvä päätöksenteko perustuen priorisointiin ja resurssisuunnitelmiin
  7. 7. 8 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Esimerkki: Projektisalkkulistaus
  8. 8. 9 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Esimerkki: Projektisalkun aikataulu
  9. 9. 10 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Esimerkki: Projektisalkun status ja yhteenveto
  10. 10. 12 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Mikä on projektimalli? Projektimallikuvaa kaikille projekteille yhteiset toimintatavat. Projektin johtamismalli on parhaimmillaan sidottu organisaation johtamisrakenteeseen. Yhtenäiset toimintatavat ja päätöksentekomalli ovat edellytyksenä myös projektisalkun johtamiselle.
  11. 11. 13 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Yhteisen (ABC) Projektimallin edut Yhtenäisyys Selkeä päätöksen- tekomalli Skaalautuvuus Terminologia Jokaista projektia ja salkkua johdetaan saman mallin mukaisesti tehostaa projektityötä, kun perusperiaatteet ovat selvät ja yhteiset parantaa kommunikointia ja vähentää väärinymmärryksiä Näkyvä ja systemaattinen päätöksentekomenettely projekti-ja salkkutasolla Kytkee projektit ja strategiat Varmistaa, että projektin johtamiseen käytetään riittävästi aikaa ja oikeita menetelmiä, yksinkertaisissa projekteissa vältetään tarpeeton byrokratia Motivoi projekteihin osallistujia hyvään projektinjohtamiseen •Kokoaa ja selkeyttää käytettävät käsitteet ja helpottaa projekteihin liittyvää viestintää Lähtökohtana projektijohtamisen kansainväliset standardit (PMI:n PM BOK)
  12. 12. 14 © Suomen Projekti-InstituuttiOy ABC Projektimallin™ ulottuvuus Projektisalkun johtamisen taso •Strateginen suunnittelu ja seuranta kaikille projekteille •Päätöksentekoprosessi ja priorisointimenettely Projektityön toteutuksen taso •Konkreettinen toteutustyö tehdään ja projektin lopputulos saadaan aikaan Projektinjohtamisen taso •Ohjaa yksittäisen projektin toteutusta •Projektinjohtamisen prosessit: asettaminen, suunnittelu, toteutuksen ohjaus ja seuranta sekä lopetus
  13. 13. 16 © Suomen Projekti-InstituuttiOy ABC Projektimalli™ Salkunhallinnan taso Projektijohtamisentaso Projektityöntoteutustaso G0 G1 G2 G3 G4 Projektintuotos MS MS Toteutusvaihe Lopetusvaihe Suunnittelu-vaihe Valmistelu- vaihe Asettaminen Toteutuksenohjaus Lopetus Valmistelun aloitus Suunnittelu- päätös Toteutus- päätös Tuotosten hyväksyminen Projektin lopetus Projekti-idea/ asiakastarve Hyötyjenarviointi PE Jälki-arviointi Projektinsuunnittelu
  14. 14. 17 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Mitä? Miksi? Miten? Onkotarvetta? Onkototeuttamisenarvoista? Onkototeutettavissa(resurssit)? Voidaankoprojektintuotoshyväksyä? Mitäopimme? aika € Aikaiset porttipäätökset (G0-G2) lisäävät sitoutumista projektiin (kustannukset, resurssit, henkilöt). ABC päätöksentekopisteet G0 G1 G2 G3 G4
  15. 15. 18 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projektin riskitekijät nostavat tarvetta panostaa projektinjohtamiseen ”Mitä enemmän projekti sisältää riskejä, sitä enemmän on panostettava projektin johtamiseen ja projektipäällikön osaamiseen” Projektin riskejä lisäävät: •Projektin sisällöllinen uutuus ja monimutkaisuus •Projektin totuttua suurempi laajuus •Osapuolien/sidosryhmien määrä •Uusi ja outo ympäristö/tekniikka •Projektiryhmän jäsenten määrä •Räätälöinnin tarve •Projektin liiketaloudellinen merkitys (strategia, referenssi, koko) •Tiukka aikataulu •jne
  16. 16. 19 © Suomen Projekti-InstituuttiOy ABC Projektiluokittelunprosessi Projektin sisällön tai prosessien ainutlaatuisuus ja monimutkaisuus Aikataulu Sidosryhmät Ulkoiset tekijät ja muuttuva ympäristö Projekin osallistujat Budjetti Projektin strateginen merkitys ja taloudelliset hyödyt Projektianalyysi Luokittelu Projektinjohtamistason valinta X X X Lopetus -Loppuraportti X X X Toteutuksen ohjaus -Lyhyt edistymisraportti -Edistymisraportti Suunnittelu -ABC luokittelu -Projektisuunnitelma, (päivitetty Projektikuvaus) -Viestintäsuunnitelma-Riskienhallintasuunnitelma -Sidosryhmienhallintasuunnitelma -Ohjaussuunnitelma ja ohjausryhmän ”check-list” XX X XX X XX X Valmistelu -Projektikuvaus -ABC luokittelu -Business Case B A XXXX X (X) C XXXX X X Projekti- kuvaus 2) Projektipäällikön kompetenssi 3) PP:nprojektiin käyttämä % työajasta Jne. 1) Tarvittavat johtamistoimenpiteet
  17. 17. 20 © Suomen Projekti-InstituuttiOy ABC Projektimallin™ osat 4 3 1 2 Salkunhallinnan malli ja ohjeet Dokumenttipohjat Projektinjohtamisenmalli ja ohjeet Dokumenttipohjat Ohjelmajohtamisen malli ja ohjeet Dokumenttipohjat Resurssienhallinnan malli ja ohjeet Yhteinen terminologia
  18. 18. 21 © Suomen Projekti-InstituuttiOy ABC Projektimallin käyttöönotto Käynnistys Projektimallin kehitys Projektimallin jalkautus Lisenssi sisältää ABC projektimallin koko dokumentaation (yksittäisen projektijohtaminen, Projektisalkun johtaminen, Projektiluokitus ja terminologia) Aloituspalaveri ja kehitysryhmän orientaatiovalmennus Kehitysprojektin aikana projektimalli sovitetaan asiakkaan projektiympäristöön Toteutetaan joko Workshopien sarjana tai nk. sprinttinä Projektimallin julkistaminen/lanseeraus Salkunhallinta-ja ohjausryhmien jäsenten, projektipäälliköiden ja projektihenkilöstön koulutus projektitoimintaan Projektinjohtamisprosessin vienti käytäntöön
  19. 19. 22 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Kiitos! Kysymyksiä?

×