Google apps per non esperti

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Introduzione all'utilizzo delle principali Google Apps: Gmail, Gtalk, Google Document, Google Site, etc.

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  • Google apps per non esperti

    1. 1. Google Apps per tuttiCorso Introduttivo Fonti da Google learning center e...homemade
    2. 2. Indice‣ Gmail‣ Gtalk‣ Google Docs ‣ Documenti ‣ Fogli di calcolo ‣ Presentazioni ‣ Disegni‣ Calendar‣ Google Sites
    3. 3. Gmail
    4. 4. La posta di Gmail è organizzata in conversazionianziché in messaggi multipli:i messaggi e le relative risposte vengono visualizzati solo 1volta e il numero a lato rappresenta il numero di risposte. Conversazioni 4
    5. 5. Schermata di apertura dei messaggi Conversazioni, etichette 5
    6. 6. Etichette:servono per catalogare i messaggi. Un messaggio puòavere più di una etichetta.Accessibili dalla barra laterale:
    7. 7. Google Talk
    8. 8. Il pannello di Gtalk si trova in basso asinistra sotto la scritta “chat”.Digitando il nome di un collega col qualesi vuol chattare nel campo “Cerca,aggiungi, invita” e cliccando sulrisultato, si aggiunge il contatto allarubrica ed è possibile inviare messaggiistantanei. Primi passi 8
    9. 9. In alternativa è possibileaccedere, aggiungere emodificare i propricontatti dal link“Contatti” presentenella colonna di sinistra. Contatti 9
    10. 10. Per iniziare una sessione di chat basta posizionare ilcursore sul nome del contatto e cliccare il pulsante “chat”Il pallino verde significa che quella persona è disponibile achattare, il pallino rosso significa che la persona è almomento occupata. Iniziare una chat 10
    11. 11. È possibile inoltre chattare al di fuori della schermata diposta di Gmail.Basta cliccare la freccia,evidenziata in figura, posizionatanella finestrella di una chat. Per invitare più persone alla chat Client di Gtalk 11
    12. 12. Google registra tutti i messaggi scambiati via chat.Per accedere alle conversazioni basta cliccare il triangolo alato di “Altre 4 > Chat”. Archiviazione delle discussioni 12
    13. 13. ‣ Riconoscere l’interfaccia di Gmail.‣ Iniziare una chat.‣ Aggiungere i contatti in chat. Riepilogo 13
    14. 14. Google Docs
    15. 15. 1 Dal menu a tendina “Crea” selezionare documento per creare un nuovo documento senza titolo. Creare, salvare e condividere un documento 15
    16. 16. 2 Cliccando sul titolo è possibile rinominare il documento creato. Creare, salvare e condividere un documento 16
    17. 17. 3 La toolbar, presente sotto il titolo del documento, permette di aggiungere stili grafici, formattazione, multimedia per rendere il documento ricco di contenuti. È possibile aggiungere, oltre gli stili classici per il testo (grassetto, corsivo, sottolineato), tabelle, immagini, elenchi, modificare il carattere utilizzato, e molte altre funzionalità. Creare, salvare e condividere un documento 17
    18. 18. Inserimento immagini Dal menu “inserisci” > “immagine” per inserire un’immagine all’interno del documento. Si aprirà una schermata per selezionare l’immagine che verrà inserita. Cliccato “ok” l’immagine comparirà nel documento e sarà possibile modificarne le dimensioni e l’impaginazione con il testo.Creare, salvare e condividere un documento 18
    19. 19. Inserimento tabelle Le tabelle sono un ottimo strumento per organizzare il contenuto. Per inserire una tabella selezionare “inserisci tabella” e il numero di righe e colonne. La tabella verrà inserita automaticamente nel foglio di testo. È possibile formattare la tabella inserita aggiungendo colori, bordi, ecc..Creare, salvare e condividere un documento 19
    20. 20. 4 I documenti vengono salvati automaticamente da Google, o possono essere salvati anche manualmente, in modo tale da non perdere i dati inseriti. Creare, salvare e condividere un documento 20
    21. 21. Cliccando “file > stampa” o CTRL+P (PC) è possibile stampare il documento creato. Verrà creato un .pdf del file così da poterlo stampare facilmente o consultare offline.Creare, salvare e condividere un documento 21
    22. 22. 5 Per accedere al menu di condivisione cliccare su “Condividi”. ‣ Condividi: apre la finestra delle impostazioni di condivisione ‣ Invia email ai collaboratori: invia un messaggio via mail ai collaboratori del documento. ‣ Invia come allegato: invia un messaggio ai collaboratori con allegato il documento. ‣ Pubblica sul web: viene creata una pagina web del documento.Creare, salvare e condividere un documento 22
    23. 23. Cliccando condividi si aprirà la schermata delle impostazioni di condivisione. Da questa schermata è possibile invitare nuovi collaboratori, cambiare le impostazioni di accesso al documento e i relativi permessi.Creare, salvare e condividere un documento 23
    24. 24. Un modo per condividere il documento è tramite la condivisione del suo web link (visibilità): ‣ pubblico sul web: chiunque può accedere al documento ‣ tramite link: chiunque abbia ricevuto il link può accedere al documento ‣ dominio: chiunque all’interno del @dominio può accedere al documento ‣ dominio+link: chiunque all’interno del @dominio e che ha ricevuto il link può accedere al documento ‣ privato: solo chi è stato invitato può accedere al documentoCreare, salvare e condividere un documento 24
    25. 25. È possibile invitare singolarmente i collaboratori. Dal riquadro “aggiungi persone” si digita l’indirizzo mail del collaboratore e si possono modificare i permessi assegnati: ‣ “può modificare” ‣ “può commentare” ‣ “può visualizzare”Creare, salvare e condividere un documento 25
    26. 26. È possibile condividere il documento con chiunque inviandolo come allegato ad un messaggio mail cliccando “collabora > invia come allegato mail”. È possibile scegliere il formato dell’allegato (MS Word, html, rtf, ecc..) Una volta specificato l’oggetto della mail (di default è il nome del documento) e il corpo del messaggio si può procedere all’invio della mail.Creare, salvare e condividere un documento 26
    27. 27. È possibile inserire un messaggio alla mail e incorporare il documento all’interno del messaggio email.Creare, salvare e condividere un documento 27
    28. 28. Viene creata una pagina web del documento che può esserevisualizzata solo da chi possiede il link.Vengono mantenute le impostazioni di visibilità (il documentopuò essere privato e pubblicato). Creare, salvare e condividere un documento 28
    29. 29. 1 Posizionare il Dal menù “Inserisci >il Commenta”.desidera venga visualizzato il commento. cursore o evidenziare testo in cui si gli altri utenti vengono identificati dai quadrati colorati. Quando due o più utenti si collegano allo stesso documento si possono vedere i cursori del rispettivo colore per vedere in tempo reale le modifiche È possibile rispondere ad un commento, oppure segnalare come “Risolto”. La discussione di un commento risolto viene archiviata. Commenti e discussioni nei documenti 29
    30. 30. Dal menù “Commenti > Mostra stream commenti” (in alto a destra) è2 possibile accedere a tutte le discussioni, anche quelle archiviate.Si possono aggiungere utenti al commento digitando “@” seguito dal nome odall’indirizzo del contatto. In questo modo verrà inviata automaticamenteuna mail al contatto contente il commento. Commenti e discussioni nei documenti 30
    31. 31. Impostazioni notifiche permette di impostare la ricezione di email ogni volta che3 viene inserito un commento.Selezionando le varie opzioni è possibile ricevere notifiche di tutti i commenti e lerisposte sul documento, solo le risposte ai miei commenti o limitare ulteriormente imessaggi di notifica.La scelta preferibile è quella presentata in figura. Commenti e discussioni nei documenti 31
    32. 32. 1 Seleziona “File > Consulta cronologia delle revisioni.” 2 Cliccando su un riquadro verranno visualizzate le modifiche apportate dall’utente (identificate con il colore dell’utente). Cliccando su “Ripristina questa versione” verrà ripristinata una versione precedente del documento, che non andrà a cancellare nessuna versione esistente, ma passerà in prima posizione nell’elenco.Funzionalità aggiuntive: cronologia delle revisioni 32
    33. 33. ‣ Creazione, modifica e salvataggio di un documento.‣ Condivisione e pubblicazione.‣ Commentare un documento.‣ Ricevere notifiche.‣ Consultare la cronologia delle revisioni. Riepilogo 33
    34. 34. Dal menù “Crea> Raccolta” (in alto a sinistra) è possibile1 creare una raccolta Per aggiungere elementi alla raccolta trascinarli sopra di essa o selezionarli e cliccare “Organize”, posizionato in alto sopra l’elenco documenti. Archiviazione: le raccolte 34
    35. 35. Cliccare il triangolino posizionato a fianco della raccolta che2 si vuole condividere e selezionare “Condividi > Condividi” Archiviazione: le raccolte 35
    36. 36. Le Impostazioni di condivisione sono le stesse viste perla condivisione di un documento.Quando viene condivisa una raccolta i documenti al suointerno avranno le stesse impostazioni di condivisione.È possibile condividere un documento contenuto all’internodi una raccolta ad un utente senza che questo possa avereaccesso agli altri documenti della raccolta. Archiviazione: le raccolte 36
    37. 37. Inserire i termini nella casella di ricerca nella partesuperiore dellElenco documenti e fai clic sul pulsante Cercanei documenti per cercare tra tutti i tuoi elementi. È possibile raffinare ulteriormente la ricerca limitando i risultati a certe tipologie di documento, di condivisione e visibilità. La ricerca dei documenti 37
    38. 38. È possibile visualizzare leinformazioni relative al documento.Da qui si possono modificare leRaccolte di cui fa parte il documento,le Impostazioni di condivisione econsultare la Cronologia dellerevisioni. Il pannello anteprima 38
    39. 39. In Elenco documenti, fai clic sul pulsante Carica > File...1 dal menu a discesa. È possibile caricare un file direttamente in una raccolta, facendo clic sul nome della raccolta nellElenco documenti prima di fare clic sul pulsante Carica. Caricare documenti 39
    40. 40. È possibile caricare documenti dal proprio PC online, inGoogle Docs. I documenti possono essere convertiti nelcorrispondente formato Google docs per la modificacollaborativa online. Caricare documenti 40
    41. 41. Creare un’etichetta: Cliccare sul triangolo a lato di “Altre1 4 > Crea nuova etichetta” per accedere alla finestra di creazione etichetta. Nella schermata Etichette, in basso2 c’è il pulsante “Crea nuova etichetta”. Nel riquadro che si apre basta inserire il nome della nuova etichetta. L’etichetta comparirà a lato Etichette 41
    42. 42. 3 È possibile dare un colore personalizzato alle etichette4 È possibile creare delle sotto etichette 42
    43. 43. Applicare un’etichetta:Selezionare il messaggio e dal pulsante Etichetteselezionare l’etichetta e poi cliccare Applica etichetta.In alternativa è possibile trascinare un messaggio nellabarra laterale sull’etichetta che si vuole applicare. Etichette 43
    44. 44. Sono le “Regole” presenti anche in MS Outlook. Grazie ai filtri è possibile automaticamente applicare etichette e archiviare i messaggi. Applicare un filtro:1 In alto, cliccare “Crea filtro” per accedere alla schermata di creazione dei filtri: 44 Filtri
    45. 45. 2 Inserire nei campi le regole di filtraggio. Si può cliccare “Ricerca di prova” per vedere velocemente se il filtro funziona o meno.3 Cliccando su “Passaggio successivo” verranno proposte le azioni da compiere sui messaggi filtrati. 45 Filtri
    46. 46. ‣ Creare e condividere una raccolta.‣ Ricercare un documento.‣ Ottenere informazioni sul file.‣ Caricamento di file in Google Docs.‣ Creare e applicare filtri ed etichette in Gmail. Riepilogo 46
    47. 47. Fogli di calcolo
    48. 48. Dal menu a tendina “Crea” selezionare foglio di calcolo per creare unnuovo documento senza titolo. Creare un foglio di calcolo 48
    49. 49. ‣ Importare e convertire dati in formato Excel.‣ Esportare dati in formato Excel e PDF.‣ Utilizzare la modifica della formattazione e delle formule per calcolare i risultati e attribuire ai tuoi dati laspetto desiderato.‣ Creare grafici.‣ Creare moduli per la compilazione online. Funzionalità 49
    50. 50. I moduli consentono di creare velocemente dei questionarionline e caricare le risposte all’interno di un foglio di calcolo I moduli 50
    51. 51. I moduli 51
    52. 52. Cliccando su “Tema: Plain” si puòmodificare il tema grafico del modulo. Si aprirà una finestra contenente tutti i temi grafici proposti. Scegliendone un tema apparirà un’anteprima. Le modifiche verranno salvato cliccando “Applica”. I moduli 52
    53. 53. Per visualizzare le risposte fornite selezionare “Modulo >Mostra riepilogo delle risposte”, in alternativa si può vedere ilnumero di risposte da “Modulo (..)” I moduli 53
    54. 54. Presentazioni
    55. 55. Dal menu a tendina “Crea” selezionare presentazione per creare un nuovodocumento senza titolo. Creare una presentazione 55
    56. 56. ‣ Importare presentazioni in formato Powerpoint ed esportare le presentazioni online.‣ Scegliere tra i temi proposti e inserire immagini e video.‣ Consentire la visualizzazione in tempo reale delle presentazioni pubblicate online da sedi remote.‣ Possibilità di muoversi liberamente tra le diapositive della presentazione o di seguire il presentatore. Funzionalità 56
    57. 57. Selezionando “Formato > Modifica Tema” si può cambiarela vesta grafica della presentazione.È possibile scegliere un temagrafico pre impostato tra quelliproposti Temi e multimedia 57
    58. 58. Selezionando “Inserisci” è possibile inserire diverse tipologiedi contenuti:‣ testo‣ immagini (da locale o da web)‣ disegno (dalle proprie raccolte)‣ video (da youtube)‣ tabelle‣ forme (geometriche) Temi e multimedia 58
    59. 59. I partecipanti ad una presentazione possono scegliere dimuoversi liberamente tra le diapositive o di seguire lapresentazione effettuata contemporaneamente da un altroutente.Selezionando “Assumi il controllo della presentazione” aivisitatori verrà visualizzata la diapositiva corrente all’internodella schermata di chat. Potranno poi scegliere se “Seguireil presentatore” per seguire la presentazione nell’areaprincipale dello schermo. Condivisione 59
    60. 60. Disegni
    61. 61. Dal menu a tendina “Crea” selezionare disegno per creare un nuovodocumento senza titolo. Creare una presentazione 61
    62. 62. ‣ È possibile pubblicare disegni online come immagini oppure è scaricarli in uno dei formati standard.‣ Creazione di diagrammi e schemi.‣ Modalità di creazione dei disegni facilitata grazie alle guide per lallineamento e alle funzioni messe a disposizione per disegnare con ancor più precisione.‣ Inserimento di disegni in altri documenti, fogli di lavoro o presentazioni Google. Funzionalità 62
    63. 63. Possibilità di creare schemi e grafici utilizzandole funzioni messe a disposizione dal menu“Inserisci > oggetto” Diagrammi 63
    64. 64. Calendar
    65. 65. Cliccando su Calendar apparirà il calendario in vista settimanale. Primi passi 65
    66. 66. Cliccando sul link “Trova un orario” è possibile vedere gliimpegni degli invitati al meeting per capire se sono liberi perl’evento creato.
    67. 67. Per eliminare un partecipanteall’evento creato basta cliccare sulla“X” a lato del loro nome.Una volta completato l’inserimento dei dettagli delmeeting basta cliccare “Salva” Programmare un meeting 67
    68. 68. Google Sites
    69. 69. Google Sites èunapplicazione online chepermette di creare il sito webdi un team velocemente esenza conoscenze diprogrammazione. È possibile raccogliere rapidamente unampia gamma di informazioni in un unico punto condividendo documenti, contenuti multimediali, calendari, allegati e presentazioni. Primi passi 69
    70. 70. ‣ Personalizzazione del tuo sito in modo da adattarlo allaspetto e alle idee portanti del tuo gruppo o del tuo progetto.‣ Creazione di nuove pagine con la semplice pressione di un pulsante.‣ Centralizza le informazioni condivise: incorporamento di contenuti multimediali (video, documenti, fogli di calcolo, presentazioni di Google Documenti, ecc..) in qualunque pagina e caricamento di allegati.‣ Gestione delle impostazioni di autorizzazione per tutelare la privacy del tuo sito o impostarne il grado di visibilità e modificabilità.‣ Esegui ricerche tra i contenuti di Google Sites utilizzando la tecnologia di ricerca di Google. Funzionalità 70
    71. 71. Creazione e modifica delle pagine 71
    72. 72. Cronologia revisioni: è possibile visualizzare tutte lemodifiche che son state fatte ad una pagina cliccando“Altre azioni > Cronologia revisioni”.È possibile ripristinare le versioni precedenti della paginacliccando sull’apposito link. Revisioni della pagina 72
    73. 73. dott. Diego Cagnoni dott.ssa Cristina Recenti Project Group S.r.l.Consulenza di Direzione e Organizzazione AziendaleVia Ghislandi , 35 - 25125 Brescia - P.I.03496660170 Tel. 030 3533886 - Fax 030 3547470 www.projectgroup.it 73

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