Der Einsatz von Process Mining Techniken in
Revision und Compliance
Frankfurt am Main, 31. Mai 2010
Frank Braun, Rudolf Kuhn
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Agenda
! Process Mining – Hintergrund und Zielsetzung
! Voraussetzungen für Process Mining-Anwendungen
! Einsatz im Unternehmen – Erfahrungswerte
! Nutzen für Interne Revision und Compliance
! Fragen und Antworten
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Hintergrund und Zielsetzung
PROCESS MINING
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Hintergrund und Zielsetzung
! Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von
Prozessanalyse und Data Mining
! Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit
verbreitet im Einsatz; sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle
anhand der Eintragungen in den Datenfeldern zu untersuchen
und relevante Eintragungen zu identifizieren
! Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter
Werkzeuge die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den
Geschäftsprozessen zu untersuchen
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Hintergrund und Zielsetzung
! Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten
Periode die Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller
Varianten) der tatsächlich verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich
korrekter Abfolge darzustellen.
Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem
eigentlichen Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu
finden, bei denen die Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit
den geltenden Regeln erfolgt ist.
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Process Mining ist eine innovative, effiziente und
objektive Form der Prozessanalyse.
! Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“
aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...).
! Typische Einsatzgebiete von Process Mining
! Process Discovery ! What is really happening?“
! Performance Analysis „Where are the bottlenecks?“
! Compliance Check „Do we follow the rules?“
! Process Improvement „How to optimize this process?“
! Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse:
! 100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung
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Data Mining und Process Mining
Der klassische Ansatz mit
Data
Mining
„Data Mining“ nutzt
Abfrage- und Auswerte-
logiken, um aus den ERP-
und sonstigen, führenden
IT-Systemen die Prüffälle Interne
Revision
Compliance-­‐
zu ermitteln. organisa6on
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Data Mining und Process Mining
Beim Process Mining wird
zum Geschäftsfall anhand
der Logfiles der IT-
Systeme die Bearbeitungs-
folge aufgezeigt. Damit Interne
Revision
kann identifiziert werden, Compliance-­‐
organisa6on
welche Geschäftsfälle
welchen Prozess
durchlaufen haben.
Process
Mining
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Data Mining und Process Mining
Mittels der Kombination Data
Mining
beider Techniken läßt sich
die „Trefferquote“ für die
Analyse naturgemäß noch
weiter erhöhen.
Interne
Revision
Compliance-­‐
organisa6on
Process
Mining
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VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE
ANWENDUNG
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Vorausetzungen für den Einsatz
! Um Process Mining Techniken einsetzen zu können muss
gewährleistet sein, dass innerhalb des zu betrachtenden
Prozesses alle Geschäftsfälle digital bearbeitet, zumindest aber
die Bearbeitung digital erfasst und gespeichert wird.
! An Daten müssen mindestens gegeben sein:
! Eine eindeutige case-ID, mit der der Geschäftsfall
identifiziert werden kann
! Eine Kennzeichnung der Transaktion, die jeweils
angewendet wird
! Ein Datum-/Zeit-Stempel
! Weitere Daten können hinzu genommen werden
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Erfahrungswerte
EINSATZ IM UNTERNEHMEN
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Live Demo
Daten werden zu Design / KPIs
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Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten
Nutzen bei geringen Investitionen.
Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung
und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von
Process Scan
Text Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten.
Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist
Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten.
Text
Data Extraction Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold.
Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die
Process Mining
Text gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold.
Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder
Process Review
Text Erweiterung der Analyse.
Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen
Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender
Process Findings
Text und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte
und möglicher Zusammenarbeit.
Dauer: ca. 2 Wochen
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Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse.
Tage
Inhalte 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Process Scan
Data Extraction
Process Mining
Process Review
Process Findings
Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen
Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den
Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process
Review‘ und ‚Process Findings‘ – wird spätestens im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt.
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NUTZEN FÜR INTERNE
REVISION UND COMPLIANCE
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Wertbeitrag Wirkt unmittelbar auf …
! Durch die verbesserte
Identifizierung der kritischen Fälle
können Verstöße kurz- bis Kosten aus
mittelfristig reduziert werden Falschbearbeitung
! Die Unterstützung durch
Werkzeuge und die verbesserte
Transparenz führt zu jederzeit Kosten für Prüfung und
aktuellen Ergebnissen und Prozessanalyse
messbaren Stati
! Die Automatisierung der Analyse Kosten für
reduziert manuelle Tätigkeiten, Implementierung und
Entscheidungen und Eingriffe den laufenden Betrieb
erheblich der internen Kontrollen
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Für die Revision ist Process Mining besonders
geeignet.
! „Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen Revision ist ein
ausschlaggebender Punkt das Finden und Analysieren von nützlichen
und verwertbaren Informationen in kurzer Zeit.“
(DIIR.de)
! „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit
verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining
implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller
unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht uns,
Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir
einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und
Effizienzthemen legen.“
(Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa)
08.06.2010
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FRAGEN UND ANTWORTEN
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Rudolf Kuhn Frank Braun
Vorstand Geschäftsführer
ProcessGold AG compliance-net GmbH
Robert-Koch-Straße 116d Eichendorffstraße 23
65779 Kelkheim 63303 Dreieich
Tel: +49.178.8855528 Tel: +49 6103 37696-50
Fax: +49.178.998855528 Fax: +49 6103 37696-99
mail: rudolf.kuhn@processgold.de Mail: frank.braun@compliance-net.com
www.processgold.de
www.compliance-net.com
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VIELEN DANK FÜR IHRE
AUFMERKSAMKEIT
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