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Metodología Simplificación Administrativa

Material utilizado para el Curso “Simplificación Administrativa”.

Expositor: Allan Santos

14 y 15 de julio de 2015

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Metodología Simplificación Administrativa

  1. 1. Metodología de Simplificación Administrativa D.S N° 007-2011-PCM
  2. 2. ¿Qué es la metodología de Simplificación Administrativa? • Es un proceso a través del cual se busca eliminar exigencias y formalidades que se consideran innecesarias en los procedimientos administrativos que realiza la ciudadanía. La Metodología de Simplificación Administrativa brinda pautas a las entidades públicas para la simplificación o eliminación procedimientos que son innecesarios o irrelevantes para la ciudadanía, utilizando un modelo estandarizado.
  3. 3. Etapas de la metodología de S.A. • De acuerdo a la Metodología de Simplificación Administrativa, el proceso de simplificación se desarrolla en cuatro etapas básicas: – Etapa Preparatoria – Etapa de Diagnóstico – Etapa de Rediseño – Etapa de Implementación – Monitoreo y evaluación – Mejora continua y sostenibilidad
  4. 4. Etapas de la metodología de S.A. Etapa Objetivo Etapa preparatoria Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance. Etapa de diagnostico Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque integral. Etapa de rediseño Simplificar el procedimiento lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los objetivos para el que fue creado y dentro del marco legal aplicable. Etapa de implementación Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa.
  5. 5. Etapas de la metodología de S.A. Preparatoria RediseñoDiagnóstico Implementación Mejora continua Monitoreo Evaluación Sostenimiento
  6. 6. Etapa preparatoria Objetivo: Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance Fases Resultados 1. Identificación y conformación del equipo de trabajo Se cuenta con un equipo responsable, preparado para llevar adelante el proceso. 2. Sensibilización de la entidad Se cuenta con una entidad consciente de la importancia del proceso. 3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y priorizados, para proceder a simplificarlos. 4. Identificación de los Actores Involucrados Se ha identificado a los actores relacionados directamente con los procedimientos a simplificar, a efectos de conocer quiénes pueden ser aliados o no del proceso. 5. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación. Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de las actividades a realizar, los responsables, los tiempos estimados y los recursos necesarios.
  7. 7. Etapa preparatoria 1. Identificación y conformación del equipo de trabajo • Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Es el equipo directivo. Constituye la instancia política responsable de la puesta en marcha del proceso de simplificación y de supervisar y facilitar la labor del Equipo de Mejora Continua. • Equipo de Mejora Continua (EMC) Es el equipo operativo. Está encargado de planificar y gestionar el proceso de simplificación administrativa. • Considerar que: – Se requiere de: un equipo básico (especialista en procesos, especialista legal y especialista en costos) y representantes del área donde se llevará a cabo la simplificación (responsable del procedimiento). – Si la entidad es grande o el procedimiento es complejo, se debe ampliar este equipo con especialistas de apoyo. Algunos especialistas de apoyo, podrán ser temporales, según el procedimiento que se va a abordar.
  8. 8. Etapa preparatoria
  9. 9. Etapa preparatoria 2. Sensibilización de la entidad • El líder del EMC debe encargarse de que todos los miembros del equipo, así como los responsables del proceso, se encuentren sensibilizados con el objetivo del proceso de simplificación. Con este fin, se deben llevar a cabo talleres de sensibilización y talleres de capacitación que permitan la participación de todos los involucrados. • Es importante hacer comprender que la simplificación administrativa libera tiempos valiosos a los funcionarios para realizar otras tareas y/o actividades que mejoran sus capacidades técnicas y profesionales y sus competencias personales.
  10. 10. Etapa preparatoria 3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar • Aquellos que no generen valor para el interés público y la sociedad así como para la ciudadanía. • Aquellos que no estén alineados con los ejes contemplados en sus Planes de Desarrollo Concertado y Planes Estratégicos Institucionales. • Aquellos que no cuenten con un marco jurídico. • Aquellos que no hayan sido utilizados en un período igual o mayor a un año.
  11. 11. Etapa preparatoria 3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar • Entre los procedimientos que no han sido eliminados, se procede a priorizar aquellos con los que se iniciará la simplificación administrativa. ¿Qué procedimientos priorizar? – Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparación con los demás procedimientos de la entidad. – Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el Estado en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su misión. – Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de actividad económica.
  12. 12. Etapa preparatoria 3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar – Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del pago de derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros costos asociados a su gestión. – Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor número de quejas. – Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo económico para tu Provincia o Distrito. – Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificación de éste puede implicar el inicio más o menos favorable de un proyecto de reforma y modernización más ambicioso y los primeros pasos influenciarán positiva o negativamente en los siguientes.
  13. 13. Etapa preparatoria Mayor demanda Mayor costo quejas Impacto en la actividad económica
  14. 14. Etapa preparatoria 4. Identificación de los Actores Involucrados Una vez seleccionado el o los procedimientos a simplificar, es importante identificar los actores involucrados. Éstos, son aquellas personas u organizaciones relacionadas con los procedimientos, cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proceso de simplificación administrativa; pueden ser externos (usuarios) o internos (personal de la municipalidad).
  15. 15. Etapa preparatoria 5. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación. • Definir qué actividades se llevarán a cabo en cada etapa del proceso. • Establecer el plazo en que debe ser desarrollado el proceso de simplificación tomando en cuenta las actividades antes señaladas. • Identificar los recursos con los que se cuenta para realizar estas actividades: recursos humanos, financieros, tecnológicos. • Identificar las restricciones, desafíos y logros esperados sobre los que se deberá trabajar. • Hacer los ajustes necesarios y redactar el documento final del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación. • Informar sobre el plan al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación.
  16. 16. Etapa de diagnostico Objetivo: Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque integral Fases Resultados 1. Caracterización del procedimiento y herramientas a utilizar Se cuenta con una descripción detallada del procedimiento a simplificar. 2. Diagnóstico legal Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el procedimiento actual y analizado cuáles deben modificarse o derogarse . 3. Diagnóstico de equipamiento e infraestructura Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura, TIC y equipamiento utilizado para llevar a cabo el procedimiento. 4. Diagnóstico de costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y costos directos no identificables del procedimiento. 5. Mapeo de las capacidades de los recursos humanos Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con el procedimiento para poder aprovechar sus habilidades en el proceso de simplificación. 6. Presentación de resultados al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la simplificación.
  17. 17. Etapa de diagnostico • Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento. – Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento y se hace un “recorrido” a lo largo de las actividades que éste implica hasta su culminación. – En este “recorrido”, se observarán las actividades realizadas por los usuarios, el personal, así como los documentos que reciben, utilizan, o generan, y con ello se va construyendo el recorrido preliminar del procedimiento. – Entreviste a los funcionarios. – Pida copia de expedientes finalizados. – Revise el ROF, MOF, TUPA y el MAPRO. – Pida Ordenanzas Municipales o Directivas que normen los procedimientos compilados en el TUPA.
  18. 18. Etapa de diagnostico • Diagrama de bloques
  19. 19. Etapa de diagnostico • Tabla ASME - vm
  20. 20. Etapa de diagnostico
  21. 21. Etapa de diagnostico
  22. 22. Etapa de rediseño • Objetivo: Simplificar el procedimiento lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los objetivos para el que fue creado.
  23. 23. Etapa de rediseño Fases Resultados Análisis del Procedimiento Se ha analizado el procedimiento y detectado qué actividades son innecesarias. Rediseño Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento. Modificación o Elaboración del Marco Normativo que regule el Procedimiento Rediseñado Se cuenta con una norma legal que documente el procedimiento rediseñado. Propuesta de Acondicionamiento de la Infraestructura y el Equipamiento Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y del equipamiento que ayude a la simplificación del procedimiento. Propuesta de Rediseño de Costos Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento. Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades Se cuenta con un plan de capacitación para que los administradores del proceso adquieran mayores y/o nuevos conocimientos y habilidades necesarios para operar el nuevo procedimiento. Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de Simplificación Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité Directivo de la propuesta de simplificación. Elaboración de la Propuesta Final Se cuenta con la nueva propuesta elaborada
  24. 24. Etapa de rediseño Mejorar señalización en el local municipal Crear procedimientos on - line Capacitar al personal que brinda orientación al ciudadano Crear ventanilla para trámites mas frecuentes Eliminar orden de pago
  25. 25. Etapa de rediseño Mayor frecuencia de distribución de expedientes desde mesa de partes Implementar sistema de trámite documentario Remitir expedientes directamente al área especializada Actualizar Instrumentos de gestión (ROF-MOF) Eliminar fedateos innecesarios
  26. 26. Etapa de rediseño Entregar copia de recibo de pago y no derivar al administrado a la fotocopiadora. Derivar el expediente directamente al especialista que evalúa Eliminar actividades que no agregan valor Notificar al administrado por medios electrónicos, mensaje de texto o teléfono Actualizar requisitos en los folletos Gestionar convenios con RENIEC y SUNARP para verificar información
  27. 27. Etapa de rediseño Crear interfaz web para contacto con los administrados (chat virtual) Facilitar el acceso a la información de requisitos en la pág. Web. Agilizar comunicación entre áreas Eliminar copias innecesarias Diseñar formatos amigables Unificar formatos Mejorar murales de información
  28. 28. Documentación prohibida de solicitar (Art. 40 Ley 27444) Aquella que la entidad solicitante posea o deba poseer en virtud de algún trámite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus Dependencias. Aquella que haya sido expedida por la misma entidad o por otras entidades públicas del sector, en cuyo caso corresponde recabarlas a la propia entidad a solicitud del administrado Presentación de más de dos ejemplares de un mismo documento ante la entidad, salvo que sea necesario notificar a otros tantos interesados Fotografías, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte o licencias o autorizaciones de índole personal o por razones de seguridad nacional Documentos de identidad personal distintos al Documento Nacional de Identidad Constancia de pago realizado ante la propia entidad por algún trámite, en cuyo caso el administrado sólo queda obligado a informar en su escrito el día de pago y el número de constancia de pago, correspondiendo a la administración la verificación inmediata.
  29. 29. Documentación prohibida de solicitar (Art. 40 Ley 27444) Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales Las expresiones escritas del administrado contenidas en declaraciones con carácter jurado mediante las cuales afirman su situación o estado favorable en relación con los requisitos que solicita la entidad Instrumentos privados, boletas notariales o copias simples de las escrituras públicas Constancias originales suscritas por profesionales independientes debidamente identificados en reemplazo de certificaciones oficiales acerca de las condiciones especiales del administrado o de sus intereses cuya apreciación requiera especiales actitudes técnicas o profesionales para reconocerlas, tales como certificados de salud o planos arquitectónicos, entre otros. Copias fotostáticas de formatos oficiales o una reproducción particular de ellos elaborada por el administrador respetando integralmente la estructura de los definidos por la autoridad
  30. 30. Todas las declaraciones juradas, los documentos sucedáneos presentados y la información incluida en los escritos y formularios que presenten los administrados para la realización de procedimientos administrativos, se presumen verificados por quien hace uso de ellos, así como de contenido veraz para fines administrativos, salvo prueba en contrario. Presunción de veracidad (Art. 42 Ley 27444)
  31. 31. Etapa de implementación Objetivo: Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa. Fases Resultados Capacitación y Sensibilización de las Áreas Involucradas Se cuenta con un equipo capacitado y sensibilizado al procedimiento rediseñado. Aprobación del Marco Normativo del Proceso Rediseñado Se cuenta con el marco normativo necesario para la implementación del procedimiento rediseñado. Adecuación de Ambientes Se cuenta con un ambiente adecuado para la implementación del procedimiento rediseñado. Difusión Masiva de la Reforma Emprendida Se cuenta con un público informado acerca del nuevo procedimiento.
  32. 32. Etapa de monitoreo
  33. 33. Etapa de evaluación
  34. 34. Mejora continua
  35. 35. Sostenimiento
  36. 36. GRACIAS
  37. 37. Taller de simlpificación administrativa

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