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(2) Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: o processo

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Conheça o processo de Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores recomendado para atualização de dados da base cadastral, e evite riscos fiscais e operacionais nas operações mercantis, mantendo conformidade com o SPED NFe e Fiscal.

Realizar periodicamente este processo reduz o risco de DENEGAÇÃO de uma NF-e.

O Saneamento Cadastral é realizado em lotes de registros, a partir de Consultas aos websites oficiais da Receita Federal e Sintegra, além de outros sites na web.

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(2) Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: o processo

  1. 1. Autor: Eduardo Lanna Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: Portal KeyConsultas-web www.keysupport.com.br Revisado: 18/jul/2015 Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! visite: www.keyconsultasweb.com.br Portal de ServiçosServiços “powered by”
  2. 2. Exigências SPED para uso dos campos Higienização de dados do cadastro  O sistema (validador SEFAZ) verificará a estrutura de campos obrigatórios, e a situação de alguns campos (CNPJ, IE, etc.)  Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc)  Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ)  Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde de caracteres).  Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal)  Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade,estado e CEP.  Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM) www.keysupport.com.br
  3. 3. Conceito de Consulta e Saneamento  Consulta de dados é uma TAREFA:  Tarefa inicial do Saneamento, para pesauisar dados em websites oficiais, em lotes ou unitariamente.  Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais consultadas;  Não implica em tratamento dos dados de retorno.  Tarefa totalmente automatizável por uso de sistemas.  Saneamento de dados é um PROCESSO:  Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados;  Dados obtidos são comparados com dados da base;  Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização);  Processo parcialmente automatizado: análise requerer intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte. www.keysupport.com.br
  4. 4. Consultas do KeyConsultas-webservice Fontes: sites públicos oficiais (rev. Jul/2015) www.keysupport.com.br Disponíveis via webservice:  Receita Federal – Situação Cadastral do CNPJ ou CPF.  SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE, ou do CPF de Prod. Rural.  SUFRAMA - Situação cadastral do CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.  SIMPLES Nacional: optantes.  IBAMA: Certificado de Regularidade Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de Áreas de Embargo.  CND Federal: Divida ativa unificada.  CND Trabalhista, e CRF do FGTS.  Débitos SP: CNPJ, CPF e RENAVAM.  Portal da Transparência: CEIS.  CEP – Logradouro, Bairro, Cidade, UF.  FDC na PMSP: pelo CCM ou CNPJ.  INSS – (NIT) Número de Identificação do Trabalhador. Em “road map” para 2015:  Consulta de chave da NFe: XML  Cadastro CPF: nome, nome da mãe, data de nascimento, End. Resid.  CEPOM: PMSP e Rio de Janeiro  ANVISA - Autorização de Funcionamento e de Atividades  ANP - Habilitação de posto de combustíveis  Outras (consultar a viabilidade)
  5. 5. Bases Oficiais – características  Exemplos de Bases Oficiais:  Receita Federal, Sintegra Estadual, Suframa, Simples Nacional, PMSP, Min. do Trabalho, INSS, etc.  Características relevantes:  Fornecem o status da situação cadastral (ex.: RF e Sintegra);  Os dados da base são os fornecidos pelo Contribuinte no ato de seu registro na entidade oficial que o fiscaliza;  A atualização da base é diária (a cada 24hrs), e a sua disponibilidade é mantida pelas entidades oficiais;  Arquivos do SPED tem seus dados comparados com a situação atualizada nas bases oficiais;  O Contribuinte precisa consultar a situação cadastral (RICMS). www.keysupport.com.br
  6. 6. Bases Privadas – Características  Exemplos de Bases Privadas;  SERASA, EQUIFAX, SPC BR, etc.  Características relevantes:  Bases Privadas fornecem dados que complementam e enriquecem o cadastro com outras informações; • Ex.: telefone e e-mail, nome de sócios, índice de risco de crédito, inadimplência, registro de documentos, etc.  Os dados da base privada são alimentados por terceiros, como Bancos, Cartórios, Junta Comercial, Concessionárias, etc.  A atualização integral da base requer janelas de tempo que podem levar algumas semanas, ou meses. Hipoteticamente inviável.  Bases Privadas não garantem sincronismo diário com os dados existentes nas Bases Oficiais RF e SEFAZ (fator custo, e técnico). www.keysupport.com.br
  7. 7. Consulta de registro na RECEITA FEDERAL www.keysupport.com.br  Exemplo de consulta manual do processo de cadastro de Clientes e/ou Fornecedores no website da Receita Federal:  Note que o processo de consulta exige vencer uma disputa de CAPTCHA:  Nossa plataforma possui módulo de OCR (Optical Character Recognition) próprio que interpreta os caracteres, e avança na consulta.
  8. 8. Situação cadastral prevista pela Rec. Federal  IN RFB nº 748 de 28/jun/2007 foi revogada em 08/fev/2010 pela IN RFN nº 1005;  IN RFB nº 1005 de 08/fev/2010 define a situação cadastral do CNPJ em:  I – ativa; única situação operacional aceitável.  II - suspensa;  III - inapta;  IV - baixada;  V – nula. www.keysupport.com.br Há risco fiscal e tributário se ocorrerem operações com empresas nestas situações cadastrais do CNPJ...
  9. 9. Certificados HTML da Consulta (evidência) www.keysupport.com.br  O website retorna um Certificado com os dados oficiais da consulta:  Todos os dados obtidos na consulta são retornados em um arquivo de integração nos formatos JSON ou XML. Comprovante de que a empresa fez a consulta antes do fato gerador... e qual era o status do CNPJ.
  10. 10. Serviço de Saneamento de Cadastro passo a passo do processo  O saneamento é feito por lotes de registros, e deve ser realizado periodicamente, reduzindo-se o risco fiscal.  Quanto maior a janela entre saneamentos, maior o risco fiscal.  Etapas do processo de Saneamento do Cadastro:  Origem: Base de Dados de Clientes e Fornecedores é exportada (excel ou CSV);  Cliente define fontes oficiais da consulta parcial ou completa: Receita, Sintegra Estadual, SIMPLES Nac., SUFRAMA, etc.  A partir das consultas obtém-se dados colhidos nas bases oficiais e um relatório comparativo com os dados da Origem;  Retorno: relatório excel gerado pelo Portal KeyConsultas-web.  Dados cadastrais oficiais são higienizados pelas regras do SPED.  Requer análise manual para gerar um arquivo de atualização já saneado e higienizado. www.keysupport.com.br
  11. 11. Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros (serviço padrão) www.keysupport.com.br
  12. 12. Como manter a Governança do Cadastro Após o processo de Saneamento em lotes  Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente);  Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro antigo (ex: semanalmente);  Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal);  Validação “on line” em “real time” nas operações diárias evitam riscos:  Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas  Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor. www.keysupport.com.br Cadastramento Inicial Fase operacional do Cadastro: - Relacionamento comercial - Emissão de documentos Dados para o Fisco: SPED NFe / CTe EFD e ECD Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida
  13. 13. Opções de Governança oferecidas Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso www.keysupport.com.br  Portal KeyConsultas-web • Saneamento em lotes de registros existentes; • Pré-cadastramento de registros novos; • Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados. • Programa usuário de nosso Webservice de automação de Consultas Púbicas.  Sistema KeyConsultas-webservice • Plataforma de Automação de Consultas Públicas; • Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, Portal de cadastros, etc); • Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor); • Módulo opcional de integração ao ERP da SAP para administrar consultas;
  14. 14. Saneamento requer análise de relatório XLS  Seleção de casos de situação ATIVA na RFB e ISENTO no Sintegra (Quando não há dados cadastrais na SEFAZ Estadual).  Decisão do usuário: marcar casos como APTO, e atualizar dados de Razão Social e Endereço fiscal na base. www.keysupport.com.br Observe que na mensagem original da consulta ao Sintegra não existe um padrão entre as 27 UFs.
  15. 15. Saneamento requer análise de relatório XLS  Seleção de casos ATIVOS na RFB e inaptos de Sintegra, em situação: NÃO HABILITADO, INATIVO, INAPTO, SUSPENSO, e CANCELADO.  Situação cadastral é diferente de HABILITADO ou ATIVO - HABILITADO.  Decisão do usuário: marcar os casos como INAPTO – SE e bloquear registros. www.keysupport.com.br
  16. 16. Saneamento requer análise de relatório XLS  Seleção de casos ATIVO na RFB e aptos no Sintegra, em situação: HABILITADO, ATIVO, ou HABILITADO – ATIVO  Assim como nos casos de ISENTO de IE, marcar o status destes casos como APTO. Usar dados para atualizar base. www.keysupport.com.br
  17. 17. www.keysupport.com.br Soluções do portfólio KeyConsultas  Portal KeyConsultas-web:  Portal KeyCad-abreviador:  Sistema KeyConsultas-webservice:  Programa XML report NFe para desktop.
  18. 18. Serviços e Produtos KeyConsultas  Portal KeyConsultas-web:  Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros na Receita Federal, Sintegra, Simples Nac.;  Módulo de Pré-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores: consultas múltiplas em diversos sites oficiais para obter os dados do registro.  Portal KeyCad-abreviador:  Sistema para padronização de logradouros e aplicação de regras de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário, com dicionários customizáveis pelo usuário.  6.000 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão Social e Endereços.  Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM). www.keyconsultasweb.com.br
  19. 19. Serviços e Produtos KeyConsultas  Sistema KeyConsultas-webservice:  Plataforma de automação de consultas em sites públicos oficias, que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna informações padronizadas no formato do SPED por meio de um webservice.  Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web, e pode ser integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado.  Programa XMLreportNFe:  Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes desde uma pasta da rede. Roda no desktop windows.  O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de dados do emissor, do destinatário, dos itens e impostos da NFe. www.keyconsultasweb.com.br
  20. 20. Autor: Eduardo Lanna Obrigado! Entre em contato conosco. www.keysupport.com.br Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! Provedor do Sistema KeyConsultas www.keyconsultasweb.com.br www.keysupport.com.br Tel: +(11) 3382-1505 Atend. Coml. Direto: +(11) 2778-8040 contato@keyconsultasweb.com.br

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