Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Business case og gevinstrealisering

1,679 views

Published on

Business cases for danske kommuner og hvordan det hænger sammen med gevinstrealisering

Published in: Government & Nonprofit
  • Fænomenal struktur til diskussion af IT-investeringer. Tak for inspiration!
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

Business case og gevinstrealisering

  1. 1. GEVINSTREALISERING OG BUSINESS CASE DANSKE KOMMUNER, MAJ 2014 PETER AXEL NIELSEN INSTITUT FOR DATALOGI, AALBORG UNIVERSITET
  2. 2. Gevinstrealisering og business case -- Indhold • Gevinster ved IT • Business case • Hvad er det? • Et anliggende for strategisk ledelse • Forskellige typer • Metode: Hvordan gør man? • Sammenhæng mellem gevinstrealisering og business case • Gevinstrealisering • Hvad er det? • Et anliggende for strategisk ledelse • Aktiviteter: Hvordan gør man? • Forskellige typer
  3. 3. Gevinster ved IT IT har ingen indbygget værdi – det afhænger af hvordan man bruger IT i digitalisering Gevinster opstår når IT bruges til at gøre noget andet end man hidtil har gjort Kun ledere og brugere kan udløse gevinster ved IT Alle IT-projekter har resultater men ikke alle resulterer i gevinster Gevinster kræver aktiv ledelse
  4. 4. Business-case metode
  5. 5. IT business-casens formål En IT business-case bruges til at opnå godkendelse af en IT investering Prioritering mellem forskellige investeringer Kombinere IT og organisationsforandring for at opnå gevinster Et ledelsesinstrument til opnåelsen af gevinster Planlægning og vurdering af gevinsters realisering IT ForretningBC
  6. 6. Business case – Strategisk • IT er et strategisk anliggende • ... derfor er IT-investering, gevinster og deres formulering i en business case det også • Business cases beskriver langsigtede gevinster og kan ikke opnås på kort tid • Business cases som ikke efterspørges laves ikke • Gevinster opstår når ledere forandre organisation, opgaver, • ... og det skal stå i en business case • Business cases kan skabes af direktion, forvaltninger, afdelinger, mens IT- afdelingen kan være pennefører
  7. 7. 3 typer af business-cases Type 1: Før beslutningen • Struktureret argument • Genvinde investeringen • Investeringsoverblik • Mulige gevinster • Erklæring af forpligtelse • Basis for prioritering Type 3: Ekstern • Lovgivning o.lign. • Konsulenter og leverandører • Branche Type 2: Efter beslutningen • Retfærdiggørelse • Gevinstplan & evaluering • Projektmålsætning • Intern & ekstern markedsføring • Interessent forpligtelse Investerings- beslutning
  8. 8. Gevinsters kendetegn Gevinster kan være ikke-finansielle Gevinster gøres målbare (også når de er subjektive eller kvalitative) Gevinsternes størrelse dokumenteres Gevinsternes ejere identificeres til hver gevinst for at sikre organisationsforandringer Gevinsterne er koblet til både den IT-udvikling og de organisationsforandringer, der kræves for at de opnås
  9. 9. Metodens trin 1. Definer motivation og investeringsmål 2. Identificer gevinster, deres målestok og ejere 3. Strukturer gevinsterne 4. Identificer omkostninger og risici 5. Godkend
  10. 10. Trin 1: Motivation og investeringsmål Definer motivation og investeringsmål. 1.1. Motivationen: Hvilke eksterne og interne udfordringer står organisationen overfor? 1.2. Investeringsmål: Hvad er den foreslåede investerings bidrag til organisationen?1.3. Investeringsansvarlig: Hvem fastholder business-casen og fastholder gevinstrealiseringsprocessen?
  11. 11. Trin 2: Identificer gevinster, deres målestok og ejere 2.1. Gevinst: Hvilken nytte kan opnås gennem investeringen? 2.2. Målestok: Hvordan kan vi afgøre om gevinsten er opnået? 2.3. Ejer: Hvem kan få nytte af gevinsten eller repræsenterer en gruppe, der kan få eller opnå nytte? 2.4. Ejer: Hvem kan medvirke til, at gevinsten kan realiseres?
  12. 12. Eksempel på trin 2 Gevinst: Øget digital kommunikation mellem borgere og kommunen Målestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område) Ejer: Borgerservicechefen Gevinst: Stop forsendelser, 5.8 mio./år Målestok: 50% reduktion i forsendelser fra kommunen Ejer: Vicekommunaldirektør Gevinst: Færre udeblivelser Målestok: Skal opgøres for det enkelte område sammenholdt med brugen af sms-påmindelser inden for området Ejer: Den enkelte forvaltningsdirektør Gevinst: Borgerne får lettere adgang til offentlige tjenester Målestok: Serviceafdelingschefens vurdering af kommunens hjemmeside og borger.dk samt opnåelse af fordele for andre digitale serviceområder Ejer: Service-afdelingschefen
  13. 13. Trin 3: Strukturér gevinsterne Type af forandring Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting Finansielle gevinster Målbare gevinster Observerbare gevinster
  14. 14. Trin 3.1: Forandringer Hvilken type af forandring skal der til for at realisere gevinsten? Type af forandring Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting Finansielle gevinster Organisationen, dens medarbejdere, kunder eller samarbejdspartnere kan gøre nye ting, eller gøre ting på nye måder, der ikke var mulige før investeringen Organisationen kan forbedre udførelsen af påkrævede aktiviteter Organisationen kan stoppe med at gøre ting der ikke længere er nødvendige for succesfuld drift Målbare gevinster Observerbare gevinster
  15. 15. Trin 3.2 Værdi Hvor konkret kan gevinstens værdi opgøres? Type af forandring Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting Finansielle gevinster Finansiel værdi kan udregnes ved at anvende omkostning/pris eller andre finansielle formler til en kvantificerbar gevinst Målbare gevinster Der findes målinger eller de kan implementeres til vurdering af gevinstens størrelse når forandringerne er gennemført Observerbare gevinster Ved at bruge aftalte kriterier, skal bestemte personer eller grupper bruge deres erfaring eller dømmekraft til at vurdere i hvilket omfang gevinsten vil blive realiseret
  16. 16. Eksempel på trin 3 Type af forandring Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting Finansielle gevinster Målbare gevinster Observerbare gevinster Gevinst: Øget digital kommunikation mellem borgere og kommunen Målestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område) Ejer: Borgerservicechefen Gevinst: Færre udeblivelser Målestok: Skal opgøres for det enkelte område sammenholdt med brugen af sms- påmindelser inden for området Ejer: Den enkelte forvaltningsdirektør
  17. 17. Eksempel på trin 3 GEVINSTPROFIL - OVERBLIK Type af forandring Gør nye ting Gør ting bedre Stop med at gøre ting Finansielle gevinster Målbare gevinster Observerbare gevinster Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanal Målestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område) Ejer: Borgerservicechefen Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanal Målestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område) Ejer: Borgerservicechefen Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanal Målestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område) Ejer: Borgerservicechefen Gevinst: Flyttet kommunikation mellem borgere og kommunen fra traditionel til digital kanal Målestok: En mindre andel af fremmøde i det totale antal serviceringer (skal opgøres område for område) Ejer: Borgerservicechefen
  18. 18. Trin 4: Identificér omkostninger og risici 4.1. Omkostninger: Hvad er engangsomkostningerne for IT investeringen? 4.2. Omkostninger: Hvilke løbende omkostninger medfører IT investeringen? 4.3. Risiko: Hvilke omstændigheder kan medføre, at investeringsmål eller gevinster ikke realiseres?
  19. 19. Samlet indhold Business-casen indeholder dermed: 1. Motivation 2. Investeringsmål 3. Gevinster ved at 4. Omkostninger ved 5. Investeringsrisici • Gøre nye ting • Gøre ting bedre • Stop med at gøre ting • Indkøb • Udvikling • Infrastruktur • Organisatorisk forandring • Drift • Finansiel • Teknisk • Forretning • Organisatorisk forandring
  20. 20. Sammenhæng mellem gevinstrealisering og business case
  21. 21. Gevinstrealisering
  22. 22. Gevinstrealisering – Hvad? • Processen at organisere og lede så mulige gevinster ved brug af et IT system (digitalisering) faktisk realiseres • Den dynamiske business case er helt central redskab i gevinstrealisering • Tidligere har man set IT-projekter som: • Levering af teknologi • Omkostningsstyret • Forvaltning ser til • Det er noget man bliver udsat for • Et mere modent syn på IT-projekter som: • Levering af gevinster • Business-case styret • Forvaltning er involveret og har styring • Noget man er med i, tager ansvar for, og endda er drivkraft i
  23. 23. Gevinstrealisering – Strategisk • IT er et strategisk anliggende • ... derfor er gevinster og gevinstrealisering også • Gevinstrealisering er langsigtet fordi gevinster ikke kan opnås på kort tid • Gevinster som ikke efterspørges opstår (næsten) aldrig • Gevinster opstår når ledere forandre organisation, opgaver, • ... og kræver derfor forandringsledelse • Gevinster kan skabes af direktion, forvaltninger, afdelinger, men IT- afdelingen kan ikke skabe dem
  24. 24. Gevinstrealisering - Aktiviteter 1. Identificer og strukturer gevinster 2. Planlægge gevinstrealisering 3. Udførelse af plan for gevinstrealisering 4. Gennemgang og vurdering af resultater 5. Etablering af muligheder for yderligere gevinster Væsentlig forskel til tidligere: • Business case • Plan for gevinstrealisering
  25. 25. Gevinstrealisering – To typer Problemdrevet • Relativt til dem man sammenligner sig med • Løbende produktivitetsforbedringer • Nå budgetmål • Fjerne besværligheder - øge muligheder Innovationsdrevet • Lave nye processer, produkter, services ved at bruge IT • Lave processer, produkter, services på en ny måde med IT • Ny IT til at gøre noget som organisationen ikke kunne før
  26. 26. Gevinstrealisering - Modsætninger Case 1 Case 2 Gevinster Gevinster som budgetbesparelse Gevinster som distribuerede incitamenter Aktiviteter Budgetkontrol Samarbejde på tværs Betingelser Centraliseret business case Win/win business case efter forhandling Forandring Organisatoriske forandringer adskilt fra IT-projekt Transition fra IT-projekt til organisationsforandring Roller Finansiel styregruppe Medarbejdere som ambassadører
  27. 27. Overvej • Gennemtænk et afsluttet projekt • Blev der lavet en business case? • Hvordan blev den brugt i forløbet? • Blev der foretaget en afsluttende vurdering af, om business casen blev opfyldt? • Hvordan vil I gerne i fremtiden bruge business cases? • Hvem skal lave dem og hvordan? • Hvem træffer beslutning vha. business cases? • Gennemtænk gevinstrealisering i et afsluttet digitaliseringsprojekt • Hvilke aktiviteter blev planlagt og gennemført? • I hvilket omfang blev planlagte gevinster realiserede?
  28. 28. Litteratur Nielsen, PA & Persson, JS 2013, Business-case metode for kommunale IT-investeringer, version 2.0. Software Innovation Publisher. [Link til PDF og iBook] Persson, JS & Nielsen, PA 2012, 'A Business Case Method for IT Investments in Danish Municipalities'. in J Rose, JS Persson, P Kræmmergaard & PA Nielsen (eds), IT Management in Local Government : The DISIMIT Project. Software Innovation, Aalborg University, Aalborg, pp. 115-129.[PDF] Nielsen, Nielsen & Persson, 2012, IT Benefits Management in Local Government: A comparative case study, in: European Conference of Information Systems. [PDF] Ward, Daniel & Pepppard, 2008, Building Better IT Investment Business Cases, MISQ Executive, 7(1). Peppard, Ward & Daniel, 2007, Managing the Realization of Business Benefits from IT Investments, MISQ Executive, 6(1). Ward & Daniel, 2006, Benefits Management: Delivering Value from IS & IT Investments, Wiley, Chichester. Nielsen & Persson, 2012, IT Business Cases in Local Government: An action research study, in: HICSS, January. Ashurt, Doherrty & Peppard, 2008, Improving the impact of IT development projects: The benefits realisation capability model, EJIS, 17:352-370.

×