Pitchen in de museumbranche: hoe kan het beter voor alle partijen?

1. Marielle Beek H.N. Werkmanweg 15 2031 BA HAARLEM 023-5316312 06-53156300 [email_address] www.perspektstudios.nl

2. Wat gaan we doen? Streven: Hoe kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de tentoonstellingswereld verder professionaliseren om nog betere eindresultaten te verkrijgen op een voor beide wenselijke manier? Oftewel: Hoe werken we zo samen dat we de best mogelijke tentoonstelling krijgen die voldoet aan gestelde randvoorwaarden van opdrachtgever en -nemer? Bespreken: Rol van pitches hierin en waar loop je tegenaan in de praktiijk?

4. De minor is vormgegeven vanuit het volgende beroepsprobleem: “ Hoe maak ik een tentoonstelling voor een externe opdrachtgever die de vastgestelde doelstelling haalt en voldoet aan de gedefinieerde behoefte van de doelgroep, daarbij gebruikmakend van de nieuwste inzichten en technieken op het vakgebied en rekening houdend met de financiële en tijdtechnische haalbaarheid.”

5. Ja, dan heb je de opdracht al! Wees maar blij dat je opdrachten krijgt! De praktijk betekent… pitchen www.perspektstudios.nl

6. Pitchen In aanbestedingstermen: een niet openbare uitnodiging door de opdrachtgever van 2 a 3 partijen oftewel een onderhandse aanbesteding Andere termen: prijsvraag, bureaucompetitie, wedstrijd, businesscase

7. Uitgangspunten Europees aanbesteden: · er moeten objectieve criteria gehanteerd worden; · de procedure moet transparant zijn; · er mag geen sprake zijn van discriminatie tussen ondernemers uit verschillende landen. Bij interpretatieproblemen of andere vragen zijn dit de basisprincipes die als leidraad dienen.

8. Het Keramiekmuseum Delft: Reinier heeft de juridische kant behandeld. Lezen manifestatieplan. Vragen aan jullie: Wat misten jullie in deze aanbesteding voor het leveren van een goede ontwerpofferte? Hoe hier op te antwoorden als ontwerpbureau? Antwoord Perspekt: Wat hebben we uiteindelijk ingeleverd?

9. Dit was een ‘formelere aanbesteding’ Met een prachtig manifestatieplan. Een plan waar Perspekt graag aan zou bijdragen. Maar de vraag is nauwelijks te beantwoorden met een offerte, laat staan een schetsontwerp. Hoe gaat het dan bij ‘pitchen’?

10. Regels bij pitches: Er zijn geen vaste regels, wetten of standaarden. Er is geen transparantie. Er zijn meestal geen gunnings/selectiecriteria. Er zijn geen geldelijke limieten. Er zijn geen afspraken over fees voor het ontwerpbureau. Soms is de vraag concept, ontwerp, soms ook bouw erbij. De opdrachtgever bepaalt: maar op basis van wat?

11. THERE ARE NO RULES THERE IS NO CONTACT THERE IS LIMITED INFO WELCOME TO…………………… …………… .THE PITCH-JUNGLE

12. Wat is ons product? Wat verkopen we? Pindakaas versus Uniek complex CREATIEF idee waar niet alles vooraf vast kan liggen maar randen nodig zijn

13. Initiatieffase Fasering Omschrijving werkzaamheden Beslisdocument(en) / resultaat INITIATIEFFASE Inhoudelijke lijn "idee" (samen of opdrachtgever) Missie museum Definitie van doelgroepen en doelstellingen tentoonstelling Projectorganisatie en communicatielijnen aangeven Programmatische randvoorwaarden tentoonstelling Doelstellingen educatie en marketing/pr Grove afbakening thema's Bepaling ruimte en randvoorwaarden ruimte Grove indeling & routing Lijst met mogelijk te gebruiken aanwezige hardware museum Budgetbepaling (tevens exploitatiebudget) PRESENTATIE & GOEDKEURING Tentoonstellingsconcept Budget

14. Stel: Opdrachtgever heeft een goed initiatiefrapport neergelegd. Wat missen we dan nog om een goed en vooral voor een volgende fase bruikbaar eerste schetsontwerp te maken?

15. Het onbeschrijfelijke effect van contact! In gesprek met de mensen die betrokken zijn bij het proces om alle onderdelen in het initiatiefrapport samen en voor jezelf te peilen, wegen, beoordelen, plaatsen, aftasten zodat de vraag van de opdrachtgever zo helder mogelijk is en goed beantwoord kan gaan worden. “ The feel it in the air” session. Halve vraag? Kwart antwoord. Shit in = shit out

16. Ontwerpbureau in de problemen Er vanuit gaande dat het ontwerpbureau klantgericht, doelstellingsgericht en binnen de gestelde randvoorwaarden wil werken en zich niet opstelt als een vrije kunstenaar die geheel zijn eigen gang gaat. Welke vragen heeft hij/zij nog? www.perspektstudios.nl

19. FUZZY (P. Markenstein) Feestelijk Heeft men er lol in om de SMART geformuleerde doelstelling te behalen? Uitdagend Is de doelstelling spannend, op het randje van het haalbare, tussen fantasie en werkelijkheid? Zuiver Is het doel wat men echt wil? Staat men er volledig achter? Zinnelijk Geeft het behalen een kick, maakt het iets positiefs los? Yes Is de doelstelling enthousiasmerend, om trots op te zijn?

20. Be SMART and FUZZY ‘ Volgens het boekje’ en SMART hoort erbij. Randvoorwaarden nummer 1. En daarbij is ook nog nodig: veel FUZZY! Alle voelhorens op scherp: de zachte en ongrijpbare kant van een creatief proces.

22. Vaak onbeantwoorde vragen 3 Educatie, publieksbegeleiding, marketing, beveiliging, brandweer Deze functies hebben essentiële input juist bij de start van de tentoonstelling. Vaak komen ze na het VO pas in beeld. De gevolgen laten zich raden. De mensen van genoemde disciplines zijn gefrustreerd. De ontwerper betaalt de meerwerkuren en raakt gefrustreerd. Het eindresultaat wordt suboptimaal.

23. Een paar voorbeelden: Educatie : Kinderlijn of niet? Aparte kinderlijn of niet? Publieksbegeleiding: Hoe groot zijn de groepen? Met of zonder individueel publiek? Marketing: Wie maakt de externe uitingen? In lijn stijl tentoonstelling of niet? Beveiliging: Vitrines wel of niet 3 dubbel beveiligd? Brandweer: Is het vlekkenplan en later de plattegrond akkoord?

24. Vaak onbeantwoorde vragen 4 Eerste indeling thema’s en voorbeeldobjecten Eerste indeling thema’s is gemaakt door het museum. Dat is een goed uitgangspunt. Deze inhoudelijk is de basis van ons schetsontwerp. Vorm volgt inhoud. Museum haalt tentoonstellingsmaker erbij. Indeling herschikken kan beter zijn voor publieksbeleving (de specialiteit van de tentoonstellingsmaker). Vind het museum onze herschikking goed? Onze herschikking is de basis van ons schetsontwerp.

25. Voorbeeldobjecten Bij de eerste indeling van de thema’s heeft het museum een beeld van te gebruiken objecten. Objecten bepalen bijzonder veel in het ontwerp, zowel in sfeer, ruimtebenutting als presentatiemiddelen. Een beeld hiervan is onmisbaar bij de start.

26. Voorbeeldobjecten 2 Waaraan kunnen we denken, wat objecten betreft? Gaan we zelf zoeken (als niet specialisten) en hoeveel tijd en geld kost dat? Zelf zoeken kan, maar: Zijn er voorkeuren, hobby’s, niet eerder getoonde objecten, kernobjecten, kroonjuweeltjes, objecten met een andere voor publiek ‘hoge attractieve waarde’, mooie bruiklenen?

32. Oplossingen voor beter opdrachtgever en - nemerschap?

39. Nodig voor een goede pitch: - Alle mogelijke harde, zachte en de ongrijpbare feiten en kanten. - En de vooraf bekende wetenschap dat beide partijen nooit 100% alles kunnen noemen, voorkomen of zeggen en samenwerking en bijstellen dus doorlopend noodzakelijk is.

40. Nodig voor een goede pitch 2 Of anders gezegd: “ wetenschap over harde randvoorwaarden en pionieren met creatieve ideeën” Maar zeker niet rigide: of, of, of maar en, en, en. En, en, en, totdat je de rand bereikt.

41. Conclusie Binnen die harde, zachte en ongrijpbare samen te bewaken grenzen: ontstaat alle vrijheid in gebondenheid om een prachtige, passende tentoonstelling te maken.

42. Conclusie 2 Kortom: Helemaal niet makkelijk. Begrijpelijke moeilijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Maar: 1000% keer leuker dan pindakaas maken en verkopen. So, let’s keep on shaping and work on it!

43. Marielle Beek H.N. Werkmanweg 15 2031 BA HAARLEM 023-5316312 06-53156300 [email_address] www.perspektstudios.nl