HUR ANVÄNDER VI GTD
FÖR ATT FÅ SAKER GJORT!

Patrik
Hallberg
VEM ÄR JAG? – PATRIK
HALLBERG
AGENDA
Fokusera
Strukturera
Prioritera & Planera
Minimera avbrott
Revidera

Stegvis implementation av metodiken / checklis...
KÄNNER DU IGEN DIG?
Möten

Telefon
SMS

E-post

Avbrott

Stress
VÄGEN TILL BESTÅENDE
EFFEKTIVITET
Revidera
Minimera
avbrott
Prioritera &
Planera

Strukturera

Fokusera
FOKUSERA
Hantera informationsflödet
o

Ta kontroll över hur ofta du läser eller kontrollerar ny e-post

o

Processa inform...
ATT ANVÄNDA EN
UPPGIFTSLISTA
Din lista över saker att göra
Vanligaste felet är att man blandar äpplen och päron (uppgifter...
ÖVNING – TÖM HUVUDET
STRUKTURERA
GÖR NU!
Saker som går blixtfort att göra – som tar < 2 min
UPPGIFTER
De aktiviteter som du skall utföra

PROJE...
ÖVNING – SÄTT ETT
PROJEKT I RULLNING
o Välj ett projekt (som du kanske drar dig för att göra)
o Fundera över önskat result...
PRIORITERA OCH PLANERA
80/20 regeln (Paretoprincipen)
Vilfredo Pareto
Italiensk sociolog/ekonom (1848-1923)

Empirisk rege...
VAD ÄR EGENTLIGEN
VIKTIGAST?
Viktigt

1

Projekt
Rapporter
Dagliga aktiviteter
Viktiga problem
Kriser
(Brandsläckning)

Fö...
FOKUSERA PÅ KVADRANT 2
o Minska fokus på kvadrant 3 och 4 genom att fråga dig själv när du
skall välja mellan olika uppgif...
DAG-/VECKOPLANERING
o Kontext – Gruppera uppgifter som kräver en viss plats eller visst
hjälpmedel t ex vid datorn, telefo...
LÅNGSIKTIG PLANERING
Hur vill du att din kalender skall se ut?
o Vilka kritiska delar och viktiga projekt behöver du plane...
ÖVNING – VÄSSA DITT
MAPPSYSTEM
o Rensa
o Släng mappar du ej använder

o Organisera
o Mappar som används veckovis under Ink...
MINIMERA AVBROTT
De viktigaste åtgärderna du kan vidta för att eliminera och
minska avbrott är att:
oTa bort notifikation ...
E-POST
oStäng av e-postnotifikation samt ljud vid ny e-post.
oArbeta offline – bestäm själv när du ska hämta e-post
oAutom...
MÖTEN
oAnvänd en mötespolicy, t ex respektera varandra genom att komma i tid,
stänga av mobiltelefonen
oTacka nej om du in...
TELEFON
oStäng av telefon och hänvisa till din situation i mobilsvaret
oStyr kommunikationen dit du vill ha den i ditt mob...
KOLLEGOR/CHEFER/MEDARB
ETARE/BESÖK/ÖVRIGT
oSäg ifrån om du bedömer att du bör prioritera annat just nu
oBe om möjligt pers...
REVIDERA
o Veckorevidering – din nyckel till att skapa och behålla rätt fokus, kontroll
och frihet från stress
o Arbetar d...
HUR GÖR MAN?
1.

”Töm” huvudet från tankar och mentala kom-ihåg

2. Samla in all oprocessad information som e-post, vanlig...
HUR GÖR MAN?
5. Gå igenom din följ upp-lista, det vill säga alla saker där du väntar på svar
från kollegor, chefen, unders...
MÅNADSREVIDERA – ETT
SÄTT ATT ALLTID
UTVECKLAS
o Sätt av tid varje månad för att arbeta med ständiga förbättringar
o Refle...
STEGVIS IMPLEMENTATION
AV METODIKEN / CHECKLISTA
- STEG 1
Stäng av all notifikation i dator och mobiltelefon för ny e-pos...
STEGVIS IMPLEMENTATION
AV METODIKEN / CHECKLISTA
- STEG 2
Koppla om möjligt uppgiftslistan till din mobiltelefon
Bryt ne...
STEGVIS IMPLEMENTATION
AV METODIKEN / CHECKLISTA
- STEG 3
Balansera tillgänglighet mot önskad produktivitet och serviceni...
TACK OCH NU FRÅGOR
DE BÄSTA LÄNKARNA FÖR
ATT KOMMA IGÅNG MED GTD
43 Folders: Getting Started with GTD
Black Belt Productivity: A GTD Primer
W...
How to use GTD to get things done
How to use GTD to get things done
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

How to use GTD to get things done

666 views

Published on

Hur kan vi använda GTD för att bli mer produktiva?
Fokusera
Strukturera
Prioritera & Planera
Minimera avbrott
Revidera
Stegvis implementation av metodiken / checklista

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
666
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

How to use GTD to get things done

  1. 1. HUR ANVÄNDER VI GTD FÖR ATT FÅ SAKER GJORT! Patrik Hallberg
  2. 2. VEM ÄR JAG? – PATRIK HALLBERG
  3. 3. AGENDA Fokusera Strukturera Prioritera & Planera Minimera avbrott Revidera Stegvis implementation av metodiken / checklista
  4. 4. KÄNNER DU IGEN DIG? Möten Telefon SMS E-post Avbrott Stress
  5. 5. VÄGEN TILL BESTÅENDE EFFEKTIVITET Revidera Minimera avbrott Prioritera & Planera Strukturera Fokusera
  6. 6. FOKUSERA Hantera informationsflödet o Ta kontroll över hur ofta du läser eller kontrollerar ny e-post o Processa informationen först o Välj rätt kommunikationskanal Gör en sak i taget o Använd en uppgiftslista o Prioritera uppgifterna o Utnyttja den naturliga ställtiden mellan uppgifterna Minska avbrotten från dina egna tankar o Töm huvudet regelbundet o Ha alltid möjligheten att fånga upp nya tankar, idéer och uppgifter
  7. 7. ATT ANVÄNDA EN UPPGIFTSLISTA Din lista över saker att göra Vanligaste felet är att man blandar äpplen och päron (uppgifter med helt olika komplexitet och tidsåtgång) Tips: Uppgifter som tar lång tid > 20 min att slutföra bör delas upp eller planeras in i kalendern Använd en kategori för dina privata aktiviteter så får du även kontroll och överblick på det som skall göras utanför arbetet Kategorisera utifrån den aktivitet som skall utföras eller var den skall utföras: ringa, vid datorn, på jobb, hemma, ärenden etc och jobba med nästa aktivitet
  8. 8. ÖVNING – TÖM HUVUDET
  9. 9. STRUKTURERA GÖR NU! Saker som går blixtfort att göra – som tar < 2 min UPPGIFTER De aktiviteter som du skall utföra PROJEKT Komplexa aktiviteter behövs brytas ner i delar = Uppgifter FÖLJ UPP Du väntar på svar från andra eller följer upp det du delegerat FRAMTID Saker du kanske ska göra men inte bestämt dig att göra ännu ARKIV Arkivering av saker du vill kunna hitta igen KALENDER Sådant som händer en specifik tidpunkt PAPPERSKORG Det du inte behöver spara och sådant som varken är viktigt eller bråttom
  10. 10. ÖVNING – SÄTT ETT PROJEKT I RULLNING o Välj ett projekt (som du kanske drar dig för att göra) o Fundera över önskat resultat o Om du hade 5-10 minuter för att påbörja detta, vad skulle du göra då? o Sätt detta steg på din uppgiftslista! o Sätt ”projektet” på din projektlista!
  11. 11. PRIORITERA OCH PLANERA 80/20 regeln (Paretoprincipen) Vilfredo Pareto Italiensk sociolog/ekonom (1848-1923) Empirisk regel 20% av orsakerna står för 80% av verkan Många användningsområden Identifiera och fokusera på de 20% av dina Kunder, Uppgifter, Säljaktiviteter, Rapporter mm som ger 80% av resultatet
  12. 12. VAD ÄR EGENTLIGEN VIKTIGAST? Viktigt 1 Projekt Rapporter Dagliga aktiviteter Viktiga problem Kriser (Brandsläckning) Förebyggande åtgärder Nya möjligheter / Utveckling Återhämtning, Hälsa Bygga relationer Planering 2 Bråttom 3 Ej bråttom Oviktiga samtal, email Vissa möten Vissa rapporter Andras mindre problem Surfa på internet Sociala medier Irrelevant omvärldsbevakning Vissa e-mail Vissa samtal/diskussioner Ej viktigt 4
  13. 13. FOKUSERA PÅ KVADRANT 2 o Minska fokus på kvadrant 3 och 4 genom att fråga dig själv när du skall välja mellan olika uppgifter: Vilka uppgifter ger bäst resultat på 23 månaders sikt? o Lär dig säga ”nej” till sådant som är mindre viktigt och ”ja” till det viktigaste. Det är omöjligt att göra precis allt – du måste välja vad du skall säga ”nej” till och vad du skall säga ”ja” till. o Definiera tydligt vad som finns i din (eller organisationens) kvadrant 2 för att kunna organisera och planera ditt arbete därefter.
  14. 14. DAG-/VECKOPLANERING o Kontext – Gruppera uppgifter som kräver en viss plats eller visst hjälpmedel t ex vid datorn, telefonsamtal som skall ringas, ärenden du måste göra, information att läsa mm o Tid – Hur komplexa uppgifter hinner du starta upp innan nästa möte? o Energi – När under dagen har du mest energi? Då ska du ta tag i dina svåraste uppgifter! Ha en lista med enklare aktiviteter redo för tillfällen då du har låg energi.
  15. 15. LÅNGSIKTIG PLANERING Hur vill du att din kalender skall se ut? o Vilka kritiska delar och viktiga projekt behöver du planera in? o När vill du ha din egen blockerade arbetstid? o När ska du planera in arbete för kvadrant-2-aktiviteter? Planeringshorisont Ditt liv, 3-5 år, 1-2 år, Dina viktigaste områden, Dina projekt, Dina aktiviteter
  16. 16. ÖVNING – VÄSSA DITT MAPPSYSTEM o Rensa o Släng mappar du ej använder o Organisera o Mappar som används veckovis under Inkorgen o Övriga mappar läggs under rotnivå i en historikmapp o Sortera o Sortera med hjälp av siffror 1 Ekonomi, 2 Sälj, 3 Personal osv o Referenssystem A-E, F-K, L-P, Q-Ö
  17. 17. MINIMERA AVBROTT De viktigaste åtgärderna du kan vidta för att eliminera och minska avbrott är att: oTa bort notifikation och ljud vid ny e-post i dator och mobiltelefon. oArbeta offline för att kunna arbeta med e-post ostört. oSäg ”nej” (tidigt, tydligt, artigt) om du bedömer att du behöver prioritera annat. oBalansera din tillgänglighet mot din önskade produktivitet och servicenivå. oBoka 45 minutersmöten istället för 60 minutersmöten. oAnvänd olika typer av mötesformer för olika situationer.
  18. 18. E-POST oStäng av e-postnotifikation samt ljud vid ny e-post. oArbeta offline – bestäm själv när du ska hämta e-post oAutomatiska e-postregler för vissa avsändare, CC, ärenden mm o”Out of Office Autoreply” (meddela din situation) oAnvänd CC sparsamt. Skicka bara e-post till de som absolut är berörda oAnvänd alltid en relevant rubrik i ditt e-postmeddelande för att underlätta för mottagaren oUnderlätta för mottagarens prioritering genom att tala om när du behöver/önskar svar oAvregistrera dig från nyhetsbrev du inte läser
  19. 19. MÖTEN oAnvänd en mötespolicy, t ex respektera varandra genom att komma i tid, stänga av mobiltelefonen oTacka nej om du inte bedömer mötet som helt relevant för dig oBjud endast in deltagare som verkligen krävs och som skall bidra till mötet oAnvänd 45-minutersmöten eller andra tidsramar mindre än 60 minuter oProva stående möten eller promenadmöten oHåll korta beslutsfattande möten och därefter retrospektiva möten i efterhand – vad gjorde vi bra, vad kan bli bättre? oKräv ordförande, tidsplan och tydlig agenda för alla möten. oLägg in agenda, syfte och dokument direkt i kallelsen för att minimera e-post
  20. 20. TELEFON oStäng av telefon och hänvisa till din situation i mobilsvaret oStyr kommunikationen dit du vill ha den i ditt mobilsvar, t ex 1) e-post 2) sms 3) mobilsvar oHa alltid en uppdaterad kontaktlista för att se vem som ringer oInstruera växelpersonal i vilka samtal som skall kopplas fram oStyr samtal från säljare till en eftermiddag i månaden
  21. 21. KOLLEGOR/CHEFER/MEDARB ETARE/BESÖK/ÖVRIGT oSäg ifrån om du bedömer att du bör prioritera annat just nu oBe om möjligt personen återkomma senare så att inte du har ”bollen” att återkomma oBe personen skicka e-post istället så blir det lättare för dig att prioritera oStyr vissa frågor eller viss verksamhet till bestämda tider oUtbilda medarbetare, ge mer ansvar och delegera beslutsrätt oKom överens om sätt att signalera när ni behöver arbeta ostört utan avbrott oLåt en person ta hand om alla oanmälda kunder under en dag. Rotera uppgiften mellan kollegorna oJobba aktivt med status i chattprogram
  22. 22. REVIDERA o Veckorevidering – din nyckel till att skapa och behålla rätt fokus, kontroll och frihet från stress o Arbetar du normala kontorstider passar det oftast bäst att göra veckorevideringen efter lunch på fredagar o Då minns du sannolikt fortfarande veckans händelser väl och om det är någon du behöver nå för att stämma av ett sista ärende hinner du det innan helgen o Det är också en skön avslutning på arbetsveckan att tömma huvudet från jobbtankar, processa den sista informationen och uppdatera dina listor inför nästa vecka o Då kan du ta helgledigt med en härlig semesterkänsla i kroppen o Sätt av 1-2 timmar för att hinna klart allt
  23. 23. HUR GÖR MAN? 1. ”Töm” huvudet från tankar och mentala kom-ihåg 2. Samla in all oprocessad information som e-post, vanlig post, lösa papper, anteckningar och post-it lappar. Processa det genom blixtsnabba beslut om var i din struktur det hör hemma. 3. Gå igenom din framtidslista. Är det något där du vill påbörja till veckan som kommer? Flytta det i så fall till projektlistan eller uppgiftslistan. 4. Gå igenom din projektlista. Vilka projekt ska du färdigställa och arbeta vidare med under veckan? Se till att lägga in nästa steg för dessa projekt i din uppgiftslista.
  24. 24. HUR GÖR MAN? 5. Gå igenom din följ upp-lista, det vill säga alla saker där du väntar på svar från kollegor, chefen, underställda, leverantörer, kunder etc. Vissa saker kan du säkert ta bort, där personen återkommit eller problemet är löst och vissa saker får du flytta från följ upp-listan till din uppgiftslista, t ex för att påminna en kund att skicka information. 6. Gå igenom din planering för kommande vecka. Se till att den är realistisk och ta hänsyn till att det garanterat kommer dyka upp oväntade saker. Reflektera också över dina viktigaste (kvadrant 2) målsättningar de närmaste månaderna och vad som är dina viktigaste aktiviteter för att nå dessa mål. Planera in tid för dessa aktiviteter 3-5 veckor framåt i kalendern och sätt in dessa aktiviteter i din uppgifts-/projektlista Glöm inte bort att veckorevideringen är ditt bästa sätt att alltid ta dig upp till ytan när det känns som att du skall drunkna i arbete
  25. 25. MÅNADSREVIDERA – ETT SÄTT ATT ALLTID UTVECKLAS o Sätt av tid varje månad för att arbeta med ständiga förbättringar o Reflektera över hur ditt arbetssätt fungerar och prova nya sätt att ytterligare öka din effektivitet o Kanske finns det delar i processer och rutiner som kan förbättras? o Sätt att kommunicera med kollegor som kan optimeras? o E-postregler eller arkiveringsrutiner som behöver uppdateras eller kanske nya kategorier i din uppgiftslista? o Revidera även dina långsiktiga mål kvartalsvis för att säkerställa att du gör rätt saker
  26. 26. STEGVIS IMPLEMENTATION AV METODIKEN / CHECKLISTA - STEG 1 Stäng av all notifikation i dator och mobiltelefon för ny e-post Ta kontroll över informationsflödet, t ex hur ofta du kontrollerar/läser ny e-post Processa all information enligt en tydlig struktur så inget kan ”falla mellan stolarna” ”Töm” regelbundet huvudet för att få bättre fokus. Ha möjlighet att alltid kunna fånga upp idéer. Arbeta enligt principen ”tom inkorg” Samla allt som skall göras i uppgiftslistan i e-postklienten för att få en bra överblick Prioritera och strukturera uppgiftslistan för att bättre fokusera på det som ger mest resultat Förbättra din balans mellan fördefinierat arbete, händelsestyrt arbete och planering av arbete
  27. 27. STEGVIS IMPLEMENTATION AV METODIKEN / CHECKLISTA - STEG 2 Koppla om möjligt uppgiftslistan till din mobiltelefon Bryt ner projekt i mindre delar för att lättare komma igång med dem och slutföra dem i tid Säg ”JA” till det som är viktigt och ”NEJ” till det som inte är viktigt och inte ger resultat Planera på kort sikt utifrån kontext, tid, energi Planera långsiktigt genom att i god tid bestämma kalenderns innehåll När du planerar långsiktigt – ta hänsyn till dina projekt, din egen blockerade arbetstid samt kvadrat 2-aktiviteter Reflektera kontinuerligt över vilka olika typer av avbrott som kan elimineras och minimeras
  28. 28. STEGVIS IMPLEMENTATION AV METODIKEN / CHECKLISTA - STEG 3 Balansera tillgänglighet mot önskad produktivitet och servicenivå Reflektera kontinuerligt över hur dina dagar/veckor blir jämfört med hur du vill att de skall se ut Upprätthåll en tydlig mapp och arkivstruktur för att lätt kunna arkivera/hitta e-post och papper Genomför en veckorevidering varje arbetsvecka för att alltid återfå överblick och kontroll Genomför en månadsrevidering varje månad/kvartal för att arbeta med ständiga förbättringar
  29. 29. TACK OCH NU FRÅGOR
  30. 30. DE BÄSTA LÄNKARNA FÖR ATT KOMMA IGÅNG MED GTD 43 Folders: Getting Started with GTD Black Belt Productivity: A GTD Primer What’s the Next Action: 21 links to start with GTD Wired: A guide to GTD Davidco’s Lisa Peak: 10 beginner behaviors Steve Lawson: GTD overview Mine Zone: Getting Things Done Davidco: Advanced GTD Workflow Diagram (pdf) Lifehack: Ask the Readers: Getting Started with GTD

×