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Organiser la Gouvernance autour du
service collaboratif SharePoint pour une
meilleure expérience client ! (SOC206)
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Boris Muller
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Design
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Tech Days-SOC206-Gouvernance service collaboratif Sharepoint -2013

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Tech Days-SOC206-Gouvernance service collaboratif Sharepoint -2013

  1. 1. Organiser la Gouvernance autour du service collaboratif SharePoint pour une meilleure expérience client ! (SOC206) Patricia Charrais-Bouvier, Consultant ITIL Rhanima, Application Development Manager Boris Muller, Consultant Technique SharePoint Microsoft Design servicesfr@microsoft.com
  2. 2. Design Boris Muller Consultant Sharepoint Rhanima Adegbindi Expert Développement Sharepoint Patricia Charrais-Bouvier Consultante ITIL Vos interlocuteurs Microsoft
  3. 3. Design Objectifs de la session: Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre de collaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvelles solutions. Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes au bon endroit ! En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable d'aborder sereinement, :  Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de la connaissance (compétence, exploitation)…  Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation  Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de ces thématiques Produits concernés : SharePoint 2013
  4. 4. Design Les enjeux liés à SharePoint Assurer une gestion du cycle de vie des sites et des documents Cadrer l’usage de SP pour assurer sa maintenabilité / évolutivité Tirer partie de toute la valeur de SharePoint Passer à une approche mutualisée Diminuer les délais et coûts de personnalisation Maitriser les coûts d’infra et d’exploitation Adapter la conduite du changement au service offert
  5. 5. Agenda Approche « Solution » Design
  6. 6. Design « Définir les règles et procédures établies entre les groupes d’individus » Gouvernance SharePoint et Domaines fonctionnels
  7. 7. Design Communautés Recherche Sites Composites ContenuVision360° Les domaines fonctionnels de SharePoint
  8. 8. Design Gouvernance SharePoint Conduite du Changement ProjetProjet Communication • Avancement projet • Déploiement • Jalons Communication • Avancement projet • Déploiement • Jalons OutilOutil Formation • Organisation • Prise en main • Planning Formation • Organisation • Prise en main • Planning Approfon dissement Approfon dissement Communauté • Comment faire … • Pour aller plus loin • Quelqu’un sait … ? Communauté • Comment faire … • Pour aller plus loin • Quelqu’un sait … ? AssistanceAssistance Support • Dans quel cas ? • Contacts ? • Quand ? Support • Dans quel cas ? • Contacts ? • Quand ? Navigation •Charte graphique •Structuration des pages Taxonomie • Métadonnées • Rattachement Recherche • Indexation • Critères Architecture de l’information (type de contenu, liste&biblio, flux de travail) Pilotage •Gestion des demandes •Rôles & Responsabilités •Plan de communication •Charte Utilisateur •Services de personnalisation Catalogue de Services •Création d’espaces •Modèles de composants •Droits d’accès •Besoins spécifiques •Analyse d’usage Infrastructure & Exploitation Développement & Paramétrage
  9. 9. Agenda Approche « Solution » Design
  10. 10. Design Retours d’expérience: quelques sujets Approche graduelle - Personnalisation Gestion de la connaissance: Formation Taxonomie Cycle de vie documents et sites Rôles et responsabilités Catalogue de services Gestion des droits Gestion de la connaissance: Guide Exploitation Coûts et Délais de réalisation GouvernanceFonctionnel
  11. 11. Retours d’expérience: Gouvernance Design « Je souhaite valoriser mon nouveau service de gestion documentaire/collaboration vis-à-vis de mes clients. Comment faire ? » « Quels sont les dépendances sur ce service ? » ► Cartographie du service ► Catalogue de services
  12. 12. Carte de Services Design Collaboration Quels composants matériels requis (serveurs, DC…) ? Quels composants logiciels (Produits MS, autres) ? Quels services impactés (applications critiques, services dépendants…) ? Quels clients directs / indirects du service ? Quels Processus requis? Quels niveau d’engagement ? Quels composants services requis ? Quels éléments de configuration requis ?
  13. 13. Types de Services Design  Portail central permanent  Recherche d’Enterprise  Navigation d’Entreprise Portails de division Groupes et équipes Projets et espaces de travail Sites personnels  Niveau Entreprise  Taxonomie métier/  Divisions  Niveau  utilisateur cycle de vie  Niveau équipe  Libre service  Modèles de base  avec gestion du  cycle de vie  Portails de division permanents  Supervision des processus  Métier, Annonces de la Division,  Reporting et tableaux de bord  Semi Structuré  Groupes & équipes,  projets,  espaces de travail  Blogs, bios,  Réseaux sociaux Portail Central
  14. 14. Catalogue de service SharePoint - MSIT Design My Site http://my My Site http://my Social networking Collaborating with 1-3 team members. Social networking Collaborating with 1-3 team members. 5GB5GB 99.9% Available99.9% Available LimitedLimited Extranet Sites http://sharepoint.partne rs.extranet.microsoft.co m Extranet Sites http://sharepoint.partne rs.extranet.microsoft.co m Collaborating with partner companies Business Critical information Collaborating with partner companies Business Critical information 5GB5GB 99.9% Available99.9% Available LimitedLimited MSIT Hosted SharePoint Dogfood http://team MSIT Hosted SharePoint Dogfood http://team Feature education and Proof of Concept. Non- business critical information SharePoint publishing sites available for sites targeting audience scope for < 30% of company Feature education and Proof of Concept. Non- business critical information SharePoint publishing sites available for sites targeting audience scope for < 30% of company 5GB5GB 99.9% Available99.9% Available SharePoint DesignerSharePoint Designer Utility SharePoint http://sharepoint Utility SharePoint http://sharepoint Business Critical information SharePoint publishing sites available for sites targeting audience scope for < 30% of company Idea for light weight publishing sites. Business Critical information SharePoint publishing sites available for sites targeting audience scope for < 30% of company Idea for light weight publishing sites. 5-10 GB5-10 GB 99.9% Available99.9% Available SharePoint DesignerSharePoint Designer PortalsPortals Ideal for publishing site for Audience scope of 30% of company or greater Ideal for publishing site for Audience scope of 30% of company or greater 10 GB +10 GB + 99.9% Available99.9% Available Custom development and custom platform solutions available Custom development and custom platform solutions available
  15. 15. Retours d’expérience: Gouvernance Design « Je souhaite préparer efficacement mes équipes à la mise en œuvre de ce nouveau service autour de la plateforme SharePoint. Quel modèle d’équipe ? »: ► Définir un modèle de gouvernance efficace intégré à mon écosystème
  16. 16. Des acteurs qui travaillent ensemble Design • Gestion de la plateforme • Analyse d’impact • Développements & Paramétrage • Infrastructure & Exploitation • Nouveaux composants • Relations avec les Utilisateurs et le Helpdesk • Implémentation du catalogue de services • Animation de la Communauté Sharepoint • Relation avec les Métiers • Analyse fonctionnelle des processus métier • Architecture de l’information • Définition du catalogue de service • Pilotage du service • Arbitrage des demandes • Plan de communication MOAMOA AMOAAMOA MOEMOE Centre de Services Centre de Services Métiers
  17. 17. Des acteurs qui travaillent ensemble Design Expertise SharePoint (MOE) Besoins Utilisateurs
  18. 18. Retours d’expérience: Gouvernance Design « Je souhaite m’ assurer que mes équipes sauront exploiter la plateforme de collaboration au quotidien (SharePoint, SQL, Visual Studio…) »: ► Développer un guide d’exploitation et alimenter la base de connaissance des équipes.
  19. 19. Exemples de taches à exécuter SharePoint Design Gestion des rapports d'utilisation liés aux journaux des requêtes de recherche Configuration des scopes de recherche au niveau de la collection de sites Restauration d'une Application de Services Gestion des types de fichiers bloqués Mise à jour du mot de passe d'un compte géré Changement des informations de quota d'un site pour une collection de sites Configuration de la visibilité sur les résultats de la recherche (sites, listes, répertoires)
  20. 20. Retours d’expérience: Gouvernance Design « Comment développer mes équipes et assurer le niveau d’expertise requis ? » ► Grille d’évaluation des compétences, plan de formation adapté
  21. 21. Matrice de compétence SharePoint Design
  22. 22. Design Retours d’expérience: quelques sujets Approche graduelle - Personnalisation Gestion de la connaissance: Formation Taxonomie Cycle de vie documents et sites Rôles et responsabilités Catalogue de services Gestion des droits Gestion de la connaissance: Guide Exploitation Coûts et Délais de réalisation GouvernanceFonctionnel
  23. 23. Retours d’expérience: Fonctionnels Design « Je souhaite mieux gérer et du coup contrôler la prolifération des données suite au déploiement de notre nouvelle plateforme. Comment faire ?» ► Formaliser les processus de gestion de site et de gestion documentaire
  24. 24. Cycle de vie des documents Design CollaborationCollaboration CollaborationCollaboration CollaborationCollaboration Classification Archive
  25. 25. Cycle de vie d’un site Design
  26. 26. Retours d’expérience: Fonctionnels Design « J’ai créé un dictionnaire d’entreprise. Il est mal utilisé par mes utilisateurs et du coup il est envahi de mots inutiles.. Comment mieux utiliser les fonctionnalités de recherche ? »: ► Définir des règles de taxonomie
  27. 27. Gestion de la Taxonomie Design
  28. 28. Gestion de la Taxonomie Design Besoins •Audiences •Contenu •Technologies Construction •Rôles et responsabilités •Procédure d’archivage •Tests d’utilisations Maintenance •Processus de gestion •Prévoir ressources suffisantes Formation •Plan de formation •Guide Evaluation •Outils retours utilisateurs •Analyse statistiques utilisateurs Une taxonomie = un dictionnaire d’entreprise
  29. 29. Retours d’expérience: Fonctionnels Design « J’ai un nouveau collaborateur dans mon service. Je n’arrive pas à lui donner exactement les mêmes droits que ses collègues!. J’aurai besoin d’un espace où sont regroupés l’ensemble des droits d’un utilisateur et pouvoir gérer ces droits »: ► Définir une gestion des droits
  30. 30. Niveaux de permissions Standards / Personnalisés Gestion des droits des utilisateurs Design Groupes Active Directory Groupes SharePoint Listes • Add Items • Edit Items • Delete Items • View Items • … Actions • Manage Personal Views • Add/Remove Personal Web Parts • Update Personal Web Parts Sites •Create Subsites •Add and Customize Pages •Apply Style Sheets •Create Groups •… Utilisateurs Permissions Utilisateurs 1212 33 1818 Listes Sites
  31. 31. Retours d’expérience: Fonctionnels Design « Certains usages SharePoint (développement, BI) entrainent des risques d’instabilité ou de performance pour mon infrastructure ». Comment permettre de multiples usages tout en sécurisant la plateforme ?” ► Mutualiser vos plateformes
  32. 32. Approche graduelle du service Design STANDARD • Besoins standard (collaboration, publication, my sites) • SLA prédéfinie • Sur étagère donc rapide • Personnalisation simple • Géré centralement • Peu couteux PREMIUM • Fonctionnalités avancé (BI, Projet) • Prédéfini en partie • Nécessite une revue des besoins et un projet : délai plus long • Personnalisation plus importante (wsp de ferme) • Processus de qualification (tests) • Géré centralement DEDIE • Pour des besoins spécifiques (sécurité, performance, stabilité) • Gros projet avec budget de licence/maintenance particulier • Hautement personnalisable • Gestion de la plateforme centralisée ou non • Très couteux $ $$ $$$
  33. 33. Retours d’expérience: Fonctionnels Design « A chaque fois que je fais une demande à mon équipe de développement ça me coûte un bras et j’ai un délai de 6 mois.». Est-ce qu’on peut vraiment personnaliser SharePoint facilement et si oui comment? » ► Contrôler les coûts et délais de personnalisation
  34. 34. Diminuer les coûts et les délais de réalisation Demande de changement UI Design Développement Réalisation Livraison QUALIF/P-PROD/PROD Mise en production Admin fonctionnel Designer/Dev Développeur PROTO/PROD PROD Solution Sandbox Solution de ferme Semaines Jours Mois Design
  35. 35. Agenda Design Approche « Solution »
  36. 36. Jump Start : Gouvernance Design Ateliers de gouvernance et Fonctionnels Document de gouvernance SharePoint
  37. 37. Solution technique Une démarche intégrée «Services » Consultants et partenaires Techniques Experts Techniques, Développement et Support Consultants et partenaires ITIL Spécifications détaillées Implémentation Tests d’intégration Recette Catalogue de Service, organisation et Processus de pilotage Maintient en Condition opérationnel: Pilotage, Expertise, support, formation Directeur Projet Pilotage du projet Processus d’exploitation, RACI Gestion du cycle de vie Revue de supportabilité Garantie Maintien et optimisation de l’offre et des processus Centre de Services Revue de maturité Revue de sécurité CADRAGE CONCEPTION TEST DEPLOIMENT MCOVISION Architecte d’entreprise Stratégie et Suivi du plan de transformation Revue de code applications Formation et expertise Spécifications Plan de Gestion de services Spécifications Expertise
  38. 38. Design Liens utiles  La page ITIL Microsoft  Le site Microsoft Services  Le site de l’itSMF France Contactez-nous : servicesfr@microsoft.com
  39. 39. Donnez votre avis ! Depuis votre smartphone, sur : http://notes.mstechdays.fr De nombreux lots à gagner toutes les heures !!! Claviers, souris et jeux Microsoft… Merci de nous aider à améliorer les TechDays http://notes.mstechdays.fr
  40. 40. Formez-vous en ligne Retrouvez nos évènements Faites-vous accompagner gratuitement Essayer gratuitement nos solutions IT Retrouver nos experts Microsoft Pros de l’ITDéveloppeurs www.microsoftvirtualacademy.comhttp://aka.ms/generation-app http://aka.ms/evenements- developpeurs http://aka.ms/itcamps-france Les accélérateurs Windows Azure, Windows Phone, Windows 8 http://aka.ms/telechargements La Dev’Team sur MSDN http://aka.ms/devteam L’IT Team sur TechNet http://aka.ms/itteam
  41. 41. 4 ouvrages écrits par 13 Microsoftees http://www.editions-eyrolles.com/livres/Windows-8-pour-les-professionnels

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