La gestion d'un projet ver1.0
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Préparation au titre AFPA d'Assistant Import Export
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La gestion d'un projet ver1.0
- 1. La gestion d’un projet ver 1,0 Préparation au titre AFPA – Assistant Import Export jeudi 29 octobre 2014 PASCAL KUFEL – FORMATEUR CONSULTANT
- 2. La gestion d’un projet Objectifs de la séquence de formation : Acquérir la technique du management de projet, Transférer l’utilisation de ces techniques dans l’organisation d’un déplacement commercial, la gestion d’une manifestation commerciale.
- 3. La gestion d’un projet Contenu de la séquence de formation La notion de projet, La phase de réflexion préalable, La conception du projet, La conduite du projet, L’évaluation du projet
- 4. La gestion d’un projet La notion de projet La finalité d’un projet Une amélioration Une innovation Une tâche Les caractéristiques d’un projet L’unicité du projet Une durée, des acteurs, une équipe temporaire Une part de risque Les enjeux d’un projet Pour le responsable du projet Pour l’équipe projet Pour l’entreprise
- 5. La gestion d’un projet La phase de réflexion préalable L’évaluation de la faisabilité de l’idée La formalisation de l’idée en projet
- 6. La gestion d’un projet La phase de conception La détermination des objectifs opérationnels L’étude des conditions de réalisation La planification des tâches L’élaboration du cahier des charges
- 7. La gestion d’un projet La conduite du projet La constitution et l’animation de l’équipe projet La constitution de l’équipe L’animation de l’équipe Le pilotage du projet Le tableau de bord Le suivi des délais Le suivi des coûts Le suivi de la réalisation des tâches
- 8. La gestion d’un projet L’évaluation du projet Une analyse collective La conservation des documents La reconnaissance du travail
- 9. La gestion d’un projet Principales ressources utilisées en complément de mes connaissances et recherches personnelles. Travail de Brigitte Druesne - BTS MUC – Management des Unités commerciales – Editions Nathan ISBN 9-782091-609782
- 10. La gestion d’un projet Ressources permettant l’approfondissement des notions abordées : Manager un projet – Frédérique Alexandre – ISBN 978-2-7590-1220-6 Management de projet – Clifford F Gray, E.W. Larson ISBN 978-2-1005-8935-7
- 11. La gestion d’un projet Travail en autonomie avec l’utilisation de l’outil internet : Approfondissement des notions abordées, En groupe de 3 à 4 individus étude de cas.
- 12. La gestion d’un projet Intervenant Pascal Kufel 33 (0)615 044 086 contact@pascalkufel.com
Editor's Notes
- Manager une équipe au quotidien est difficile, manager un projet l’est encore plus. C’est pourquoi il est recommandé de suivre une démarche précise en quatre étapes pour réussir dans cette mission Réfléchir – Concevoir – Conduire - Evaluer
- La finalité d’un projet : Les projets peuvent être d’ordre commercial ou managérial. Certains répondent à un besoin d’amélioration, d’autres à un besoin d’innovation. Une amélioration – un projet vise souvent à proposer une amélioration face à un problème ou un dysfonctionnement de nature commerciale. Une innovation – Le projet peut aussi se traduire par la création d’un nouveau concept de vente, d’un nouveau produit, de l’exploration d’un nouveau marché etc, afin de développer la clientèle ou l’offre de produits et de services. Les caractéristiques d’un projet L’unicité du projet – Il est original il ne se répète pas. Si tous les ans une entreprise participe au même salon professionnel elle mène une action commerciale et non un projet. Par contre si elle envisage d’organiser cette manifestation pour la première fois, cela devient un projet. Une durée, des acteurs, une équipe temporaires – Le projet a une durée limitée dans le temps et mobilise temporairement une équipe constituée pour la circonstance. Celle-ci est dirigée par un chef de projet, appelé aussi maître d’œuvre. L’équipe peut rassembler à la fois des compétences en interne (membres de différents services de l’unité) et en externe (prestataires ou partenaires) Une part de risque – Tout projet se déroulant en avenir plus ou moins incertain comporte toujours une part de risque, même s’il a fait l’objet d’une démarche précise et rigoureuse. Son déroulement peut, être perturbé par un évènement imprévu qui peut mettre en question certains des ses aspects ou de ses effets attendus. Les enjeux d’un projet. Pour le manageur Pour l’équipe projet – Participer à un projet permet aux membres de l’équipe de renforcer leurs compétences, de prendre des initiatives, des responsabilités et de s’impliquer davantage dans la vie de l’entreprise. Réussir dans un projet est un moyen de se distinguer dans l’entreprise. Pour l’entreprise – En cas de réussite, l’expérience peut servir de référence à d’autres actions.
- La phase de réflexion préalable Tout professionnel qui identifie un problème, ou repère une amélioration possible peut avoir une ou plusieurs idées de projet. L’évaluation de la faisabilité de l’idée – Elle se fait à partir d’une recherche d’informations en relation avec l’idée et de leur analyse. Elle a pour but de vérifier la pertinence de l’idée par rapport au contexte de l’unité ainsi que sa cohérence avec la politique commerciale, les objectifs et les contraintes de l’enseigne. Elle doit aussi permettre d’évaluer les risques associés au projet. La formalisation de l’idée en projet. – Elle consiste en l’expression simplifiée de la finalité du projet, de son contexte de d’un plan d’actions comprenant les principaux aspects du projet : tâches, échéances, coûts et participants.
- La phase de conception, elle consiste en une étude approfondie des objectifs et des conditions de réalisation du projet. La détermination des objectifs opérationnels – Elle vise à évaluer précisément les effets attendus en termes de bénéfices pour le client, de résultats et de performances commerciales. Ces objectifs doivent être atteignables, cohérents avec les objectifs de l’entreprise et suffisamment ambitieux pour mobiliser l’équipe projet. L’étude des conditions de réalisation – Elle consiste en un examen des contraintes et des ressources en termes de temps, d’agent et de moyens humains. L’évaluation des délais doit se faire le plus précisément possible. Un échéancier devra être établi. Les différents éléments de coûts sont chiffrés avec précision et transcrits dans un budget. La disponibilité et les compétences des personnes appelées à participer au projet sont appréciées. La planification des tâches – C’est une étape importante qui consiste à organiser la succession et l’enchaînement des tâches de manière à optimiser l’ensemble des ressources existantes. Différentes catégories de logiciels (traitement de texte, tableur, gestion de projet) permettent de planifier et représenter graphiquement un projet. Le Logiciel de gestion de projet est le plus élaboré pour gérer des projets complexes ou suivre plusieurs projets à la fois. Ses fonctionnalités sont nombreuses : affectation des ressources, gestion des tâches suivi des coûts, messagerie, etc. Son principal intérêt réside dans la possibilité de recalculer automatiquement toutes les dates dès la moindre modification d’un élément du projet. L’élaboration du cahier des charges – C’est un document synthétique qui fixe le contexte du projet, ses objectifs opérationnels , le nombre de personnes qu’il concerne , les ressources qui lui sont affectées, le budget lié, l’échéancier et la planification des tâches. Ce document est utile pour donner au chef de projet toutes les cléfs nécessaires au démarrage et à la conduite du projet.
- La constitution et l’animation de l’équipe La constitution de l’équipe – Elle est constituée en fonction des tâches à accomplir. Elle rassemble des personnes choisies pour leurs compétences, leur connaissances, leurs qualités d’analyse et de résolution des problèmes, leur capacité à travailler en équipe, leur désir de s’investir dans des projets novateurs et de prendre des responsabilités. Ces personnes peuvent appartenir soit à l’entreprise, soit son réseau ou encore venir de l’extérieur. Une équipe correctement constituée réunit en son sein des personnes de générations différentes et de disciplines complémentaires. L’animation de l’équipe – Le chef de projet est chargé, au début de « vendre « le projet à son équipe. Il doit convaincre d’y adhérer par l’enthousiasme qu’il communique et lui montrer tous les bénéfices potentiels qu’elle peut en tirer. Il est aussi chargé de maintenir un fort degré d’implication pendant toute la durée du projet. Cela passe par une communication active et régulière sur l’avancement du projet et nécesite de sa part encouragements, recherche de solutions et adaptations des délais ou des exigences en cas de difficultés. Enfin cela suppose l’utilisation de moyens de stimulations appropriés : primes, décharges horaire, temps libre, etc. Le pilotage du projet doit concevoir et l’utilisation d’un tableau de bord pour suivre le déroulement du projet, anticiper les problèmes et gérer les éventuels dérapages. Le tableau de bord – Il rassemble des indicateurs utiles et pertinents permettant au chef de projet de suivre les délais, les coûts et le taux de réalisation des différentes étapes du projet. Le suivi des délais – Je vous conseille de faire le point régulièrement sur les tâches qui restent à accomplir dans le temps restant imparti au projet, de façon à respecter les échéances . Le suivi des coûts – Je vous conseille de faire le point régulièrement sur les dépenses et de les comparer à celles qui avaient été budgétées. En cas de dérapage, il convient de réévaluer les sommes restant à dépenser de façon à rester dans la limite du budger. Le suivi de la réalisation des tâches – Il est important de s’assurer de la bonne réalisation des différentes étapes du projet.
- L’évaluation du projet , un bilan en fin de projet est nécessaire pour capitaliser les expériences acquises. Une analyse collective – Elle est utile pour déterminer si les objectifs ont bien été atteints et si les ressources ont été suffisantes . Si des difficultés ont été rencontrées. Il est intéressant d’analyser les solutions liées mises en œuvre. Que le projet soit un franc succès ou qu’il ait été décevant, il faut en tirer les leçons et en prendre acte pour les futurs projets. La conservation de documents – Il est conseillé de rassembler et de conserver tous les documents créés dans le cadre du projet et susceptibles de servir de modèle ou d’être adaptés dans d’autres projets. (lettres, plannings, budgets, cahier des charges, tableau de bord). La reconnaissance des efforts accomplis – Il faut récompenser l’équipe projet, il existe différentes manières d’exprimer sa reconnaissance,,,