Analisis de la cuestion y declaración del alcance del proyecto

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Analisis de la cuestion y declaración del alcance del proyecto

  1. 1. Jueves 20 de Octubre de 2011Actividad: ProyectoNombre del Alumno: Luis Manuel Luna BotelloMateria: Administración de Proyectos de TIGrado y Grupo: 7 IntensivoCarrera: Tecnologías de la Información y ComunicaciónUnidad temática: Identificación y Definición de ProyectosObjetivo: Elaborar los documentos Análisis de la Cuestión y Declaración del Alcance del ProyectoNombre del profesor(a): Sergio A. Jaime M.Observaciones:Elaboró: Revisó:______________________________ ________________________Firma del Alumno(a) Firma del Profesor (a)
  2. 2. ContenidoIntroducción .......................................................................................................................................... 3La empresa que presenta la propuesta ................................................................................................ 3La empresa interesada ......................................................................................................................... 4Análisis de la Propuesta ....................................................................................................................... 4 El proyecto ........................................................................................................................................ 4 Alcancé.............................................................................................................................................. 5 Objetivo ............................................................................................................................................. 5 Ubicación y entorno ........................................................................................................................... 5 Duración y tiempo ............................................................................................................................. 6 Enfoque y metodología ..................................................................................................................... 6 Recursos disponibles ........................................................................................................................ 8 Participantes y colaboradores ........................................................................................................... 9Declaración del Alcance del Proyecto ................................................................................................... 9 Descripción Del Alcance Del Producto .............................................................................................. 9 Entregables Del Proyecto ................................................................................................................ 10 Criterios De Aceptación Del Proyecto ............................................................................................. 10 Exclusiones Del Proyecto ................................................................................................................ 10 Restricciones Del Proyecto ............................................................................................................. 11 Suposiciones Del Proyecto.............................................................................................................. 11Conclusión .......................................................................................................................................... 12Experiencias de aprendizaje ............................................................................................................... 12Fuentes de consulta ............................................................................................................................ 12 2
  3. 3. IntroducciónUn proyecto normalmente nace para satisfacer una necesidad, solucionar un problema, mejorar unproceso, crear un producto nuevo, de una idea, etc. Cuando nace la necesidad de crear un proyecto,independientemente por alguna de las causas mencionadas anteriormente, es necesario plasmarloen un documentarlo.En este documento se da a conocer una propuesta de proyecto, que dicho proyecto brevementetiene como objetivo que todo el personal de una empresa de clase internacional (se especifica másadelante), domine el lenguaje inglés, donde este documento abarca el Análisis de la Cuestión, quees en cual se aterriza la idea en un proyecto, y la Declaración del Alcance del Proyecto, que es en elcual se especifica hasta donde va a poder llegar con dicho proyecto. Con estos documentos sepretende que el cliente pueda ver con claridad el proyecto que se le propone y que beneficios podráobtener al finalizar si es llevado a cabo y que finalmente quede convencido de que esta propuesta esla mejor para los fines que él pretende alcanzar.La empresa que presenta la propuestaEn Learn Easy English S.A. de C.V. somos una empresa dedicada a la enseñanza del idiomainglés. Hemos tenido proyectos exitosos con empresas reconocidas tales como Coca cola, Bimbo,La costeña entre otras de este tipo, en las cuales se han aplicado proyectos como este, en donde seha capacitado su personal para que domine el idioma inglés, de los cuales todos han sido exitosos.Todos nuestros profesores están muy bien preparados para poder enseñar inglés, cada uno de ellosesta certificado como profesor apto para impartir cursos de inglés.Nosotros estamos ubicados en Bulevar Manuel Doblado, numero 15, Irapuato Guanajuato.Nuestra MisiónNuestra misión es consolidarnos a nivel internacional en el área de enseñanza del idioma inglés,como la empresa mejor capacitada y la más preferida por la mayoría de nuestro mercado potencialpara adoptarles una nueva lengua a su comunicación interpersonal.Nuestros valores  Honestidad  Tolerancia  Responsabilidad  Lealtad  Trabajo en equipo  Discreción  Calidad 3
  4. 4.  Compromiso  SolidaridadNuestro logoHoy por hoy elaboramos esta propuesta de proyecto a la empresa SalitreSoft que por su granentendimiento en el mercado se vio en la necesidad de que su personal manejara el idioma inglés.La empresa interesadaLa empresa SalitreSoft inicio sus procesos hace 10 años en el ámbito de desarrollo de software ycon el transcurso del tiempo ha ido evolucionando de tal manera que hoy es una de las empresasmás reconocida a nivel nacional y muy próximamente a nivel internacional.Por tal evolución importante se ha visto en la necesidad de que su personal domine una nuevalengua, que es el inglés.Actualmente SalitreSoft cuenta con departamentos especializados en el área de análisis, diseño,programación, pruebas y depuración, documentadores, implementación y mantenimiento, contandocon un personal total de 756 personas en total.Esta empresa está ubicada en Bulevar Manuel Doblado, numero 20, en Irapuato Guanajuato, ypróximamente expandirá una sucursal a la ciudad de los Ángeles California en estados Unidos.Análisis de la PropuestaEl proyectoLa empresa SalitreSoft como se menciono anteriormente está a punto de dar su salto a nivelesinternacionales comenzando por estados unidos, mas exactamente llevando una sucursal a la ciudadde los Ángeles California, por lo que se vio en la necesidad de que todo su personal, tanto obreros,mandos medios, gerentes, analistas, diseñadores, programadores, analistas de pruebas ydepuración, documentadores, implementadores y la alta directiva pudieran hablar el idioma inglésdebido a que ya no solo se van a tratar proyectos de México, es decir con proyectos que son enespañol si no que ya también se trataran proyectos en el idioma inglés, con clientes que solo hablen 4
  5. 5. este idioma y por supuesto en donde toda la documentación se en inglés, tanto también comopresentaciones de propuestas, de proyectos, exposiciones de ciertos temas etc. es por eso que sepropone el siguiente proyecto:Aprende ingles como si fuera tu lengua nativa.Este proyecto permitirá que todo el personal de SalitreSoft domine el inglés como si fuera su idiomanativo, el cual les permitirá escribir, leer, halar y escuchar sin problema alguno dicho idioma ademásde que lo aprenderán como si fuera un niño que está aprendiendo su lengua nativa, es decir, no seles tratara como a uno, si no con esto nos referimos a que será a tan fácil de asimilar el inglés comolo hacer un niño al ver y escuchar a sus figuras paternas e individuos que los rodean para aprender ahablar su idioma claro también considerando la lectura, escritura y pronunciación.AlcancéCada uno de los alumnos contara con al menos un 95% de nivel de inglés, con la capacidad de leer,escribir, traducir, escuchar y hablar el inglés, y el personal que tiene que tratar con clientes contaracon las capacidades anteriores mas las habilidades de manejar ingles de negocios, manejarsituaciones que se les puedan afrontar con los clientes, tratar con personas, dominar losregionalismos del área, la cultura, dar conferencia, exposiciones y presentaciones profesionales eninglés, como también el personal de los diferentes departamentos de la empresa, con la habilidad degestionar y desarrollar proyectos donde todo su desarrollo e idioma se base directamente en elinglés, utilizando la terminología más actualizada.ObjetivoEnsenar al personal de SalitreSoft a dominar el idioma inglés como si fuera su lengua nativa comomínimo a un grado de habilidad del 95%, aprendiendo progresivamente con los cursosespecializados y estudiados para facilitarles el aprendizaje, en tan solo un periodo de 8 mesesrespetando las políticas de la empresa.Ubicación y entornoEl curso de inglés se llevara a cabo en nuestras instalaciones debido a que aquí contamos con todoslos recursos necesarios para impartir las clases, como lo es material de consulta, cursos interactivos,software auxiliar, películas, audios, lecturas, cursos por internet, asesorías a cualquier hora y unsinfín de herramientas para hacer fácil el aprendizaje, y también por un grande factor, que laempresa SalitreSoft está muy cerca de nuestra empresa, no les tomaría más de 5 minutos alpersonal (alumnos) trasladarse hasta nuestras instalaciones, claro que también tenemos laposibilidad de adaptarnos a las instalaciones de SalitreSoft pero por las condiciones favorables esmejor impartir el curso dentro de nuestras instalaciones, debido a que contamos con un campus conmás de 50 centros de estudio con la capacidad de atender a 1000 alumnos a la vez, y 10 salas parala recreación de los alumnos, por lo que nos sería demasiado fácil acomodar a todo el personal deSalitreSoft sin problema alguno con maestros al frente de ellos totalmente capacitados para enseñarel inglés. 5
  6. 6. Duración y tiempoEl proyecto tendrá una duración de un año, transcurso de tiempo en el cual los alumnos segraduaran dominando el idioma inglés.Dentro de este tiempo no estará todo el personal estudiando, quienes solo necesitan leer, escribir,hablar y escuchar permanecerán solo 4 meses con este tiempo será suficiente para tal uso delinglés, para los niveles de mando intermedios y gerentes tardara 6 meses, debido a que a estos seles desarrollaran otras habilidades para tratar con las personas y los niveles de mando altos, y/odirectivos y negociantes durante los 8 meses completos para desarrollarles las habilidades de inglésde negocios como también habilidades para tratar a los clientes, dar conferencias, hacer tratadosetc.El curso será impartido dos horas diarias de lunes a viernes dentro de nuestras instalaciones, de lascuales una hora será tomada de la jornada de trabajo normal de personal y una después de su salidade la jornada normal, esto de tal modo que no se afecte tanto a la empresa en sus actividadesdiarias, ni tampoco al personal, desalentándolo a no asistir a las clases por tomar las dos horasdespués de salida del trabajo o bien de su tiempo libre, quedando las clases de 8 horas por semana.Estos tiempos están especificados considerando que el personal están en 0 en ingles y que no sabeabsolutamente nada, pero estos tiempos se pueden reducir considerablemente si es que el personalpersonas se encuentran en un nivel de inglés. Si todo el personal está en nivel intermedio, quemaneja un 50 % de inglés, el tiempo podría reducirse a la mitad. Esto es solo una observación quese reafirmara si es que esta propuesta es aceptada y una vez que se le realice un diagnostico alpersonal para conocer su nivel.Y por ultimo para el tipo de personal que está viajando mucho o siempre esta en reuniones, quetiene tiempos libres en diferentes horarios se le asignara un maestro de tiempo completo quienestará a su lado hasta que su nivel de inglés sea el adecuado para lo que lo requiere, para esto seestima un tiempo de 2 años, el cual puede variar dependiendo de los tiempos en el que el personalpueda tomar clases.Enfoque y metodologíaEl proyecto “Aprende inglés como si fuera tu lengua nativa” está enfocado a comenzar con personasincluso aun si no tienen nociones del inglés, porque esta trata desde lo más básico hasta lo más altodel inglés llevando básicamente la siguiente estructura para impartir los cursos que fue diseñada pornosotros de acuerdo a experiencia anteriores y probada que tiene funcionalidad. 1. Nivel básico 2. Nivel básico avanzado 3. Nivel intermedio 4. Nivel avanzado 1 5. Nivel avanzado 2Dando una breve introducción a los niveles de que es lo que se aprende en cada uno de ellos. 6
  7. 7. En el nivel 1, se enseña cosas como el abecedario, los números, colores, partes del cuerpo, nombrede animales, pronombres personales, verbos, presentarse con una persona, saludar a las personas,etc.En el nivel 2, se enseñan los tiempos verbales, futuro, pasado, presente, pasado y presentecontinuo, pasado participio, vos pasiva y activa, construir oraciones en diferentes tiempos verbales,las reglas de la gramática de acuerdo a los verbos cuando estos van delante de las terceraspersonas, para escribirlos de forma singular y plural, las cosas contables y no contables, lospronombres de posesión, formular preguntas generales, las preguntas interrogativas etc.En el nivel 3, este ya se enfoca más en enseñar a los alumnos a es escribir, leer, escuchar ypronunciar correctamente.El nivel 4, está enfocado a ensenar a los alumnos a tratar con personas, es decir, a saber cómo darórdenes, controlar un grupo de personas, etc. esto como por ejemplo para los mandos medios.El nivel 5, está enfocado a ensenar ingles de negocios, a cómo tratar a los clientes, como manjarsituaciones comprometedoras o de riesgo para la empresa que un cliente pueda presentar, en si atratar todo lo relacionado con los negocios de la empresa, como también hablar de maneraprofesional ante empresas prestigiadas y de reconocimiento internacional.En si todo esto solo es una breve introducción a lo que los alumnos pueden aprender durante eldesarrollo del proyecto “Aprende inglés como di fuere tu lengua nativa”.La metodología usada para enseñar inglés no es como la convencional, de que asistes a un salón declases y estas todo el rato ahí sentado escuchando al maestro, lo que resulta ser muy fastidioso ycansado, sino todo lo contrario, nosotros como empresa hemos diseñado nuestro propio material deenseñanza el cual está basado en nuestros años y años de recorrido por el canal de la enseñanzadel idioma inglés el cual consta de los siguientes básicamente métodos de aprendizaje:  Dinámicas grupales en donde se aprenda de manera divertida  Convivios, en donde se pase un momento agradable con los compañeros de estudio y se repase los aprendido en las clases poniéndolo en práctica entre las personas del convivio.  Imagines en donde los alumnos aprendan de manera visual relacionando correctamente términos del idioma con imágenes, lo cual hace el aprendizaje más rápido.  Retroalimentación de los alumnos para saber si hay mejoras que podamos hacer que ellos crean indispensables para aprender mejor.  Relajación, aplicando la técnica de llevar a los alumnos a aprender mediante imágenes mentales creadas y guiadas por el instructor, llevándolos a un escenario de aprendizaje mientras los alumnos están descansando y con los ojos cerrados. 7
  8. 8. Y entre muchas otras de gran utilidad que facilitan en gran consideración el aprendizaje del idiomainglés a los alumnos.Además de que al final del curso, al concluir el proyecto se les aplicara un examen con empresasexternas dedicadas a evaluar la calidad del inglés de los alumnos, esto solo para reafirmar losconocimientos que los alumnos adquirirán al finalizar el proyecto, tales que son los exámenes quelas entidades con TOEFL y TOEIC.Recursos disponiblesContamos con los siguientes recursos para impartir el curso de inglés:  Más de 50 centros de atención, con capacidad de atender a 1000 alumnos a la vez.  10 salas especializadas para la aplicación de dinámicas grupales, proyecciones de imágenes, cursos interactivos, películas, tratar con material didáctico, tecnología para hacerles proyecciones a los alumnos de sentirse como si estuvieran en otros lugares en los cuales puedan aprender, etc.  Cada centro con sus instalaciones adecuadas, como lo es, energía electica, aire acondicionado, ventilación, mobiliario adecuado (asientos, pintarron, escritorio, proyector, computadoras con material didáctico y acceso a cursos interactivos por internet) y con su maestro especializado para enseñar el idioma.  Material didáctico, como lo son, CD,s DVD´s, libros, software auxiliar como lo es tell me more para aprender conceptos básicos de manera grafica, imágenes, cursos interactivos por computadora diseñados por nosotros, películas, etc.  Dinámicas grupales en función de aprender de forma divertida e inconscientemente, partes como lo son, gramática, escritura, lectura, pronunciación y entendimiento.  Maestros especializados para pasar todo el tiempo junto a un alumno, el cual lo requiera y enseñarle en sus tiempos libres.  Personal capacitado y aprobado apara poder impartir cursos de inglés.  Experimenta con proyectos anteriores similares a estos que fueron exitosos. 8
  9. 9. Con todos estos recursos contará el proyecto para que los alumnos estén garantizados de que alfinalizar el proyecto el resultado será que todo el personal de SalitreSoft pueda dominar el idiomainglés.Participantes y colaboradoresEl proyecto “Aprende inglés como si fuera tu lengua nativa”, será llevado a cabo por el personal deLearn Easy English, con todos sus maestros y asesores personales, en el cual estarán tambiéninvolucrado el cliente que en este caso es el personal de SalitreSoft, todo el desarrollo solo seráabarcado por este personal, cuando finalice el curso, entraran como colaboradores entidades comoTOEFL y TOEIC que serán contactadas por nosotros para aplicarles el examen final a los alumnos yque será el que avalara su aprendizaje.Declaración del Alcance del ProyectoNombre del proyecto: Aprende ingles como si fuera tu lengua nativa Fecha de elaboración:19/10/11Descripción Del Alcance Del ProductoAl finalizar el proyecto “Aprende ingles como si fuera tu lengua nativa” todo el personal de SalitreSofttendrá dominado a la perfección el idioma inglés, con diferentes niveles para los diferentes tipos depersonal, para los obreros con un nivel intermedio, para los mandos medios con un nivel avanzadofase 1 y para los mandos altos y directivos y/o dueños con un nivel avanzado fase 2, no quiera decirque los niveles intermedios sean malos, al contrario para nuestra empresa el nivel intermedio esmanejar el inglés a la perfección pero sin abarcar puntos como manejo de personal o ingles denegocios, para los niveles avanzados contaran con el nivel intermedio mas los niveles de podermanejar personal, tratar con personas para los niveles mandos y con el nivel fase 2 para tratar con elinglés de negocios, en si para atender y hacer negocios con los clientes. 9
  10. 10. Entregables Del ProyectoEl proyecto “Aprende ingles como si fuera tu lengua nativa” tendrá como entregables principalmentelos avances en el conocimiento de el idioma, es decir, el progreso del conocimiento adquirido por losalumnos, el cual se medirá por las evaluaciones que se aplicaran cada 15 días, las cuales medirán elavance del aprendizaje de ingles de acuerdo a lo que se les ha enseñado hasta ese determinadotiempo, por lo que cada 15 días se entregara un reporte a los involucrados directamente oresponsables del proyecto de la empresa SalitreSoft que abarque los puntos de gramática,pronunciación y entendimiento, para que ellos comparen el progreso real con el propuesto y llevenun control adecuado acerca del cumplimiento del proyecto.Al finalizar el proyecto, se les entregara a cada uno de los alumnos un material interactivo con lospuntos clave de todo el transcurso del curso, el cual podrán ver por medio de un equipo de computo,esto debido a que para el personal de SalitreSoft les será de facilidad consultar dicho materialporque su trabajo en si es estar frente a una computadora, con la finalidad que puedan dar un repasocuando lo crean necesario.Criterios De Aceptación Del ProyectoCada uno de los empleados de SalitreSoft autorizados para obtener el curso de inglés manejaran aun 95% este idioma, en todos sus aspectos, como lo es, leer fluido y cualquier escrito en inglés,escribir sin problemas de ortografía y de acuerdo al razonamiento inglés, sostener una conversaciónsin problema alguno de acuerdo hasta el nivel en el que se les fue capacitados (intermedio,avanzado fase 1 o 2).Cada uno de los reportes entregados a los interesados del proyecto tendrá el aprovechamiento quecada uno de los alumnos ha obtenido hasta el momento de crear el reporte, medido contra elaprovechamiento real y el esperado.El proyecto será terminado dentro del lapso de tiempo establecido, en este caso dentro de 8 meses,ni más ni menos, en donde al finalizar este periodo los alumnos contaran con las habilidadessuficientes para manejar el inglés sin problema alguno de acuerdo a sus necesidades dentro de sutrabajo para usar este idioma.Todos los alumnos tendrán derecho a recibir asesoría cuando ellos crean que lo necesitan o cuandoel maestro al frente de ellos lo detecte, esto para ponerlos al nivel de los demás en caso de que seestén atrasando por no entender claramente algunos temas o simplemente por dudas que por faltade tiempo no de pudieron resolver en su momento.Exclusiones Del ProyectoEl proyecto no proporcionara material en el cual los alumnos puedan hacer apuntes tales comolibretas, lápices o materiales similares, se les podrá dar acceso a los cursos interactivos yherramientas de estudio solo desde dentro de nuestras instalaciones y en su centro de estudiocorrespondiente a excepción de los cursos interactivos que pueden ser accesados desde internet, aligual que las asesoría solo serán en horario de trabajo de los profesores encargados de esto, quepor supuesto cubrirán los horarios en que el personal de SalitreSoft asista a las capacitaciones. 10
  11. 11. El recurso de internet solo será para fines de estudio no podrá ser utilizado para ningún otro finpersonal del alumno, como también los materiales y herramientas que les proporcionemos comomedio de estudio no se lo podrán llevar a su casa a menos que el profesor frente al grupo lo autoricey justifique que es necesaria determinada acción.Restricciones Del ProyectoLa principal restricción que pueda afectar al proyecto es que el personal (alumnos) no ponga de suparte o se ausente demasiado de clases, esto podría afectar gravemente el alcance del objetivo deeste proyecto, en lo cual resultaría en atrasar la fecha de terminación del proyecto, causando unmayor costo para la empresa interesada.La inasistencia de los alumnos a los exámenes, podría retrasar la fecha de entregas de informes alos interesados sobre el aprovechamiento de los alumnos hasta la fecha en la que se aplico elexamen y se realizo el informe, provocando retrasos e insatisfacciones de los interesados (cliente).Suposiciones Del ProyectoLos recursos y materiales didácticos y herramientas proporcionados para fines de estudio dentro denuestras instalaciones solo son para fin de uso mientras dura el curso, estos no serán entregados alos alumnos al finalizar el proyecto, estos recursos son propiedad de nuestra empresa y son para usoexclusivo de la misma, no para otorgarlo a los alumnos.En casos de que mi personal tenga que ir a la empresa SalitreSoft solo será para tratar asuntosrelacionados directamente con el proyecto y no para hacer otro tipo de actividades fuera del proyectocomo por ejemplo ayudar con actividades propias de la empresa. Al igual que dentro de nuestrasinstalaciones los profesores no cubrirán actividades que estén fuera de su alcance, es decir,actividades que están fuera del proyecto. 11
  12. 12. ConclusiónLa realización de este trabajo se me complico un poco debido a que me vi en la necesidad de habervisto un ejemplo práctico real en el cual se hubiera expresado una idea, en estos documentos que serealizaron en este trabajo, yo creo que no es suficiente el decir teóricamente como hacer una cosa sino se aterriza en un ejemplo real de la vida, para mí como persona se me hace demasiado fácilcomprender las cosas pero cuando les veo su aplicación real en el campo laboral o bien en la vidareal porque así fácilmente relaciono la teoría con algo aplicable en la vida real.Tal vez no todo se pueda ejemplificar con un ejemplo en la vida real, pero con una teoría fluida y fácilde a aprender se podrá entender fácilmente.Respecto a los documentos que se redactaron aquí, me di cuenta que están demasiadorelacionados, y que para poder llenar el segundo (Declaración del alcance del proyecto) es necesariohaber terminado el primero (Análisis de la cuestión) y con un buena redacción, es decir, con lasideas claras y concisas, debido a que el segundo documento de base mucho en el primero.Experiencias de aprendizajeVerdaderamente este trabajo me hiso pensar un poco más que algunos otros trabajos que he hechopara poder hacerlo debido a que todo el contenido lo redacte con mis propias ideas y basándome unpoco en algunas fuentes de información, que en este caso en empresas que se dedican a dar cursosde inglés, que realmente no dan mucha información, solo información general pero que de algo fuede ayuda.En si la redacción del documento de análisis de la cuestión y declaración del alcance del proyecto,me creo el conocimiento de cómo fijar una idea que está volando por decirlo así, a bajarla yaterrizarla a un proyecto.Fuentes de consulta  Información acerca de las empresas INGLESAEMPRESA, dedicada a otorgar cursos de inglés. 12

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