Pmilq-colloque-2021_Suzanne-St-Laurent_Se-transformer-et-reussir Merci à nos partenaires Bienvenue au Colloque 2021 Soutien Majeur Exclusif 2. Optimiser ses méthodes de travail par une saine gestion des courriels Suzanne St-Laurent ing., PMP. 3. • Réflexion concernant les courriels • Gérer efficacement vos courriels • Deux contextes: Planification Réaction • OUTLOOK – Coffre à outils • Messagerie • Gestion efficace du temps en lien avec les courriels 4. Introspection de vos habitudes face aux courriels Vos courriels vous prennent-ils trop de temps ? 5. Introspection de vos habitudes face aux courriels Réflexion sur une journée type, comment vous comportez-vous ? 6. Réflexion sur les courriels • Avantages • Mode de communication puissant • Convivial • Rapide et spontané 7. Réflexion sur les courriels • Limites Les courriels sont: • Une source d’interruptions • Un mode de communication unidirectionnel • Les courriels ne sont pas un outil de communication mais bien un outil d'information et de confirmation. • Un extraordinaire outil de procrastination • Un facteur de dispersion • Ils nous portent à négliger nos priorités • Ils nous portent à multiplier les messages inutilement • Ils augmentent notre sentiment d’urgence • Peuvent diminuer la qualité de nos communications • Ils sont souvent manipulés plusieurs fois 8. Le cycle de gestion des courriels 9. La gestion des courriels • Être un bon Récepteur • Désactiver les alertes • Créer des règles de messagerie afin de faire un premier tri • Traiter les courriels • Aller jusqu’au bout • Selon vous, combien de fois actuellement dans vos pratiques, vous manipulez un courriel ? • … Une boîte de courriel vide, c’est un facteur de détente… et d’efficacité ! 10. La gestion des courriels • Classer et retrouver facilement • Un seul dossier, ou trouver votre propre méthode • Émetteur • Bien utiliser les champs d’adresses • Écrire un titre clair dans l’objet • Rédiger l’essentiel de son message dans les trois première lignes • Écrire un message clair 11. Gérer efficacement vos courriels Situation idéale ! • Développer une culture d’entreprise • Élaborez une stratégie dès le début d'un projet • Établir des règles de messagerie 12. Développer une culture d’entreprise • Établir un protocole de gestion des courriels PROTOCOLE – GUIDE TECHNIQUE • Uniformiser l’utilisation du courriel dans l’entreprise • Éviter les courriels inutiles • Améliorer les communications • Améliorer la gestion du temps des employés • Améliorer la conservation des documents importants pour l’entreprise • Diminuer le temps de recherche • Améliorer l’image de l’entreprise • Sensibiliser le personnel à la valeur légale des courriels Politique de gestion du courrier électronique: des mesures à prendre, par Nicole Périat Cursus, vol.3 no1 (automne 1997), École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI)

1. Merci à nos partenaires
Bienvenue au Colloque 2021
Soutien
Majeur
Exclusif

2. Optimiser ses méthodes de travail
par une saine gestion des courriels
Suzanne St-Laurent ing., PMP.

3. • Réflexion concernant les courriels
• Gérer efficacement vos courriels
• Deux contextes:
Planification
Réaction
• OUTLOOK – Coffre à outils
• Messagerie
• Gestion efficace du temps en lien avec les courriels

5. Introspection de vos habitudes face aux courriels
Vos courriels vous prennent-ils trop de temps ?

6. Introspection de vos habitudes face aux courriels
Réflexion sur une journée type, comment vous comportez-vous ?

7. Réflexion sur les courriels
• Avantages
• Mode de communication puissant
• Convivial
• Rapide et spontané

8. Réflexion sur les courriels
• Limites
Les courriels sont:
• Une source d’interruptions
• Un mode de communication unidirectionnel
• Les courriels ne sont pas un outil de communication mais bien un outil d'information et de
confirmation.
• Un extraordinaire outil de procrastination
• Un facteur de dispersion
• Ils nous portent à négliger nos priorités
• Ils nous portent à multiplier les messages inutilement
• Ils augmentent notre sentiment d’urgence
• Peuvent diminuer la qualité de nos communications
• Ils sont souvent manipulés plusieurs fois

10. Le cycle de gestion des courriels

11. La gestion des courriels
• Être un bon Récepteur
• Désactiver les alertes
• Créer des règles de messagerie afin de faire un premier tri
• Traiter les courriels
• Aller jusqu’au bout
• Selon vous, combien de fois actuellement dans vos pratiques, vous manipulez un
courriel ?
• … Une boîte de courriel vide, c’est un facteur de détente… et d’efficacité !

12. La gestion des courriels
• Classer et retrouver facilement
• Un seul dossier, ou trouver votre propre méthode
• Émetteur
• Bien utiliser les champs d’adresses
• Écrire un titre clair dans l’objet
• Rédiger l’essentiel de son message dans les trois première lignes
• Écrire un message clair

14. Gérer efficacement vos courriels
Situation idéale !
• Développer une culture d’entreprise
• Élaborez une stratégie dès le début d'un projet
• Établir des règles de messagerie

15. Développer une culture d’entreprise
• Établir un protocole de gestion des courriels
PROTOCOLE – GUIDE TECHNIQUE
• Uniformiser l’utilisation du courriel dans l’entreprise
• Éviter les courriels inutiles
• Améliorer les communications
• Améliorer la gestion du temps des employés
• Améliorer la conservation des documents importants pour l’entreprise
• Diminuer le temps de recherche
• Améliorer l’image de l’entreprise
• Sensibiliser le personnel à la valeur légale des courriels
Politique de gestion du courrier électronique: des mesures à prendre, par Nicole Périat
Cursus, vol.3 no1 (automne 1997), École de bibliothéconomie et des sciences de
l’information (EBSI) de l’Université de Montréal.

16. Développer une culture d’entreprise
• N’envoyez pas de courriels dans les cas d’urgence (lorsque l’action demandée doit être
exécutée en moins de quatre heures)
• Si un sujet nécessite l’envoi de plus de trois courriels, choisissez un autre mode de
communication. RE:RE:RE
• Assurez-vous que les copies conformes (CC) que vous envoyez ont une plus value
• Évitez les copies conformes (CC) à caractère conflictuel
• N’utilisez pas la fonction CC pour vous protéger
• Laissez votre boîte de réception vide tous les soirs
• Soignez votre image et celle de votre entreprise

17. Élaborez une stratégie dès le début d’un projet
• Élaborez un document de communication
• Qui fait quoi
• À qui on s’adresse, dans quel cas
• Les courriels en CC

18. Élaborer une stratégie dès le début d’un projet
Action
Doit être lu à court terme
L’expéditeur à des attentes
Information
Peut-être lu à moyen terme
L’expéditeur n’a aucune attente
Même que CC
Utile pour les notes de service, les courriels
envoyés à l’externe ou à de grands groupes

19. Développer une culture d’entreprise
• Pour que cette politique soit efficace
• Elle doit être connue et comprise de tous
• Obtenir l’adhésion de tous
• Faire partie des documents remis aux nouveaux employés
• Être revue et corrigée régulièrement (selon l’évolution de la situation de l’entreprise ou
du projet)

20. Gérer efficacement vos courriels
Lorsqu'on est déjà dans un projet et qu'on a perdu le contrôle de ses
courriels...
Quoi faire ?

21. Gérer efficacement vos courriels
1- Faire le diagnostique de la boîte courriel
• Qui sont les envahisseurs
• Sélectionner un mois de courriels et faire un tri
2- Définir la méthodologie
• Organisation des dossiers
• Gérer les message à l'aide de l'assistant «Gestion des
messages»
3- Définir une stratégie
• Vider votre boîte de réception chaque jour
• Changer vos habitudes

23. OUTLOOK - fonctions de base et avancées: Coffre à outils
• MESSAGERIE
• Environnement général
• Désactiver les alertes
• Gérer les alertes spécifiques
• Gérer les confirmation de lecture
• Créer un sous-dossier dans la boîte de réception
• Créer une règle
• Créer une règle (méthode rapide)
• Gérer les messages d’absences
• Gérer les messages d’absence, avec exception
• Créer un fichier .pst

24. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
• MESSAGERIE
• Créer un modèle de message
• Envoyer un message proposant un vote
• Renvoyer un message
• Rappeler / Remplacer un message
• Ajouter un délai lors de l’envoi d’un message
• Signature

26. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
• Environnement général

27. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Désactiver les alertes OUTLOOK 2010
• Cliquez
• FICHIER
• OPTION
• COURRIER

28. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Comment gérer des alertes spécifiques
• Choisissez un courriel pour lequel vous désirez recevoir quand même des alertes;
• Cliquez une fois avec le bouton de droite et allez sur RÈGLE, puis CRÉER UNE RÈGLE

29. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Comment gérer les confirmations de lecture
• Pour activer l’option TOUJOURS ENVOYER UNE RÉPONSE

30. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Comment créer un sous-dossier de la boîte de
réception
• Cliquez bouton de droite sur
boîte de réception
• Puis renommer le dossier

31. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Comment créer une règle
- Exemple de courriels en cc
• OUTLOOK 2010
• Cliquez
• ACCUEIL, puis RÈGLES
• Cliquez sur CRÉER UNE RÈGLE ou GÉRER LES RÈGLES

32. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Comment créer une règle
- Exemple de courriels en cc
• OUTLOOK 2010
• Cliquez
• Dans la section GÉRER LES RÈGLES ET LES ALERTES
• NOUVELLE RÈGLE
• Dans la section DÉMARRER À PARTIR D’UNE RÈGLE VIERGE
• Cliquez sur APPLIQUER LA RÈGLE AUX MESSAGES QUE JE RECOIS
• SUIVANT

36. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Comment créer une règle
Méthode rapide
- Exemple selon l’expéditeur
• OUTLOOK 2010
• Sélectionnez le message concerné
• Cliquez avec le bouton de droite
• Règle, puis créer une règle

37. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Gérer les messages d’absences
• En plus d’utiliser cette boîte lorsqu’on s’absente, le
gestionnaire d’absence du bureau peut être utilisé comme
boîte vocale.
• Afin de mieux gérer les attentes que les gens ont sur notre
rapidité à répondre.
• Exemple de message
• Bonjour, je suis présentement au bureau. Je vais consulter
votre message soit en fin d’avant-midi ou en fin d’après-midi.
Merci de votre compréhension.

38. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Gérer les messages d'absences;
• OUTLOOK 2003-2007
• Cliquez
• OUTILS, puis GESTIONNAIRE D’ABSENCE DU BUREAU
• Cochez la case, JE SUIS ACTUELLEMENT ABSENT DU BUREAU
• OUTLOOK 2010
• Cliquez
• FICHIER, puis RÉPONSE AUTOMATIQUES

40. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Gérer les messages d'absences avec exception
• Lorsque vous être absent et que vous voulez qu’une personne en particulier
reçoive un message d’absence différent:
• Après avoir cliqué sur RÉPONSES AUTOMATIQUES
• Cliquez sur RÈGLES
• AJOUTER UNE RÈGLE

42. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Créer un fichier de classement .pst
• OUTLOOK 2003-2007
• Cliquez
• FICHIER, puis NOUVEAU
• FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK
• Fichier de dossiers personnel Office Outlook (.pst)
• Cliquez sur OK
• Choisir l’emplacement voulu
• Vous pourrez également y inclure un mot de passe
• OUTLOOK 2010
• Cliquez
• FICHIER, puis RÉPONSE AUTOMATIQUES

43. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Créer un fichier de classement .pst
• OUTLOOK 2010
• Cliquez
• ACCUEIL, puis NOUVEAUX ÉLÉMENTS
• AUTRES ÉLÉMENTS

44. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Créer un modèle de message
• OUTLOOK 2007 et 2010
• Cliquez sur NOUVEAU COURRIER
• Écrire le texte puis le sélectionner
• Cliquez sur QuickPart

45. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Créer un modèle de message
• OUTLOOK 2007 et 2010
• Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart

46. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Envoyer un message proposant un vote
• Cliquez sur NOUVEAU MESSAGE, puis OPTION
• Utiliser les boutons de vote
• Sélectionnez l’option désirée

47. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Renvoyer un message
» Sélectionnez le dossier ÉLÉMENTS ENVOYÉS
» Ouvrez le message à renvoyer en faisant un double clic
» Allez sur FICHIER, puis INFORMATIONS
» Cliquez sur RENVOI ou RAPPEL
» RENVOYER CE MESSAGE
» ENVOYER

48. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Rappeler / Remplacer un message
» Sélectionnez le dossier ÉLÉMENTS ENVOYÉS
» Ouvrez le message à renvoyer en faisant un double clic
» Allez sur FICHIER, puis INFORMATIONS
» Cliquez sur RENVOI ou RAPPEL
» RAPPELER CE MESSAGE

49. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Ajouter un délai lors de l’envoi d’un message
• Cliquez
• NOUVEAU COURRIER, puis sur OPTION
• DIFFÉRER LA LIVRAISON

51. OUTLOOK - fonctions de base et avancées
Signature
• Cliquez
• Cliquez sur FICHIER, puis OPTIONS
• Dans OPTIONS, sélectionnez COURRIER
• Dans COMPOSITION DES MESSAGES
• CRÉER OU MODIFIER LES SIGNATURES DES MESSAGES

55. Faire le diagnostique
Dans le dossier de messagerie, cliquez sur DOSSIER, puis sur DOSSIER DE RECHERCHE

56. Faire le diagnostique

57. Inscrire le nom : 1 mois
Puis, cliquez sur Critères
Faire le diagnostique

58. Cliquez sur OK, jusqu’à ce que toutes les fenêtres se ferment
Faire le diagnostique

59. Faire le diagnostique
Dans ce nouveau dossier de recherche, classer les éléments selon leurs
provenance
Dans AFFICHAGE, cliquez sur CHANGER L’AFFICHAGE, puis UNIQUE
Et DÉVELOPPER/RÉDUIRE, puis RÉDUIRE TOUS LES GROUPES

63. Références:
Démaret, Luc, Gérez efficacement vos mails Stratégies et bonnes pratiques, 3e
édition, Éditions ENI, Janvier 2019, 181 p.
Comtois, René-Louis, La méthode Qualitemps pour gérer efficacement son temps,
Les éditions Québec-Livres, 2015, 223 p.
Comtois, René-Louis, Gérez vos courriels avant qu’ils vous gèrent, Les éditions
Québecor, 2011, 110 p.
Collectif, Microsoft Outlook (versions 2019 et office 365) Fonction de base,
Éditions ENI, Février 2019, 202 p.
Collectif, Microsoft Outlook (versions 2019 et office 365) Maîtrisez les fonctions
avancées, Éditions ENI, Février 2019, 204 p.
Collectif, Microsoft Outlook version 2019 et office 365, Éditions ENI, Janvier 2019,
395 p.