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Symposium 2018 - Synthèse de la Journée de la recherche - Kaouthar Cherkaoui

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Conférence-vedette du Symposium 2018 - Le grand événement de la gestion de projet Certaines conférences sont disponibles pour visionnement en différé, voir ici : https://www.pmimontreal.org/webconferences

L'objectif est de présenter brièvement certains des développements les plus récents dans le domaine de la gestion des capacités en gestion de projet abordés durant cette journée.

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Symposium 2018 - Synthèse de la Journée de la recherche - Kaouthar Cherkaoui

  1. 1. Synthèse de la Journée de la recherche sur « La gestion de la capacité » Kaouthar Cherkaoui, Ph. D.
  2. 2. 1. Contexte de la journée de la recherche du Pmi-Montréal 2. Thèmes des conférences et ateliers 3. Gestion de la capacité selon le contexte 4. Cas concret 5. Accroître la capacité de nos équipes de projet sans en augmenter les effectifs Sommaire de la présentation 2
  3. 3. 1. Contexte de la journée de la recherche du Pmi-Montréal 3
  4. 4. Organisateurs: Collaborateurs: Partenaires 4
  5. 5. Prendre connaissance de certains des développements les plus récents dans le domaine de la gestion des capacités en gestion de projet. Entendre des chercheurs de renommée internationale et des conférenciers chevronnés issus du milieu pratique sur plusieurs sujets d’importance en gestion des capacités. Favoriser les synergies entre le milieu universitaire et celui de la pratique via une approche participative sous la forme d’ateliers. Objectifs de la journée de recherche 5
  6. 6. 4 conférences – 2 Ateliers de travail 4 conférenciers chercheurs universitaires 4 conférenciers praticiens ?? Participants Taux de satisfaction?? En chiffres 6
  7. 7. 2. Thèmes des conférences et ateliers 7
  8. 8. Quatre conférences: • Qu'est-ce que la gestion des capacités ? • Comment accroître la capacité de réalisation de nos équipes de projet sans en augmenter les effectifs ? • La capacité des PME en gestion de projet • Comment la gestion de portefeuilles de projets peut répondre aux questions des membres du comité de direction ? Deux ateliers: • Gestion de l’assignation du personnel aux projets dans un cadre multi- projets et gestion des capacités des ressources entre les projets. • Comment mettre en place un bureau de gestion de portefeuille de 40 projets industriels / 40M$ pour l'année courante ? 8
  9. 9. 3. Gestion de la capacité selon le contexte 9
  10. 10. La capacité dans une organisation Définit la compétence d’une organisation à effectuer un travail Se manifeste sous plusieurs formes de ressources: espace, matériaux, main d’oeuvre, équipements, etc. Exprimée par une mesure: quantité, volume, extrants, etc. Définit par rapport à une période de temps La capacité en gestion de projet « Une capacité est une compétence spécifique qui doit exister dans une entreprise pour permettre l’exécution des processus de gestion de projet et pour fournir des produits et des services de gestion de projet » (OPM3) Qu’est Ce Que La Capacité? 10 Compétence Ressource Mesure Période de temps La capacité se traduit par un coût pour l’organisation
  11. 11. « La gestion de la capacité est une fonction permettant d’établir, mesurer, suivre et ajuster les niveaux de ressources de façon à exécuter tous les engagements d’une organisation » (APICS) La Gestion de La Capacité 11 Mesurer Controller et suivre Ajuster Définir et établirLa demande Produits & Services Un processus continuel
  12. 12. Portée et enjeux varient selon le domaine d’application Industrie: Manufactures, Informatiques, Transport, etc. Opérations ou Projets Niveau de planification: stratégique (long terme) ou tactique (moyen terme) Fonctions principales La Gestion de La Capacité 12 Estimation de la capacité Estimation des charges (load)/gestion de la demande Nivellement de la charge de travail Planification agrégée (rough-cut capacity planning) Analyse de scénarios Gestion des ressources Prioritisation Maximiser l’utilisation des ressources & Réduire le gaspillage
  13. 13. 1% 10% 24% 34% 28% 5% Autre Niveau 1 (basic) Niveau 2 (Ad hoc) Niveau 3 (Limited) Niveau 4 (Managed) Niveau 5 (Optimized) Niveaux de Maturité 13 Gérer la capacité est un défi pour la majorité des organisations Adapté de PlanView 2013 Basé sur un sondage sur la pratique de gestion des ressources et de la capacité Spécifique en gestion de projets N = 580 • Niveau 1 (basic): Pas de processus et connaissance limitée de la capacité/demande. • Niveau 2 (ad hoc): Visibilité limitée de la capacité/demande (locale ou par projet seulement). • Niveau 3 (limited): Visibilité grossière de la capacité et processus informel d’alignement des ressources critiques avec la demande (contrat/projet). • Niveau 4 (managed): Processus formel de planification de la demande globale et de prioritisation mais avec difficultés d’adaptation aux changements. • Niveau 5 (optimized): Planification de la demande/capacité et processus de prioritisation continus avec analyse de scénarios et évaluation de l’allocation des ressources aux projets de plus grandes valeurs.
  14. 14. Changements constants qui affectent l’allocation et la disponibilité du personnel ; Prioritisation de la demande et processus de gouvernance inefficaces ; Visibilité limitée de la demande ; Visibilité limitée de la stratégie de l’organisation ; et Gestion inefficace des ressources communes entre projets. Les Défis de La Gestion de La Capacité 14
  15. 15. • La demande pour les ressources provient de plusieurs sources: ventes, maintenance, projets, etc. Entreprise • Plusieurs projets dans le cadre de la gestion de programmes ou de portefeuille Projets multiples • Généralement complexe et d'envergureProjet unique Contextes d’Application 15
  16. 16. La demande pour les ressources provient de sources variées avec des niveaux de prévision et portée variables (ferme vs prévisionnelle). La gestion de la capacité porte alors principalement sur l’évaluation consolidée des besoins en ressources (humaine, matériel, budgétaire) et sert de mécanismes d’intégration des principaux services d’une entreprise. Outils utilisés: Système de gestion d’entreprise (ERP) Gestion de la capacité - Entreprise 16 A B C D F E H G I Projet X Commande ferme Prévision Projet Y J Projet
  17. 17. Dans un contexte multiprojet, la gestion de la capacité couvre pratiquement tout l’horizon de planification; • Court terme: Priorisation et ordonnancement. • Moyen terme: Staffing et gestion de contrat. • Long terme: Sélection de projets, nivellement, recrutement/formation. Outils utilisés: Système intégré de gestion de projet (PMIS), outils de gestion de portefeuille de projets (PPM) et système de gestion d’entreprise (ERP) Gestion de la capacité – multiprojets 17 Projet X Projet Y Projet Z
  18. 18. La gestion de la capacité est rarement un enjeu pour la conduite de petits projets menés de façon isolée; La gestion de la capacité est toutefois un enjeu important pour les grands projets surtout en début de projet. Les grands projets sont planifiés selon une approche hiérarchique en décomposant la planification en plusieurs modèles partiels, représentant différents niveaux de planification. Le niveau d’agrégation des données ainsi que l’horizon de planification décroissent en descendant dans les niveaux de la hiérarchie de planification. L’objectif de la planification hiérarchique est de réduire la taille et la complexité du problème original tout en préservant les dépendances entre les variables de décision du problème de planification. Contexte Projet Unique 18
  19. 19. Exemple d’Approche Hiérarchique en Construction 19 Gestion de la capacité
  20. 20. Niveau de planification Espace de décision Fréquence de planification Phase de projet Tactique L’ensemble du projet Périodiquement ou à chaque nouveau fait pouvant impacter les jalons et coût du projet FEL – Ingénierie détaillée Tactique/ Opérationnel Prochaine phase du projet ou livrables à court terme Périodiquement ou à chaque nouveau fait pouvant impacter les dates des activités FEL – Phase d’exécution – Phase de mise en service Opérationnel Semaine(s) subséquentes Périodiquement FEL – Phase d’exécution – Phase de mise en service Gestion de la Capacité en fonction des niveaux de planification 20 Gestion de la capacité Outils utilisés: Logiciel de planification de projet, Excell, outils d’optimisation/simulation développés sur mesure.
  21. 21. Méthodes communes vs Planification de projet avec contraintes de ressources 21 Méthodes classiques de planification (CPM, Méthodes de planification de projet avec contraintes de ressources (RCPSP, RCCP) Principe de base Basées sur le temps Basées sur les ressources et le temps Planification de la capacité Séquentiel (après le nivellement de ressources) Intégré Objectif Un seul type: Temps: MIN durée de projet Plusieurs types: • Temps: e.g. MIN durée de projet, MIN retard du projet, MIN retards moyens des activités • Argent: e.g. MAX cash flow • Ressources: e.g. MIN utilisation des ressources non régulières • … Contraintes • Modes d’exécution • Types de Unique Pas de considération des ressources durant la génération initiale de l’échéancier • Multiple: plusieurs modes possibles avec des compromis temps-ressources, temps-coût… • Charges de travail fixes et durées flexibles • Non renouvelable (e.g. budget) • Renouvelable (e.g. équipement, main d’œuvre)
  22. 22. Niveau de planification Méthode de planification Caractéristiques de la méthode de planification Tactique Rough-Cut Capacity (RCCP) Lots de travaux planifiés avec des estimations grossières de leurs charges de travail et des capacités sur des périodes agrégées Tactique/ Opérationnel Resource-Constrained Project Scheduling (RCPS) Activités détaillées avec des durées prédéfinies et des estimations de capacités plus précises des périodes plus courtes Opérationnel Ordonnancement détaillé Affectation détaillée des ressources (par nom/ code) aux activités Gestion de la Capacité en fonction des niveaux de Planification 22
  23. 23. 4. Cas concret 23
  24. 24. Entreprise: Loto-Québec • 3 unités d’affaires: Loterie, casinos, établissements de jeux • 10 unités corporatives: TI, RH, Immobilier, Finance… Demandes de ressources TI: • Projets de transformation • Projets d’évolution • Maintenance Problématiques: • Difficulté de prévoir la disponibilité des ressources • Niveau de maturité très faible en gestion de portefeuille de projets • Sous-utilisation des ressources et augmentation des coûts Cas concret: Contexte et problématique 24
  25. 25. Cas concret : Solution 25 Gestion de portefeuille de projets Gouvernance Gestion de la capacité
  26. 26. Cas concret : Solution - Gouvernance 26
  27. 27. Cas concret : Solution - Gestion de portefeuille 27
  28. 28. Cas concret : Solution – Maintenir les aptitudes et les compétences du personnel 28 Disponibilité à court terme Disponibilité à moyen terme Disponibilité à long terme Besoins
  29. 29. 5. Accroître la capacité de nos équipes de projet sans en augmenter les effectifs 29
  30. 30. Compétence du personnel Qualité des processus, systèmes et méthodes Maturité en gestion de projet Organisation du travail PISTE 1: Augmenter l’habilitation en gestion de projet 30
  31. 31. On s’engage lorsqu’on est capable et lorsqu’on le désire PISTE 2: Accroître l’engagement de nos membres d’équipes de projet 31http://news.gallup.com/poll/165269/worldwide-employees-engaged-work.aspx
  32. 32. Bonne habitude # 1: Découpage en plus petits objectifs Temps de redémarrage plus rapide suite à une interruption pour de plus petits lots de travail Bonne habitude # 2: Optimisation de la gestion multitâches En parallèle ou en série? Exercice de simulation PISTE 3: Changer nos habitudes et routines de travail en mode multitâche 32
  33. 33. QUESTIONS? COMMENTAIRES? MERCI DE VOTRE ATTENTION
  34. 34. 34 Chaire Jarislowsky/SNC-Lavalin http://www.polymtl.ca/chairejsnc/

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