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La gestion par programme de projet: Une approche systémique très payante!

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*** Pour accéder à l'enregistrement vidéo de la conférence : https://www.pmimontreal.org/webconferences

En 2016-2017, un programme de rappel sur des disjoncteur PK 735 et 315kV exigeait le remplacement de 310 disjoncteurs sur le réseau de transport d'Hydro-Québec. Lors de cette conférence, je vais vous présenter comment nous sommes passé de l'impossible à un succès de grande envergure avec l'implantation de la gestion par programme de projet. Il sera démontré comment les échéanciers de réalisation de travaux en période de retrait ont été diminués de 8 semaines à 4 semaines et comment les coûts ont également été diminués de 162M$. Et cela, grâce à l’utilisation d’un outil de la gestion de projet (SMED) et à l’implantation de la gestion par programme de projets.

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La gestion par programme de projet: Une approche systémique très payante!

  1. 1. 1 Frédéric Maltais Chef de programme, Hydro Québec Programme de remplacements des disjonteurs PK
  2. 2. Ordre du jour Introduction; Retour d’expérience de 2016; Planification du programme en 2017; - Gestion de l’intégration du programme; - Gestion du contenu; - Gestion des délais; - Gestion des coûts; - Gestion de la qualité - Gestion des ressources; - Gestion de la communication; - Gestion des risques; - Gestion de l’approvisionnement; - Gestion de la réalisation. Conditions gagnantes; Bilan final du programme. 2
  3. 3. Programme de projets de remplacement des PK Introduction En 2014  Implantation de la gestion par programme chez Hydro-Québec;  Formation de plusieurs chefs projets;  Demande de la direction de réaliser tous les projets de remplacements des disjoncteurs PK/PKV 735kv et 315 kv selon le mode de gestion par programme;  Portée et durée du programme: ± 20 disjoncteurs/année pendant 20 ans. En 2015  Début des comités d’optimisation en conception, en approvisionnement et méthodes de construction pour trouver des nouvelles idées;  Remue-méninges pour trouver des pistes d’optimisation: - Plus de 400 idées ont été générées. 3
  4. 4. Programme de projets de remplacement des PK Introduction (suite) Janvier 2016  Un programme de Rappel portant sur les mesures de sécurité préventives pour les disjoncteurs de type PK a été lancé en urgence par HQTÉ;  À la fin de l’année 2014 et en début d’année 2015, 2 de ces équipements ont explosé entraînant des projections de porcelaine sur des distances de l’ordre de 82 mètres;  En novembre 2015, une analyse conjointe avec TransÉnergie et l’IREQ, a démontré que les explosions des disjoncteurs étaient d’une cause commune présente à une basse température (< 25°C);  Suite aux contraintes de sécurité et d’exploitation qui en résultaient, HQTÉ et HQIESP ont dû accélérer la planification du programme de remplacements des disjoncteurs.  Février 2016  Accélération du programme de remplacements des disjoncteurs PK seulement: - Objectif: 82 disjoncteurs en 2016 et 228 disjoncteurs en 2017; - Ne plus avoir de disjoncteurs PK sur le réseau le 31 décembre 2017; - Priorité: Échéancier. 4
  5. 5. Programme de projets de remplacement des PK Retour d’expérience de l’année 2016  Retour d’expérience de l’année 2016.  Rencontre post-mortem année 2016;  Année de rodage selon le cycle de vie d’un programme;  Année pilote pour mettre les premières assises d’un nouveau modèle d’affaires entre HQIESP et HQTÉ;  Implantation d’une plate-forme de données collaboratives permettant d’avoir l’information relative pour chacun des équipements et de voir les informations modifiées par les autres utilisateurs, et ce en temps réel;  Création de plusieurs comités: - Comité des directeurs HQTÉ et HQIESP; - Comité du programme PK; - Suivi de l’approvisionnement matériel mineur. 5
  6. 6. Programme de projets de remplacement des PK Retour d’expérience de l’année 2016 HQIESP a réalisé un SMED (Single minute exchange of Die) sur plusieurs disjoncteurs 735 kV permettant d’analyser chacune des tâches de remplacement du disjoncteur.  Voici les gains en efficience réalisés: - Production d’un échéancier des travaux de remplacement optimisé; - 65 idées d’améliorations générées en gestion de projets, ingénierie, approvisionnement, travaux, mise en route; - Extraction des travaux pouvant être effectués en dehors de la période de retrait et réduire la durée en période de retrait de 50% (3-4 semaines); - Quelques projets pilotes en 2016 ont permis de valider la faisabilité du plan découlant du SMED. Le temps de remplacement d’un disjoncteur était de 6 à 8 semaines; - Créer une courbe de main-d’œuvre selon chaque activité et des types de ressources requises pendant les travaux: - Planifier les besoins en hébergement pour les régions nordiques; - Planifier les ressources internes et externes pour remplacer les 225 disjoncteurs en 2017. 6
  7. 7. Programme de projets de remplacement des PK Retour d’expérience de l’année 2016  Développement et mises en place de plusieurs pistes d’optimisation afin de réduire les délais, de diminuer les coûts de remplacement et d’atteindre l’objectif ambitieux de remplacer 225 disjoncteurs en 2017: - Projet pilote de livraison du matériel mineur par conteneur maritime; - Regroupement des appels d’offres entrepreneur et firmes externes pour l’année 2017; - Installation des plaques adaptatrices sur les fondations pour récupérer au maximum les bases de béton existantes. Plaques adaptatrices installées sur les fondations existantes d’un disjoncteur 735 kV 7
  8. 8. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Dès janvier 2017, l’équipe du programme a recueilli les informations auprès des personnes impliquées. Suite à une analyse de ces informations, le comité a déployé les outils et moyens nécessaires pour assurer la réussite du programme selon les différentes étapes de gestion de projet. Gestion de l’intégration du projet  2017, année d’accélération dans le cycle de vie du programme;  Mise en place d’une équipe de gestion composée de 3 membres d’HQIESP et HQTÉ pour établir les besoins et implanter les modes de pilotage; - Création d’un outil de suivi avancement quotidien (SAQ) de tous les travaux de remplacements des disjoncteurs permettant de recueillir les données en provenance du chantier et de les transmettre quotidiennement aux directions concernées; - Mise en place d’une cellule de suivi en temps réel (CSTR): assurer le bon déroulement des travaux en temps réels, produire le rapport du SAQ et dénouer les impasses; - Mise en place d’un coffre à outils (voir page suivante). 8
  9. 9. Programme de projets de remplacement des PK Coffre à outils 9
  10. 10. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017  Gestion du contenu  225 disjoncteurs et équipements connexes (ABDL, parafoudres et ICOS).  Gestion des délais  En juin 2016, un plan d’ordonnancement des retraits des disjoncteurs a été élaboré afin de: - planifier toutes les dates de retraits 735 kV et 315 kV sur le réseau selon une séquence de 9 périodes de remplacements de 3 semaines; - planifier les dates des livrables en ingénierie, en approvisionnement, les travaux, les MER et MES en fonction des dates de retraits fixées; - planifier toutes les ressources requises HQIESP et HQTÉ en fonction de la courbe de main-d’œuvre qui a été produite; - planifier toutes les ressources entrepreneur requises; - mettre en place des sessions intensives de formation responsables des travaux. 10
  11. 11. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion des délais (suite)  Au printemps 2017, le plan de retrait a été revu afin de tenir compte de certains facteurs: - 1 semaine supplémentaire à la première période de remplacement pour permettre aux intervenants du chantier de réagir aux imprévus; - À une éventuelle grève de la construction en mai 2017. Gestion des coûts  De nombreux moyens ont été mis en place pour optimiser les coûts du programme dont: - des regroupements des besoins (ingénierie, appel d’offres entrepreneurs, commande en lot pour le matériel majeur) ont permis de réduire les coûts de plus de 20 % par rapport à l’estimation initiale, basée sur des projets antérieurs; - l’appel d’offres entrepreneur a été lancé en novembre 2016 pour octroyer en janvier 2017, avant la période achalandée des soumissions des autres projets dans le but d’obtenir les prix les plus bas. 11
  12. 12. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion de la qualité Hydro-Québec détient la norme ISO9000 et ses documents et formulaires sont produits en fonction de cette norme.  Ingénierie -Mise en place des revues d’ingénierie (RDI); -En février 2017, réalisation d’un remue-méninges en ingénierie particulièrement sur les problématiques soulevées pendant les travaux 2016: - Diminuer au maximum les questions et/ou les non-conformités en ingénierie pendant les travaux 2017; - Régler à la source les problématiques soulevées avant le début des travaux 2017; - Transposer les corrections et solutions proposées et mises en places en 2016. 12
  13. 13. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion de la qualité (suite)  Approvisionnement: - Formation de certaines équipes d’Hydro-Québec pour effectuer du prémontage des disjoncteurs compte tenu de la grande quantité de disjoncteurs à réaliser en même temps et du nombre limité des représentants de montage. - Production de fiches d’essais de mises en route avec des ingénieurs d’Hydro-Québec et du fabricant.  Travaux: - Mise en place des revues de constructibilité (RDC): 2 mois avant le début des travaux; - Mise en place des revues d’aptitudes (RDA): 1 mois avant le début des travaux. Gestion des ressources  Une équipe a été dédiée à la réalisation de ce programme (voir organigramme);  Formation de 50 nouveaux responsables des travaux (RDT) pour assurer tous les remplacements. 13
  14. 14. Programme de projets de remplacement des PK Organigramme l’équipe de programme de projets 14
  15. 15. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion des communications  Bonification de la grille de communication et mise en place des 8 procédures: - Modification des dates de retrait; - Modification de la stratégie de réalisation; - Modification de la répartition des travaux; - Modification des zones de retraits; - Modification du contenu du projet; - Suivi d’Avancement Quotidien (SAQ); - Modification des rendez-vous des fournisseurs; - Traitement des QMT et NC. 15
  16. 16. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion des risques  Production et suivi d’une grille d’analyse de risques par le comité directeur;  Instauration d’une grille d’analyses de risques pour toutes les sphères d’activités du programme suivantes: - En gestion; - Ingénierie; - Approvisionnement matériel; - Approvisionnement services, - Travaux et mise en route et mise en service; - Santé et sécurité. 16
  17. 17. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion de l’approvisionnement majeur  Dès l’été 2016, les commandes des disjoncteurs ont été envoyées aux fournisseurs;  Location d’un entrepôt chauffé pour entreposer les premières livraisons des disjoncteurs prévues au mois de novembre 2016. Gestion de l’approvisionnement mineur  Augmentation des quantités de matériel en inventaire pour prévoir la vague d’achat de matériel;  Une planification serrée a permis d’ajuster les quantités en magasin pendant la période critique afin d’éviter la non- disponibilité du matériel;  Utilisation de bordereaux typiques pour approvisionner le matériel mineur. 17
  18. 18. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion de l’approvisionnement mineur (suite)  Mise en place des conteneurs pour rassembler le matériel au magasin d’Hydro-Québec: - Le matériel du conteneur était vérifié et validé avant sa livraison au chantier; - Une économie d’environ 2 k$ a été générée par livraison; - Entreposage de 8 conteneurs de réserve sur différents sites stratégiques de livraison. Gestion de l’approvisionnement des services  Utilisation de dessins typiques pour lancer l’appel d’offres aux entrepreneurs;  Émission de l’appel d’offres entrepreneur en octobre 2016 afin d’assurer la main-d’œuvre requise;  Tous les contrats des entrepreneurs étaient octroyés au début du printemps 2017. 18
  19. 19. Programme de projets de remplacement des PK Planification du programme en 2017 Gestion de la réalisation  Ingénierie - Création d’une proposition d’affaires typique avec gabarit d’estimation; -Utilisation de la géomatique pour effectuer les relevés de 40 disjoncteurs dont certains avaient des zones d’accès limité (ZAL) mis en place sur des appareils.  Travaux - Rédaction et diffusion d’un aide à la tâche pour tous les responsables chantier et les surveillants de chantier; - Élaboration d’une grille santé sécurité pour chacune des tâches d’un remplacement de disjoncteur; - Intégration des agents de changements afin de supporter les nouveaux RDT pendant les travaux; - Mise en place de l’outil de suivi d’avancement quotidien (SAQ) pour tous les responsables chantier et le personnel dans les installations (voir page suivante); - Formation de tous les utilisateurs de l’outil de suivi (SAQ). 19
  20. 20. Programme de projets de remplacement des PK Suivi d’avancement quotidien (SAQ) 20
  21. 21. Programme de projets de remplacement des PK Conditions gagnantes Conditions gagnantes du programme:  Planification et exécution en mode de gestion par programme;  Décloisonnement des silos inter division: une équipe de projet;  Partage d’objectifs communs;  Revue des risques et retour d’expérience quotidiens;  Pré-assemblage, aides à la tâche, méthodes communes;  Gestion proactive de la santé et sécurité par l’analyse et le contrôle des risques associées à chacune des tâches;  Support des directions impliquées;  Réalisation d’un SMED;  Planification annuelle des retraits et respect de la stratégie;  Regroupements des appels d’offres entrepreneur et appel à la concurrence;  Utilisation des dessins typiques pour partir en appel d’offres entrepreneur; 21
  22. 22. Programme de projets de remplacement des PK Conditions gagnantes Conditions gagnantes du programme (suite)  Mise en conteneur du matériel mineur;  Travaux préalables sur les appareils servant de point de coupure dans les retraits;  Mise en place des RDI, RDC et RDA;  Gestion du risque avec semaine supplémentaire lors de la 1ere période de retraits. 22
  23. 23. Programme de projets de remplacement des PK Bilan final du programme Remplacements effectués:  2016: 86 disjoncteurs;  2017: 223 disjoncteurs - 2 disjoncteurs 300kV n’ont pu être remplacés dû à des contraintes de réseau;  2018: 2 disjoncteurs. Bilan du programme de remplacement des PK:  Échéancier réduit: 50%  Économie: 30%  Gain réel: 162 M$ Gagnant du concours ELIXIR PMI-Montréal, catégorie gestion de projets Reconnaissance à l’Équipe programme PK par le PDG Éric Martel 20 novembre 2017 23
  24. 24. Programme de projets de remplacement des PK Merci! 24

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