Mehr Wert für Gesellschaft und Unternehmen - Ratgeber für wirkungsvolle Unternehmensspenden

1. meHr wert fÜr gesellscHaft und unterneHmen Ratgeber für wirkungsvolle Unternehmensspenden

2. wirkt-app Jetzt * Impressum Die Wirkt-App von PHINEO für Dieser Ratgeber Sie haben es hin der Hand: Alle auf Recyclingpapier Android™, iPhone™, iPad™. Gratis. von PHINEO mit dem Wirkt-Siegel ausgezeichneten und besonders wirkungsvollen, gemeinnützigen Projekte finden. Denn nachhaltig spenden wirkt. Wirken Sie mit! Unsere kostenfreie Wirkt-App mit Die Version für Geräte unter Google Sie für Apple iPad und iPhone unter https://play.google.com/ allen Projektporträts bekommen Android bekommen Sie hier: https:// itunes.apple.com / de / store/apps/details?id=com. app / id533415414?mt=8 blauberries.phineowirkt „iPad“ und „iPhone“ sind eingetragene Warenzeichen der Apple Inc., „Android" ist ein eingetragenes Warenzeichen von Google Inc. wird klimaneutral gedruckt.

3. inHalt Warum dieser Ratgeber?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 August 2013 Corporate Giving als Teil strategischen Corporate Citizenship . . . . . . . . . 6 Autoren: Sabine Arras, Altruismus oder Geschäftsstrategie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 © PHINEO gAG, Berlin Herausforderungen bei Unternehmensspenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Dr. Philipp Hoelscher (PHINEO gAG) Wirkungszyklus: Strategisch spenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 Kontakt PHINEO gAG Anna-Louisa-Karsch-Str. 2 10178 Berlin T +49 . 30 . 52 00 65-400 www.phineo.org Sie möchten die Publikation ganz oder teilweise nutzen? Bitte fragen Sie uns, wir antworten gern! Praxistool: Neun Schritte zur Spendenstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Im Fokus: Passende Spendenorganisationen finden . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Praxistool: Spendenrichtlinie schreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Praxistool: Der Spenden-Mix: ein Werkzeugkoffer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 Exkurs: Katastrophenhilfe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Praxistool: Mitarbeiter einbeziehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Wissenswert: Rechtliches und Internationales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26 Praxistool: Wirkung zeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Wirkungsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Wirkungsreporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 Spezialisten für gesellschaftliches Engagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 Zum Weiterlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 2|3

4. Dieser Ratgeber ist für … Personen, die in Unternehmen mit Unternehmensspenden (Corporate Giving) befasst sind: Spendenkoordinatoren/ -beauftragte, Corporate-Citzenship-Referenten, CSR-Manager, Pressesprecher, Geschäftsführer, Familienunternehmer, etc. Unternehmen, die sich mit Spenden gesellschaftlich engagieren: Profitieren können vor allem große Unternehmen und größere Mittelständler/ Familienunternehmen bzw. alle Unternehmen, die längerfristig mit einem gewissen Spendenvolumen Gutes bewirken wollen. Spenden-Einsteiger und CorporateGiving-Profis: Einsteiger finden erste wertvolle Anregungen, Profis Reflexionsangebote und Tools für ihre wirkungsorientierte Spendenpraxis. warum dieser ratgeber? Was kann an Spenden denn schon kompliziert sein? Jeder dritte Deutsche spendet mindestens einmal im Jahr, und die allermeisten deutschen Unternehmen tun das ebenfalls. Wozu also ein Ratgeber? Ist doch alles klar, man muss doch einfach nur … Ja was denn eigentlich? Scheck unterschreiben, aber in welcher Höhe? Wer unterschreibt den Scheck? Oder eine Überweisung? Aber aus welchem Budget? Eine Mitarbeitersammlung vielleicht? Doch lieber in bar geben, oder könnte Compliance etwas dagegen haben? Und wer soll der Empfänger der Spende sein? Die Umweltschützer. Oder doch die Armutsbekämpfer, die Fußballer oder die Katastrophenhelfer? Was machen die überhaupt mit unserem Geld, und was kommt dabei heraus? Können die denn sicherstellen, dass die Spende steuerlich absetzbar ist? Am Standort sollten die schon aktiv sein. Oder doch lieber international? Wann spenden wir, Weihnachten vielleicht, und wer entscheidet das nun? Bringt uns das Spenden denn irgendetwas? Die PR-Abteilung will vor allem eine gute Unternehmensreputation, der Vorstand eine gute Unternehmenskultur, die Controller gute Zahlen, die Mitarbeiter ein gutes Gefühl, die Juristen gute Absprachen, der Betriebsrat ein gutes Arbeitsklima. Und die Abteilung Corporate Citizenship, die will ausgezeichnete Projekte.

5. 4|5 Die gute Nachricht: Mit Spenden können Unternehmen Gutes tun. Mit strategischem Spenden können sie Gutes gezielt bewirken. Weil es den meisten Unternehmen darum geht, mit ihren Unternehmensspenden Verantwortung zu übernehmen und wirklich etwas für die Gesellschaft und das Unternehmen zu erreichen, zeigt dieser Ratgeber Unternehmen, wie Gutes tun und Gutes bewirken bei Unternehmensspenden (Corporate Giving) zusammenkommen. Jenen, die über Unternehmensspenden entscheiden oder sie koordinieren gibt er praktische Tipps, wie sie die richtigen Personen im Unternehmen an den entscheidenden Stellen einbinden, welche Tools sie für das systematische Spenden nutzen können, wie sie wirkungsvolle und sichere Spendenempfänger auswählen, wie sie die eigenen Erfolge und die der geförderten Projekte sichtbar machen und wie sie so die Glaubwürdigkeit und Wirkung der Spendenaktivitäten deutlich erhöhen. Der Ratgeber gibt einen Einstieg in die gute Praxis der strategischen Unternehmensspenden. Natürlich kann er nicht bis ins letzte Detail gehen. Er spricht jedoch die drängendsten Herausforderungen der Spendenpraxis an, die in der Beratung zum strategischen und damit wirkungsorientierten Spenden immer wieder auftauchen. Patentlösungen bietet der Ratgeber nicht, denn „one size fits all“ passt in der Unternehmenspraxis kaum jemandem – auch nicht beim Spenden. Er gibt aber Anregungen und praktische Tipps für Unternehmen, die ihre Spendenpraxis wirkungsorientiert gestalten wollen, um für die Gesellschaft und das Unternehmen noch mehr zu erreichen.

6. strategiscHes corporate citizensHip (cc) Beide Seiten gewinnen Gesellschaft und Unternehmen ernten gemeinsam die Früchte strategischer CC-Programme. CC leistet somit einen großen Beitrag zu sozialen und ökologischen Herausforderungen der Gesellschaft (Social Case). Gleichzeitig stärkt es die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen (Business Case). Partnerschaft und Dialog Ein passendes Netzwerk aus Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen, öffentlichen Einrichtungen und Bürgern bildet den fruchtbaren Boden für erfolgreiches Corporate Citizenship. Im Dialog wachsen aus den jeweiligen Ressourcen und Erfahrungen starke Partnerschaften mit ungeahnten Synergien. Unternehmen und Gesellschaft Strategischer Wirkungszyklus Durch den strategischen „Wirkungszyklus“ erhalten CC-Programme die richtige „Pflege“und entfalten ihre volle Wirkung. Der Wirkungszyklus bietet in jeder Entwicklungsphase hilfreiche Methoden und praktische Werkzeuge zur wirkungsorientierten Steuerung des Engagements. Business Case Social Case

7. corporate giVing 6|7 11 Mrd. € Corporate-Giving-Ausgaben pro Jahr 8,5 Mrd. Euro Geldspenden 1,5 Mrd. Euro Sachspenden Forschung e En nt be r ic ht Gesundheit r ng Umwelt- und Klimaschutz g, a Kunst und Kultur Quelle: Pricewaterhouse Coopers, 2011 ne Da U ür Wo f Soziales und Integration n der Bun egieru desr ng, 2012 u. Pricewater house Co ope rs, 20 11 Quelle: Committee Encouraging Corporate Philanthropy, 2012 BildungSport ta Üblicherweise erhöhen Unternehmen den durch ihre Mitarbeiter gespendeten Betrag im Verhältnis 1:1 oder 1:2 (Matching). Lokale Initiativen l eh n matcHing ... eine Spendenrichtlinie zu entwickeln stel lun Quelle: Pricewaterhouse Coopers, 2011 Internationale humanitäre Hilfe und Katastrophenhilfe Quelle: eige Unternehmen, deren Spenden zu mehr als der Hälfte einen Geschäftsbezug aufweisen, nehmen Corporate Citizenship wichtiger als solche, die überwiegend ohne Geschäftsbezug spenden. ... einen guten Anteil der Spenden mit Geschäftsbezug auszustatten me interne anerkennung h Um die Wichtigkeit von CC/Spenden im Unternehmen zu stärken, hilft es ge Quelle: Engagementbericht der Bundesregierung, 2012 n ne in wicHtigkeit enden ga 900 Mio. Euro Infrastruktur r te n me s sp Praxi der 40% 40 % der Unternehmen definieren ihre Spendenziele, 60 % tun dies nicht. Quelle: Pricewaterhouse Coopers, 2011 spendenmotiVe Spendenmotive: 80 % wollen Verantwortung für Nachhaltigkeit übernehmen, 75% versprechen sich Image-Effekte. Quelle: Engagementbericht der Bundesregierung, 2012

8. Herausforderungen bei Unternehmensspenden In der Regel wollen Unternehmen mit ihren Spenden sowohl für die Gesellschaft als auch für das Unternehmen etwas Positives erreichen. Meistens funktioniert das aber nicht „einfach so“. Spenden werden für alle Beteiligten zum Gewinn, wenn Planung, Strategie, Werkzeugkoffer, Organisation und Kommunikation stimmen. Spendenstrategie entwickeln Spenden entfalten dann die größte Wirkung, wenn man sie als Investition versteht und behandelt – also entsprechend plant: Warum wollen wir spenden, was wollen wir erreichen, wie erreichen wir das? Was haben wir bisher gemacht, was lernen wir daraus? Welche Themenschwerpunkte passen zu uns, welche Spendenorganisationen kommen in Frage? Wie knüpfen wir an Unternehmensstrategie und Corporate-CitizenshipStrategie an? Welche Mittel haben wir? Wollen wir langfristig oder punktuell spenden? Woran messen wir Erfolg? Wer auf diese Fragen Antworten hat, legt die Basis für wirkungsvolle und glaubwürdige Spendenprogramme. Richtlinie aufstellen Spendenrichtlinien sind in Papier gegossene Entscheidungen über das Was, Wie, Wann, Wer und ggf. das Wieviel der Unternehmensspende. Richtlinien sorgen nach innen und nach außen für Transparenz der Spendenaktivitäten. Wichtig ist, dass es nicht beim Papier bleibt, sondern die Richtlinien tatsächlich handlungsleitend sind. Organisieren und steuern Ist die Richtlinie der Rahmen, ist die Spendensteuerung das Herzstück wirkungsvoller Spendenaktivität. Prozesse rund um interne Entscheidungsstrukturen sind wichtig, aber auch die operative Spendenplanung, die Zusammenarbeit mit den gemeinnützigen Spendenorganisationen, das Monitoring der Aktivitäten und Erfolge, die Entscheidung über Maßnahmen, u.v.m. Wann wen einbinden War es letztens nicht Konsens, dass wir bei der nächsten Katastrophe spenden? Gut, der Finanzvorstand war krank und den Chef-Justiziar hatten wir vergessen, aber müssen die deshalb das Projekt jetzt stoppen? Strategisches Spenden ist schon

9. Rechtliches klären Spenden sind von der Steuer absetzbar, aber nur, wenn die Spendenorganisation die Voraussetzungen dafür erfüllt. Internationale Spenden sind oft etwas komplizierter. Wie ist das mit der Spendenquittung bei Mitarbeiterspenden? Und was haben Risikomanagement, Compliance und Anti-Korruption mit Spenden zu tun? deshalb kein kurzfristiges Geschäft, weil es eine Weile dauert, bis alle im Boot sind, die es sein sollten. Ansonsten gibt es Querschüsse. Aus Spenden-Mix wählen Corporate-Spende, Payroll-Giving, Matched Funding, Kundenaktionen, Weihnachtsspende, Katastrophenhilfe, Mitarbeiter-, Geld-, Sach-, Zeitspende: je nach Ziel kann alles Sinn machen – oder nichts davon. Wenn Unternehmen wissen, wohin sie beim Spenden wollen, können sie aus einem vollen Werkzeugkoffer passgenau die Maßnahmen wählen. Mitarbeiter mitnehmen Spenden sind wunderbar geeignet, Mitarbeiter einzubinden, denn die wollen oft auch im Rahmen des Berufslebens Gutes tun. Manche Mitarbeitereinbindung wird aber eher als gut gemeint denn als gut gemacht empfunden, und manche Situationen sind auch gar nicht dafür geeignet. Wer das volle Potenzial von Unternehmensspenden ausschöpfen will, sollte die unschätzbare Ressource Mitarbeiter angemessen einbinden. Wirkung zeigen Tue Gutes und rede darüber – die Zeiten, in denen das reichte, sind wohl endgültig vorbei. In Zeiten von Vertrauenskrise und Transparenzdiskussion werden Unternehmen mehr und mehr auch danach beurteilt, ob sie mit ihrem Engagement tatsächlich Positives bewirken oder ob es sich um Greenwashing/Socialwashing handelt. Heute geht es um solides Reporting nach innen und nach außen über die gesamte Spendenaktivität und ihre Wirkungen. Zunehmend ist das Pflicht und Kür gleichzeitig, denn ehrliche Kommunikation wird erwartet und oft auch mit Reputationsgewinn belohnt. 8|9

10. altruismus oder gescHäftsstrategie? 64% 64% der deutschen Unternehmen engagieren sich gesellschaftlich. Quelle: Engagementbericht der Bundesregierung, 2012 Warum spenden Unternehmen eigentlich? Fakt ist: 64 Prozent aller deutschen Unternehmen engagieren sich gesellschaftlich, bei den größeren Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind es sogar 96 Prozent. Die bisher wichtigste und häufigste Form des unternehmerischen Engagements sind Geldspenden. Mindestens 8,5 Milliarden Euro spenden deutsche Unternehmen jährlich an gemeinnützige Organisationen. Unabhängig von den individuellen Motiven jedes einzelnen Unternehmens zeigen die wenigen Unternehmensbefragungen, die es zu dem Thema gibt, im Wesentlichen zwei Spendenmotive: Die Gesellschaft soll vom Spendenengagement profitieren und das Unternehmen ebenfalls. Dabei sind die Motive sehr verschieden. Bei einigen Unternehmen stehen eher gesellschaftsbezogene Ziele im Vordergrund, bei anderen unternehmensbezogene, wieder andere sind durch beide Richtungen gleichermaßen motiviert. Auch im Unternehmen selbst unterscheiden sich die Erwartungen oft sehr deutlich. Während der Corporate-Citizenship-Manager begeistert ist, dass die gemeinnützige Organisation XY die Berufschancen von Jugendlichen wirkungsvoll erhöht und das doch auch ideal zum eigenen Zeitarbeitsunternehmen passt, will die PR-Abteilung gerne eine „gute Geschichte“ erzählen können, denn ein bisschen das Image zu fördern schadet ja nicht. Der Finanzchef hingegen stöhnt über die „unnötige Ausgabe“, und das Risikomanagement erwartet eigentlich gar nichts, will aber auf jeden Fall Re- putationsschäden bei falschen Spendenentscheidungen verhindern. Einen Sack Flöhe zu hüten scheint manchmal leichter zu sein, als beim Spenden alle Beteiligten im Unternehmen und außerhalb unter einen Hut zu bringen. Dennoch ist genau das essenziell. Nur wer die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder kennt, kann sie einbeziehen und bedienen. Für viele Unternehmen sind Spenden eine gelebte Selbstverständlichkeit und langjährige Tradition. Nach Motiven wurde bisher selten gefragt. Je mehr von Unternehmen verantwortungsvolles Handeln und Transparenz erwartet werden und je stärker alle Unternehmensfunktionen intern und extern unter Erklärungsdruck

11. Warum spenden Unternehmen? Kleinere Unternehmen wollen häufiger mit Spenden regionale Verbundenheit ausdrücken, soziale Verantwortung übernehmen und ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Größere Unternehmen motiviert eher die Übernahme von Verantwortung für Nachhaltigkeit und die Imagesteigerung. stehen, desto mehr tritt auch die unternehmerische Spendenpraxis aus dem Schatten. Das kann man bedauern und als ein Zuviel an Bürokratie beklagen. Kluge CC-Manager nutzen die Gunst der Stunde, um die Spendenpraxis des Unternehmens auf strategische Beine zu stellen und so im Unternehmen systematisch zu verankern. Denn je professioneller das Spendenwesen gestaltet ist und je besser die Erwartungen und Motive der relevanten Personen erfüllt werden, desto größer ist der Wert der Unternehmensspenden für das Unternehmen und die Gesellschaft. Gesellschaftsbezogene Spendenmotive Unternehmensbezogene Spendenmotive • Überzeugung, dass wenn es der • Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung • Mitarbeitergewinnung • Mitarbeiterentwicklung • Kundenbindung • Kundengewinnung und Verkaufsförderung • Bekanntheit und Unternehmensimage • Differenzierung im Markt und • • • • • • • Gesellschaft gut geht, es auch den Unternehmen gut geht Gesellschaftlicher Zusammenhalt Verantwortung für Nachhaltigkeit Selbstverständlichkeit als guter „Unternehmensbürger“ Beitrag zu gesellschaftlichen Problemlösungen Finanzierung von Aufgaben, die sonst nicht finanziert würden Ausgleich von öffentlichen Defiziten Langfristiger Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit • • • Markenaufbau Beziehungspflege mit Stakeholdern Intaktes Unternehmensumfeld Standortattraktivität

12. Strategisches Spenden erhöht die Wirkung der Unternehmensspenden für die Gesellschaft (im Sinne von besseren Spendenentscheidungen) und das Unternehmen (im Sinne von Wirkungen für das Unternehmen, z.B. hohe Reputation). Eine gute Begründung und eine gute Organisation der Spendenpraxis sorgen aber auch dafür, dass im Unternehmen Spenden als wichtige Funktion ernst genommen werden. Wer seine Prozesse und aktuellen Projekte jederzeit mit reinem Gewissen auf den Prüfstand stellen kann, hat auch in schwierigen Situationen (z.B. bei Kostensparprogrammen) überzeugende Argumente in der Hand. 1 ZIELE FORMULIEREN UND PLANEN • Wissen wir, warum wir spenden wollen? • Welche Ziele wollen wir für die Gesellschaft, welche für das Unternehmen erreichen? • Wie binden wir die Spendenstrategie an die Unternehmens- und CC-Strategie an? • Welche Schwerpunkte passen zu uns, welche • • • • Spendenorganisationen und wie können wir diese bestmöglich unterstützen? Welche Rolle sollen die Mitarbeiter spielen, wie wichtig ist uns Öffentlichkeit? Woran messen wir Erfolg? Wie viele Mittel haben wir zur Verfügung, aus welchen Budgets? Wollen wir Spenden zentral oder dezentral managen? 4 VERBESSERN UND BERICHTEN • Wie transparent und mit welchem • • Inhalt wollen wir nach innen und nach außen informieren? Passen die ausgewählten Schwerpunkte und Organisationen noch zur unserer Strategie? War die Spendenhöhe angemessen? 2 VORBEREITEN UND UMSETZEN • Was steht in unserer Spendenrichtlinie und wie stellen wir die Umsetzung sicher? • Wer entscheidet wann über welche Spenden? • Wie organisieren wir Mittelbeschaffung und die Spendenweiterleitung? • Welche Instrumente aus dem Spenden-Mix wollen wir nutzen? • Wie arbeiten wir mit unseren gemeinnüt• zigen Partnern zusammen, wie kommunizieren wir, wie treten wir gemeinsam auf? Stehen die Ressourcen zur Verfügung, wenn wir sie brauchen? 3 WIRKUNGEN ANALYSIEREN • Wie oft prüfen wir, ob wir unsere Spendenziele erreichen? • Was bewirken wir mit unseren Spenden • Welche Art von Berichten erwarten wir von den Spendenorganisationen? • Wollen wir die Erreichung der unter• nehmensbezogenen Ziele (z.B. Reputation) prüfen? Wo gab es Stolpersteine im Spendenprozess (intern oder extern)? SZYKLUS STRATEGISCH SPENDEN WIRKUNG wirkungszYklus: strategiscH spenden

13. praxistool: in neun scHritten zu einer soliden spendenstrategie Im Kern beantwortet die Spendenstrategie (das Spendenprogramm) die Fragen: Warum spenden wir was an wen, was wollen wir damit für das Unternehmen (intern und extern) und die Gesellschaft erreichen, und wie organisieren wir das Ganze? planen 1 Planen Sie genügend Zeit für die Entwicklung ein. Wenn Sie in Zukunft strategisch spenden wollen, braucht es ein bisschen Zeit, bis Sie alle wichtigen Entscheidungen treffen. In der Regel müssen viele Personen an der Entwicklung einer Spendenstrategie beteiligt werden. Planen Sie also einige Mona- te für die Entwicklung der Spendenstrategie ein. 2 Halten Sie fest, was Sie am Ende in der Hand halten wollen. Überlegen Sie, was am Ende Ihres Strategieprozesses herauskommen soll. Eine Spendenrichtlinie? Die Klärung von Entscheidungskompetenzen? Die Festlegung der Spendenhöhe? Die Entscheidung über bestimmte Spendenorganisationen? Teilen Sie den Beteiligten mit, woran sie arbeiten sollen. 3 Legen Sie fest, wer eingebunden werden muss. Die Identifikation im Unternehmen mit der (neuen) strategischen Spendenpraxis ist eine entscheidende Voraussetzung für die wirkungsvolle Implementierung der Strategie. Überlegen Sie, wer direkt in wesentliche Entscheidungen einbezogen werden muss (z.B. Ihr Vorgesetzter) und wessen „gutes Wort“ als Multiplikator im Unternehmen geschätzt wird. Welche Personen das sind, ist in jedem Unternehmen anders, aber die „üblichen Verdächtigen“ sind u.a. direkte Vorgesetzte, Geschäftsführung, Vorstand, Finanzchef, Finanzen/Controlling, CSR-Abteilung, PR-Abteilung, Personalabteilung, Risikomanagement, Betriebsrat, Rechtsabteilung, Vorstandssekretariat. Vereinbaren Sie mit den Beteiligten einen Fahrplan bis zur Verabschiedung der Spendenstrategie. 12 | 13

14. Praxistool: In neun Schritten zu einer soliden Spendenstrategie planen 4 Leiten Sie Ihre Spendenstrategie von der Unternehmensstrategie und der CC-Strategie ab Je mehr Ihre Spendenpraxis mit dem „Rest des Unternehmens“ zu tun hat, desto nachvollziehbarer und glaubwürdiger ist sie. Überlegen Sie, welche Schlüsse Sie aus der Vision, der Mission, den Werten und den konkreten Plänen für mögliche Spendenschwerpunkte und -organisationen ziehen können. Die Unternehmensstrategie der Qualitätsführerschaft könnte ein anderes Spendenprogramm (z.B. Spenden für die Qualifikation von benachteiligten Jugendlichen) unterstützen als das, welches bei einer Exportstrategie Sinn macht (z.B. Spenden an Projekte, die internationalen Austausch fördern). 5 Machen Sie ein Spenden-Audit. Wofür wurde bisher wie viel und wann gespendet? Was waren größere Spendensummen, was kleinere? Wurden die Mitarbeiter eingebunden? Mit welchen gemeinnützigen Organisationen gibt es gute Erfahrungen, bei wem bestehen möglicherweise Reputationsrisiken? Welche Prozesse hätten besser laufen müssen? Wer war an der bisherigen Spendenpraxis intern beteiligt? Aus welchen Motiven hat Ihr Unternehmen gespendet? Wissen Sie, wie die Spendenorganisationen Ihre Mittel verwendet haben und was damit bewirkt wurde? Überlegen Sie, was Sie aus den bisherigen Erfahrungen für eine strategische Neuausrichtung lernen können. 6 Definieren Sie, was das Unternehmen mit dem Spendenprogramm erreichen will. Soll das Umfeld Ihres Unternehmens gestärkt werden, z.B. durch die Reduzierung von Bildungsmissständen? Und ist es Ihnen wichtig, dass Ihre Mitarbeiter sich stärker mit dem Unternehmen identifizieren? Wie viel Öffentlichkeitseffekt wollen Sie erreichen? Werden Sie sich klar über Ihre Ziele und richten Sie dann die Entscheidungen danach aus. Hilfreich für die spätere Weiterentwicklung ist es, bei der Zielfestlegung gleich mitzudenken, woran Sie messen können, ob Sie dem Ziel näher gekommen sind.

15. entscheiden 7 Klären Sie, in welchen Themenschwerpunkten Sie aktiv sein wollen. In welchen Geschäftsfeldern ist Ihr Unternehmen aktiv, und bieten sich diese an, die Themenschwerpunkte Ihres Spenden-Engagements daran zu orientieren? Sicher müssen die Spendenthemen nicht ausnahmslos an den Geschäftsfeldern des Unternehmens orientiert sein. Wichtig ist aber, dass nicht die persönlichen Vorlieben Einzelner entscheidend sind, sondern der Bezug zum Unternehmen und seiner Philosophie deutlich wird. Wenn Spenden- und Corporate-Volunteering-Programme verknüpft werden, macht es oft großen Sinn, die Themen an den Geschäftsaktivitäten auszurichten (z.B. wenn sich eine Bank für wirtschaftliche Allgemeinbildung engagiert). Bei reinen Geldspenden ist das nicht zwingend. Allerdings wertet die Orientierung der Themenschwerpunkte an den Geschäftsfeldern die Wahrnehmung von Corporate Citizenship insgesamt auf: In Unternehmen, die strategisch spenden, wird Corporate Citizenship als wichtiger einschätzt. In diesen Unternehmen wird zudem häufiger mit Zielen und Richtlinien gearbeitet. Die Ausrichtung von Spenden an den Geschäftsfeldern leistet also einen Beitrag dazu, die Bedeutung von Spenden und CC im Unternehmen zu erhöhen, womit die Möglichkeit zum professionelleren Arbeiten einhergeht. Ein pragmatischer Umgang mit dieser Frage ist, Stand- und Spielbein festzulegen. Die Standbein-Projekte sind diejenigen mit Geschäftsfeldorientierung, ihnen kann z.B. ein Anteil von 60 Prozent des Spendenvolumens zugeordnet werden. Im Spielbein-Modus können die restlichen Mittel vergeben werden. Allerdings sollte auch das gut geplant sein. 8 Legen Sie fest, wie Sie Ihr Spendenprogramm gestalten wollen. Sollen die Mitarbeiter eingebunden werden? Wenn ja, wann und wie (Details dazu auf S. 24)? Wie viel können Sie ungefähr jährlich spenden? Soll alles an eine Organisation gehen? Verplanen Sie das komplette Spendenvolumen oder halten Sie Mittel für kurzfristige Spendenaktionen, z.B. für Katastrophenhilfe, frei? (Details dazu auf S. 22) 9 Finden Sie passende, wirkungsvolle Spendenorganisationen. Der richtige gemeinnützige Partner ist entscheidend dafür, ob Sie erreichen, was Sie sich vom Spendenprogramm erwarten. 14 | 15

16. im fokus: passende spendenorganisationen finden Wirkung Partnerschaft Bedarfsklärung Zusammenarbeit Risiko- und Leistungscheck Reporting Durch gesellschaftliches Engagement weiten Unternehmen ihre Tätigkeit über den originär wirtschaftlichen Bereich hinaus aus. Die Wirkung, die das Spendenprogramm erzielen kann, hängt eng mit der Wahl der Spendenorganisation zusammen. Für eine passende Wahl kommt es darauf an, was erreicht werden soll – etwa hinsichtlich der Wirkungsregion (regional, national, international), des Wirkungsfeldes (Bildung, Umweltschutz, Kultur, etc.) und des Wirkungszeitraums (kurz-, mittel- oder langfristig). acHten sie auf wirkungsVolle proJekte. Wie lange läuft das Projekt schon, und was wurde bisher erreicht? Hat die Orga- nisation Expertise in ihrem Handlungsfeld? Ist der konkrete Projektansatz sinnvoll, ist er auf die Zielgruppen ausgerichtet und erreicht die Organisation diese Zielgruppen mit dem Projekt? Achten Sie auf Wirkungstransparenz. wäHlen sie sicHere, leistungsfäHige organisationen aus. Hat die Organisation eine klare Vision, wofür sie arbeitet, und eine Strategie, wie sie zum Ziel kommt? Ist die Leitungsund Personalstruktur professionell und sind Kontrollmechanismen vorhanden? Ist das Finanzierungskonzept tragfähig? Berichtet die Organisation transparent über ihre Finanzen? Machen Sie einen Risiko-Check.

17. WIRKT ! Qualität Empfohlene zigen gemeinnüt im Bereich 532 Organisationen analysiert, 146 empfohlen 12/2012 Gemeinnützige Organisationen mit hohem Wirkungspotenzial und großer Leistungsfähigkeit werden von PHINEO mit dem Wirkt-Siegel ausgezeichnet: www.phineo.org klären sie die bedarfe der organisation genau ab. Welche Spendenhöhe braucht die Organisation, um welche Projekte umzusetzen? Passt das zu Ihren Vorstellungen? Bedenken Sie, dass ganz kleine Organisationen mit sehr großen Geldsummen oft überfordert sind. Andersherum sind kleine Beträge bei Projekten mit hohem Finanzierungsbedarf zwar gern gesehen, aber eben nur ein Tropfen auf den heißen Stein. stimmen sie die zusammenarbeit ab. Wenn Sie geklärt haben, ob überhaupt gegenseitiges Interesse besteht, ist es entscheidend, dass die Erwartungen an die Partnerschaft angesprochen werden. Ebenso unmissverständlich muss die Aufgabenverteilung geregelt sein und welche Ressourcen jeweils investiert werden können. Wie oft wollen Sie sich in welcher Form mit wem austauschen? Klären Sie auch scheinbar banale Fragen wie die Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit (gemeinnützige Organisationen haben oft andere Arbeitszeiten als Unternehmen). macHen sie transparent, welcHe BericHte Sie erwarten. Erklären Sie, wann und was die Organisation Ihnen z.B. über die Mittelverwendung und die Projekterfolge berichten soll. Schlüsseln Sie auf, in welcher Form Sie die Informationen benötigen, ob Sie von der Organisation z.B. einen SRSBericht (Social Reporting Standard) erhalten wollen. Überlegen sie, ob „partnerscHaft auf augenHÖHe“ mÖglicH scHeint. Echte Partnerschaft schließt die Anerkennung unterschiedlicher Organisationskulturen und -strukturen ebenso ein wie verschiedene Kompetenzen und Rahmenbedingungen. Die Empfängerorganisation profitiert dabei von den zusätzlichen Mitteln, während das Unternehmen auf die fachliche Expertise der Empfängerorganisation und deren Kontakte im Feld vertrauen können sollte. 16 | 17

18. praxistool: spendenricHtlinie scHreiben Als Selbstverpflichtung auf einen systematischen Prozess ist eine Spendenrichtlinie das zentrale Steuerungsinstrument für die Umsetzung der Spendenstrategie. Sie • professionalisiert die Spendenvergabe, • minimiert Risiken, • strafft Entscheidungsabläufe, • gibt den Spendenbeteiligten Orientierung, • setzt den Rahmen für Dokumentation und Reporting, • schafft Transparenz nach innen und außen, • objektiviert die Ablehnung von Spendenanfragen, • vermeidet Willkür und • erhöht die unternehmensinterne Anerkennung des Spendenprogramms. Spendenrichtlinie als Indikator für professionelles Corporate Citizenship (CC) Richtlinie vorhanden? (in %) Mit / Ohne Ziele für CC werden formuliert. 57 CC ist wichtig im Unternehmen. Ziele für CC werden an Unternehmenszielen ausgerichtet. CC soll stärker geplant und gesteuert werden. CC-Programme werden evaluiert. 76 47 43 24 54 71 12 25 36 Spendenrichtlinie der ABC AG EINLEITUNG/PRÄAMBEL • Warum will das Unternehmen spenden? • Leitmotiv/-bild für Spenden (z.B. Wirkung für Unternehmen und Gesellschaft erzielen zu wollen) • Was ist der Zweck dieser Richtlinie? DEFINITIONEN • Was sind Spenden (z.B. in Abgrenzung zum Sponsoring)? VERANTWORTLICHKEIT • Für wen gilt die Spendenrichtlinie? • Wer trägt die Hauptverantwortung? ENTSCHEIDUNGSPROZESSE • Festlegung von Entscheidungsstrukturen • Definition der jeweiligen Akteure und Rollen • Festlegung des Spendenvolumens, ggf. Definition von Mindest-/Höchstsummen • Mögliche Formen des (Spenden-)Engagements THEMENSCHWERPUNKTE • Definition von inhaltlichen Schwerpunkten • Ggf. Definition eines geografischen Schwerpunkts • Ausschlussthemen AUSWAHL VON SPENDENORGANISATIONEN • Kriterien wie z.B. Wirkungspotenzial und Leistungsfähigkeit, Größe der Organisation, Dauer des Projekts, etc. • Formulierung, welche Projekte und Organisationen generell unterstützt werden können • Ausschlusskriterien (z.B. Einzelpersonen, religiöse Vereine) • Erwartungen an die Beantragung von Spendenmitteln

19. ENTSCHEIDUNGSPROZESSE ZENTRAL VERSUS DEZENTRAL Mehr Zentralität erhöht die Steuerungsmöglichkeit, mehr Dezentralität nutzt das Wissen vor Ort besser. Wenn eine dezentrale Komponente eingebaut werden soll, hat es sich bewährt, dezentrale Spenden bis zu einem gewissen Betrag zuzulassen. Unbedingt wichtig ist es hierbei, die Kriterien der Spendenvergabe den Beteiligten vor Ort gut zu vermitteln und ihnen Vorlagen an die Hand zu geben, mit denen sie über Spendenvergabe und Ergebnisse berichten können. ORGANISATIONSFORM In Unternehmen, in denen die zentrale Steuerung nicht möglich oder sinnvoll ist (z.B. internationale Unternehmen oder partnergeführte Unternehmen), sind CC-Gremien vor Ort ein praktisches Instrument. Sie sind dafür zuständig, die Einhaltung der Spendenstrategie vor Ort zu sichern. Die Berichts- und Abstimmungslinien werden von der zentralen Spendenkoordination festgelegt. Einige Unternehmen bilden für die zentrale Steuerung ein eigenes Gremium (Spenden-Komitee, Task Force o.Ä.) oder legen die Verantwortung in die Hände von bestimmten Abteilungen (CC, CSR, Kommunikation, etc.). WEN EINBINDEN? Wie so oft beim Spenden ist die Gretchenfrage, wer mitreden sollte und darf. Eine wie entwickeln? Damit die Richtlinie von den relevanten Personen mitgetragen wird, sollte sie von einem Querschnittsteam entwickelt werden. Dem Team sollten Vertreter aus allen Bereichen angehören, die bei Spendenentscheidungen involviert werden müssen. Oft sind das die Abteilungen für Coporate Responsibility/CSR/CC, Kommunikation, Personal sowie das höhere Management. Bei international aufgestellten Unternehmen sollten auch Vertreter der Landesgesellschaften einbezogen werden. Die Richtlinie sollte letztlich vom Vorstand verabschiedet und im Rahmen einer geplanten internen Kommunikation den Mitarbeitern vermittelt werden. allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Wichtig ist, dass es eine Person oder ein Team TIPP: Keep it simple and short – drei bis fünf Seiten Im Idealfall sind hier auch umfassende Entscheidungskompetenzen gebündelt. Spen- bewährt. Etwa jährlich sollte überprüft werden, ob gibt, die/das alle Prozesse steuert und die Einbindung der Beteiligten organisiert. denkoordination ist eine klassische Schnittstellenaufgabe, die dann erfolgreich ist, wenn alle Entscheidungsträger und „Veto-Mächte“ geschickt eingebunden werden. für eine Spendenrichtlinie haben sich in der Praxis sie noch praktikabel ist oder angepasst werden muss. 18 | 19

20. Praxistool: Der Spenden-Mix - ein Werkzeugkoffer Neben reinen Corporate-Spenden, bei denen ausschließlich aus betrieblichen Budgets gespendet wird, gibt es einige weitere etablierte und neuere Spenden-Möglichkeiten für Unternehmen. spenden mit mitarbeiterbezug Die Einbeziehung von Mitarbeitern in die TIPP: Wie viel geben? Der Bericht „Giving in Numbers“ 2012 des Committee Encouraging Corporate Philanthropy enthält Benchmark-Tabellen für die Spendenpraxis von Fortune-500-Unternehmen: www.corporatephilanthropy.org. Für deutsche Unternehmen zeigt der Engagement- bericht der Bundesregierung das Verhältnis von Spendenvolumen und Unternehmensgröße oder Umsätzen. Spendenpraxis wird in vielen Unternehmen immer wichtiger. Hier steht ein ganzes Unternehmen hinter der Spende. Das wirkt sich einerseits auf die Spendenhöhe aus, andererseits wird das Engagementbedürfnis der Belegschaft ernst genommen. Das kann das „gute Gefühl“, beim „richtigen Arbeitgeber“ zu sein, stärken und auch einen Beitrag zu einer hohen Reputation des Unternehmens leisten. • Payroll Giving (Restcent-Aktion, Prozentspende): Mitarbeiter entscheiden sich freiwillig dafür, auf den Cent-Betrag nach dem Komma ihrer Gehaltsabrechnung oder einen bestimmten Prozentsatz ihres Gehalts zu verzichten. Das Unternehmen sammelt die Beträge und spendet sie. • Matched Giving (Matching Funds): Das Unternehmen stockt die von Mitarbeitern gespendeten Beträge auf oder vervielfacht sie. Anlässe für Spendenaktionen können z.B. Katastrophenfälle sein oder auch Firmenjubiläen. In der Regel definieren Unternehmen eine Obergrenze für ihren Aufstockungsbetrag. • Dollars for Doers: Zunehmend werden Spenden mit Corporate-VolunteeringProgrammen verbunden. Spenden pro geleisteter Volunteering-Stunde sind möglich oder die Spende eines festen Betrags an Projekte, in denen sich Mitarbeiter z.B. im Rahmen von Social Days engagieren. Unternehmen können auch ihre Mitarbeiter zu Spenden für einen bestimmten Zweck aufrufen. Der Unternehmensbeitrag ist dann z.B. die Koordination der Spendensammlung.

21. 1,5 Mrd. Euro 900 Mio. Euro spenden mit kundenbezug Spenden statt schenken: Statt Weihnachts- oder Werbegeschenken wird der gleiche Betrag gespendet. Die Kunden und Geschäftspartner werden mit einem Schreiben über die Spende informiert. Denkbar sind auch Spendengutscheine als Unternehmenspräsente. • Cause Related Marketing (CrM): Rechtlich für das Unternehmen nicht als Spende, sondern als Sponsoring zu werten, hat CrM einen festen Platz im Spenden-Mix. Der Produktverkauf ist mit einem Spendenversprechen gekoppelt. Das gilt für Konsumgüter wie Zahnpasta oder Transaktionen wie die Kreditkartennutzung gleichermaßen. Pro abgesetzte Einheit gibt das Unternehmen an die gemeinnützige Partnerorganisation einen bestimmten Betrag. Nicht selten wirken sich CrM-Kampagnen auf die Absatzentwicklung positiv aus. Glaubwürdigkeit entsteht, wenn es einen strategischen 8,5 Mrd. Euro Spendensummen deutscher Unternehmen Geldspenden Sachspenden Infrastruktur Quelle: Engagementbericht der Bundesregierung, 2012 Bezug zwischen Produkt und Projekt gibt (z.B. mit dem Verkauf von Mineralwasser wird der Zugang zu sauberem Trinkwasser gefördert). Vorsicht in Sachen Wettbewerbsrecht: Gemäß § 5 UWG (Irreführungsverbot) darf nicht der Eindruck entstehen, dass die Gewinne überwiegend dem guten Zweck zugutekommen, wenn tatsächlich nur ein kleiner Teil dafür verwendet wird. • Point-of-Sale-Spenden: Jeder kennt die Spenden-Büchsen auf dem Tresen beim Bäcker. Unternehmen können sich an einer modernen Form des Spendensammelns an der Verkaufsstelle beteiligen, z.B. an der Initiative „Deutschland rundet auf“. Handelsunternehmen bieten ihren Kunden beim Bezahlvorgang an, den Endbetrag aufzurunden. Die Spendenerlöse werden an von PHINEO qualitätsgeprüfte Projekte weitergeleitet. Auch mit Bonusprogrammen lässt sich Geld für gemeinnützige Projekte sammeln. Die Gegenwerte der gesammelten Punkte, Meilen und Co. können die Kunden an die vom Unternehmen ausgewählten Projekte spenden. • Spendenaktionen: Beim „Laufen für den guten Zweck“ spendet ein Unternehmen pro gelaufenem Kilometer einen Euro, bei einer Unternehmensveranstaltung werden die Tombola-Erlöse gespendet, etc. TIPP: Das Enter-Magazin hat 2011 eine Übersicht zu Online-Spendensammel-Systemen veröffentlicht, die teilweise auch von Unternehmen für ihre Spenden-Aktionen genutzt werden können. 20 | 21

22. exkurs: katastropHenHilfe Viele Unternehmen wollen nach Naturkatastrophen den Betroffenen schnell helfen. Doch gerade das Spenden für die Katastrophenhilfe läuft oft unkoordiniert ab. Das muss nicht sein. Die einzelne Katastrophe ist nicht vorhersehbar. Aber das, was im Unternehmen danach passiert, ist plan- und steuerbar. Beim Spenden in Katastrophenfällen zählen vor allem Schnelligkeit und die Klarheit über Entscheidungskriterien, Spendenprozess, Partner und Spendenform sowie eine eindeutige Kommunikation. Klären Sie das im Vorfeld. wann spenden? Legen Sie Entscheidungskriterien fest, wann Sie aktiv werden. Das können z.B. sein: Schwere der Katastrophe, internationaler Standort/Lieferanten betroffen, Medienaufmerksamkeit, Spendenaufrufe von Hilfsorganisationen, Mitarbeiter fordern Engagement ein, Steuervorteile, u.v.m. Klären Sie grundsätzlich im Katastrophenfall, ob das Zielland bzw. die gemeinnützige Organisation überhaupt Spenden annehmen will. wer entscHeidet worÜber? Bestimmen Sie einen klaren Prozess mit schlanken Strukturen, in denen im Katastrophenfall schnell entschieden und gehandelt werden kann. Eine zentral verantwortliche Einheit sollte den Prozess steuern. Klären Sie, was in der Zentrale entschieden und was den Ländergesellschaften überlassen wird. Legen Sie die internen Abstimmungsprozesse vorab ganz klar fest. Wie spenden? Wollen Sie Mitarbeiter oder Kunden einbeziehen? Soll es eine Geldoder Sachspende sein oder beides? Wollen Sie Mitarbeiterspenden verdoppeln oder aufstocken? Wie viel wollen Sie spenden? Wie lange soll Ihr Engagement dauern? TIPP: Sachspenden und freiwilliger Mitarbeitereinsatz sind oft schwieriger zu koordinieren als Geldspenden. Deswegen sollten Sachspenden nur im Rahmen von langfristigen Partnerschaften und in sehr enger Abstimmung mit der Partnerorganisation erfolgen. An wen spenden? Die Partnerwahl entscheidet, ob Ihre Spende den Betroffenen wirklich hilft. Achten Sie auf Gemeinnützigkeit, Transparenz, Erfahrung im Krisengebiet, Kooperationsfähigkeit der Organisation mit Partnern vor Ort und Qualitätsstandards wie das DZI-Siegel, das Wirkt-Siegel oder den Red Cross Code of Conduct. Klären Sie unbedingt Ihre gemeinsamen Kommunikationswege im Katastrophenfall. Siehe auch unser Ratgeber „Im Notfall besser helfen" Fortsetzung auf S. 24

23. praxisbeispiel: der weg zur unterneHmensspende im katastropHenfall ENTSCHEIDUNGSPHASE SCHWERE DER KATASTROPHE SPENDE BIS 200.000 EURO ÖFFENTLICHE AUFMERKSAMKEIT ➜ Besteht weltweites Medieninteresse? ➜ Besteht Interesse bei Kunden und Partnern? BEZUG ZUM UNTERNEHMEN ➜ Befinden sich Standorte im Katastrophenland? ➜ Besteht ein Bezug zum Kerngeschäft? ➜ Besteht besonderes Interesse bei Mitarbeitern? NEIN Mitglieder: ➜ Vertreter der Standorte vor Ort ➜ Mitarbeiter der Abteilungen • CSR • Finanzen • Kommunikation NEIN NEGATIVE ENTSCHEIDUNG: KEINE SPENDE JA DISKUSSION IM ENTSCHEIDUNGSTEAM JA ➜ Ersucht das Land um internationale Hilfe? POSITIVE ENTSCHEIDUNG ➜ Trifft die Definition der UN zu? JA Das Unternehmen wird durch Mitarbeiter oder Medien auf eine Katastrophe aufmerksam gemacht PRÜFUNGSPHASE 22 | 23 Finale Entscheidung durch das Team i.d.R. ohne Beteiligung der Mitarbeiter SPENDE AB 200.000 EURO Team erstellt Vorlage, finale Entscheidung durch den Vorstand des Unternehmens Beteiligung der Mitarbeiter möglich (z.B. durch Matched Giving)

24. Fortsetzung von S. 22: Wofür spenden? Katastrophenhilfe kann Nothilfe sein und die Hilfe beim Wiederaufbau. Idealerweise wird die kurzfristige Nothilfe mit einer langfristigen Perspektive kombiniert. So werden Unternehmensspenden durch die Verbindung von Emotion und Nachhaltigkeit zur sozialen Investition. Wie kommunizieren? Wenn Sie Mitarbeiter und Kunden für Ihre Katastrophenhilfe-Spende aktivieren wollen, muss Ihr Call for Action absolut eindeutig, verständlich und konkret sein. Nutzen Sie etablierte Kommunikationswege. Absender sollten hochrangige Führungskräfte sein. Im Sinne des Reportings und der Wertschätzung des Mitarbeiter-/Kunden-Engagements: Stellen Sie Transparenz her über die erzielten Spenden und berichten Sie während und nach der Spendenaktion, wofür die Spendengelder eingesetzt werden und was sie bewirken. TAGE Schnelligkeit ist entscheidend: Sieben Tage nach dem Katastrophenfall sinkt die Aufmerksamkeit der Spender, also auch der Mitarbeiter und Kunden. praxistool: mitarbeiter einbezieHen Viele Menschen haben das Bedürfnis, sich für andere zu engagieren. Das geben sie auch am Werkstor nicht ab. Eine gut gemachte Einbindung kann das Wir-Gefühl der Belegschaft stärken und Stolz erzeugen. Viele Unternehmen haben das bereits erkannt. Unternehmensspenden bleiben zwar weiterhin die häufigste Form von Unternehmensengagement, aber die Einbindung von Mitarbeitern und die Verknüpfung mit anderen Instrumenten des Corporate Citizenship werden zunehmend wichtiger. Sechs Rollen, in denen Mitarbeiter für Corporate Giving wichtig sind: 1 Als Spender: z.B. bei Spendenaufrufen in Katastrophenfällen, Matched-GivingAktionen, Payroll Giving, etc. 2 Als interne Stakeholder, die einen Anspruch darauf haben zu erfahren, was mit Unternehmensgeldern und ggf. den eigenen Spenden geschieht. 3 Als Mitentscheider über die Auswahl von Spendenprojekten, z.B. bei Vorschlägen von Spendenprojekten, bei Votings, in Spenden-Komitees, etc. 4 Als Multiplikatoren für den Spendenzweck selbst, z.B. indem sie Verwandten, Nachbarn, Freunden ebenfalls ein Engagement in der Sache empfehlen. 5 Als Teilnehmer von Corporate-VolunteeringProgrammen: z.B. bei Patenschaften oder Arbeitseinsätzen für Spendenprojekte, etc. 6 Als Multiplikatoren für eine gute Arbeitgeber-Reputation.

25. Siehe auch die Ratgeber „Corporate Volunteering"und „Corporate Citizenship" auf www.phineo.org/publikationen Erfolgsfaktoren der Mitarbeitereinbindung Nehmen Sie die Mitarbeiter ernst: Wenn ein Mitarbeiter spendet, will er damit anderen helfen. Sein individuelles Ziel ist nicht der PR-Erfolg für das Unternehmen. Beachten Sie die unterschiedlichen Motive zwischen Mitarbeitern und dem Unternehmen als Ganzem, insbesondere in der Ansprache der Mitarbeiter. Machen Sie es den Mitarbeitern möglichst einfach: Kommunizieren Sie klar und persönlich, bieten Sie eine einfache Spendenabwicklung an und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf. Nichts ist frustrierender, als sich zu engagieren und dann zu stolpern. Stellen Sie sicher, dass der Spendenprozess geklärt ist, dass Ihre Mitarbeiter ihn kennen, dass die Kommunikationskanäle rechtzeitig zur Verfügung stehen, und dass die technische Abwicklung funktioniert. Engagieren Sie Vorbilder: Signalisieren Sie Ernsthaftigkeit, indem der Vorstandsvorsitzende/Geschäftsführer mit seiner eigenen Spende den Spendenaufruf startet. Mindestens das Senior-Management sollte ebenfalls prominent mitziehen. Steigern Sie die Spenden-Motivation durch Matching-Zusagen. Nutzen Sie funktionierende Kommunikationskanäle: Verschaffen Sie Ihrer Spendenaktion die größtmögliche Aufmerksamkeit. Wenn Ihre Mitarbeiter sich sonst am Schwarzen Brett informieren, experimentieren Sie im Katastrophenfall nicht mit einem Aufruf über Facebook. Zeigen Sie Wertschätzung: Bedanken Sie sich für das Engagement, auf jeden Fall im Nachgang, Anerkennung kann aber auch während einer laufenden Spendenaktion ausgesprochen werden. Informieren Sie transparent: Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass das Spendenprogramm im Unternehmen bekannt ist. Während und nach konkreten Aktionen sollten Sie die Mitarbeiter regelmäßig über die Spendenverwendung und die erzielten Wirkungen informieren. 24 | 25 TIPP 1: Prüfen Sie Ihr Spendenprogramm auf die sechs Mitarbeiter-Rollen. Wenn mindestens eine davon zu- trifft, sollten Sie die Mitarbeitereinbindung ganz gezielt planen und ihr einen hohen Stellenwert einräumen. TIPP 2: Spenden sind steuerlich absetzbar. Darauf wollen auch Ihre spendenden Mitarbeiter nicht verzichten. Als nicht gemeinnütziges Unternehmen können Sie keine Spendenbescheinigungen ausstellen. Wenn Sie als Unternehmen Mitarbeiterspenden einsammeln wollen, lassen Sie die Spenden entweder auf ein Extra-Spendenkonto der Empfängerorganisation überweisen, nutzen Sie Ihre Un- ternehmensstiftung als Spendenvehikel (sofern deren Satzung das zulässt) oder kooperieren Sie mit einem Anbie- ter, der die Transaktionen für Sie abwickelt (z.B. PHINEO, Betterplace, Bank für Sozialwirtschaft, etc.). TIPP 3: Wenn es um Mitarbeiterengagement geht, sollten Sie immer die Personalabteilung und ggf. auch den Betriebsrat ins Boot holen.

26. wissenswert: recHtlicHes und internationales spenden und steuern Unternehmensspenden können bis zur Höchstgrenze von 20 Prozent der Gesamteinnahmen des Unternehmens von der Steuer abgesetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Spende an eine gemeinnützige Organisation geht. Die Rechtsgrundlagen für den Steuerabzug sind in § 10b EStG, §9 KStG, §9 GewStG sowie §52 bis 54 AO geregelt. spenden Vs. sponsoring Spenden werden ohne Gegenleistung erbracht. Beim Sponsoring werden Partner unterstützt, um Gegenleistungen zu erhalten, z.B. einen prominenten Logoabdruck. Sponsoring kann als Betriebsausgabe in unbegrenzter Höhe geltend gemacht werden und ist im Gegensatz zu Geldspenden umsatzsteuerpflichtig. internationale spenden Spenden können nur steuerlich abgesetzt werden, wenn der Empfänger in Deutschland als gemeinnützig anerkannt ist. Das ist bei ausländischen Organisationen meist nicht der Fall. So können internationale Spenden doch abgesetzt werden: Es kommen Organisationen in Betracht, die Zweigstellen vor Ort unterhalten, Organisationen, die die Mittel in Deutschland vereinnahmen, aber an (eigene) Projekte im Ausland weiterleiten, gemeinnützige Mittlerorganisationen, deren Zweck es ist, Gelder aus Deutschland dem Förderzweck im Ausland zuzuleiten, oder ggf. die Abwicklung über die eigene Unternehmensstiftung. problem sacHspenden Sachspenden sind umsatzsteuerpflichtig, wenn sie zum Zeitwert aus dem Betriebsvermögen entnommen werden. Maßgeblich ist hier Abschnitt 3.3 Abs. 10 Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Zudem sind Unternehmen auch bei gespendeten Produkten in der Produkthaftung. Bevor Sachspenden getätigt werden, sollten unbedingt Gespräche mit der Rechts- und Finanzabteilung stattfinden.

27. praxistool: wirkung bericHten compliance und risikomanagement Viele Unternehmen bilden in ihrem Risikomanagement bereits Reputationsfaktoren ab. Darunter kann auch die Spendenvergabe an unseriöse Organisationen fallen. In einigen Unternehmen muss die Compliance-Abteilung aus Anti-Korruptionsgründen zwingend in die Wahl des gemeinnützigen Partners eingebunden werden, wenn die Organisation z.B. auch Kunde ist. Interessenkonflikte können entstehen, wenn Spenden an Organisationen gehen, in denen Unternehmensvertreter ehrenamtliche Funktionen ausüben. Manchmal drängt sich in Unternehmen der Eindruck auf, dass man es in der Kommunikation zum sozialen Engagement nur falsch machen kann. Redet man darüber, dann ist es Greenwashing oder Socialwashing. Redet man nicht darüber, ist man nicht transparent. Es gibt aber auch den dritten Weg: Transparenz ohne Greenwashing. Wenn Unternehmen auf Spendenkommunikation verzichten, verschenken sie Optionen. Glaubwürdige Spendenkommunikation richtet sich nach den Qualitätskriterien: Transparenz Unaufgeregtheit Angemessenheit Motivierung kritische Reflektion Wertschätzung Wirkungsorientierung 26 | 27 Eine so geplante und umgesetzte Kommunikation bedient die Zieldimensionen guter Spendenkommunikation als Reporting, das den internen und externen Bedürfnissen nach Information nachkommt. als Nachweis der eigenen Professionalität. als „License to operate“ der Spendenpraxis. als Chance, in Zukunft noch mehr Engagement zu motivieren. als Gelegenheit, das soziale Anliegen noch einmal zu unterstützen. als Möglichkeit der Positionierung des Unternehmens.

28. Wirkungsanalyse am Beispiel eines Matched-Giving-Projekts: 1 Spendenprozess: Lief alles so, wie es sollte? Oder gab es Reibungsverluste, Unklarheiten? Hat die Zusammenarbeit mit der gemeinnützigen Organisation funktioniert, etc.? Ab dieser Stufe spricht PHINEO von Wirkung 2 Erreicht das Spendenprogramm seine Ziele? A Für das Unternehmen: Wie viele Mit- arbeiter hat der Spendenaufruf erreicht? Wie war die Reaktion der Mitarbeiter auf die Spendenaktion? Wie viele Mitarbeiter haben tatsächlich gespendet? Wie hat sich die Spendenaktion auf die Mitarbeiterzufriedenheit ausgewirkt? B Für die Gesellschaft: Wofür wurde die Spende verwendet? Wie vielen Betroffenen konnte geholfen werden? Wie genau? Haben sich ihre Lebensumstände verbessert? Wirkungstreppe Die PHINEO-Wirkungstreppe Ab dieser Stufe sprechen wir von Wirkung Eigene Darstellung nach Univation 2007 1 2 3 4 5 6 7 Gesellschaft verändert sich IMPACT Lebenslage der Zielgruppen ändert sich Zielgruppen ändern ihr Handeln OUTCOME Zielgruppen verändern ihre Einstellung Zielgruppen akzeptieren Angebote Zielgruppen werden erreicht OUTPUT Aktivitäten finden wie geplant statt Quelle: nach Univation 2007 wirkungsanalYse Ein wichtiges Tool für die Spendenkommunikation ist die Wirkungsanalyse. Sie zielt auf zwei Erkenntnisse: Was hat unser Engagement bewirkt? Und entsprechen diese Wirkungen dem, was wir geplant haben? Neben der Funktion als „Informationslieferant“ für die Spendenkommunikation ermöglicht die Wirkungsanalyse die inhaltliche und organisatorische Weiterentwicklung des Spendenpro- gramms, sie versachlicht Diskussionen und bietet Entscheidungsgrundlagen für zukünftige Projekte. Für die unternehmensbezogene Wirkung gibt es etablierte Indikatoren wie z.B. Reputation oder Mitarbeiterzufriedenheit. Für die Analyse der gesellschaftlichen Wirkungen binden Sie die Spendenorganisationen mit ein. Fragen Sie sie z.B. nach einem SRS-Bericht. Diese Form der Wirkungsberichterstattung gemeinnütziger Organisationen findet zunehmend Verbreitung.

29. wirkungsreporting Die steigenden Erwartungen an die CSRoder Nachhaltigkeitsberichterstattung haben auch zu einer stärkeren Berichterstattung über gesellschaftliches Engagement geführt. Darüber zu berichten, was dieses Engagement konkret bewirkt, ist eine noch jüngere Entwicklung. Die gesellschaftliche Wirkung von Unternehmensengagement wird letztlich durch die gemeinnützigen Partner erzeugt. Die Wirkungsdebatte dort ist erst in den letzten Jahren so richtig in Fahrt gekommen, z.B. mit der Entwicklung des Social Reporting Standards (SRS). Der SRS ist ein Gemeinschaftsprojekt und wird u.a. von PHINEO getragen. Er ist auch auf www.phineo.org als Download verfügbar. Fünf Leitfragen eines handhabbaren Rahmens des Reportings über Spendenengagement 1 Für wen berichten? An Ihrer Arbeit sind unterschiedliche Zielgruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens interessiert. Intern sind dies z.B. Mitarbeiter, die am Spendenprozess Beteiligten, Vorgesetzte, Vorstand/Geschäftsführung. Extern kommen u.a. Kunden, Lieferanten, gemeinnützige Organisationen, Medien in Betracht. 2 Wie berichten? Vor allem größere Unternehmen richten ihre Berichterstattung zunehmend an den Richtlinien der Global Reporting Initiative (GRI) aus. Möglich ist auch eine Orientierung an der iooi-Logik (Input, Output, Outcome, Impact) oder am System der London Benchmarking Group (LBG). Eine aktuelle Entwicklung geht dahin, den Social Reporting Standard für die Unternehmensberichterstattung zu adaptieren. Wenn die Orientierung an Standards in der Spendenkommunikation (noch) nicht möglich ist, lassen Sie sich von der Frage leiten: Was haben wir wann wie mit welchem Mitteleinsatz gemacht und was ist dabei herausgekommen? 3 Was berichten? Berichten Sie über Entscheidungskriterien, Verantwortlichkeiten, Spendenempfänger, Spendenvolumen, Fehlentscheidungen, Mittelverwendung bei den Empfängern und bewirkte Ergebnisse. Für die Wirkungen der gemeinnützigen Projekte sind Sie auf Zulieferung angewiesen. Sagen Sie der Organisation frühzeitig, welche Informationen Sie brauchen. Wenn es auch um die interne Legitimation des Spendenprogramms geht, sollten Sie zudem unternehmensbezogene Ergebnisse berichten, z.B. Ausmaß des Mitarbeiter-Engagements. 4 Wo berichten? Bewährt haben sich neben der eigenen Website vor allem Publikationen wie der Geschäftsbericht und der Nachhaltigkeits-/CSR-Bericht. Einige vor allem größere Unternehmen geben mittlerweile auch spezielle CorporateCitizenship-Reports heraus. 5 Wann berichten? Es ist sinnvoll, über konkrete Aktionen schnell und punktuell zu berichten, das Gesamtengagement so darzustellen, dass es dauerhaft auffindbar ist, und regelmäßig, z.B. einmal jährlich, eine gesamthafte Rückschau zu veröffentlichen.

30. pHineo: spezialisten fÜr gesellscHaftlicHes engagement Sie möchten mit Ihrem Engagement den Mehrwert für die Gesellschaft und Ihre Organisation steigern? Wir unterstützen Sie dabei. Mit Verstand und Verständnis für Ihre Ziele und Kompetenzen entwickeln wir mit Ihnen passgenaue, pragmatische und langfristig wirksame Engagement-Strategien. In unsere Zusammenarbeit bringen wir je nach Bedarf die Expertise und Leidenschaft unseres über 30-köpfigen PHINEO-Teams ein. Dieses verbindet Strategie- und Prozesskompetenz mit fundierter Themen- und Methodenexpertise. Gesellschaftliche Herausforderungen können nur mit viel Engagement angepackt werden. Engagierte Unternehmen, Stiftungen, staatliche Akteure und Spender haben erkannt, dass es wichtig ist, Strategien auf Basis praktischer Erfahrung und wissenschaftlicher Expertise zu entwickeln in Kooperation mit starken Partnern zu arbeiten und Lesen Sie auch: Die PHINEO-Ratgeber „Corporate Volunteering" und „Corporate Citizenship"auf www.phineo.org/publikationen Programme und Projekte systematisch zu managen und daraus zu lernen. Unser Ziel ist mehr und wirkungsvolleres gesellschaftliches Engagement. Dafür entwickeln wir im Dialog mit Ihnen und gemeinnützigen Organisationen Strategien und Projekte, die einen Unterschied machen. Für Sie und die Gesellschaft. Wirkung erzielen wir mit Ihnen schwerpunktmäßig bei folgenden Themen: Entwickeln von Engagement-Strategien, -Programmen und -Projekten Entwickeln und Umsetzen von SpendenStrategien und -Programmen, einschließlich Audits, Richtlinien und Spendenprozessen Entwickeln und Umsetzen von CorporateVolunteering-Programmen Analysieren der Wirkung von CC-Programmen und -Projekten, einschließlich der Entwicklung von angemessenen Methoden und Indikatoren PHINEO-Risikocheck von gemeinnützigen Organisationen Unterstützung bei der Wirkungsberichterstattung von CC-Programmen Matching von Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen: Projektrecherche und -empfehlung Qualifizierung und Entwicklung von gemeinnützigen Organisationen im Auftrag des Förderers

31. zum weiterlesen Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend: "1. Engagementbericht der Bundesregierung", 2012 PricewaterhouseCoopers: "Unternehmen als Spender", 2007 und 2011 Committee Encouraging Corporate Philanthropy: "Giving in Numbers", 2012 30 | 31 Christoph Mecking: Corporate Giving, Sponsoring und insbesondere Unternehmensstiftung. In: Holger Backhaus-Maul u.a. (Hrsg.), "Corporate Citizenship in Deutschland", 2008 Bertelsmann Stiftung: "Corporate Citizenship planen und messen mit der iooi-Methode", 2010 Links Handels-Initiative Deutschland rundet auf: www.deutschlandrundetauf.org Übersicht Online-Spendenabwicklung: www.entermagazin.de/2011/12/business/der-grose-online-sammelbuchsen-test Spenden und Umsatzsteuer: http://vereinsknowhow.de/kurzinfos/ust-spenden.htm Reporting (SRS): www.social-reporting-standard.de Reporting (GRI): www.globalreporting.org Reporting (LBG): www.lbg-online.net Wirkungsanalyse: www.siaassociation.org PHINEO: "Studie Wirkungstransparenz bei Spendenorganisationen", 2012 PHINEO: "Leitfaden Wirkungsberichterstattung für gemeinnützige Organisationen", 2011 Direkt-Downloads Dieser Ratgeber als PDF Weitere Publikationen auf www.phineo.org

32. pHineo ist ein bÜndnis starker partner stärken. Um dieses Ziel zu erreichen, setzt PHINEO bei allen an, die nicht nur Gutes tun, sondern auch Gutes bewirken wollen. PHINEO empfiehlt auf Basis der mehrstufigen PHINEO-Analyse gemeinnützige Projekte, die besonderes Potenzial haben, die Gesellschaft nachhaltig zu gestalten. Mit Porträts dieser empfehlenswerten Organisationen, Reports zu ausgewählten Themenfeldern, Ratgebern zum Wie des Gebens sowie individueller Beratung bietet PHINEO Orientierung für wirkungsvolles gesellschaftliches Engagement. www.phineo.org Strategische Partner • CSI – Centrum für soziale • Deutscher Spendenrat • Stiftung Charité Förderer • Freshﬁelds Bruckhaus Deringer LLP • Warth & Klein Grant Thornton AG PHINEO ist ein unabhängiges Analyseund Beratungshaus für wirkungsvolles gesellschaftliches Engagement. Ein breites Bündnis aus Wirtschaft und Zivilgesellschaft hat 2010 die gemeinnützige Aktiengesellschaft PHINEO ins Leben gerufen, um den gemeinnützigen Sektor zu Hauptgesellschafter Gesellschafter Ideelle Gesellschafter Investitionen und Innovationen

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