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04 DocPublisher - Überprüfung und Genehmigung

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Lernen Sie, wie man ein Dokument zur Überprüfung und Genehmigung weiterleitet.

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04 DocPublisher - Überprüfung und Genehmigung

  1. 1. How-To: Weiterleitung eines Dokuments zur Überprüfung und Genehmigung 1) Nachdem ein Autor einen Entwurf erstellt hat, ist es erforderlich, diese an die nächste Stufe in dem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess weiterzuleiten. Wenn Sie sich eingeloggt haben, klicken Sie auf „Autoren-Bereich“. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  2. 2. How-To: Weiterleitung eines Dokuments zur Überprüfung und Genehmigung 2) Als nächstes, wählen Sie einen oder mehrere Dokument- Entwürfe und klicken Sie auf „Weiterleiten“. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  3. 3. How-To: Weiterleitung eines Dokuments zur Überprüfung und Genehmigung 3) Im nächsten Fenster wechseln Sie den Status des Dokuments von „Vorlage“ auf ‘bis zur Genehmigung’. 4) Wählen Sie Benutzer, die über das neue Dokument informiert und zur Überprüfung benötigt werden. Optional können Sie auch einen Kommentar eingeben. Klicken Sie auf OK. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  4. 4. How-To: Weiterleitung eines Dokuments zur Überprüfung und Genehmigung 5) Es wird eine Nachricht angezeigt, dass der Dokument- Entwurf weitergeleitet wurde. Die Benutzer, welche Sie zuvor ausgewählt haben, bekommen eine Email mit einem Verweis auf das neue Dokument und möglichen Kommentaren (falls zuvor eingetragen). 6) Sie können sich den Status eines Dokuments immer mit der Ansicht „Entwürfe nach Autor“ oder „Entwürfe nach Status“ anzeigen lassen. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  5. 5. Die Ansicht „Entwürfe nach Status“ zeigt alle Dokumente sortiert nach dem derzeitigen Status im Veröffentlichungs- prozess. Die Ansicht „Entwürfe nach Autor“ zeigt alle Dokumente sortiert nach den Dokumenten- eignern. ACHTUNG: Sie können zu den voreingestellten Stati auch benutzerdefinierte Stati erstellen. Diese benutzerdefinierte Stati lassen den DocPublisher Ihre unternehmensspezifischen Arbeitsschritte und Überprüfungsschemata optimal abbilden. Alle neu erstellten Stati werden zwischen ‘Draft’ und ‘Pending approval’ eingeordnet.
  6. 6. Was haben wir bisher gemacht:  Ein Dokument zur Genehmigung weitergeleitet, indem wir den Status auf ‘Pending approval’ verändert haben.  Entwürfe der Dokumente mithilfe der Ansichten „Entwürfe nach Autor“ und „Entwürfe nach Status“ sortieren und anzeigen lassen. Als Nächstes... • Genehmigung oder Zurückweisung eines Dokuments • Publizieren oder Zurückziehen eines Dokuments • Erstellen einer neuen Version eines Dokuments • Wiederherstellung einer vorherigen Version www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com

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