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Méthodologie pour la réorganisation des
« espaces partagés » sur les serveurs de
l’entreprise
Retour d’expérience
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Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Sommaire
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Présentation synthétique du cas
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Parmi les sujets de préoccupation de nos clients, qui nous in...
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Un établissement public autono...
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Diagnostic
• Etat des lieux de chaque Direction et Service mettan...
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Sur les espaces partagés
Une masse croissante de documents numéri...
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Conséquences
Elles sont bien connues…
Redondance de l’information et proli...
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Bonnes pratiques
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• La phase de diagnostic permet un éta...
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Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés
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Conclusion
Organiser les espaces partagés, est-ce bien nécessaire?
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Organiser ses espaces partagés sur les serveurs

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Sujet crucial pour de nombreuses organisations, la maîtrise de la prolifération des fichiers sur les serveurs bureautiques est un vrai enjeu, pour lequel notre expertise est souvent sollicitée. Afin de faire partager notre expérience nous avons réalisé ce document.

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Organiser ses espaces partagés sur les serveurs

  1. 1. Méthodologie pour la réorganisation des « espaces partagés » sur les serveurs de l’entreprise Retour d’expérience 5 RUE AMBROISE THOMAS 75009 PARIS www.ourouk.fr TÉL : 01 44 82 09 99 ourouk@ourouk.fr SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 € RCS B 387472160 - APE 7022Z AGRÉMENT FORMATION : 11753245175 Trois mille ans avant notre ère, les marchands de la ville d’Ourouk se posaient déjà la question d’identifier des objets au moyen de signes durables et de communiquer ces données. Ils consignèrent ainsi sur des tablettes d’argile le premier système d’écriture. Février 2016
  2. 2. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 2 Sommaire Introduction Présentation synthétique du cas Démarche Constats et conséquences Bonnes pratiques Repères méthodologiques Conclusion
  3. 3. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 3 Introduction Parmi les sujets de préoccupation de nos clients, qui nous interrogent sur les projets de GED, ECM (Enterprise Content Management), Knowledge Management (1), archivage électronique… il est un sujet récurrent, qui pourrait paraître beaucoup plus terre à terre, et presque « démodé », mais qui constitue une très grosse épine dans le pied pour les organisations : le classement, la gestion et la recherche dans les centaines de milliers de documents stockés dans les « espaces partagés » sur les serveurs bureautiques. Pour répondre à ces besoins, Ourouk a développé une méthodologie dont nous présentons ici les grandes lignes, à travers une étude de cas. (1) Cf. notre livre blanc sur le KM - http://fr.slideshare.net/Ourouk/ourouk-livre- blancknowledgemanagementedition2015
  4. 4. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 4 Présentation synthétique du cas Le client : Un établissement public autonome sous la tutelle du Ministère de l’Économie, de l’Industrie et de l’Emploi Organisé en directions spécialisées et en représentations régionales qui accueillent le public et les entreprises Environ 700 collaborateurs La demande : Réalisation d’un diagnostic sur l’utilisation des serveurs partagés de cet établissement Assistance sur l’organisation documentaire de ses espaces partagés
  5. 5. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 5 Démarche Diagnostic • Etat des lieux de chaque Direction et Service mettant en évidence les convergences et les divergences d’organisation documentaire, les dysfonctionnements et les bonnes pratiques à généraliser. • Recommandations d’organisation documentaire cible des serveurs Accompagnement • Accompagner les entités dans la mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire en s’appuyant sur les bonnes pratiques définies pour l’entreprise • Définir la cartographie documentaire de l’entité, le plan de classement et les règles de gestion • Proposer un plan de migration des données Guide méthodologique • Formaliser les orientations retenues à l’issu du diagnostic et éprouvées lors d’un premier accompagnement • Doter l’établissement d’un outil didactique et illustré : les enjeux de la gestion documentaire, les bonnes pratiques et la démarche de mise en œuvre
  6. 6. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 6 Constats Sur les espaces partagés Une masse croissante de documents numériques de tout type, produits ou collectés, bien que la plupart des documents métier soient pris en charge par des applications métier Une organisation documentaire mal maîtrisée Des plans de classement inexistants ou mal conçus/appliqués Un taux de dispersion des documents élevé dans des niveaux d’arborescence trop nombreux Un nommage des dossiers en fonction de critères non valides ou trop personnalisés Une « pollution » des serveurs par des dossiers et des fichiers périmés, d’anciennes versions non validées et devenues sans objet, des documents inutiles au-delà du temps de leur lecture initiale… Une gestion des droits d’accès mal maîtrisée Difficulté à maintenir une gestion fine des droits d’accès sur la durée, ce qui nécessite un suivi (par exemple : lors de mouvement de personnel)
  7. 7. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 7 Constats Sur les pratiques techniques et documentaires Le collaborateur se retrouve face à une multiplicité d’espaces de stockage pour lesquels il est en manque de repères quant à la manière de les utiliser : ordinateur individuel, espaces de stockage partagés, outils métier… Une culture documentaire à construire Pas de vision partagée de la production documentaire et du bon usage des espaces partagés au sein d’un même service et a fortiori au sein de l’entreprise. Tendance à la re-création d’un environnement documentaire individuel Pas de pratique de tri et de nettoyage des dossiers Tendance à la conservation par manque de temps et/ou de règles pour trier Une culture technique à affirmer Des compétences bureautiques et informatiques inégales entre les collaborateurs Un manque de connaissance et de compréhension par les utilisateurs de l’architecture et des procédures techniques (type d’espaces disponibles, espaces sauvegardés ou non, fréquence des sauvegardes, …) de l’entreprise
  8. 8. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 8 Conséquences Elles sont bien connues… Redondance de l’information et prolifération des doublons Cette redondance est favorisée par la facilité d’utilisation de la messagerie qui permet de diffuser en pièces jointes les documents, ce qui contribue à leur prolifération Utilisation d’une mauvaise information Utilisation d’une mauvaise version de document Perte d’information Version la plus à jour d’un document non retrouvée Perte de temps à rechercher la bonne information Un frein à la capitalisation de l’information et au travail collaboratif alors même que la culture collaborative se développe dans un contexte de mobilité des équipes et d’évolution de l’organisation
  9. 9. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 9 Bonnes pratiques Une charte des espaces de stockage Qui indique « quoi classer où » : la charte situe l’espace partagé parmi les différents espaces de stockage disponibles et donne des règles pour chacun Un plan de classement plus efficace Défini pour plusieurs années, reposant sur les activités, les grandes fonctions, d’une profondeur « raisonnable », facilitant le tri et l’épuration régulière, avec des noms de dossiers signifiants et sans ambiguïté Des règles de nommage et de versionning Le nommage vise à identifier le contenu du document sans l’ouvrir Une sensibilisation aux bonnes pratiques de gestion documentaire et à la maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement technique Permet de comprendre l’intérêt de produire et classer correctement les documents Des règles de tri et de nettoyage sur les espaces partagés L’administration de l’espace par un gestionnaire
  10. 10. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 10 Repères méthodologiques Diagnostic • La phase de diagnostic permet un état des lieux qui se fonde sur le recueil de l’existant et une compréhension fine de l’organisation cliente favorisant par la suite des propositions de solution adaptées prenant en compte ses problématiques Mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire • Définition du projet : prise en compte de l’arborescence existante • Elaboration du projet d’évolution : plan de classement, matrice de droits, charte de l’espace • Accompagnement pour la définition du plan de reprise des données • Atelier de sensibilisation pour présenter le projet, faire partager le bien fondé d’une pratique documentaire commune, faire découvrir des bonnes pratiques et rappeler quelques bases bureautiques utiles à la gestion documentaire • Accompagnement méthodologique pour la mise en œuvre du nouvel espace
  11. 11. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 11 Repères méthodologiques Mise en œuvre d’une nouvelle organisation Accompagner au changement Une nouvelle organisation documentaire Implique de prendre en compte l’arborescence existante pour en proposer une nouvelle et de prévoir le plan de reprise des données Ne peut se faire sans la collaboration du support micro Implique un travail de sensibilisation des collaborateurs pour leur faire partager le bien fondé d’une pratique documentaire commune, leur présenter le nouveau plan de classement et ainsi les faire adhérer au projet Assurer un changement pérenne La désignation d’un gestionnaire d’espace référent est nécessaire pour conserver la clarté des espaces dans la durée. Il est chargé de Maintenir la qualité de l’arborescence Favoriser les opérations de tri et d’élimination des dossiers et des documents Suivre les droits d’accès
  12. 12. Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés 12 Conclusion Organiser les espaces partagés, est-ce bien nécessaire? Non, si les documents utiles à l’activité sont déjà sécurisés dans des applications ou des référentiels métier Oui, pour faire évoluer les pratiques documentaires voire techniques des collaborateurs et les amener à prendre conscience des enjeux d’une gestion documentaire maîtrisée Oui, pour aller dans le sens d’un travail plus collaboratif Oui, pour repérer et rassembler des collections documentaires cohérentes et ainsi faire émerger des corpus documentaires référentiels Oui, car la réorganisation des espaces partagés (de nouveaux plans de classement et une maîtrise des droits d'accès) et le partage de bonnes pratiques documentaires (règles de nommage, production de métadonnées, règles de tri et de nettoyage) constituent un préalable à une migration future vers un outil de GED ou à la mise en place d’un moteur de recherche transverse

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