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La dématérialisation des processus métiers

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En prenant comme étude de cas, le secteur de la construction immobilière, ce document déroule les étapes méthodologiques d'un projet de dématérialisation des processus métiers.

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La dématérialisation des processus métiers

  1. 1. Ourouk au service de la gestion de l’information pour transformer les processus métier L’exemple de la construction immobilière Février 2016 5 RUE AMBROISE THOMAS 75009 PARIS www.ourouk.fr TÉL : 01 44 82 09 99 ourouk@ourouk.fr SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 € RCS B 387472160 - APE 7022Z AGRÉMENT FORMATION : 11753245175
  2. 2. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016 2 Pourquoi ? La gestion documentaire est présente au sein de grand nombre de processus métier. Son optimisation est une source de gains de productivité, de diminution du risque d’erreur de gestion et de valorisation de contenus techniques et commerciaux . Prendre en compte et maîtriser ces aspects permet de :  Capitaliser les savoir-faire  Gagner en efficacité  Respecter les obligations réglementaires, qualité et métier de plus en plus nombreuses (ISO 9001, marchés publics…) Cette approche opérationnelle peut devenir le levier d’amélioration des processus métier  Harmoniser les pratiques : par exemple capitalisation autour d’un dossier unique de projet  Eviter la dispersion des documents : versions, drafts…  Améliorer les relations avec les partenaires et sous-traitants (entreprise étendue)  Faciliter la transmission de l’information de référence entre les différentes équipes et au cours des différentes étapes d’un projet
  3. 3. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016 3 Comment ? Transformer les pratiques documentaires au sein d’une organisation suppose l’adhésion de collaborateurs parfois très autonomes :  Il faut définir avec eux les pratiques cibles car ils sont soucieux de maîtriser leurs outils de travail ( chefs de projet, ingénieurs, techniciens, commerciaux, assistantes…)  Les inscrire dans des processus transverses ne doit pas faire perdre l’ergonomie de la bureautique.  Il est indispensable de communiquer sur les risques associés à la prolifération documentaire et aux pertes de savoir faire associés. Les multiples scénarios d’organisation (partenariats, sous-traitance) sont compatibles avec ces projets. La gestion documentaire doit s’inscrire dans le système d’information de l’entreprise, intégré avec les bases de données existantes. Un déploiement progressif est possible et compatible avec une vision cible cohérente : c’est l’apport d’une gestion en mode programme d’accompagner ce déploiement progressif.
  4. 4. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016 4 Une gestion en mode programme apporte dynamisme, cohérence et modularité. Le mode programme  favorise une approche plus industrielle de la gestion des grands dossiers sans enfermer les métiers dans des carcans.  distingue des plateformes techniques (convergence) et des templates d’usage (ajustement aux besoins).  apporte de la gouvernance transverse de l’information qui se décline en règles facilitant les usages quotidiens. Le mode programme induit la création d’une équipe pluridisciplinaire qui anime au quotidien la construction de la transversalité. Un déploiement par vagues respecte les priorités et les capacités d’investissement. Les premières réalisations induisent une dynamique vertueuse pour entrainer l’ensemble des métiers. OUROUK se propose de vous assister dans cette démarche :  Nous connaissons les problématiques de la gestion documentaire dans les secteurs les plus variés (construction, immobilier, pharmacie, centrale d’achat, construction navale, établissement scientifique et technique,...) sur les processus métier et les processus support  Nous avons l’expérience du pilotage de programme de gestion de contenus.  Notre culture participative et l’implication de nos consultants seniors vous garantissent la prise en compte de la culture de votre organisation et des spécificités de votre secteur.
  5. 5. Ourouk – Construction - Immobilier 5 Une gestion en mode programme apporte transversalité des processus et convergence des solutions Le mode programme coordonne les acteurs et utilise plusieurs leviers pour favoriser la convergence Vision cible  Des processus transverses mais sur un périmètre maîtrisable  Des étapes intermédiaires à moyen terme  De l’impact organisationnel Management du programme  Pilotage haut niveau d’un programme pluriannuel  Pilotage local des projets  Equipe programme multi-disciplinaire (métiers & supports)  Charte de la gouvernance de l’information  Mutualisation des moyens communs Convergence des solutions  Mettre en situation les acteurs via des POC pour faciliter l’adhésion  Valoriser les initiatives locales comme pilotes  Mutualiser les fonctions indépendantes du métier (GED, CMS, signature électronique, archivage, etc.) Une palette de leviers pour transformer les pratiques Management de l’information  Référentiels  Modèles d’usage  Management de la gestion des droits  Règles de gouvernance Nouveaux rôles  Document controller  Knowledge manager  Records Manager/archiviste électronique  Architecte ECM Technologies de l’information  Convergence GED et CMS  Convergence GED et plateforme d’archivage  Portail métier/portail Programmes  Moteur de recherche transverse
  6. 6. Ourouk – Construction - Immobilier 6 L’adhésion des utilisateurs Classer des documents ou des mails par un simple geste (drag & drop) Rechercher intuitivement Des templates par usage prêts à l’emploi Co rédaction synchrone et gestion de versions fluides Accéder à des contenus via un portail unique… La maîtrise de l’information Le diable est dans les détails Des plans de classement intuitifs Des règles de nommage des contenus La gestion sécurisée des versions de référence La gestion mutualisée des groupes de droit … La réussite des projets passe par un ensemble de fonctionnalités et de règles de gouvernance qui garantissent l’adhésion des utilisateurs et la maîtrise de l’information.
  7. 7. Ourouk – Construction - Immobilier 7 Une illustration : la gestion documentaire au service de la promotion immobilière
  8. 8. Ourouk – Construction - Immobilier 8 Plusieurs domaines, métiers et support, de transformation. Objectifs Gérer l’ensemble de la documentation préparatoire d’un projet (études, analyses, devis…) Respecter les contraintes réglementaires Sécurisation des documents Capitalisation de l’information Objectifs Gestion du dossier de construction (documents, plans, maquettes) Respect des contraintes réglementaires (HSE,…) Identification des documents constitutifs du DOE Sécurisation des documents Objectifs Gestion des dossiers de consultation - appels d’offres – négociation (Construction – Travaux publics) Gestion de la promotion – Relation acquéreurs (Habitat – Immobilier d’entreprise) Sécurisation des documents Etudes Construction Commercial Objectifs Respect des procédures Référentiel normatif et réglementaire Du pull au push Qualité des référentiels Leviers Processus validation / signature numérique Intégration AQ et processus métier Objectifs Partage de la connaissance des programmes immobiliers Partage de l’information et des savoir-faire technologiques Constitution du patrimoine informationnel de l’entreprise Leviers Communautés de pratiques Portail collaboratif transverse des « Programmes » Objectifs Respect des obligations légales & réglementaires Sécurisation des documents à valeur probatoire Allègement de l’exploitation Leviers Politique d’archivage Plateforme hybride(numérique/papier) transverse Compétence archivistique Assurance Qualité Capitalisation Archivage Métiers Support SAV Gestion de l’information Objectifs Maitrise du document de référence Gestion de référentiels Contrôle de complétude des dossiers Garantie du respect des obligations réglementaires Harmonisation des pratiques pour favoriser le partage et l’accès à l’information Maîtrise des droits d’accès Leviers Politique de gouvernance de l’information (sécurité , confidentialité, conformité et pérennité) Bonnes pratiques documentaires Templates Implication des usagers et rôle des assistantes Objectifs Capture Système d’archivage Respecter les obligations légales et réglementaires Sécurisation des documents Leviers • Outil de gestion et de partage de la documentation intégré dans le SI • Template de documents • Bonnes pratiques documentaires • Référentiel normatif et partage de savoir-faire
  9. 9. Ourouk – Construction - Immobilier 9 Un dossier de construction Contexte  Au sein d’un grand groupe français leader mondial du BTP  Forte présence à l’international  Plus de 80% de son chiffre d’affaires dans le BTP (bâtiments publics et privés, infrastructures de transport…)  Plusieurs services intervenant tout au long du cycle de vie du Dossier de construction Problématiques  Respecter les exigences légales & réglementaires  Assurer un suivi des dossiers au quotidien  Développer la transversalité et améliorer la transmission de l’information entre les différentes phases du projet  Favoriser le partage entre collaborateurs (siège, régions, étranger mais aussi avec les chantiers)  Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du programme Démarche et réalisations  Définition du cycle de vie du Dossier de construction  Partage d’une vision cible entre les acteurs des différentes phases  Modélisation du process de contribution des métiers à l’alimentation du dossier tout au long de son cycle de vie y compris dans les étapes de transmission d’information entre les différentes phases du projet.  La cible : conception d’un système d’information mettant à disposition l’environnement nécessaire à la gestion du dossier depuis la phase projet jusqu’à son archivage (GED, archivage..).  Mise en place de bonnes pratiques documentaires et d’archivage (politique d’archivage, plan de classement, modèle de description des données)  L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe pluridisciplinaire, a :  Favorisé les échanges et le travail collaboratif  Transformé les idées en réalisations  Mobilisé largement les acteurs Métiers, la Qualité et la DSI. Un exemple de réalisation Phase commerciale Phase Travaux Phase SAV Cycle de vie du Dossier de construction
  10. 10. Ourouk – Construction - Immobilier 10 Un dossier de promotion immobilière Contexte  Au sein d’un grand groupe bancaire international, dont le secteur immobilier du groupe est le fruit de fusions et de rachats  20 programmes immobiliers courants par an (Ile-de-France)  Plusieurs services/métiers intervenant sur les dossiers de construction  Déménagement planifié à échéance du semestre Problématiques  Respecter les exigences réglementaires  Assurer un suivi des dossiers au quotidien  Harmoniser les règles de gestion (classement, nommage…)  Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du programme  Dématérialiser les dossiers papier des programmes en cours  Préparer le versement de la GED vers l’archivage électronique  Tenir les délais en vue du déménagement Démarche et réalisations  Un pilote sur les programmes vivants et ceux en phase de prospection  Pilotage du chantier Dématérialisation des dossiers papier  La cible : une GED transverse qui intègre la gestion de données de référence et les référentiels documentaires  Mise en place de bonnes pratiques documentaires  Accompagnement du changement au quotidien  Des gains de productivité et une sécurisation des dossiers  Passage à la GED sans rupture d’activité  L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe pluridisciplinaire, a :  Favorisé les échanges et le travail collaboratif de l’ensemble des métiers  Mobilisé largement le métier, la Qualité et la DSI.  Maîtrisé les délais pour un déménagement serein Un exemple de réalisation Phase Etudes Phase Travaux Phase Promotion Archives Physiques/numériques

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