Entorno de Microsoft Excel 2007 y 2010

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Introducción al entorno de trabajo en Microsoft Excel (2007 y 2010). Descripción de las fichas y Conceptos básicos de la hoja de cálculo.

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Entorno de Microsoft Excel 2007 y 2010

  1. 1. Universidad Politécnica de Chiapas Ing. Biomédica Herramientas Ofimáticas Ing. Othoniel Hernández Ovando 18 de Octubre de 2012, Suchiapa, Chiapas
  2. 2. Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo quepermite realizar operaciones con números organizados enuna cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumashasta cálculos con fórmulas complejas. Crea: Funciones:• Informes • Financieras• Reportes • Lógicas• Inventarios • Texto• Listas • Fecha y hora• Gráficos • Búsqueda y referencia• Tablas • Matemáticas y• Calendarios trigonométricas• Facturas • Estadística• Formularios • Ingeniería• Base de datos • Información• Libros de contabilidad • Comprobación
  3. 3. 1. Botón Office1 2 3 2. Barra de herramientas 4 de acceso rápido 3. Barra de titulo 9 4. Cinta de opciones 5. Barra de desplazamiento 6. Zoom 7. Vistas de documento 5 8. Barra de estado 9. Barra de fórmulas 8 7 6
  4. 4. 1. Barra de herramientas 1 2 de acceso rápido 3 2. Barra de titulo 3. Cinta de opciones 4. Barra de desplazamiento 8 5. Zoom 6. Vistas de documento 7. Barra de estado 4 8. Barra de fórmulas7 6 5
  5. 5. 1. Botón Office (2007): Abre el menú de acceso a los comandosbásicos de la aplicación (crear nueva hoja de calculo, abrir, guardar,salir, imprimir…) y también a otras funciones como enviar, publicar oincluso personalizar la aplicación de Excel. No disponible en 2010. Sustituido por la ficha Archivo2. Barra de herramientas de acceso rápido: Se ubican lasherramientas de uso más frecuente (Guardar, Deshacer, Rehacer). Sepueden añadir nuevas herramientas a la barra.3. Barra de títulos: En el centro aparece el nombre del documentoactivo, seguido del nombre de la aplicación (Microsoft Excel). A laderecha se encuentra Minimizar, Restaurar (o Maximizar) y el botónCerrar.
  6. 6. 4. Cinta de opciones: Contiene la mayoría de los comandos de laaplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de lasversiones precedentes de Excel.Estos comandos se agrupan por tareas y cada una de ellas dispone de sucorrespondiente Ficha. Cada ficha presenta grupos de comandos en laque se encuentran los botones de comandos que permiten realizar lamayoría de las operaciones.Algunos grupos presentan un iniciador de cuadros de diálogos, quepermite desplegar un cuadro de dialogo o un panel de tareas paraacceder a opciones complementarias.Al seleccionar un objeto, como una imagen, un dibujo o una tabla,aparecen fichas adicionales, llamadas fichas contextuales. Estasaparecen a la derecha de las fichas normales y contienen los comandosapropiados para el objeto seleccionado.Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando segúnel momento en que se encuentre cuando trabaje con Excel. Estádiseñada para mostrar solamente aquellas opciones que leserán útiles en cada pantalla.
  7. 7. 5. Barra de desplazamiento: Permite la visualización del contenidoque aparece en la pantalla. Indican además, la posición del cursor enel documento. En función del tamaño de la ventana y/o documentohay:• Barra de desplazamiento vertical• Barra de desplazamiento horizontal6. Zoom: El cursor Zoom y los botones Alejar(-) y Acercar(+) permitenmodificar el zoom de la ventana, para apreciar en mayor detalle o veruna vista general del resultado.• Puede pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.• O bien puede deslizar el marcador hacia los botones – o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
  8. 8. 7. Vistas de documento: Los tres botones corresponden a las posiblesvisualizaciones del documento:• Normal• Diseño de página• Vista previa de salto de página8. Barra de estado: Se utiliza para mostrar información sobre el estadode las actividades que se realizan en Excel, Muestra también el iconopara grabar macros. Puede activarse más opciones con clic derecho.9. Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa, es decir,la casilla donde estamos situados. Cuando se modifica el contenidode la celda, dicha barra variará ligeramente.
  9. 9. Barra de titulo Botones de ventana WindowsBarra deacceso rápido AyudaFichas Cinta de opcionesCuadro denombres Barra de fórmulasCelda activa Encabezado de columnas de hojaEncabezado de Barra defilas de hoja desplazamientoHoja de cálculo Flecha de desplazamientoBarra de etiquetasBarra de estado Nivel de Zoom Botón insertar hoja de cálculo Botones de Vistas Zoom Slider
  10. 10. Insertar celdas, filas, Ajuste de texto columnas y hojas Alinear texto a la derecha, Eliminar celdas, filas, centrado e izquierda Combinar y Centrar columnas y hojasOpciones de pegar, Alinear texto a la parte Opciones de Varias opciones de copiar, cortar y superior, centro e inferior formato de formato de celda Varias opciones copiar formato número para filtrado y clasificación de Tipo de letra Tamaño de letra datos Aumentar o disminuir Herramientas de Color de Estilo de formato Opciones de tamaño de letra en Bordes Relleno condicional, tabla y funciones básicas, escala automática celda relleno de celdas y Color de Fuente Orientación de borrado de formato Texto Poner texto en negritas, cursiva y subrayado Aumentar o Disminuir Sangría
  11. 11. Permite insertar imágenes grabadas en la computadora o medio de almacenamiento Insertar cajas de externo textoCrea una tabla Insertardinámica encabezado y Inserta una pie de página Varias opciones para crear segmentación de datos Crea una para filtrar datos de tabla diversos tipos de gráficos manera interactiva Insertar Insertar Agregar imágenes, Hipervínculos ecuaciones Permite insertar 3 videos, sonidos tipos de gráficos en y símbolos y fotos de Office una sola celda Insertar autoformas, artes gráficas y capturas de pantalla
  12. 12. Este grupo de Activar y desactivar lascomandos permite Configura el área de líneas de cuadriculas cambiar todo el impresión de la hoja para visualización y/o diseño de la hoja impresión de cálculo: texto, Insertar saltos color, fuentes, Cambiar la forma en de página Activar y desactivar efectos que va dirigido el encabezados para papel Imprimir títulos visualización y/o repetidos en impresión cada hoja Permite cambiar Insertar fondos Organizar la medida de los de página objetos márgenes de la Permite ajustar el hoja de cálculo área de impresión Tamaño de la hoja de cálculo
  13. 13. Opciones de Rastrea celdas precedentes Rastrea celdas dependientes funciones más usados que están ligadas a por medio que están ligadas a por medio en Excel de funciones o fórmulas de funciones o fórmulas Remueve las flechas usadas para mostrar la relación entre celdas ligadas por funciones o fórmulas Otras funciones Insertarfunciones, todas lasdisponibles Biblioteca de funciones
  14. 14. Ofrece opciones avanzadas declasificación de datos tales como: valores, color de celda, color de fuente, etc. Opciones para obtener datos externos de Diversas otras funciones varias fuentes Actualizar todos los datos obtenidos de fuentes externas Organizar datos de forma ascendente y descendente Inserta o excluye filtros
  15. 15. Opciones corrección de ortografía, referencia, sinónimos Comentarios Ofrece varias opciones para gerenciamiento de Diversas opciones para proteger hoja, comentarios, tales como: nuevo comentario, mostrar libro; además de opciones avanzadas comentario anterior o posterior, eliminar comentarios, para compartir libro con otros usuarios ocultar o mostrar comentarios a través de redesActualizar todos losdatos obtenidos de fuentes externas
  16. 16. Exhibe una Abre una nueva ventana de la hoja en vista actual del documento actual modo normal Organiza las ventanas de los programas abiertos: mosaico, horizontal, vertical, cascada Exhibe una Opciones para grabar o hoja en mostrar macros modo normal Muestra la hoja de cálculo en pantalla completa Ofrece varias opciones para aplicar Zoom a una selección Permite agregar vistas Ofrece opciones parapersonalizadas a través del inmovilizar filas, columnas o modo de impresión ambas Mostrar u ocultar: Regla, Visualización de salto de Líneas de cuadricula, Barra página de fórmulas, Títulos
  17. 17. Libro de Trabajo:Es el archivo que se crea con Excel, es decir, todo lo que hacemos eneste programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los librosde trabajo de Excel tienen la extensión .xls (2007) o .xlsx (2010).Cuando se abre Excel automáticamente se crea un nuevo libro detrabajo con el nombre provisional de Libro1, cada vez que se empiezaun nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variandodependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión (al abrir).Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principioconstará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y255.Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, yaque por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto otrabajo podrían agruparse en un solo libro.
  18. 18. Hoja de Cálculo:Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnasy1.048.576 filas.Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selecciónhorizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.La intersección de una fila con una columna se llama celda y senombra con el nombre de la columna a la que pertenece y acontinuación el número de su fila (C15).Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado paratrabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y seidentifica porque aparece más remarcada que las demás.
  19. 19. Hoja de Cálculo:De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celdaactiva y columna activa, columna de la celda activa.Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango,que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel tratacomo una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, yaque todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

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