PMP, Project Management Professional

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El Project Management Institute es una de las entidades con mayor relevancia en el ámbito de la gestión de proyectos. PMP y CAPM son sus certificaciones insignia aunque la guía PMBoK en que se basan sea árida y difícil de estudiar. En esta presentación clarifico esta guía para todo aquél que esté planteándose certificarse.

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PMP, Project Management Professional

  1. 1. PMPÓliver Centeno Álvarez 2012
  2. 2. Presentación Óliver Centeno  Diplomado en Estadística  Ingeniero en Informática  MBA Executive  MSF v3  CAE  PMI Member ID: 1.681.826  Madrid Spain Chapter  7 años en proyectos de software y BINoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 2
  3. 3. Presentación ¿Cómo te llamas?¿Qué experiencia tienes? ¿Por qué estás aquí?
  4. 4. Contenidos1. ¿Qué es PMP?2. Conceptos Clave3. Áreas y Procesos de PM4. Project Inception5. Project Planning6. Project Execution7. Project Monitoring & Control8. Project Closing9. Project EthicsNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 4
  5. 5. Planificación Área Dedicación Peso Horas JornadasInception 11% 13% 2 4-5 IIPlanning 23% 24% 4 15-18 III-VIExecution 27% 30% 1 4-5 VIIPMC 21% 25% 1 4-5 VIIIClosing 9% 8% 2 3-4 IXEthics 9% 0% 1 1-2 IXNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 5
  6. 6. Contenidos1. ¿Qué es PMP?2. Conceptos Clave3. Áreas y Procesos de PM4. Project Inception5. Project Planning6. Project Execution7. Project Monitoring & Control8. Project Closing9. Project EthicsNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 6
  7. 7. 1. ¿Qué es PMP? Project Management Professional Project Management Institute http://www.pmi.org Certificación muy reconocida Directores de Proyecto Membership  PMI: ~140€/año  Chapter: ~40€/añoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 7
  8. 8. 1. ¿Qué es PMP? Requisitos y modalidades PMP CAPM Titulación Grado/Bachiller Bachiller Experiencia 3/5 años 1500 horas Experiencia PM 4500/7500 horas 1500 horas ó Formación PM 35 horas 23 horas Duración 5 años 5 años Renovable PDUs No renovableNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 8
  9. 9. 1. ¿Qué es PMP? Proceso de registro  https://certification.pmi.org/  Indicar mi experiencia y educación en PM  Aceptar el código ético del PMI  Solicitar una fecha de examen  ~450€/examen  3 oportunidades, 1 año  106/175/200 (61%)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 9
  10. 10. 1. ¿Qué es PMP? Herramientas de apoyo  PMBOK®  PMP Handbook  http://www.transcender.com/  http://osborne.onlineexpert.com/ole_v6/login.php  PDUs  Seminarios, cursos, eventos,…  Obtener 60 PDUs cada 3 añosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 10
  11. 11. 1. ¿Qué es PMBOK®? Project Management Body of Knowledge Guía de fundamentos para PM Reconocido como buenas prácticas No está completa No abarca todos los conocimientos AburridoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 11
  12. 12. Contenidos1. ¿Qué es PMP?2. Conceptos Clave3. Áreas y Procesos de PM4. Project Inception5. Project Planning6. Project Execution7. Project Monitoring & Control8. Project Closing9. Project EthicsNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 12
  13. 13. 2. Conceptos Clave Proyecto  Trabajo con fecha de inicio y entrega  Que involucra recursos  Que tiene un presupuesto  Que es temporal  Que crea algo único (entregable)  Que son únicos en sí mismosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 13
  14. 14. 2. Conceptos Clave Proyecto  Distinto de las operaciones de la Organización  No es el trabajo diario  No es marketing  No es manufacturaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 14
  15. 15. 2. Conceptos Clave Proyecto  Se crea para aprovechar oportunidades  Para resolver problemas  Para cubrir necesidades de los clientes  Por cambios tecnológicos  A causa de leyesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 15
  16. 16. 2. Conceptos Clave Subproyecto  Parte de un Proyecto  Que se puede tratar como mini-proyectos  Y externalizarla (outsourcing)  Deben seguir las mismas guías de calidad  Deben satisfacer las mismas expectativasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 16
  17. 17. 2. Conceptos Clave Dirección de Proyectos  Supervisión y control del trabajo  Planificación y monitorización de las tareas  9 áreas de conocimiento PMBOK®  Triple ConstraintsNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 17
  18. 18. 2. Conceptos Clave Dirección de Proyectos  El Triángulo de Hierro Coste  Coste  Tiempo  Alcance (Scope)  Calidad Calidad Alcance TiempoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 18
  19. 19. 2. Conceptos Clave Dirección de Proyectos  Está influenciada por Factores Ambientales  Enterprise Environmental Factors  Entorno físico  Entorno cultural y social  Entorno político e internacionalNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 19
  20. 20. 2. Conceptos Clave Dirección de Proyectos  Influencia social  Personas frustradas, que viven en los alrededores, obligadas a cambiar sus hábitos, preocupadas por otras prioridades,…  Influencia Medioambiental  ¿Cómo afecta el Proyecto a la vida salvaje?  Influencia Económica  Un Proyecto debe dar beneficios  Estándares y regulaciones a cumplirNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 20
  21. 21. 2. Conceptos Clave Dirección de Proyectos  Requiere de habilidades de gestión  Orientación a los resultados  Gestión contable  Gestión de aprovisionamiento  Gestión de RRHH*  Salud e higiene en el trabajo  Trabajo con sistemas informáticos  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 21
  22. 22. 2. Conceptos Clave Dirección de Proyectos  Requiere de habilidades interpersonales  Resolución de problemas  Motivación  Comunicación (mayor parte del tiempo)  Liderazgo  Negociación  Resolución de conflictos  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 22
  23. 23. 2. Conceptos Clave Dirección de Proyectos  Requiere de habilidades interpersonales  Análisis de la causa origen  Motivar e inspirar para alcanzar los resultados  Escucha activa  Es obligatorio relacionarse con el Equipo  Para ayudarles a alcanzar sus metas  Llegar a un acuerdo favorable para ambas partes  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 23
  24. 24. 2. Conceptos Clave Dirección de Programa  Gestión de múltiples Proyectos  Cada uno con un Director de Proyecto  Que reporta al Director de Programa  En ocasiones no tiene finalNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 24
  25. 25. 2. Conceptos Clave Dirección de ProgramaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 25
  26. 26. 2. Conceptos Clave Portafolio  Project Portfolio  Colección de inversiones  Sobre Proyectos y sobre programas  Equipo de revisión del portafolio  Comité de selección de Proyectos  Analizar ROI, Riesgos y otrosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 26
  27. 27. 2. Conceptos Clave PMO  Project/Program Management Office  Coordina aspectos, nomenclatura y metodología  De procesos, software, plantillas, BBDD, procedimientos, planes, operaciones,…  Da soporte a los Directores de Proyecto  Estandariza  MentorizaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 27
  28. 28. 2. Conceptos Clave Estructuras Organizativas  La estructura de la Organización influye  Cuanto mayor es el Proyecto más influyentes  ¿Por qué es importante?  ¿Qué propósito tiene? Ejecutivos  ¿Cómo lo ponemos en marcha? Funcionales OperacionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 28
  29. 29. 2. Conceptos Clave Estructuras Organizativas  Funcional  Matricial  Basada en Proyectos  Mixta  Cada una reparte la autoridad entre en Director de Proyecto y el Director FuncionalNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 29
  30. 30. 2. Conceptos Clave Estructuras Organizativas  Funcional  División clara entre unidades de negocio  Responsabilidades asociadas claras  Poco poder y autonomía  Informa al Director de Departamento  Dedicación parcial  Team LeaderNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 30
  31. 31. 2. Conceptos Clave Estructuras Organizativas  Matricial  Equipo proveniente de múltiples departamentos  Múltiples jefes  Débil, Balanceada o Fuerte  Autoridad razonable  Dedicación total  Project ManagerNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 31
  32. 32. 2. Conceptos Clave Estructuras Organizativas  Projectized  Total control sobre el Proyecto  Alto nivel de autonomía y responsabilidad  Equipo administrativo dedicado al Proyecto  Posibilidad de un PMONoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 32
  33. 33. 2. Conceptos Clave Estructuras Organizativas  Mixta o Compuesta  En la realidad se aplica mezcla de las anteriores  Enfoque funcional de base  Proyectos especiales con enfoque projectizedNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 33
  34. 34. 2. Conceptos Clave Estructuras Organizativas Matricial Funcional Projectized Débil Media FuerteAutoridad poca limitada moderada alta totalRecursos poca limitada moderada alta totalPresupuesto Gerente Gerente mixto PM PMDedicación parcial parcial total total totalPersonal parcial parcial parcial total totalAdministrativoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 34
  35. 35. 2. Conceptos Clave Cultura Organizativa  Organizational Culture  Políticas y procedimientos de gestión  Valores, creencias y expectativas  Concepto de autoridad, labor y trabajador  Ética  Horas de trabajo y productividad esperadasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 35
  36. 36. 2. Conceptos Clave Stakeholders  Personas involucradas en el Proyecto  O afectadas por el mismo  Puedes estar a favor o en contra del Proyecto  Identificarlos y alinear sus intereses  Buscando escenarios win-win  Método Delphi  Puede haber Stakeholders ocultosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 36
  37. 37. 2. Conceptos Clave Stakeholders  Directores (de Proyecto, de producto, de operaciones, de portafolio,…)  Clientes y usuarios  Equipo  Sponsors  Partners  PMO  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 37
  38. 38. 2. Conceptos Clave Stakeholders  El Dilema del Prisionero  John Forbes Nash  ¿Qué es mejor?Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 38
  39. 39. 2. Conceptos Clave Fases de un Proyecto  Las fases son únicas para cada Proyecto  Se relacionan con grupos de procesos  Involucran un tipo de trabajo específico  Planificación  Permisos  Encofrado  …  Generan un entregableNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 39
  40. 40. 2. Conceptos Clave Fases de un Proyecto  Al final de una fase  Generar una evidencia del trabajo realizado  Medir el rendimiento (performance)  Verificar el criterio de aceptación/aborto  Stage Gate  Kill PointNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 40
  41. 41. 2. Conceptos Clave Ciclo de Vida  Conjunto de fases en que se divide un Proyecto  Para hacerlo más manejable  Las fases se pueden solapar  Fast Tracking  Un ciclo de vida puede tener hitos (milestone)  Que muestran el progreso del Proyecto  Habitualmente asociados al final de una fase  Y al éxito o no del phase gateNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 41
  42. 42. 2. Conceptos Clave Ciclo de Vida AVANCE COSTE TIEMPONoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 42
  43. 43. 2. Conceptos Clave Ciclo de Vida AVANCE COSTE TIEMPONoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 43
  44. 44. 2. Conceptos Clave Ciclo de Vida  Generalmente las fases son secuenciales  O superpuestas  O iterativas  Coste menor al principio  Los Proyectos fallan más al principio  El riesgo disminuye al avanzar el Proyecto  Los cambios son más fáciles al principioNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 44
  45. 45. 2. Conceptos Clave Proceso  Conjunto de actividades a realizar  Con un propósito concreto  En un orden concreto  42 proceso en PMBOK® 4  Agrupados en 5 áreas de proceso  No es necesario/obligatorio aplicarlos todosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 46
  46. 46. Contenidos1. ¿Qué es PMP?2. Conceptos Clave3. Áreas y Procesos de PM4. Project Inception5. Project Planning6. Project Execution7. Project Monitoring & Control8. Project Closing9. Project EthicsNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 63
  47. 47. 3. Áreas y Procesos de PM 9 áreas de conocimiento  Triángulo de Hierro  Time, Scope, Cost, Quality  Recursos Humanos Triple  Comunicaciones Constraint  Riesgos  Aprovisionamiento  Integración !Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 64
  48. 48. Área 4. Gestión de la Integración ¿Qué es integración?  Asegurar que todas las partes del Proyecto trabajan en conjunto  Engranajes del Proyecto  Que aseguran que el Proyecto avanza  También hay que controlar los cambios…Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 65
  49. 49. Área 4. Gestión de la Integración Este área se centra en  Creación del Acta de Constitución del Proyecto  Project Charter  Relacionado con el Alcance y el SOW  Creación del Plan de Proyecto  Monitorizar y controlar el trabajo  Responder a los cambiosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 66
  50. 50. Área 5. Gestión del Alcance Este área se ocupa de  Planificar, crear, proyectar y cumplir  El Alcance del Proyecto  Mantener el enfoque y la Organización  Para realizar el trabajo necesario y sólo ese  Crear el WBS  Work Breakdown Structure  Estructura de descomposición del trabajoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 67
  51. 51. Área 6. Gestión del Tiempo Este área se centra en  La duración de las actividades  Su secuenciación y temporización  Cronograma  Y la duración estimada del Proyecto  ScheduleNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 68
  52. 52. Área 7. Gestión del Coste Este área se ocupa de  Planificar, estimar, presupuestar y controlar  Los costes del Proyecto  A corto y a largo plazo  La relación coste/beneficio  La negociación con el cliente  Cobrar por lo que vale el Proyecto  Más un beneficio razonableNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 69
  53. 53. Área 8. Gestión de Calidad Este área se centra en  Planificación, aseguramiento y control  De la calidad de Proyecto y Producto (PPQA)  Normas ISO 9000 e ISO 10000  Expectativas, resultados, precio, valor emocional  Calidad de Procesos Ex Res  Moral del Equipo Q = ---------- P + V.E.  Calidad de EntregablesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 70
  54. 54. Área 9. Gestión de RRHH Este área se ocupa de  Planificación, adquisición, promoción y desarrollo  Del Equipo de Proyecto  Liderarlos y dirigirlos para alcanzar los objetivos  Delegar, influir, negociar, resolver problemas  NO REALIZAR LAS TAREAS DEL Proyecto  Mantener alta la moral del Equipo  Interactuar con el Departamento de RRHHNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 71
  55. 55. Área 10. Gestión de Comunicaciones Este área se centra en  Cómo comunicar (noticias, ideas, conocimiento)  Quién necesita Qué información y Cuándo  90% del trabajo de un PM  Reuniones  Llamadas telefónicas  E-mails  Informes  Presentaciones  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 72
  56. 56. Área 11. Gestión de Riesgos ¿Qué es un riesgo?  Todo aquello que afecta al éxito del Proyecto  Positiva o negativamente  Amenazas y Oportunidades  Fracaso del Proyecto  Aumento de la duración  Ahorro de costes (optimización)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 73
  57. 57. Área 11. Gestión de Riesgos Este área se ocupa de  Planificar, analizar, monitorizar y controlar  Posibles riesgos  Análisis cualitativo y cuantitativo de los mismos  Mitigar, anticipar y paliar su ocurrencia  Tomar decisiones  Gestionar la tolerancia al riesgo de StakeholdersNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 74
  58. 58. Área 12. Gestión de Adquisiciones Este área se centra en  Los servicios y productos de terceros  Material  Equipamiento  Formación  Seleccionar proveedores  Negociar, administrar y cerrar contratosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 75
  59. 59. 3. Áreas y Procesos de PM 5 grupos de procesos  Inception  Planning  Executing  PMC  ClosingNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 76
  60. 60. 3. Áreas y Procesos de PM Ciclo de Vida de la Gestión de ProyectosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 77
  61. 61. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Iniciación 1. Crear el Acta de Constitución del Proyecto  Gestión de la Integración 2. Identificar los Stakeholders  Gestión de ComunicacionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 78
  62. 62. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Planificación 1. Crear el Plan de Proyecto  Gestión de la Integración 2. Recopilar los Requisitos del Proyecto 3. Crear el Documento de Alcance 4. Crear el WBS  Gestión del Alcance 5. Crear el Plan de Calidad  Gestión de la CalidadNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 79
  63. 63. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Planificación 6. Definir las actividades del Proyecto 7. Secuenciarlas 8. Estimar su duración 9. Estimar los recursos necesarios 10. Desarrollar el cronograma (schedule)  Gestión del Tiempo 11. Crear el Plan de Recursos Humanos  Gestión de RRHHNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 80
  64. 64. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Planificación 12. Estimar los costes del Proyecto 13. Determinar el presupuesto  Gestión de Costes 14. Crear el Plan de Adquisiciones  Gestión de Adquisiciones 15. Crear el Plan de Comunicación  Gestión de ComunicacionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 81
  65. 65. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Planificación 16. Crear el Plan de Gestión de Riesgos 17. Identificar los Riesgos del Proyecto 18. Análisis Cualitativo de los mismos 19. Análisis Cuantitativo de los mismos 20. Planificar la respuesta a los riesgos  Gestión de RiesgosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 82
  66. 66. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Ejecución 1. Ejecutar el Plan de Proyecto  Gestión de la Integración 2. Realizar en Aseguramiento de la Calidad (QA)  Gestión de la Calidad 3. Gestionar las expectativas de Stakeholders 4. Distribuir la información  Gestión de ComunicacionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 83
  67. 67. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Ejecución 5. Obtener el Equipo de Proyecto 6. Desarrollar el Equipo de Proyecto 7. Gestionar el Equipo de Proyecto  Gestión de RRHH 8. Efectuar las Adquisiciones  Gestión de AdquisicionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 84
  68. 68. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de PMC 1. Monitorizar y Controlar el Proyecto 2. Gestionar los Cambios  Gestión de la Integración 3. Controlar la planificación (cronograma)  Gestión del Tiempo 4. Monitorizar y Controlar los Riesgos  Gestión de Riesgos 5. Informar del desempeño/rendimiento  Gestión de ComunicacionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 85
  69. 69. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de PMC 6. Verificar el Alcance 7. Controlar el Alcance  Gestión del Alcance 8. Controlar los costes  Gestión de Costes 9. Controlar la calidad  Gestión de la Calidad 10. Controlar y Monitorizar las Adquisiciones  Gestión de AdquisicionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 86
  70. 70. 3. Áreas y Procesos de PM Procesos de Cierre 1. Cerrar el Proyecto o Fase  Gestión de la Integración 2. Cerrar las adquisiciones  Gestión de AdquisicionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 87
  71. 71. 3. Áreas y Procesos de PM Todo Proceso  Tiene Entradas y Salidas  Herramientas y Técnicas Externo  Interactúa con otros procesos  Y con elementos externos Entradas Salidas Proceso HerramientasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 88
  72. 72. Contenidos1. ¿Qué es PMP?2. Conceptos Clave3. Áreas y Procesos de PM4. Project Inception5. Project Planning6. Project Execution7. Project Monitoring & Control8. Project Closing9. Project EthicsNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 101
  73. 73. 4. Iniciación del Proyecto En este grupo de procesos  Se identifica la necesidad de un Proyecto  Se lanza el Proyecto o fase  Se da autoridad sobre el Proyecto al PM  Se autoriza el trabajo  A través del Acta de Constitución  Sólo lo puede aprobar alguien con autoridad dentro de la OrganizaciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 102
  74. 74. 4. Iniciación del Proyecto Identificar las necesidades  Proyecto -> Solución a un problema  Reducir costes, incrementar beneficios, Eliminar desperdicios, aumentar productividad,…  Preguntarse desde el punto de vista de negocio  ¿Por qué es importante para mi Organización?  Estudio de viabilidad  Probar que existe el problema  Valorando la relación coste/beneficioNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 103
  75. 75. 4. Iniciación del Proyecto Acta de Constitución (Project Charter)  Involucra al PM (ayuda a escribirlo)  Pero no es él quien aprueba el Proyecto  El Proyecto no es oficial hasta que se firma  Se emite fuera de los límites del Proyecto  Es importante saber qué se espera del PM  Según la Estructura OrganizativaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 104
  76. 76. 4. Iniciación del Proyecto Puede aprobar el acta  Director o Gerente externo al Proyecto  Otro “iniciador”  Cualquier entidad externa al Proyecto  Con autoridad sobre los recursos requeridosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 105
  77. 77. 4. Iniciación del Proyecto El acta hace de enlace entre otros docs  Requisitos del Proyecto  Condiciones de aceptación del Proyecto  Director y Sponsor del Proyecto  Propósito e hitos del Proyecto  Riesgos  Influencia de Stakeholders  Resumen del presupuesto y contratos  Panorámica del Proyecto (big picture)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 106
  78. 78. 4. Iniciación del Proyecto Se deben incluir asunciones  Que se pueden considerar riesgos  Ya que podrían no cumplirse Se deben considerar factores ambientales  Cultura y estructura organizativa  Condiciones del mercado  BBDD de estimación de costes estandarizadas  Aplicaciones de gestión de Proyectos (PMIS)  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 107
  79. 79. 4. Iniciación del Proyecto Proceso 4.1 Crear el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) Entradas Iniciador Empresa • Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) Salidas • Caso de Negocio • Acta de Constitución • Contrato del Proyecto 4.1 • Factores Ambientales • Activos de los Procesos de la Organización Juicio de 4.2 10.1 ExpertosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 108
  80. 80. 4. Iniciación del Proyecto SOW  Statement of Work  Enunciado de trabajo del Proyecto  Resumen de lo que va a hacerse  Necesidades de negocio  Producto/Servicio a crear (scope)  Cómo encaja el Proyecto en el plan estratégicoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 109
  81. 81. 4. Iniciación del Proyecto Caso de Negocio  Business case  Determina si un Proyecto merece la inversión  Indica por qué se debe iniciar el Proyecto  Su propósito y características  Demanda del mercado  Petición de un cliente  Necesidades sociales  Cambios en la tecnología  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 110
  82. 82. 4. Iniciación del Proyecto Criterios de selección de Proyectos  Predecir las posibilidades de éxito/fracaso  El coste del fracaso  El beneficio del éxito  Go/No Go Decision Making 2 grandes métodos  Estimación del beneficio  Optimización con restriccionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 111
  83. 83. 4. Iniciación del Proyecto Estimación de beneficios  Las más utilizadas  Comparación de valores entre Proyectos  Murder Boards  Análisis DAFO  Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades  Ratio Coste-BeneficioNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 112
  84. 84. 4. Iniciación del Proyecto Estimación de beneficios  Modelos de Scoring  Análisis estadístico de valores clave  Complejidad, demanda, profitability, ROI,…  Periodo de Retorno  ¿Cuánto tardo en recuperar una inversión?  Según los ingresos anuales esperadosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 113
  85. 85. 4. Iniciación del Proyecto Estimación de beneficios  Discounted Cash Flow  El tiempo cambia el valor de las cosas  Considerando que invierto a un interés anual i  ¿Cuánto valdrá una inversión actual en n años?  FV = PV*(1+i)n  ¿Cuánto vale hoy un ingreso dentro de n años?  PV = FV (1+i)n  Hoja Excel en el CDNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 114
  86. 86. 4. Iniciación del Proyecto Estimación de beneficios  Discounted Cash Flow  ¿Cuánto valdrán 150.000€ en 6 años al 4%?  ¿Cuánto valen hoy 200.000€ a 4 años al 4%?  ¿Y un Proyecto de 300.000€ a 5 años al 12%?  ¿Qué es más beneficioso?  FV = 150.000 * (1+0,04)6 = 189.797,85 €  PV = 200.000 / (1+0,04) 6 = 170.960,84 €  PV = 300.000 / (1+0,12) 6 = 170.228,06 €Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 115
  87. 87. 4. Iniciación del Proyecto Estimación de beneficios  Discounted Cash Flow  El valor más alto se entiende más beneficioso  Se puede mejorar la estimación  Cálculos financieros  Net Present Value (NPV)  Valor Actual Neto (VAN)  Calcular el PV de cada periodo por separado  Internal Rate of Return (IRR)  Tasa Interna de Rendimiento (TIR)  ¿Qué pasa si PV es igual a la inversión inicial?Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 116
  88. 88. 4. Iniciación del Proyecto Optimización con Restricciones  Modelos matemáticos (IO)  Relativamente complejos y desconocidos  Poco utilizados  Programación Lineal  Programación Entera max Bº Sujeto a:  Programación Multiobjetivo coste ≤ Presupuesto  Programación DinámicaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 117
  89. 89. 4. Iniciación del Proyecto Juicio de Expertos  “Lo importante no es saber de todo sino tener el teléfono del que sabe” (Les Luthiers)  Consultores  Stakeholders  Clientes  Asociaciones profesionales  …  Para evaluar el acta de constitución  Como apoyo para la selección del ProyectoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 118
  90. 90. 4. Iniciación del Proyecto Proceso 10.1 Identificar a los interesados (Stakeholders) Salidas Entradas Empresa • Registro de interesados • Estrategia de gestión de • Acta de Constitución interesados • Documentos de Adquisición • Factores Ambientales 10.1 • Activos de los Procesos de la Organización 10.2 10.4 Juicio de Expertos Análisis de InteresadosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 119
  91. 91. 4. Iniciación del Proyecto Identificar a los interesados  Agruparlos  Por su influencia en las decisiones  Por su implicación en el Proyecto  Por su interés en los resultados  ¿Cómo?  Buscando  Preguntando  Analizando los contratosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 120
  92. 92. 4. Iniciación del Proyecto Análisis de los Interesados  Clasificar a los Stakeholders  Según factores (influencia, interés, expectativas)  Para abordar mejor sus necesidades  3 pasosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 121
  93. 93. 4. Iniciación del Proyecto Análisis de los Interesados 1. Identificarlos y documentar sus datos  Rol, departamento, intereses, contacto,…  Se detectan nuevos entrevistando antiguos 2. Clasificarlos  Matriz de clasificación (ACP) 3. Anticipar sus actos  Influir en ellos y mitigar el impacto negativoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 122
  94. 94. 4. Iniciación del Proyecto Matrices de Clasificación  Poder/Interés  Poder/Influencia  Influencia/Impacto  Poder/Urgencia  Poder/LegitimidadNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 123
  95. 95. 4. Iniciación del Proyecto Registro de Interesados  Nombre y contacto  Rol/puesto en la Organización  Requisitos y expectativas principales  Influencia en el Proyecto/ciclo de vida  Descripción (interno/externo, pro/contra,…)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 124
  96. 96. 4. Iniciación del Proyecto Estrategia de Gestión  Para cada interesado  Matriz de análisis y respuesta  ¡OJO! Información sensible Interesado Inquietudes Impacto AccionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 125
  97. 97. Contenidos1. ¿Qué es PMP?2. Conceptos Clave3. Áreas y Procesos de PM4. Project Inception5. Project Planning6. Project Execution7. Project Monitoring & Control8. Project Closing9. Project EthicsNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 128
  98. 98. 5. Planificación del Proyecto La planificación es iterativa por naturaleza Volver a ella a lo largo del Proyecto  Cambios, riesgos, problemas,… En Proyectos largos/muy técnicos  Desconocimiento de actividades futuras  O afectadas por resultados intermedios  Rolling Wave Planning  Planificación progresivaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 129
  99. 99. 5. Planificación del Proyecto Documento de Requisitos  Hay que conocer las expectativas de los clientes  En general, de todos los Stakeholders  No se debe decidir por ellos  Documentar los requerimientos  Para poder llevar una trazabilidad de los mismosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 130
  100. 100. 5. Planificación del Proyecto Documento de Alcance  Definir los límites del Proyecto  Los cambios permisibles  Plan de Gestión del Cambio  Change Control Board (CCB)  Y cómo se controlan esos límites  Se basa en el acta y los requisitos  Establece una visión común del ProyectoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 131
  101. 101. 5. Planificación del Proyecto WBS  Colección de entregables  Involucra al Equipo  Indica el trabajo que se va a realizar  NO la actividades  Depende del alcance del Proyecto  Documentarlo en un Diccionario de WBSNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 132
  102. 102. 5. Planificación del Proyecto Lista de Actividades  A partir del WBS  Descomponer el WBS en paquetes de trabajo  Cada paquete se relaciona con una actividad/es  Completar las actividades cubre el alcance  Incluir riesgos, problemas, atributos,…  Incluir hitos para marcar el progreso del Proyecto  Habitualmente al finalizar una faseNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 133
  103. 103. 5. Planificación del Proyecto Diagrama de Red (PND)  Secuenciar las actividades  Según su orden de ejecución/temporización  Análisis del Camino Crítico (Critical Path)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 134
  104. 104. 5. Planificación del Proyecto Estimación  De recursos necesarios para completar las actividades  Del tiempo que se tardaría en completarlas  Preguntar al Equipo  Basarse en información histórica  Juicio de expertos  Levantar un dedo al viento  Calendario de recursosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 135
  105. 105. 5. Planificación del Proyecto Schedule  Adaptar el diagrama de red a las estimaciones  Y a la disponibilidad de recursos  Y a las restricciones de tiempos  Gestionar el camino crítico  Y las holguras de las actividades  Cronograma del ProyectoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 136
  106. 106. 5. Planificación del Proyecto Estimación Global  De tiempo y coste del Proyecto  Top-down  Bottom-up  Hallway  Indicar siempre un rango de variabilidad  Ninguna estimación es exactaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 137
  107. 107. 5. Planificación del Proyecto Presupuesto  Cuánto, Cuándo y Cómo de va a gastar  Incluir necesidades de caja AVANCE COSTE TIEMPONoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 138
  108. 108. 5. Planificación del Proyecto Plan de Calidad  Programa de QA  Procesos de QC  Forman parte de la Organización  Afecta a todos los ProyectosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 139
  109. 109. 5. Planificación del Proyecto Necesidades de RRHH  Decisiones al respecto del Equipo  Puede venir dado  O tener la posibilidad de elegirlo  Liderar y motivar al Equipo  Gestionar sus expectativas  Ayudarles a conseguir sus metasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 140
  110. 110. 5. Planificación del Proyecto Plan de Comunicación  Quién necesita qué información, cómo y cuándo  Reuniones con el Equipo  Informes  Sistemas de imputación de horas (PMIS)  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 141
  111. 111. 5. Planificación del Proyecto Plan de Riesgos  Amenazas u Oportunidades  El PM está obligado a  Identificar  Analizar  Documentar  Buscar  Planificar la respuestaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 142
  112. 112. 5. Planificación del Proyecto Plan de Aprovisionamiento  Cuando sea necesario subcontratar  O comprar algún bien/servicio  Buscar proveedores  Pedir presupuestos  Revisar los presupuestos  Gestionar los contratosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 143
  113. 113. 5. Planificación del Proyecto Proceso 5.1 Recopilar Requisitos Salidas Entradas • Documentos de• Acta de Constitución Requisitos• Registro de Interesados 5.1 • Plan de Gestión de Requisitos • Matriz de Trazabilidad Entrevistas Grupos de Opinión Talleres de Requisitos Técnicas de Creatividad 5.2 Técnicas de Decisión 5.3 Encuestas 5.4 4.2 Observación 5.5 PrototipadoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 145
  114. 114. 5. Planificación del Proyecto Recopilar Requisitos  Definir, documentar y elicitar las necesidades de los interesados  Provocar que aparezcan  Especificación detalla de qué quiere exactamente el Stakeholder  Documentarlos con suficiente detalle  Para poder medirlos una vez iniciado el Proyecto  Requisitos abiertos, vagos,… tirar el dinero!Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 146
  115. 115. 5. Planificación del Proyecto Recopilar Requisitos  Requisitos funcionales  ¿Cómo debe operar la solución?  ¿Qué capacidades debe tener?  Requisitos no funcionales  ¿Dónde va a operar? ¿Con qué nivel de rendimiento? ¿Con qué nivel de seguridad?Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 147
  116. 116. 5. Planificación del Proyecto Entrevistas, Observaciones y Grupos de Opinión  Forma muy fiable para tomar requisitos  Lo importante es que el entrevistado hable  Preguntas abiertas!!  Buscando respuestas precisas  ¿Cómo te gustaría usar el producto?  Es más fácil con poca gente  No es necesario preguntar a muchos  Job ShadowingNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 148
  117. 117. 5. Planificación del Proyecto Prototipado  Cuando es difícil imaginarse un producto  Prototipo (Mock) + Test de Producto  Tómalo, úsalo, pruébalo!  Me permite desecharlo si no cumple las expectativas  Me permite evolucionarlo a productoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 149
  118. 118. 5. Planificación del Proyecto Encuestas (Survey, Poll)  Gran número de interesados y poco tiempo  Carácter cuantitativo  Trampeables  Las preguntas abiertas son difíciles de procesar  Análisis estadístico de los datos  ¿A cuantos preguntar?  ¿Hay estratos o conglomerados?  ¿Cómo manejo la falta de respuesta?Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 150
  119. 119. 5. Planificación del Proyecto Técnicas Grupales  Permiten capturar más información  O aclarar conceptos o puntos de vista  O tomar decisiones que afectan a mucha gente  O elegir uno de varios caminos/soluciones  Talleres  Técnicas de Creatividad  Toma de DecisionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 151
  120. 120. 5. Planificación del Proyecto Talleres de Requisitos  Requirements Workshop/Facilitated workshop  Reunión de interesados interdepartamentales  Consensuar, poner en común, y dar cohesión a los requisitos  Desarrollar confianza, fomentar las relaciones, mejorar la comunicación  We are smarter than me!  Otros términos: JAD, QFD, VOCNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 152
  121. 121. 5. Planificación del Proyecto Técnicas de Creatividad  Brainstorming  Cada participante aporta ideas  Auque puedan parecer evidentes  Generar mucha información  Grupo Nominal  Votar las ideas más útiles  Priorizarlas o seguir con el procesoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 153
  122. 122. 5. Planificación del Proyecto Técnicas de Creatividad  Método Delphi  Oráculo de Delfos (Antigua Grecia)  Sucesión de encuestas anónimas retroalimentadas  Sólo ve las respuestas un moderador  Elimina el sesgo de personas influyentes  Elimina barreras mentales/políticas  Permite opinar librementeNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 154
  123. 123. 5. Planificación del Proyecto Técnicas de Creatividad  Mapas Mentales  Gráfico que enlaza ideas, requisitos y objetivos  Creados tras un brainstormingNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 155
  124. 124. 5. Planificación del Proyecto Técnicas de Creatividad  Diagramas de Afinidad (TKJ)  Permiten clasificar las ideas en categorías  Organizar grandes conjuntos de datos  Utilizados para el control de calidadNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 156
  125. 125. 5. Planificación del Proyecto Técnicas de Toma de Decisiones  Es difícil obtener un consenso  Alguien puede no estar de acuerdo  El objetivo es la Unanimidad  Pero suele utilizarse la Mayoría  Absoluta o parcial (Pluralidad)  Para no caer en la DictaduraNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 157
  126. 126. 5. Planificación del Proyecto El Documento de Requisitos  Describir desde un alto nivel hasta el detalle  De manera clara, medible y comprobable  Obtener la aceptación de los interesados  Se pueden clasificar por prioridades  Se pueden añadir otros detalles  Impacto en la Organización  Restricciones  AsuncionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 158
  127. 127. 5. Planificación del Proyecto El Plan de Gestión de Requisitos  Definir cómo se gestionarán los requisitos a medida que avance el Proyecto  Análisis, seguimiento, tratamiento del cambio,…  Definir cómo se medirá la aceptación  Definir cómo se priorizarán los requisitos  Definir cómo se gestionarán las actividades  Definir cómo se mantendrá la trazabilidadNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 159
  128. 128. 5. Planificación del Proyecto La Matriz de Trazabilidad (RTM)  Forma de asociar características  Para poder rastrear su origen y resultados  Necesidades de negocio  Requisitos  Actividades  Planificación  Estado actual y encargado de la tarea  Entregable generado  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 160
  129. 129. 5. Planificación del Proyecto La Matriz de Trazabilidad (RTM)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 161
  130. 130. 5. Planificación del Proyecto Proceso 5.2 Definir el Alcance Entradas Empresa • Acta de Constitución Salidas • Documento de • Enunciado del Alcance Requisitos del Proyecto • Actualizaciones de otros 5.2 • Activos de los Procesos de la Organización Juicio de Expertos Análisis de Producto Identificación de 5.3 4.2 Alternativas Talleres Facilitados 6.2Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 162
  131. 131. 5. Planificación del Proyecto Asegurar que el Proyecto incluye todo el trabajo necesario y sólo el trabajo necesario En base a los requisitos detectados En base a la cultura de la Organización Sabiendo que el Proyecto ha sido aprobado Tomar la idea general Para dividirla en pasos más pequeños Y más fáciles de abordarNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 163
  132. 132. 5. Planificación del Proyecto Análisis del Producto (Product Analysis)  No tiene sentido para servicios  Entender sus características y facetas  Entender cómo funciona  Descomposición (Product breakdown)  Dividir el producto en componentes  Examinarlos y ver cómo funcionan entre sí  Ingeniería de Sistemas (System engineering)  Diseño y creación de productosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 164
  133. 133. 5. Planificación del Proyecto Análisis del Producto (Product Analysis)  Ingeniería del Valor (Value engineering)  Reducir costes y aumentar beneficios  Mientras se mantiene o aumenta la calidad  Optimizar, resolver problemas, aprovechar oportunidades  Mejora continua  Análisis del Valor (Value analysis)  Similar al anterior  Con un enfoque más económico  Ratio coste/calidadNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 165
  134. 134. 5. Planificación del Proyecto Enunciado del Alcance (Scope Statement)  Describe los entregables del Proyecto  Y el trabajo necesario para crearlos  Es una guía para decidir sobre futuros cambios  Proporciona un entendimiento común del propósito del Proyecto  Justifica la existencia del Proyecto  Línea Base para gestionar los cambiosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 166
  135. 135. 5. Planificación del Proyecto Enunciado del Alcance (Scope Statement)  Incluye o referencia  El alcance del producto  Los criterios de aceptación del producto  Los entregables del Proyecto  Producto, informes, documentación,…  Los límites del Proyecto  Restricciones (presupuesto, tiempo, recursos,…)  Asunciones y supuestosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 167
  136. 136. 5. Planificación del Proyecto Enunciado del Alcance (Scope Statement)  Es un documento muy importante  Relacionado con muchos otros  Que deben crearse lo antes posible  Para ser referenciados y actualizados  Organización inicial del Proyecto  Riesgos e Hitos generales  Presupuesto y Estimación de costes  Requisitos de configuraciones  Requisitos de aprobaciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 168
  137. 137. 5. Planificación del Proyecto Proceso 5.3 Crear el WBS Salidas Entradas Empresa • WBS • Diccionario del WBS • Documento de • Línea Base del Alcance Requisitos • Enunciado del Alcance del Proyecto 5.3 • Activos de los Procesos de la Organización 6.1 4.2 DescomposiciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 169
  138. 138. 5. Planificación del Proyecto WBS  Colección de componentes entregables  Numerados e identificados  Para organizar y definir el alcance  Representado de manera visual jerárquica  Paquetes de trabajo  Controlable, monitorizable y estimable  Diccionario del WBSNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 170
  139. 139. 5. Planificación del Proyecto WBSNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 171
  140. 140. 5. Planificación del Proyecto WBS  Sirve como Línea Base del Alcance  Fundamenta la planificación y estimación  Visualiza el Proyecto como un todo  Lo que no aparezca no entra en el Proyecto  Establece un consenso  Sirve como mecanismo de control  Es entrada de 7 procesos importantesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 172
  141. 141. 5. Planificación del Proyecto Descomposición de los entregables  ¿Cuándo un componente es manejable?  Cuando se puede medir  Ejecutar  Controlar  Cuando se le pueden asignar recursos  Regla 8/80 ó 1/10Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 173
  142. 142. 5. Planificación del Proyecto Descomposición de los entregables  Pasos para la descomposición 1. Identificar los entregables principales  O las fases del ciclo de vida  O subproyectos 2. Determinar si se puede estimar coste y tiempo 3. Identificar los componentes del entregable  Por si se pueden descomponer a su vez 4. Verificar la descomposición  Ni por exceso ni por defectoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 174
  143. 143. 5. Planificación del Proyecto Diccionario del WBS  Documento que respalda el WBS  Proporciona una descripción más detallada de los componentes  Incluye:  Identificador  Descripción del trabajo  Criterios de aceptación  Referencias técnicas  Requisitos de calidad  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 175
  144. 144. 5. Planificación del Proyecto Línea Base del Alcance  Establece el punto de partida para medir cambios en el alcance  Conjunción de:  Enunciado del Alcance  WBS  Diccionario del WBSNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 176
  145. 145. 5. Planificación del Proyecto Proceso 6.1 Definir las Actividades Entradas Empresa Salidas • Línea Base del Alcance • Lista de Actividades • Factores Ambientales • Lista de Hitos • Activos de los Procesos • Atributos de Actividades de la Organización 6.1 Juicio de Expertos Descomposición 6.2 6.4 Plantillas Planificación Gradual 6.3 6.5Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 177
  146. 146. 5. Planificación del Proyecto Definir las Actividades  Identificar las tareas específicas para elaborar los entregables del Proyecto  Partiendo del WBS y el enunciado del alcance  Son procesos que se realizan en tándem  Suelen existir plantillas basadas en Proyectos anteriores similaresNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 178
  147. 147. 5. Planificación del Proyecto Planificación Progresiva  Rolling Wave Planning  Planificar en detalle lo inminente  Planificar a alto nivel lo lejano  Por falta de información detallada  En las fases tempranas tendré menor detalle  Proceso iterativo e incrementalNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 179
  148. 148. 5. Planificación del Proyecto Lista de Actividades  Extensión del WBS con más detalle  Al respecto del trabajo requerido  Para crear los componentes del WBS  Herramienta fundamental para la planificación  Sirve para garantizar:  Que el Equipo sabe lo que hay que hacer  Que el trabajo es acorde con el alcance  Que el trabajo crea los entregables del WBSNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 180
  149. 149. 5. Planificación del Proyecto Atributos de las Actividades  Nombre y descripción  ID  Paquete WBS asociado  Relaciones entre actividades  Recursos requeridos  Fechas impuestas  Retrasos y adelantos (Leads & Lags)  Restricciones y asuncionesNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 181
  150. 150. 5. Planificación del Proyecto Lista de Hitos  Puntos o eventos significativos que evidencian el avance del Proyecto  Habitualmente asociados al final de una fase  Sirven como punto de referencia/meta a alcanzar  Algunos pueden ser opcionales  Hitos históricosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 182
  151. 151. 5. Planificación del Proyecto Proceso 6.2 Secuenciar las Actividades Entradas Empresa• Enunciado del Alcance del SalidasProyecto• Lista de Actividades • Diagrama de Red• Lista de Hitos• Atributos de las Actividades 6.2• Activos de los Procesos dela Organización PDM 6.5 Determinación de Dependencias Adelantos y Retrasos PlantillasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 183
  152. 152. 5. Planificación del Proyecto Secuenciar Actividades  Identificar relaciones lógicas  Asistido por ordenador o manualmente (post-it)  El objetivo es generar un diagrama de la red  Formato “actividades en los nodos”  Formato “actividades en los arcos”Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 184
  153. 153. 5. Planificación del Proyecto Diagrama de RedNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 185
  154. 154. 5. Planificación del Proyecto PDM  Precedence Diagramming Method  AON (Activity On Node)  Nodos que representan actividades  Arcos que representan su relación lógica  FF  FS jit  SF  SSNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 186
  155. 155. 5. Planificación del Proyecto Tipos de dependencias  Obligatorias  Discrecionales  A discreción del Equipo  Motivadas según el área de aplicación  Documentar por qué se decidió así siempre  Externas  Proveedores, Leyes, Pruebas, otro Proyecto,…Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 187
  156. 156. 5. Planificación del Proyecto Adelantos y Retrasos (Leads & Lags)  Aunque se haya pintado la casa no se pueden arreglar los marcos hasta que la pintura se haya secado  Leads permiten adelantar actividades sucesoras  Lags obligan a retrasarlasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 188
  157. 157. 5. Planificación del Proyecto Diagrama de Red  Secuenciar sólo el trabajo necesario  Comúnmente mediante relaciones FS  Secuenciar (sequencing) <> Planificar (schedule)  Puede haber actividades resumen (hammock)  Más propias del cronograma  Acompañarlo de una documentación explicativaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 189
  158. 158. 5. Planificación del Proyecto Proceso 6.3 Estimar los Recursos de las Actividades Salidas Entradas Empresa • Requerimientos de• Calendario de Recursos Recursos• Lista de Actividades • Estructura de Desglose• Atributos de Actividades de Recursos 6.3• Factores Ambientales• Activos de los Procesosde la Organización Juicio de Expertos Análisis de Alternativas 6.4 6.5 Datos Publicados Estimación Ascendente Software de PM 9.1Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 190
  159. 159. 5. Planificación del Proyecto Recursos <> Personas  No es que sea distinto, pero hay otros recursos Pool de Recursos  Según tipo, expertise, vacaciones, disponibilidad,… Hay que adaptar la secuenciación de actividades a la disponibilidad de recursosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 191
  160. 160. 5. Planificación del Proyecto ¿Y si no disponemos de recursos?  Coste de oportunidad  Coste de aprovisionamiento  Coste de asegurar/reservar  Coste del retrasoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 192
  161. 161. 5. Planificación del Proyecto Calendario de Recursos  Cuándo y por cuánto tiempo  Está disponible un recurso  Calendario compuesto  Incluye información respecto a capacidades y habilidades de la persona  No confundir con Calendario de ProyectoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 193
  162. 162. 5. Planificación del Proyecto Estimación Ascendente (Bottom-Up)  Si es difícil estimar los recursos necesarios para una actividad, divídela  La actividad original será el agregado de las partes  Si hay dependencias habrá que reflejarlo  Puede haber datos históricos publicados  Que ayudan a determinar las necesidades  Y los costes unitarios de cada recurso  Según países y ubicaciones geográficasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 194
  163. 163. 5. Planificación del Proyecto Requerimientos de Recursos  Tipo y cantidad de recursos necesarios  Para cada actividad  Puede incluirse la base de estimación  Y los supuestos aplicables  Se puede entregar como estructura desglosadaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 195
  164. 164. 5. Planificación del Proyecto Estructura de Desglose de Recursos  Organización jerárquica de recursos  Identificados por categoría  Mano de obra, material, equipos, suministros,…  Y por tipo  Junior, Senior, Ingeniero,…Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 196
  165. 165. 5. Planificación del Proyecto Proceso 6.4 Estimar la Duración de las Actividades Entradas Empresa Salidas• Calendario de Recursos • Estimación de la• Enunciado del Alcance duración de las• Lista de Actividades Actividades• Atributos de las Actividades 6.4• Requerimientos de Recursos• Factores Ambientales Juicio de Expertos• Activos de los Procesos de la 6.5Organización Estimaciones Análogas Estimación Paramétrica Estimación por Triangulación Análisis de ReservaNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 197
  166. 166. 5. Planificación del Proyecto ¿Cuánto tardas en finalizar el Proyecto?  No se sabrá hasta que lo finalice  El resto es predecir el futuro  Es más fácil predecir algo acotado  Actividades pequeñas  Y agregar las estimaciones  ¿Quién estimará mejor estas actividades?Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 198
  167. 167. 5. Planificación del Proyecto ¿Cómo Estimar?  La estimación no proviene del PM  Sino de quien realiza la tarea  Hay técnicas numérica que suelen fallan  Estimación Paramétrica  Estimación en Tres Puntos  Valoración de las HolgurasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 199
  168. 168. 5. Planificación del Proyecto ¿Cómo Estimar?  Puede haber datos históricos publicados  Analogous Estimating  Estimación bruta según factores de complejidad  Estimación Descendente (Top-Down)  Tipo de Juicio de Expertos  Si no  Estimar actividades más pequeñas  Agregar las estimaciones en tareas complejas  Tener en cuenta las habilidades del EquipoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 200
  169. 169. 5. Planificación del Proyecto ¿Cómo Estimar?  Toda estimación tiene desviaciones  Hay imprevistos, reuniones, llamadas, fuegos,…  Ley de Parkinson  Agotar el tiempo disponible  Una persona no es productiva 8 horas  Duración <> Esfuerzo  Esfuerzo -> Tiempo necesario (Trabajo/Alcance)  Duración -> Tiempo dedicado (Recursos/Coste)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 201
  170. 170. 5. Planificación del Proyecto Estimación Paramétrica  Modelo estadístico basado en parámetros conocidos  Los factores del modelo deben ser cuantificables  El modelo debe ser escalable  Análisis de Regresión  Predicciones basadas en variables dependientes  Válido sólo en un entorno cercano a la regresión  Curva de Aprendizaje  Función del Nº de veces que se ha realizado la actividad  Mayor experiencia implica menor esfuerzoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 202
  171. 171. 5. Planificación del Proyecto Estimación en Tres Puntos  Mide 3 posibles casos  Todo sale perfecto (Optimistic)  Todo sale mal (Pessimistic)  Caso intermedio (Most Likely)  Calcula la media de los 3 valores  Mejora: Ponderar el caso intermedio x4 y saca la media Opt + 4*ML + Pes Pes – Opt T = ------------------------- Desv = -------------- 6 6Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 203
  172. 172. 5. Planificación del Proyecto Estimación en Tres Puntos  ¿Qué estimación darías para una tarea que…  Como mínimo dura 4 jornadas  Como máximo 10  Aunque lo normal es que dure 7  ¿Y con qué desviación?  2 veces la desviación engloba el 95% de probabilidad  3 veces la desviación me da un 99% de confianza 10 + 4*7 + 4 10 – 4 T = ---------------- = 7 Desv = ---------- = 1 6 6Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 204
  173. 173. 5. Planificación del Proyecto Problemas  Esfuerzo desconocido (Hidden Time)  Dilatación en el tiempo (Procratination)  “Tengo tiempo…”, “Ya lo haré más adelante…”  Multitarea  Falta de recompensas/incentivos  No se termina antes de tiempoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 205
  174. 174. 5. Planificación del Proyecto ¿Qué es lo más adecuado?  Usar datos históricos o juicio de expertos  Fomentar el no acolchonarse  Incorporar holguras/buffers estratégicas  Porcentaje del Proyecto/fase  Basándonos en riesgo e incertidumbre  Documentando la motivación  Eliyahu M. Goldratt - Critical ChainNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 206
  175. 175. 5. Planificación del Proyecto Estimación de la Duración de Actividades  Cantidad probable de tiempo requerido  Incluir siempre un rango de variabilidad  10%-20%  O una probabilidad de duración correcta  ~80%-90%Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 207
  176. 176. 5. Planificación del Proyecto Proceso 6.5 Desarrollar el Cronograma (schedule) Empresa Entradas Salidas• Calendario de Recursos • Cronograma• Enunciado del Alcance • Línea Base Cronograma• Lista de Actividades 6.5 • Datos Cronograma• Atributos de las Actividades• Requerimientos de Recursos• Diagrama de red• Estimación de la duración Método de la Cadena Crítica CPM• Factores Ambientales Análisis What if…?• Activos de los Procesos Adelantos y retrasos 6.6 4.2 Compresión del Cronograma Herramientas de PlanificaciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 208
  177. 177. 5. Planificación del Proyecto Trasladar la secuencia de actividades Más las estimaciones de recursos Más las estimaciones de duración A un calendario que indique las fechas planificadas de inicio y fin  Start Date y Completion Date Y las fechas planificadas para los hitos Es un proceso iterativoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 209
  178. 178. 5. Planificación del Proyecto CPM (Critical Path Method)  Cálculo de las fechas teóricas de inicio y fin de las actividades  Sin considerar limitaciones de recursos  Calculando las holguras de cada actividad  Y la holgura total de cada camino/ruta  Un Camino Crítico es aquel con holgura ≤ 0  Limita la duración total del Proyecto  Conocerlos permite adaptar la planificaciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 210
  179. 179. 5. Planificación del Proyecto PERT  Project Evaluation & Review Technique  Basado en la estimación de tres puntos  Aplica esas estimaciones al Diagrama de Red  Y calcula los tiempos esperados  Early Start (ES)  Early Finish (EF)  Late Start (LS)  Late Finish (LF)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 211
  180. 180. 5. Planificación del Proyecto PERT  Cálculo de ES y EF  Desde el nodo inicial (ES1 = 0)  Ir sumando los tiempos estimados  EF1 = t1, ES2 = EF1, EF2 = ES2 + t2,…  Cálculo de LS y LF  Desde el nodo final (LFT = EFT)  Ir restando los tiempos estimados  LST = LFT - tT, LFT-1 = LST, LST-1 = LFT-1 - tT-2,…Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 212
  181. 181. 5. Planificación del Proyecto PERT  Considerar las restricciones  Empezar antes/no antes de (SNLT, SNET)  Terminar antes/no antes de (FNLT, FNET)  Sincronización de actividades  Calcular las holguras de cada actividad  Para no retrasar el Proyecto  Total Slack = LSi – ESi = LFi – EFi  Para no retrasar la siguiente actividad  Free Float = ESi+1 – EFiNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 213
  182. 182. 5. Planificación del Proyecto Ejemplo PERT/CPM  Página 300  ESB=3  EFB=8  ESF=9  EFF=11, ESC=11,…  LSD=13, LFC=13, LSC=11,…  FloatD=0, FloatC=0,…  ¿Camino Crítico?Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 214
  183. 183. 5. Planificación del Proyecto Critical Chain Method (CCM)  Una vez tenemos los Caminos Críticos asignamos los recursos  Pueden aparecer nuevos Caminos Críticos  Se denominan Cadenas Críticas  El método añade “colchones” (buffers)  Al final del Proyecto (Project Buffer)  Al final de las actividades que suministran a la cadena crítica (Feeding Buffer)Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 215
  184. 184. 5. Planificación del Proyecto Critical Chain Method  Se protege la Cadena Crítica contra retrasos  El buffer dependerá de la incertidumbre en la duración de las tareasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 216
  185. 185. 5. Planificación del Proyecto Resource Leveling  Nivelación de recursos  Tras analizar la cadena crítica  Analizar los recursos sobreasignados o compartidos  Recursos críticos  Replanificar para limitar esa sobreasignación  Fast-Tracking, horas extra, recolocación,…  Surgen nuevos caminos críticosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 217
  186. 186. 5. Planificación del Proyecto Análisis “What if…?”  Evaluar distintos escenarios  Permite preparar planes de contingencia  Y comprobar la viabilidad del cronograma en esos escenarios  Análisis de Monte Carlo  Miles de simulaciones  Genera probabilidades de cada escenario  Permite estimar la fecha de cierreNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 218
  187. 187. 5. Planificación del Proyecto Técnicas de Compresión  Fast-Tracking  Solapar actividades secuenciales  Aumenta el riesgo de tener que repetir trabajo  Crashing  Añadir más recurso para terminar antes  Aumenta el coste y no siempre es factible  Horas Extra  IncentivosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 219
  188. 188. 5. Planificación del Proyecto ¿Demasiadas técnicas?  Importante:  Tener clara la diferencia entre CPM y CCM  Saber calcular una holgura  Entender el PERT/CPM  Interpretar los númerosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 220
  189. 189. 5. Planificación del Proyecto El Cronograma (Schedule)  Mínimo fecha de inicio y fin de cada actividad  Presentado en forma más o menos detallada  Diagrama de Red  Diagrama de Gantt  Diagrama de HitosNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 221
  190. 190. 5. Planificación del Proyecto Línea Base del Cronograma  Versión concreta del cronograma  Aceptada y aprobada por el Equipo de PM  Usada para medir las desviaciones de tiempoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 222
  191. 191. 5. Planificación del Proyecto Datos del Cronograma  Requerimientos temporizados de recursos  Histograma de Recursos  Cronogramas alternativos  Mejor y peor escenario  Sólo hitos  Actividades sin dependencias  …Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 223
  192. 192. 5. Planificación del Proyecto Proceso 9.1 Desarrollar el Plan de RRHH Entradas Empresa Salidas• Requerimientos de Recursos • Plan de RRHHde las Actividades 9.1• Factores Ambientales• Activos de los Procesos Organigrama 4.2 Descripción de Puestos de Trabajo Teoría de la 7.1 OrganizaciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 224
  193. 193. 5. Planificación del Proyecto Plan de RRHH  Identificar y documentar los roles, responsabilidades, habilidades y relaciones requeridas para el Proyecto  Incluye organigramas, cronogramas de adquisición y liberación, planes de motivación e incentivos,…  Afecta a los costes, a los riesgos, a la calidad,…Noviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 225
  194. 194. 5. Planificación del Proyecto A tener en cuenta  Las personas tienen metas e intereses  Pirámide de Mashlow  Si son inalcanzables la motivación cae  Puesto adecuado-Persona adecuada  Estado de “Flow”  Ineptitud Sobrevenida  Jeffrey Pfeffer demostró numéricamente que si trato bien a alguien, trabaja mejorNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 226
  195. 195. 5. Planificación del Proyecto A tener en cuenta  Sándwich de cortesía  Efecto Halo y Efecto Eco  Ser bueno/malo en algo no significa serlo en todo  Errores de indulgencia y severidad  “Para qué esforzarse si nunca lo hago bien”  Errores de proyección y conveniencia  No dejar crecer a los miembros del EquipoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 227
  196. 196. 5. Planificación del Proyecto A tener en cuenta  Efecto Pigmalion  El éxito en un Proyecto pasado no garantiza el éxito futuro  Planificar teniendo en cuenta el expertise de los individuos  Adquirir RRHH no implica convertirlos en una restricción  El coste de un perfil Junior se traduce en tiempoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 228
  197. 197. 5. Planificación del Proyecto Pirámide de Mashlow  Necesidades personales  Cubiertas jerárquicamente  Fisiológicas  Seguridad  Relaciones Sociales  Estima/Prestigio  AutorealizaciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 229
  198. 198. 5. Planificación del Proyecto Teorías X y Y de McGregor  2 tipos de persona  Tipo X  Perezosas, que trabajan por un salario, sin motivación, hay que controlarlas  Tipo Y  Proactivas, motivadas, que buscan sus propias metas, la autorealización  Tipo Z (Ouchi)  Involucradas y alineadas con la Organización, tienen un sentimiento de pertenencia difícil de eliminarNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 230
  199. 199. 5. Planificación del Proyecto Factores de Herzberg  Ligados a la insatisfacción en el trabajo  Factores Higiénicos  Extrínsecos al puesto  Relaciones, status, salario, condiciones de trabajo,…  Si no se cubren causan insatisfacción  Factores Motivacionales  Intrínsecos al trabajo  Reconocimiento, puesto, responsabilidad,…  Causan satisfacción y motivaciónNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 231
  200. 200. 5. Planificación del Proyecto Teoría de las Necesidades (McClelland)  Padre de las Competencias y la Motivación del logro  3 necesidades influyen en la motivación  Poder, Pertenencia a un Grupo y Logro de Objetivos  Las personas con alta motivación de logro:  Buscan responsabilidades y resolver problemas  Se fijan metas alcanzables  Ven el éxito como una recompensa  Necesitan retroalimentación sobre su desempeñoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 232
  201. 201. 5. Planificación del Proyecto Modelo de Expectativas de Vromm  Ampliado por Porter y Lawler  Las personas se esfuerzan en base a la recompensa que esperan obtener  Motivación = v * e * i  Valencia: Deseo por conseguir algo  Expectativa: Probabilidad esfuerzo-resultado  Instrumentalidad: Que se valore mi esfuerzoNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 233
  202. 202. 5. Planificación del Proyecto Organigrama  Formato Jerárquico (OBS) #jefes  Formato Matricial (RAM, RACI) CE = ------------------  Formato textual #empleados (altas+bajas)/2  Medidas interesantes…. IR = ---------------------  Coeficiente de encuadramiento plantilla  Índice de Rotación ausencias IA = ----------------  Índice de Absentismo horasNoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 234
  203. 203. 5. Planificación del Proyecto Descripción de Puestos de Trabajo  Denominación del Puesto  Rol, Autoridad, Responsabilidad, Competencias  Dependencia Jerárquica y Funcional  Descripción de Tareas  Métodos de Evaluación  Matriz de Responsabilidad  RAM, RACINoviembre 2012 PMP 2012 - Óliver Centeno 235

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