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Norma ISO 15489

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Norma ISO 15489

  1. 1. ¿Qué son? Son un modelo, un patrón, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una fórmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las características que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional. ¿Cuál es su finalidad? Es orientar, coordinar, simplificar y unificar los usos para conseguir menores costos y mejorar las condiciones de una empresa La Organización Internacional para la Estandarización (ISO, International Standarization Organization) es una organización internacional no gubernamental, compuesta por representantes de los organismos de normalización (ONs) nacionales, que produce normas internacionales industriales y comerciales. Dichas normas se conocen como normas ISO y su finalidad es la coordinación de las normas nacionales, en consonancia con el Acta Final de la Organización Mundial del Comercio, con el propósito de facilitar el comercio, facilitar el intercambio de información y contribuir a la transferencia de tecnologías. Con sede en Ginebra, Suiza es una federación de organismos acciónales, a su vez, son oficinas de normalización que actúan de delegadas en cada país. Con comités técnicos que llevan a término las normas.
  2. 2. La norma ISO/IEC 15489 parte 1 y parte 2, fue creada por la Organización Internacional de Normalización-ISO en Ottawa, Canadá, en el mes de septiembre de 2000. Esta norma, hecha a partir de la Australiana AS 4390 (Record Management) sobre gestión de documentos es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo. La Norma proporciona directrices respecto de la política de gestión documental, explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental. Además, resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como son: - Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización. - Considerar que los documentos sean plena prueba. - Optimizar su rendimiento en la organización. Tiene como fin regular la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos
  3. 3. La norma está dividida en 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir. Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación. En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.
  4. 4. Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad en la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa. A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:  Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas (ISO 9000) o en caso de haberlo hecho.  Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).  Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma. Los beneficios de la gestión documental según la norma ISO 15489 Los beneficios de la aplicación de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los archivos y documentos de la empresa y la gestión de la información y los procesos de archivos serán más eficaces, dando lugar a ahorros por eficiencia, reducción de costos y aumento de los beneficios.
  5. 5. La norma tiene dos partes. ISO 15489 Parte 1: General, da un marco de alto nivel para el mantenimiento de registros y explica los beneficios de una buena gestión de los registros, las consideraciones legales y la importancia de hacer a alguien responsable de mantenimiento de registros. Esta parte también se ve en lo que se necesita para una buena gestión de los registros, el diseño de sistemas de registros, procesos de gestión de registros, auditoría y formación. ISO 15489 Parte 2: Directrices, es una guía para poner a los consejos que se dan en la parte 1 a la práctica. Proporciona detalles específicos en el desarrollo de la política de gestión de documentos y declaraciones de responsabilidad y sugiere un proceso para el desarrollo de sistemas de registros. También ofrece consejos sobre los registros en desarrollo procesos y controles, tales como tesauros, las autoridades de eliminación, y los arreglos de seguridad y acceso. Discute cómo puede utilizar estas herramientas para administrar (incluyendo la captura, registro, clasificación y almacenamiento) sus registros. También da consejos específicos sobre la configuración de la supervisión, auditoría y programas de capacitación.
  6. 6. La primera, denominada “generalidades”,  Define los resultados necesarios que se debe lograr en la gestión de registros.  Plantea los objetivos principales que deben regular los documentos y formatos, soportes recibidos o creados por cualquier organismo en ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear o mantener documentos.  Ofrece una serie de términos y definiciones relacionados con la gestión documental que aclaran el uso de la misma e impiden otras interpretaciones.  Indica las responsabilidades de las organizaciones respecto de los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos.  Facilita el diseño y la administración de sistemas de gestión documental como apoyo a los sistemas de gestión de calidad, a los sistemas de gestión medioambiental y de seguridad y salud ocupacional.  Incluye los beneficios de la gestión documental, los principios que debe atender un sistema de gestión documental.  Llama la atención acerca de las características de los documentos, especialmente de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
  7. 7. La segunda parte especifica la metodología para la implementación de la norma La ISO/IEC 15489-1 en todas las organizaciones, respetando la legislación y reglamentación que aplique a nivel nacional. Presenta un panorama de los procesos y factores a considerar, y productos para el diseño e implementación de un Sistema de Registros de cada uno de los puntos especificados en la parte 1 de la norma. Además especifica los instrumentos usados en las operaciones de los registros, especificando los siguientes aspectos: - Instrumentos principales. - Clasificación de las actividades del negocio, con su respectivo método para desarrollarlo. - Controles de Vocabulario. - Tesauros. - Autoridad para la disposición de registros. - Programa de clasificación de seguridad y acceso a los registros. - Almacenamiento de los registros. - Uso y seguimiento de los registros. - Implementación de la disposición de los registros. - Monitoreo y auditoría de los registros.
  8. 8. Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz. La información contenida en la Norma ISO 15489 reconoce que cada empresa tendrá una problemática individual y sus propios requerimientos para tratar su información, datos o documentos. Al proporcionar un marco de mejores prácticas a seguir, estas se aplican a los casos individuales de cada empresa como una norma para la gestión documental y ofrece una buena base a seguir para los procesos de la empresa ISO 15489 fue diseñado para satisfacer las necesidades genéricas en curso para registros en un entorno empresarial, y es de uso en las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.
  9. 9. La Organización ISO está compuesta por tres tipos de miembros: * Miembros natos, uno por país, recayendo la representación en el organismo nacional más representativo. * Miembros correspondientes, de los organismos de países en vías de desarrollo y que todavía no poseen un comité nacional de normalización. No toman parte activa en el proceso de normalización pero están puntualmente informados acerca de los trabajos que les interesen. * Miembros suscritos, países con reducidas economías a los que se les exige el pago de tasas menores que a los correspondientes. ISO es un órgano consultivo de la Organización de las Naciones Unidas. Coopera estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (International Electrotechnical Commission, IEC) que es responsable de la estandarización de equipos eléctricos
  10. 10.  Conseguir la norma  Revisar la bibliografía  Formar un equipo y definir su estrategia  Determinar las necesidades de formación  Valorar la colaboración de un consultor  Elaborar un manual del sistema de gestión  Elaborar procedimientos  Implantar el sistema de gestión  Considerar la posibilidad de una pre auditoría  Seleccione la entidad de certificación
  11. 11. Según la norma ISO 15489, el proceso de gestión de documentos se compone de 7 siete fases.  Incorporación de los documentos: los procedimientos de la gestión de documentos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema.  Registro: la finalidad del registro es formalizar la incorporación de un documento mediante un identificado único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación.  Clasificación: se ha de identificar la categoría a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual esta relacionado y de la cual es evidencia.  Almacenamiento: este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad , fiabilidad integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario.
  12. 12. Acceso: se ha de regular a quien se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación) y en que circunstanciadas, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Trazabilidad: se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados lleven a cabo actividades que se les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten. Disposición: agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a otro sistema archivístico) no se debe llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización.
  13. 13. El ISO 9000 consiste en una serie de normas inherentes a la calidad y a la administración continua de la calidad, que se aplica en las organizaciones, cualquiera sea su naturaleza, que están dedicadas a la producción de bienes y de servicios. En esta normativa, la ISO, establece detalladamente el modo en el cual una empresa deberá trabajar los estándares correspondientes para aportarle calidad a aquello que producen, indicar los plazos de distribución y los niveles que debe observar el servicio. A grandes rasgos la norma ISO 9000 se propone: estandarizar la actividad del personal documentando su tarea; trabajar en orden a satisfacer las necesidades de los clientes; monitorear y medir los procesos involucrados en todos los niveles; evitar caer en los re procesos; promover la eficiencia para conseguir objetivos propuestos; promover que los productos mejoren constantemente, entre otros. Un Sistema de Gestión de la Calidad es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.
  14. 14. • http://html.rincondelvago.com/normas-iso_2.html • • http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_- _La_norma_ISO_15489.pdf • http://www.custodia-documental.com/norma-isoiec-15489-para-la-gestion-de-documentos/ • http://es.scribd.com/doc/60315431/Norma-ISO-IEC-15489-Parte1 • http://es.scribd.com/doc/60315429/Norma-ISO-IEC-15489-Parte-2 • http://archives.govt.nz/advice/international-standards/iso-15489-international-standard-recor management • http://www.definicionabc.com/negocios/iso-9000.php • http://www.calidad.ulpgc.es/index.php/m-sgc/m-qsgc • http://www.jeo.com.mx/que-es-el-sgc-sistema-de-gestion-de-la-calidad.html • http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/618-tipos-de-iso-normas/ • http://html.rincondelvago.com/sistemas-archivisticos.html • http://definicion.mx/gestion-de-calidad/ • http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad • http://definicion.mx/competitividad/ • http://www.aenormexico.com/%C2%BFqu%C3%A9-es-certificaci%C3%B3n.aspx • http://www.definicionabc.com/general/estandarizacion.php

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