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Gestión empresarial y 10 herramientas tecnologicas para la gestión empresarial

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Gestión empresarial y 10 herramientas tecnologicas para la gestión empresarial

  1. 1. TEMA 5. EVOLUCIÓ N DE LA INFORMÁTICA EN LA GESTIÓN DE LA EMPRESA.  CONCEPTOS BÁSICOS GESTIÓN El concepto de gestión hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer, dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situación.Gestión es la asunción y ejercicio de responsabilidades sobre un proceso (es decir, sobre un conjunto de actividades) lo que incluye:  La preocupación por la disposición de los recursos y estructuras necesarias para que tenga lugar.  La coordinación de sus actividades y correspondientes interacciones.  La rendición de cuentas ante el abanico de agentes interesados por los efectos que se espera que el proceso desencadene. EMPRESA Una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo, tierra y capital).
  2. 2. ¿QUÉ ES GESTIÓN EMPRESARIAL? Es aquella actividad empresarial que a través de diferentes individuos especializados, como ser: directores institucionales, consultores, productores, gerentes, entre otros, y de acciones, buscará mejorar la productividad y la competitividad de una empresa o de un negocio. La gestión empresarial hace referencia a las medidas y estrategias llevadas a cabo con la finalidad de que la empresa sea viable económicamente. Es una de las principales virtudes de un hombre de negocios. Engloba a las distintas competencias que se deben tener para cubrir distintos flancos de una determinada actividad comercial en el contexto de una economía de mercado. El concepto de gestión aplicado a la administración de empresas obliga a que la misma cumpla con cuatro funciones fundamentales para el desempeño de la empresa; la primera de esas funciones es la planificación, que se utiliza para combinar los recursos con el fin de planear nuevos proyectos que puedan resultar redituables para la empresa, en términos más específicos nos referimos a la planificación como la visualización global de toda la empresa y su entorno correspondiente, realizando la toma de decisiones concretas que pueden determinar el camino más directo hacia los objetivos planificados. La segunda función que le corresponde cumplir al concepto de gestión es la organización en donde se agruparan todos los recursos con los que la empresa cuenta, haciendo que trabajen en conjunto, para así obtener un mayor aprovechamiento de los mismos y tener más posibilidades de obtener resultados. La dirección de la empresa en base al concepto de gestión implica un muy elevado nivel se comunicación por parte de los administradores para con los empleados, y esto nace a partir de tener el objetivo de crear un ambiente adecuado de trabajo y así aumentar la eficacia del trabajo de los empleados aumentando las rentabilidades de la empresa. El control es la función final que debe cumplir el concepto de gestión aplicado a la administración, ya que de este modo se podrá cuantificar el progreso que ha demostrado el personal empleado en cuanto a los objetivos que les habían sido marcados desde un principio.
  3. 3. 10 HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL Se entiende que las herramientas de gestión son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una empresa en los siguientes aspectos generales:  Herramientas para el registro de datos en cualquier departamento empresarial.  Herramientas para el control y mejora de los procesos empresariales.  Herramientas para la consolidación de datos y toma de decisiones. Los sistemas informáticos involucrados en el proceso de gestión de una empresa tienen la tarea de cumplir con dos características técnicas fundamentales, las cuales son el facilitar el trabajo colaborativo de los usuarios del sistema y proporcionar las herramientas de gestión que puedan proporcionar un mayor énfasis en el desarrollo de la gestión administrativa de una entidad empresarial. Habitualmente estas herramientas de gestión tienen la característica de permitir una rápida adaptación por parte de los usuarios. Es fundamental que toda empresa que recién comienza establezca las herramientas de gestión que utilizará para su desarrollo. Las herramientas de gestión tienen por objetivo concebir, planificar, coordinar, ejecutar y realizar el correspondiente control de las políticas y procedimientos para el ingreso, promoción y permanencia de las relaciones laborales entre todos los recursos con los que cuenta una empresa, conformando de esta manera un orden y una coherencia con relaciones e interacción mutua para lograr un mejor ambiente en el cual se puedan desarrollar todos los medios para poder alcanzar la metas propuestas por la empresa.
  4. 4. ERP - Planificación De Recursos Empresariales Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterpriseresourceplanning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. Un ERP es una solución que permite a las compañías centralizar e integrar los procesos y captura de información de áreas como finanzas, ventas, compras, distribución y logística, planeación y producción, gestión de proyectos y recursos humanos, de tal manera en que automatizan las actividades asociadas a aspectos operativos y productivos, para que las organizaciones operen de manera óptima bajo un sistema estandarizado y cuenten con información confiable. Una de las formas de aplicación más comunes está ligada a la utilización de una Base de Datos Central que permite tener un mayor control de todas las actividades y los Procesos Empresariales, teniendo para ello que realizar una gestión que permita obtener la información de forma Precisa y Eficiente, sumado además a otorgar distintos permisos para los Usuarios que tendrán la aptitud para compartir los datos aportados y la posibilidad de acceder a ellos, o una parte de los mismos, en forma constante. Necesidad de un ERP en su empresa Cuando las organizaciones se encuentran en crecimiento, la información de las diferentes áreas que la integran ya no se puede administrar en archivos aislados, ya que los datos cada vez son más y requiere más tiempo verificar que cuadre la información y tenerla en el momento oportuno. Es por esto, que se vuelve indispensable contar con una solución que les permita gestionar de manera eficiente su información, de tal forma en que puedan organizar sus datos de forma estandarizada, integrar la información de las diferentes áreas y compartirla, reducir tiempos y optimizar los recursos, incluyendo cada una de las actividades que se realizan dentro de la organización. Beneficios de un ERP  Optimizar, estandarizar y agilizar los procesos de negocio.  Facilitar el acceso a toda la información de la compañía de forma confiable, precisa y oportuna, a través de la integración de datos.  Optimizar la comunicación y compartir información entre diferentes áreas de la organización.  Eliminar operaciones y procesos innecesarios.  Reducir costos al contar con una visibilidad en línea de lo que sucede en el negocio.  Incrementar la asertividad, al eliminar la improvisación por falta de información.
  5. 5. CRM - Gestión De La Relación Con Clientes CRM o CustomerRelationship Management, es una aplicación que permite gestionar y administrar todos los procesos de relación con el cliente, desde la venta hasta la interacción que se tenga con el área de marketing. CRM es un facilitador para la identificación de los clientes más valiosos, comprender sus necesidades y hábitos de compra, personalizar la interacción de su organización y crear campañas de marketing dirigidas a targets específicos. A través de un CRM puede almacenar toda la información de gestión de ventas y de los clientes de la empresa, para medir y administrar la rentabilidad de los esfuerzos de marketing, incrementar la satisfacción de clientes y socios, mejorar los procesos de proyección, servicios, marketing y ventas y de esta manera administrar de manera eficaz la relación con sus clientes. Al contar con información del negocio es posible tomar decisiones que aseguren un posición competitiva en el mercado. Necesidad de CRM en su empresa En una organización es necesario implementar soluciones que les permitan obtener conocimiento sobre sus clientes en todos los puntos de contacto, para determinar cuáles serán las estrategias más efectivas, cómo mantener a sus clientes más rentables, identificar oportunidades de mercado de acuerdo al comportamiento de sus consumidores y sobre todo mejorar la satisfacción de sus clientes. Actualmente las campañas masivas son menos efectivas debido a que los consumidores son mucho más informados y con diferentes hábitos de compra, por lo que es necesario generar mensajes y campañas específicas para cada segmento. Además es necesario identificar rápidamente oportunidades de mercado y ejecutar acciones de manera instantánea. A través de un CRM podrá coordinar de manera efectiva las campañas de marketing y ventas de su compañía, dar seguimiento y asignar oportunidades según los procesos definidos y sobre todo alinear las estrategias de ventas con las de marketing para contribuir en sus objetivos y obtener mejores resultados. Beneficios CRM  Alinear todas las actividades relacionadas con clientes entre departamentos.  Incrementar sus ventas identificando áreas de negocio oportunamente.  Aumentar la satisfacción de sus clientes.  Incrementar la retención y lealtad de los clientes  Identificar áreas de oportunidad y de mejora para mayor satisfacción al cliente.  Mejorar la efectividad y eficiencia de sus equipos de ventas.
  6. 6. TMS. Sistema De Gestión De Transporte El sistema de gestión de transporte (TMS) es un sistema de planificación de recursos de empresa (ERP) específico del sector que se utiliza cada vez más en el negocio de la logística. Este sistema permite a los transportistas convertir los pedidos en expedientes, organizar la planificación y enviar automáticamente a los camiones factores tales como la carga disponible, los activos, los lugares de parada o los períodos de conducción y descanso, controla y optimiza la gestión de transporte. Diseñado para transportistas, distribuidores, proveedores de servicios logísticos para ayudar a reducir los costes de transporte, mejorar las tasas de llenado y optimizar la asignación del transportista. Esta solución integral garantiza una respuesta rápida y fiable, los niveles mínimos de existencias y el control total de la gestión del flujo, etc. El sistema de gestión de transporte facilita información precisa sobre la flota y los pedidos, con lo que se puede llevar a cabo la carga y las rutas con la máxima eficacia. Características del Sistema de Administración de Transporte:  Mantiene la información del conductor  Asigna rutas a los conductores  Exporta rutas a dispositivos portátiles de mano.  Importa el estado de la ruta y las firmas de clientes desde dispositivos portátiles de mano  Mantiene la información del usuario y los permisos del usuario  Mantiene interfaces con el sistema central y otros sistemas externos  Permite ver la información acerca de los pedidos en el sistema  Permite ver la información de rutas y despachos
  7. 7. WMS. Sistema De Gestión De Almacenes Sistema de gestión de almaceneses la denominación atribuida a programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés "WMS" (warehousemanagementsystem). La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización. El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. Algunas características de sistemas comerciales:  Gestiona movimientos de materiales tanto de producto terminado como de primeras materias, material de envase y repuestos, órdenes de recepción y mercancías.  Por su flexibilidad se adapta a cualquier sector y dispone de un módulo para el control de números de serie, lotes y fechas de caducidad.  Gestiona totalmente la trazabilidad de todo el proceso productivo y/o de distribución y las fechas de caducidad.  Funciona tanto con “Papel” como con las tecnologías de radiofrecuencia, pick/putto light, pick byvoice, RFID, etc.  Gestión multi-almacén, multi-área y multi-empresa.  Planificación, gestión y ejecución de rutas en los flujos de la mercancía.  Administración avanzada y control de equipos y sistemas de transporte automatizados.  Gestión y ubicación automática de la mercancía guiada por flujos.  Gestión de ubicaciones multiartículo, multicontenedor, multiformato y monoformato.  Sistema avanzado y optimizado de preparación de pedidos multi-método, picking inverso con gestión de restos.  Identificación y control de mercancía por múltiples códigos de barras 1D y 2D y por medio de RFID. El propósito principal de un WMS es controlar el movimiento y almacenamiento de materiales en la empresa. La lógica básica de un WMS utilizará una combinación de artículo, localización, cantidad, unidad de medida, e información de la orden para determinar dónde almacenar y recoger materiales y en que secuencia hacerlo.
  8. 8. VMI. Inventario Administrativo Por El Vendedor El inventario administrado por el vendedor (conocido en inglés como vendor- managedinventory o por sus siglas VMI) es una familia de modelos de negocios en la cual elminorista de cierto producto suministra información sobre ventas e inventarios al proveedor. El proveedor por su parte suele asumir la responsabilidad sobre la administración de los inventarios y toma las decisiones sobre los tamaños de los pedidos y las fechas de despacho.Es un procedimiento de actuación por el cual los proveedores en general, de acuerdo con sus clientes efectúan la gestión de inventarios de los productos que les suministran e incluso llegan a gestionar todo el ciclo de pedido y aprovisionamiento en su nombre. Así mismo, al permitir que los proveedores manejen el inventario se reduce el número de intermediarios en la cadena de abastecimiento, aumenta la visibilidad común de la cadena y reducen los niveles totales del inventario a lo largo de la misma. VMI implica la colaboración entre proveedores y sus clientes En lugar de enviar las órdenes de compra, los clientes envían electrónicamente la información de la demanda diaria para el proveedor. El proveedor genera órdenes de reposición para el cliente sobre la base de esta información de la demanda. El proceso es guiado por mutuo acuerdo los objetivos para los niveles de inventario de los clientes, llene las tasas y los costos de transacción. El objetivo de VMI es alinear los objetivos de negocio y optimizar las operaciones de cadena de suministro, tanto para los proveedores y sus clientes. El valor del negocio es un resultado directo del aumento del flujo de información: La mejora de la rotación de inventario Servicio de Mejora El aumento de las ventas Las ventajas de utilizar el VMI son las siguientes: Cliente.- Consigue una mayor eficiencia en todo el proceso de compra, aprovisionamiento y gestión de los productos vinculados con ese proveedor ya que se aumenta el nivel de servicio final al cliente evitando las faltas de mercancía, se reduce el inventario total como suma de los inventarios en curso y los inventarios físicos en almacenes y/o puntos de venta, y se disminuye de manera muy importante el coste asociado a las operaciones rutinarias de gestión. Vendedor.- Consigue una mayor eficiencia en el proceso al mejorar el proceso de reaprovisionamiento, aumentar el nivel de servicio al cliente y poder unir de forma directa la planificación de la demanda con los procesos que se desarrollan aguas arriba: producción, compras y aprovisionamientos del proveedor.
  9. 9. PS. Sistema De Abastecimiento El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública. La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública. El sistema es de aplicación tanto a los bienes materiales, constituidos por elementos materiales individualizables mesurables, intercambiables y útiles o necesarios para el desarrollo de procesos productivos, como a los servicios en general, excepto los personales que son competencia del sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus propias normas, tiene como objetivo la satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la gestión de los medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de transportes, informática…) y moviliza tanto los recursos humanos como los financieros que sean adecuados, garantizar la calidad de servicio, es decir la conformidad con los requisitos de los clientes, da una ventaja competitiva a la empresa. Es una unidad organizada que consta de dos o más elementos o partes interdependencias o subsistemas circunscritas a un ámbito o medio ambiente. Etapas del proceso de abastecimiento.-  Programación  Adquisición u obtención  Almacenamiento  Distribución
  10. 10. APS. Sistema De Planificación Y Programación Avanzada Los sistemas APS (en Inglés AdvancedPlanning and Scheduling) son los procesos de control de manufactura que administran los materiales y la capacidad de producción para cumplir con la demanda. La utilización de un sistema APS se posiciona como una de las mejores alternativas que disponen las industrias que necesitan de sistemas de planificación y planeación avanzada, adaptándose especialmente a los requerimientos de compañías de gran escala que empleen sistemas de procesamiento masivos con distintos tipos de productos. Permite prometer fechas de entrega a las órdenes de venta de sus clientes y cumplirlas, cuidando la sincronización de su producción, la secuenciación y el mejor aprovechamiento de los recursos materiales, humanos y de capacidad de producción, alineándolos con sus metas de negocio. Un sistema APS toma en cuenta los horizontes de corto y largo plazo en la planeación.Utiliza algoritmos matemáticos avanzados para optimizar y estimular los procesos empresariales desde la planeación de la demanda, la planeación / programación de la producción hasta la planeación de la distribución y el transporte. El principal objetivo de un sistema APS es el de optimizar y proveer la mejor solución posible basada en el análisis de costos y beneficios óptimos para las ordenes, la demanda, el suministro, la capacidad y la logística. Son herramientas que aprovechan la información transaccional que entregan los ERP para optimizar procesos particulares y únicos de cada compañía. Permiten incorporar en un solo lugar (módulo de sistema) una serie de decisiones logísticas de alto impacto en los costos de las empresas, como es el transporte y almacenamiento de productos, por ejemplo. Los sistemas APS están orientados a medianas y grandes empresas que poseen costos operativos de millones de dólares. Sin embargo, esta condición no es una limitante, pues cualquier industria que enfrente un proceso complejo en su distribución puede utilizar un Sistema Avanzado de Planificación. EL Sistema APS básicamente busca aumentar la productividad en sistemas de manufactura, donde el balance entre las estimaciones de venta y la capacidad finita de planta es una tarea cotidiana y determinante.
  11. 11. CRP. Programa De Reposición Continua Un programa que activa la fabricación y movimiento de producto a través de la cadena del suministro cuando un producto idéntico se compra por un usuario final. El Proceso de Aprovisionamiento Continuo es un modelo de negocio que cambia las reglas de juego que hasta el momento se han llevado a la práctica durante años. Como proveedores estamos acostumbrados a recibir las órdenes de compra de sus clientes, éste modelo busca cambiar el rol y hacer de los clientes los socios de negocio, comprometiéndose siempre y en todo momento a realizar el abastecimiento continuo de los productos en cada punto de venta, ofrecen la posibilidad de procesos de la cadena de suministro más eficientes a través de un sistema de "tirado" en el que la información del inventario es compartida entre las organizaciones y sus proveedores. El proveedor controla los niveles de inventario y automáticamente reemplaza materiales, según sea necesario, permitiendo así que los proveedores puedan planificar de manera más eficaz para la producción y la eliminación de la necesidad de que las órdenes de compra y otros documentos relacionados. Conocida como también Programa Reposición Continua o Planificación Reposición continua en la industria al por menor de bienes de consumo /, la PCR se considera una herramienta importante en la implementación de una estrategia de Respuesta Eficiente al Consumidor (ECR). PCR y VMI sólo diferentes términos para el mismo proceso. Reposición continua es la práctica de la asociación entre los miembros del canal de distribución que cambia el proceso de reposición tradicional de las órdenes de compra del distribuidor-generado, sobre la base de cantidades económicas, a la reposición de productos en base a la demanda actual y prevista del producto. El objeto de una técnica de reaprovisionamiento es conseguir la cantidad correcta de inputs necesarios, en el lugar correcto y a tiempo para el propio proceso de producción, y todo esto a un coste bajo.
  12. 12. E-BUSINESS Llamados en español Negocios Electrónicos podrían definirse así: La ejecución o ampliación de los procesos del negocio de las organizaciones, combinando el amplio alcance de Internet con la tecnología de la Información. Son una alternativa para integrar una organización con sus clientes y proveedores aplicándola a la empresa en cuestiones como: costo, tiempo de ciclo, servicios y calidad. Desde el punto de vista de los negocios sus ventajas y características son: Aplican bajo los esquemas operativos en uso dentro de la organización, desaparecen fronteras físicas y horarios, tienen efectos drásticos en los indicadores de desempeño de los procesos del negocio, la recuperación de la inversión puede hacerse en periodos más cortos que con otras tecnologías, su alcance abarca todo tipo y tamaño de empresas, están íntimamente ligados al plan de negocios de la empresa y son dirigidos desde los niveles más altos de la organización. El mundo electrónico o "mundo virtual" ya es una realidad. Hacer e-business significa poner los procesos de negocios de su empresa en Internet. Esto no es tan fácil como diseñar una página Web o instalar un paquete de software, se necesita experiencia en Internet, experiencia en Negocios y utilizar las herramientas apropiadas. Negocio electrónico o e-business, (acrónimo del idioma inglés electronic y business), se refiere al conjunto de actividades y prácticas de gestión empresariales resultantes de la incorporación a los negocios de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) generales y particularmente de Internet, así como a la nueva configuración descentralizada de las organizaciones y su adaptación a las características de la nueva economía. El e-business, que surgió a mediados de la década de los años 1990, ha supuesto un notable cambio en el enfoque tradicional del capital y del trabajo, pilares fundamentales de la empresa, y en sus prácticas productivas y organizacionales. Las actividades que ponen en contacto clientes, proveedores y socios como la mercadotecnia y ventas, la producción y logística, gestión y finanzas tienen lugar en el e-business dentro de redes informáticas que permiten a su vez una descentralización en líneas de negocio.
  13. 13. ARQUITECTURA EMPRESARIAL La Arquitectura Empresarial es una metodología de mejora continua a mediano plazo, que basada en una visión integral, permite mantener actualizada la estructura de información organizacional alineando procesos, datos, aplicaciones e infraestructura tecnológica en cuatro dimensiones: negocios, datos/información, aplicaciones y tecnología.  En un contexto de negocio, la Arquitectura Empresarial apoya el cumplimiento de los objetivos estratégicos, garantizando que las iniciativas planteadas correspondan a programas/proyectos que den solución a los requerimientos y necesidades de negocio  La Arquitectura Empresarial unifica aquellos silos de información que suelen disminuir la eficiencia de los procesos de negocio. La identificación de oportunidades de integración y reutilización de aplicaciones a través de toda la organización, brinda mayor compatibilidad entre los procesos y los sistemas de información que los soportan  La Arquitectura Empresarial establece una clara trazabilidad entre procesos, datos, aplicaciones, e infraestructura tecnológica, conformando un modelo confiable, coherente y de gran utilidad para las áreas de gestión y administración de la organización, que puede apoyar la definición y aplicación de estándares corporativos y tecnológicos, así como el establecimiento y seguimiento de políticas  La adecuada definición de la Arquitectura Empresarial le brinda a las organizaciones la definición de una plataforma TARGET que garantice la operación eficiente de las tecnologías de la información, disminución de costos de desarrollo, mantenimiento y soporte de software, portabilidad de aplicaciones, interoperabilidad y un entorno más flexible para la gestión de cambios  Las definiciones de la Arquitectura Empresarial brindan las herramientas para optimizar los procesos de adquisición de TI, hacerlos más rápidos, simples y económicos, garantizar un retorno sobre la inversión, y reducir el riesgo en las decisiones de compra  Una Arquitectura Empresarial bien establecida y gestionada minimiza la complejidad de la Infraestructura de TI permitiendo un máximo aprovechamiento de la infraestructura actual y flexibilidad en el desarrollo, compra o tercerización de soluciones. REFERENCIAS
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