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PLATEFORME DE GESTION
DE
CONGRÈS SCIENTIFIQUES
https://www.sciencesconf.org/formation/presentation.pdf
Version février 2019
Sommaire
 Introduction
 Présentation du portail www.sciencesconf.org
 Présentation de l’espace conférence
 Les modules...
INTRODUCTION
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Historique
 2008 - Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil
unifié de gestion scientifique de conféren...
Principe
Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le
« cloud CCSD » offrant :
 Serveur Web pérenne...
P O R TA I L
› CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd
› ANNUAIRE des conférences
› CALENDRIER des évènements
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Sciencesconf.org en février 2019
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7
Sciences de l'Homme et de
la Société
28%
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 3 712 utilisent le module de gestion éditoriale
– 177 556 résumés, 51 153 communications
– 2 09...
LE PORTAIL www.sciencesconf.org
9
Le portail www.sciencesconf.org
 Demande d’hébergement de la conférence
 Informations sur les conférences en cours
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Consultation des conférences
 Liste
 Par lieux
11
 Chronologique
 RSS
Création d’une nouvelle conférence
 Demande de création en 5 étapes :
1. Authentification
2. Description
3. Modules
4. Si...
ESPACE CONFERENCE
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[maconf].sciencesconf.org
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Accès Participant
 Point d’entrée pour le participant sur la
plateforme
 Accès :
– Inscription
– Dépôt des résumés et co...
Accès Organisateur
 Site Web
– Hébergement
– Personnalisation : gabarit, apparences, contenu, …
– Statistiques de consult...
Rôles utilisateurs
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Rôles utilisateurs
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Privilèges Rights
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Dépôts
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SITE WEB
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En-tête du site
 En-tête image ou HTML
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Disposition
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 Menu Vertical
 Menu Horizontal
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Apparence
3 méthodes de personnalisation du style :
 Styles prédéfinis
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Apparence
 Formulaire rapide
Style créé automatiquement avec
les informations renseignées
 Style avancé
– Accès aux feui...
Contenu du site web
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la conférence
 Pages prédéfinies
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Pages prédéfinies
 Actualités de la conférence
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Pages personnalisables
 Page d’accueil
Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
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Personnalisation éd...
Statistiques
 Outil externe d’analyse des visites
du site web intégré pour chaque conférence
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GESTION SCIENTIFIQUE
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Fonctionnement avec dépôt de résumés
Déposants,
auteurs
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Relecteurs Coordinateur
2- Relecture 3- Sélection
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Fonctionnement avec dépôt de résumés puis
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Configuration du dépôt
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 Ajout de critères d’évaluation
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 Via Paybox
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Paiement en ligne via Paybox
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Gestionnaire
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Paiement en ligne via Service local
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(université, …)
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Consultation des dépôts scientifiques
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Apparence des mails
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Modèles de mails
 Personnalisation du contenu
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 Création de listes de destinataires
prédéfinies
– Pour préparer les relectures
– Pour informer l...
Publipostage
 Sélection destinataire
– Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au
moins un papier accepté...
Programme
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Programme de la conférence
 Ajout d’événements
– Session,
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– Pause,
 Ajout des interventions dans les session...
Vue journée
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Recueil des résumés / actes
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 Type : résumé, texte complet
 Regroupement : programme, thématiques
 S...
HAL
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Intégration dans l’archive ouverte HAL
 Export vers HAL (sur demande)
 Accord nécessaire des déposants
 Vérification de...
Déposants
Auteurs
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Relecteurs Coordinateur
2- Relecture 3- Sélection
Texte complets Dépôts
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Dépôts
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Avantages du transfert
 Collection personnalisée pour la conférence
 Diffusion large à travers l’archive ouverte
 Enric...
CONCLUSION
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 Administration
– Choix du type de site : conférence ou d’appel à projets
 Gestion éditoriale
– Améli...
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Système
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Liens
 Portail principal
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  1. 1. PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES https://www.sciencesconf.org/formation/presentation.pdf Version février 2019
  2. 2. Sommaire  Introduction  Présentation du portail www.sciencesconf.org  Présentation de l’espace conférence  Les modules de la plateforme – Site web – Gestion éditoriale – Gestion de l’inscription  Les différents accès – Déposant – Participant – Relecteur – Coordinateur – Gestionnaire  Transfert vers HAL  Evolutions de la plateforme 2
  3. 3. INTRODUCTION 3
  4. 4. Historique  2008 - Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.  Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis  Projet porté par le CCSD  Septembre 2009 - Début de la réalisation  Décembre 2010 - Ouverture de la version 1.0 de la plateforme  Mars 2013 - Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7  Septembre 2015 - Réalisation d’une nouvelle version  Décembre 2017 – Lancement de SciencesCall 4
  5. 5. Principe Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant :  Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL de la forme [maconf].sciencesconf.org – Exemple : https://eucop2018.sciencesconf.org/  Des adresses mails spécifiques – Exemple : eucop2018@sciencesconf.org  Demande d’hébergement simple via un site dédié 5  Au c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m a t i q u e l o c a l e
  6. 6. P O R TA I L › CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd › ANNUAIRE des conférences › CALENDRIER des évènements E S PA C E C O N F É R E N C E › POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission › POUR LES ORGANISATEURS - Hébergement et personnalisation du site web - Statistique de consultation - Suivi des inscriptions - Outils de sélection des contributions - Mise en place du programme - Envoi de mail - Edition électronique - Transfert vers l’archive ouverte HAL Organisation de la plateforme 6
  7. 7. Sciencesconf.org en février 2019  7 067 conférences 7 Sciences de l'Homme et de la Société 28% Sciences du Vivant 9% Informatique 9%Physique 8% Sciences de l'Ingénieur 8% Chimie 5% Mathématiques 5% Sciences de l'Environnement 4% Planète et Univers 4% Sciences Cognitives 2% Economie et Finances quantitatives 2% Statistiques 2% Autres 14%
  8. 8. Sciencesconf.org en 2019  3 712 utilisent le module de gestion éditoriale – 177 556 résumés, 51 153 communications – 2 094 abstracts pour la conférence [thermec2018] – 943 textes complets pour la conférence [cfm2015] – 2 603 textes exportés vers HAL  4 272 utilisent le module d’inscription – 293 511 inscrits – 1 641 inscrits pour la conférence [uispp2018] – 1 402 utilisent le module de paiement (913 en ligne dont 205 via Paybox) 8
  9. 9. LE PORTAIL www.sciencesconf.org 9
  10. 10. Le portail www.sciencesconf.org  Demande d’hébergement de la conférence  Informations sur les conférences en cours 10
  11. 11. Consultation des conférences  Liste  Par lieux 11  Chronologique  RSS
  12. 12. Création d’une nouvelle conférence  Demande de création en 5 étapes : 1. Authentification 2. Description 3. Modules 4. Site internet 5. Récapitulatif  Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD – Vérification d’éligibilité – Délai moyen 48 heures 12  E s p a c e C o n f é r e n c e d i s p o n i b l e
  13. 13. ESPACE CONFERENCE 13
  14. 14. [maconf].sciencesconf.org 14
  15. 15. Accès Participant  Point d’entrée pour le participant sur la plateforme  Accès : – Inscription – Dépôt des résumés et communications – Programme, annonces – Consultation des informations de la conférence 15
  16. 16. Accès Organisateur  Site Web – Hébergement – Personnalisation : gabarit, apparences, contenu, … – Statistiques de consultation  Administration – Configuration des listes : thématiques, types de dépôt, … – Paramétrage de la conférence : période de soumission, de relecture, d’inscription, …  Inscription – Construction du questionnaire – Suivi des inscriptions  Gestion scientifique – Outils de sélection des contributions – Mise en place du programme – Envoi de mail : appel à soumission, relance, … – Edition électronique – Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL 16
  17. 17. Rôles utilisateurs  Administrateur Configuration de la conférence Ouverture du site au public Ce rôle comprend les rôles de : coordinateur, de webmaster et de gestionnaire  Coordinateur Organisation du travail de relecture : définition des relecteurs, répartition des soumissions, sélection des soumissions  Rédacteur Accès aux évaluations des relecteurs  Relecteur Evaluation des soumissions  Gestionnaire Accès au suivi des inscriptions  Webmaster Gestion du site web de la conférence : apparence, contenu, statistiques 17
  18. 18. Rôles utilisateurs 18 Privilèges Rights / Modules Dépôts Submissions Inscription Registration Gestion éditoriale Editorial management Relecture Reviewing Programme Program Gestion des mails Mailing management Gestion de l'inscription Registration management Site web Website Administration Administration Administrateur Administrator          Coordinateur Coordinator       Rédacteur Redactor    Relecteur Reviewer    Gestionnaire Administrative     Webmaster Webmaster    
  19. 19. SITE WEB 19
  20. 20. Administration Site Web  Langues de l’interface Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence (Français, Anglais, Espagnol)  Charte graphique – En-tête Personnalisation du bandeau du site – Disposition Mise en page du site – Apparence Définition du thème graphique  Menu Gestion du contenu du site public (pages)  Statistiques de consultation 20
  21. 21. En-tête du site 3 méthodes de personnalisation :  Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées 21
  22. 22. En-tête du site  En-tête image ou HTML 22
  23. 23. Disposition Définition de la structure du site web:  Menu Vertical  Menu Horizontal 23
  24. 24. Apparence 3 méthodes de personnalisation du style :  Styles prédéfinis 24
  25. 25. Apparence  Formulaire rapide Style créé automatiquement avec les informations renseignées  Style avancé – Accès aux feuilles de styles CSS 25
  26. 26. Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence  Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, …  Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, … 26  P o s s i b i l i t é d e d é f i n i r d e s d r o i t s d ’ a c c è s a u x d i ff é r e n t e s p a g e s d u s i t e e n f o n c t i o n d e s r ô l e s u t i l i s a t e u r s
  27. 27. Pages prédéfinies  Actualités de la conférence Accessible sur une page du site  Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence  Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions  Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée  Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur  Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence 27
  28. 28. Pages personnalisables  Page d’accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)  Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)  Galerie photo Diaporama des photos déposées  Liens extérieurs  Lecteur flux syndication extérieurs (RSS)  Fichiers déposés  Dates importantes 28
  29. 29. Statistiques  Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence  29  h t t p : / / p i wi k . o r g /  h t t p : / / w w w. g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /
  30. 30. GESTION SCIENTIFIQUE 30
  31. 31. Fonctionnement avec dépôt de résumés Déposants, auteurs 1- Dépôt 31 Relecteurs Coordinateur 2- Relecture 3- Sélection Répartition Résumés déposés Résumés relus Résumés acceptés Mise en place du programme Edition du recueil des résumés Publipostage
  32. 32. Fonctionnement avec dépôt de résumés puis textes complets Déposants, auteurs 1- Dépôt 32 Relecteurs Coordinateur 2- Relecture 3- Sélection Répartition Résumés déposés Résumés relus Résumés acceptés Mise en place du programme Edition du recueil des résumés et des actes Publipostage 4- envoi des notifications aux déposants 6- Relecture 7- Sélection Textes complets déposés Textes complets relus Textes complets acceptés 5- Dépôt des textes complets
  33. 33. Configuration du dépôt  Définition des types de dépôts (oral, poster,…) et des thématiques  Définition des règles de dépôt: – Type de document – Format du résumé – Période(s) de dépôt – Alertes mail  Choix des métadonnées demandées lors du dépôt – mots-clés, email des auteurs, … 33
  34. 34. Configuration de la relecture  Définition des relecteurs – Ventilation des papiers par thématique – Puis éventuellement par soumission  Définition des options de relecture – Relecture (anonymisation possible) – Périodes par type de dépôt  Création de grilles de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs – Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …  1 note par critère pondérant la note finale  grille par type de document  Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: – Accès aux avis des relecteurs – Sélection des dépôts 34
  35. 35. Création de(s) grille(s) de relecture  Ajout de critères d’évaluation 35  Grille d’évaluation
  36. 36. INSCRIPTION 36
  37. 37. Configuration de l’inscription  Configuration en 3 étapes  Configuration générale  Construction du formulaire d’inscription  Configuration du paiement (optionnel)  Configuration générale – Période d’inscription – Validation par l’administrateur des inscrits – Limite du nombre d’inscrits – Alerte mail aux administrateurs 37
  38. 38. Structure du formulaire  Champs non modifiables – Informations liées à la création d’un compte dans Sciencesconf.org  Adresse mail, login, mot de passe, nom, prénom  Champs prédéfinis – Informations complémentaires  Titre, url site perso – Informations sur le laboratoire du participant  Laboratoire, adresse, pays  Champs personnalisables – Informations spécifiques à la conférence  Catégories, diner de gala, …. 38
  39. 39. Construction du formulaire  Ajout d’éléments de description Permettent d’habiller le formulaire  Titre de section  Description  Saut de ligne  Ajout d’éléments de formulaires Attendent une réponse du participant  Texte  Texte long  Liste déroulante  Catégorie 39
  40. 40. Construction du formulaire  Éléments texte et texte long – Libellé, description (optionnel) – Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ – Contrôle possible : Vérifie la saisie du participant  Contrôles : numérique, date, mail  Liste déroulante, élément catégorie – Libellé, description – Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ – Type de valeurs:  oui/non, Liste des thématiques, liste des jours de la conférence, liste libre, … – Si valeurs libres, il faut les saisir une par une – Le champ catégorie est identique à une liste déroulante  Champ unique  Si intégration du paiement, permet de définir des montants de frais d’inscription différents 40
  41. 41. Exemple de formulaire 41
  42. 42. Configuration du paiement  Sélection des moyens de paiement à proposer aux participants – En ligne  URL du système distant  commentaire – Par chèque  Ordre  Adresse d’envoi – Par bon de commande  Adresse d’envoi – Par transfert bancaire  Coordonnées bancaires – Sur place  Moyens de paiement acceptés 42
  43. 43. Frais d’inscription  Définition du montant des frais d’inscription – En fonction des catégories  chercheurs, étudiants, membre association, … – En fonction des dates  Possibilité d’ajout d’options – À partir du formulaire d’inscription créé auparavant – Le système présente tous les éléments du formulaire d’inscription de type « Liste déroulante »  exemple: participation au repas de gala : +50€ 43
  44. 44. Exemple 44
  45. 45. Paiement en ligne  Via Paybox  Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox Clé secrète HMAC obligatoire  Via Service local  Lien avec une passerelle  via AzurColloque prochainement 45  h t t p s : / / [ m a c o n f ] @ s c i e n c e s c o n f . o r g / p a y b o x
  46. 46. Paiement en ligne via Paybox 46 Participant Gestionnaire  Saisie questionnaire  Envoi données + redirection  Retour paiement + redirection Back office Service de paiement PAYBOX
  47. 47. Paiement en ligne via Service local 47 Service local (université, …) Service de paiement (PAYBOX, banque, …) Participant Service comptable  Saisie questionnaire  Envoi données  Redirection paiement  Etat paiement  Retour paiement Etat comptable
  48. 48. Paiement en ligne via AzurColloque 48 Service de paiement Participant Service comptable  Inscription  Redirection  Redirection paiement  Etat paiement  Retour Etat comptable  Saisie questionnaire (choix tarif + options)
  49. 49. OUVERTURE DU SITE 49
  50. 50. Publication du site de la conférence  Selon l’activation de certains modules, le site de la conférence peut être publié lorsque les modules suivants ont été configurés: – Module de dépôt – Module de relecture – Module d’inscription 50 I l e s t p o s s i b l e a u s s i d e f e r m e r l e s i t e a u p u b l i c .
  51. 51. LES ACCÈS 51
  52. 52. Accès déposant 52
  53. 53. Dépôt pour les auteurs 4 étapes :  Métadonnées  informations sur la soumission (titre, …)  Auteurs  Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs  Fichier(s)  Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, …)  Conversion automatique dans le format PDF  Récapitulatif 53
  54. 54. Accès relecteur 54
  55. 55. Relecture  Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur  Accès aux dépôts attribués par le coordinateur  Une grille par dépôt  Possibilité de grilles par type de document et par type de dépôt  Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques) 55
  56. 56. Accès coordinateur 56
  57. 57. Sélection des communications  Tableau de bord des communications en temps réel 57 - Acceptation - Refus - Demande de modifications au déposant - Modification directe des communications
  58. 58. Accès participant 58
  59. 59. Inscription pour les participants  Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur  Le participant complète le formulaire d’inscription  Il reçoit une confirmation de son inscription par mail  Si paiement : – Le système présente le montant des frais d’inscription – Choix du mode de paiement (en fonction des modes définis par l’administrateur) 59
  60. 60. Accès gestionnaire 60
  61. 61. Tableau de bord des inscrits  Accès en temps réel aux inscriptions pour la conférence  Possibilité d’être alerté pour chaque nouvelle inscription  Export de la liste des participants 61
  62. 62. L’administrateur peut aussi  Accéder aux dépôts  Créer des comptes  Donner des privilèges  Exporter la liste des participants 62
  63. 63. Consultation des dépôts scientifiques Tous les abstracts et communications peuvent être disponibles en consultation sur le site de la conférence : – Soit par auteur, intervenant ou thématique que vous avez créés dans la partie publique (grâce aux pages) – Soit à partir d’une URL :  Accès à la page du dépôt : http://[maconf].sciencesconf.org/IDDOC  Accès au dépôt au format : – PDF http://[maconf].sciencesconf.org/IDDOC/document – XML http://[maconf].sciencesconf.org/export/IDDOC/xml – TeX http://[maconf].sciencesconf.org/export/IDDOC/tex 63
  64. 64. Gestion des emails 64
  65. 65. Alias mails › Création automatique d’un alias par conférence › Possibilité de créer d’autres alias préfixés par l’identifiant de la conférence 65  [ m a c o n f ] @ s c i e n c e s c o n f . o r g  E x : [ m a c o n f ] - l i s t e 1 @ s c i e n c e s c o n f . o r g
  66. 66. Apparence des mails  Personnalisation de la structure des mails envoyés par l’application  Attention aux images dans les modèles 66
  67. 67. Modèles de mails  Personnalisation du contenu – Confirmation inscription – Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt – …  Création de nouveaux modèles – Mise à jour du programme – Modification des dates de relecture – … 67
  68. 68. Listes de destinataires  Création de listes de destinataires prédéfinies – Pour préparer les relectures – Pour informer les participants – … 68
  69. 69. Publipostage  Sélection destinataire – Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …) – Ajout de nouvelles adresses mails  Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails – Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi %%USER%%, %%CONFERENCE%%, …  Options supplémentaires – Ajout de pièces jointes – Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, …  Historique des mails envoyés 69
  70. 70. Programme 70
  71. 71. Programme de la conférence  Ajout d’événements – Session, – Discours, – Pause,  Ajout des interventions dans les sessions – Récupéré dans les soumissions acceptées  Edition en PDF du programme  Plusieurs vues disponibles pour le participant 71  L e p r o g r a m m e e s t u t i l e s i l e m o d u l e G e s t i o n é d i t o r i a l e e s t u t i l i s é
  72. 72. Vue journée 72
  73. 73. Vue semaine 73
  74. 74. Vue détaillée 74
  75. 75. Edition électronique 75
  76. 76. Recueil des résumés / actes  Choix des données  Type : résumé, texte complet  Regroupement : programme, thématiques  Statut des données (acceptées, …)  Données supplémentaires  Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index des auteurs, …  Fichiers extérieurs au format PDF  Mise en page  Tri sur les dépôts  Pagination  Langue 76  C r é a t i o n d ’ u n f i c h i e r a u f o r m a t P D F
  77. 77. HAL 77
  78. 78. Intégration dans l’archive ouverte HAL  Export vers HAL (sur demande)  Accord nécessaire des déposants  Vérification de l’éligibilité  Création d’une collection HAL  Transfert des papiers 78
  79. 79. Déposants Auteurs 1- Dépôt 79 Relecteurs Coordinateur 2- Relecture 3- Sélection Texte complets Dépôts relus Dépôts acceptés Accord des auteurs Vérification des dépôts Demande de transfert Intégration dans l’archive ouverte HAL Administrateur
  80. 80. Avantages du transfert  Collection personnalisée pour la conférence  Diffusion large à travers l’archive ouverte  Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires  Enrichissement de l’archive ouverte HAL  2 603 textes exportés vers HAL – Moyenne de 120 dépôts exportés par site 80
  81. 81. CONCLUSION 81
  82. 82. Evolutions à venir  Administration – Choix du type de site : conférence ou d’appel à projets  Gestion éditoriale – Améliorer l’édition du programme – Application mobile pour présentation du programme – Proposer une répartition aléatoire des soumissions aux différents relecteurs  Inscription – Proposer un système complet de gestion des inscriptions (feuilles de présence, badges) – Passerelle avec AzurColloque  Documentation – Site bilingue externe dédié à la documentation avec création d’une FAQ et d’un module de recherche 82
  83. 83. En résumé, Sciencesconf c’est 83 Transfert des Textes complets Système de paiement en ligne Module de relecture Référentiel AURéHAL Gestion Scientifique Gestion des inscriptions Site web Publipostage  Dépôt des communications / posters  Outil de sélection  Outil de relecture  Edition du recueil des résumés, des actes  Edition du programme de la conférence  Construction du questionnaire d’inscription  Mise en place du paiement des frais d’inscriptions  Tableau de bord permettant le suivi des inscriptions en temps réel  Site multilingue  Modèles de site prédéfinis ou à personnaliser  CMS pour la gestion du contenu du site  Outil d’analyse des visites du site web de la conférence  Personnalisation d’emails  Création de modèles d’emails  Création de liste de diffusion  Envoi des emails (appels à communication, relances, …) Sciencesconf.org
  84. 84. Liens  Portail principal – h t t p s : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g  Documentation – h t t p s : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g / d o c u m e n t a t i o n / a d m i n – h t t p s : / / d o c . s c i e n c e s c o n f . o r g ( à v e n i r )  Contact – c o n t a c t @ s c i e n c e s c o n f . o r g  Support – s u p p o r t @ s c i e n c e s c o n f . o r g 84

SciencesConf.org : plateforme de gestion de congrès scientifiques. Février 2019

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