Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars

1,119 views

Published on

Norrtälje kommun digital ärendehanteringsprojekt

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,119
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars

  1. 1. Norrtälje kommun och digitalärendehanteringJonas Vallgårda
  2. 2. 2 Vad är digital ärendehantering?www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  3. 3. 3 Inte digitaltwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  4. 4. 4 Digitalt ● PC ● Skanna ● E-post ● Mobil ● Läsplattor ● Internet ● etcwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  5. 5. 5 Ärendehantering (nämndadministration) ● Postöppning och registrering ● Beredning, remittering och beslutsunderlag ● Kallelser och sammanträdeshandlingar ● Sammanträde ● Protokoll och justering ● Beslutsregistrering och expediering ● Arkivering och gallringwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  6. 6. 6 Utveckling pågår 2011www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  7. 7. 7 Digital Vision ”Vår vision är enkel. Vi vill ersätta dagens pappersflöden i kommunen och istället utnyttja den digitala tekniken. Vi vill återanvända information som redan finns i våra databaser och på så sätt undvika dubbelarbete. Vi vill tydliggöra ansvaret för ett ärende. Vi vill förbättra sökbarhet, överblick och tillgänglighet till våra handlingar för såväl ledning, medarbetare, förtroendevalda och medborgare. Vi vill värna vår miljö genom att minska mängden papper och transporter. Vi vill spara pengar genom effektivare administration och färre fysiska försändelser. Vi ska inte bli papperslösa, den som önskar kan fortfarande skriva ut för eget behov, men vi ska inte belasta våra kollegor med sådant som kan ordnas digitalt. Vi vill skapa förståelse för ledarskapets avgörande betydelse för en framgångsrik utveckling mot e-förvaltning.”www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  8. 8. 8 Ledstjärnor ● Ökad effektivitet ● Ökad rättssäkerhet ● Fördjupad demokrati ● Minskad miljöpåverkanwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  9. 9. 9 Vad gör ni med alla bokhyllor? Patrik Oja, kommunchef i Haparanda, är upprorsmakaren som slängt ut papperen från kommunhuset. – Jag menar att man bara behöver en mobil och en dator för att klara av sitt uppdrag. Jag har heller inga postit- lappar på mitt kontor, däremot elektroniskt i datorn, och fördelen är att man kan mejla dem. Vi har fortfarande toalettpapper i kommunhuset, men det finns lösningar på det området också. Källa: http://www.svd.se/naringsliv/nyheter/vad-gor-ni-med-alla-bokhyllor_5973101.svd#www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  10. 10. 10Process - digitalärendehanteringwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  11. 11. 11 Digitalt för förtroendevalda 2011 ● De flesta nämnder bör kunna erbjuda kallelser och handlingar via e-post ● Kallelser, protokoll och handlingar ska göras tillgängliga via norrtalje.sewww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  12. 12. 12www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  13. 13. 13 Din e-postadress ● förnamn.efternamn@norrtalje.sewww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  14. 14. 14 Hur kommer jag åt min e-post? ● https://epost.norrtalje.sewww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  15. 15. 15www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  16. 16. 16www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  17. 17. 17 Inloggningsuppgifter ● Kontakta din nämndsekreterare för inloggningsuppgifterwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  18. 18. 18 Din e-post kan vara allmän handling? ● Allmänna handlingar ska normalt diarieföras ● Sekretess handlingar ska alltid diarieföras. ● Allmänheten har i princip samma rätt att ta del av allmänna elektroniska handlingar som pappershandlingar.www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  19. 19. 19 Allmän handling ● Inkommen post är allmän handling och ska hanteras så att allmänheten ”genast eller så snart det är möjligt” kan ta del av den. ● En handling anses som inkommen då den kommit förvaltningen eller representant för myndigheten tillhanda ● Representant = tjänsteman eller förtroendevaldwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  20. 20. 20 Representant för myndigheten, men … ● En förtroendevald har inte på grund av sin ställning som ledamot i nämnd befogenhet att ta del av handling som inte är allmän.www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  21. 21. 21 Jag är inte bara representant för myndigheten … ● Jag är politiker också! ● E-post som du får tillsänd till dig i egenskap av politiker är inte att anse som allmän handling.www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  22. 22. 22 Loggar över e-posttrafiken ● Är dock allmän handling, även om e-posten endast innehåller privata meddelanden.www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  23. 23. 23 Att göra! ● Regelbundet kontrollera din @norrtalje.se brevlåda ● Vidarebefordra e-posten till annan e-post brevlåda som du kollar dagligen. ● Hjälp med vidarebefordran – kontakta IT- support på telefon 74646www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  24. 24. 24 Klimatnämnden testar ● Kallelser och handlingar via e-post ● Ipad som läsplatta på sammanträdet ● En jämförelse - 7 möten med papper kostade 24 000 kronorwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
  25. 25. 25 Tips för pdf:er ! ● Adobe Reader X har en anteckningsfunktionwww.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

×