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Entrevista paulo freire

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ENTREVISTA COLEGIO PAULO FREIRE

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Entrevista paulo freire

  1. 1. ENTREVISTA DEL MEGA COLEGIO PAULO FREIRE Colegio Paulo Freire, educación para una sociedad más justa En nuestro proceso deformacióncomo técnicos en Asistencia yOrganización de Archivos, tuvimos la oportunidad devisitar, conoceryentrevistar a las encargadasdelarchivo académico,quienesmuy amablemente nos facilitaron la información de su proceso archivístico. Según Zoraida Monrroy “Secretaria operativa” y Lorena Moncaliano “secretaria académica” la institución requiere de una persona encargada del área de archivo pero debido a que ya, esta estipulado el presupuesto por parte de la Secretaria de Educación, no es posible contar con este recurso humano, por lo cual nosotras somos las personas encargadas. Esta entrevistafuerealizadaen el ColegioPauloFreire siendo las 7:30 am del día jueves 11 de noviembre del año en curso, por Andrés Arguelles y Nidia Cañon: “Construyendo una educacióncon responsabilidad, libertad y sentido social”
  2. 2. 1. ¿Cuales son sus funciones en el colegio referente al proceso archivístico? R// LorenaMoncaliano:dentrode misfuncionesestala de garantizar el proceso de matriculas, retiro deestudiantes, certificados,actasde grado ytodo sobre el proceso académico delos estudiantes. ZoraidaMonrroy:Meencargodelarchivodela parte administrativaen conjunto con la parte académica. 2. ¿Cual es el proceso de organización los documentos que ustedes manejan y que instrumentos utilizan para archivarlos? R// LorenaMoncaliano:losdocumentos son archivados en bolsas resellables yalmacenadas en carpetas que luego pasan a los archivadores donde se encuentran clasificadas por cursos, en orden alfabético y según el ciclo. El orden concedido a los documentos es; registrocivil tarjeta deidentidad,ordende matricula,pazysalvo, fotos y en casospuntuales, comoalos niñosdetransiciónquese lesexige carnetdevacunas y originalde registro civil. Se tiene encuentalaspersonasretiradas a quienesseles abre unacarpeta de retiro, estos van ordenadosporfecha yorden alfabético como exigencia de la Personería yContraloría. 3. ¿Por qué utilizan este tipo de bolsas? R// Zoraida Monrroy: notamos que al encarpetar documentos se ampliaba mucho mas el archivo, es así como decidimos meter estos documentos en bolsas en orden alfabético según el curso yla cantidad de alumnos. Para nosotros en nueva la leygeneral de archivo, además el colegio es nuevo, fue creado en el 2007,por esta razón lasnuevas carpetasexigidasporel archivo general de la nación hasta ahora se están implementando, cabe decir que esta deben ir organizadas, el folio mas reciente al final de la carpeta y el mas antiguo, al principio de esta. Esta es una tarea muy dispendiosa para solo dos personas. 4. ¿Si un estudiante requiere de un certificado de estudio o notas cual es proceso a seguir? R// Lorena Moncaliano: Como primera medida se acercarían a mí para solicítalos, luego reciben un número de cuenta para hacer su respectiva consignación ycon la fotocopia de este se empezaría el trámite, para que dentro de los tres (3) días hábiles se cumpla su entrega. Lapersonadeberá firmar el libro de radicado donde se tiene la constancia de que se le fue entregado.Esta informacióntambiénse encuentra sistematizada para tener mayor accesibilidad ycontrol a esta. 5. ¿Qué sucede con los documentos de los alumnos retirados? R// Zoraida Monrroy: debido a la deserción escolar se debe tener una carpeta donde se almacenanlosdocumentosdelosalumnosretirados por fechas, esto con el fin de ofrecerle datos claros a la personería, contraloría y secretaria de educación los documentos serán almacenados en un archivo histórico el cual dura cinco (5) aproximadamente y posteriormente es trasladado al archivo general de la nación. 6. ¿Cuál es el proceso para la elaboración de un diploma? R// Zoraida Monrroy: 1ro; Hayun comité de evaluación ypromoción, quien decide quienes o no se gradúan.
  3. 3. 2do; La señora Norma Leonor Roncancio junto con la asociación de padres de familia elige el nuevoformatoadecuadode presentaciónparael diploma y acta de grado, teniendo en cuenta las diferentes opciones, establecidas por los contratistas previamente seleccionados. 7. ¿Qué medios de seguridad han implementado en el área de archivo? R// Zoraida Monrroy: La verdad no se ha implementado ningún medio o acción para evitar o prevenir un accidente con los documentos, no hay extintor, detectores de humo o alarma contra incendios, aunque en el momento ya se han empezado ejecutar algunas acciones como por ejemplo las rutas de evacuación. 8. ¿La proyección de ética de la entidad va de la mano con su formación ética profesional o laboral? R// Lorena Moncaliano: Si, la ayuda que la institución me ha ofrecido, a pesar de falta de experienciaasidogratificante,puesa pesar de mi inhabilidad para desempeñar esta tarea, he aprendidoadesenvolvermeenel campoempresarial y personalmente asermucho más organizada. 9. ¿Que persona es la que coordina la parte de salud ocupacional? R// Zoraida Monrroy: En la institución hay dos personas que se encargan de coordinar e incluso archivar todo lo referente a salud ocupacional, en la jornada mañana esta: la orientadora Sheila Zafra yen la tarde la orientadora TrudyAbella. 10. ¿Existeorganigramaen el colegio? R// Zoraidamonrroy:nose puededeterminarelorganigramadelcolegio,ya quees un articuladodeeducaciónsuperiorportalrazón haymuchoscomitésyno seapodido establecer.Elcolegio tieneconvenioconlauniversidadpanamericana queformaa los estudiantesen tres carrerasdesdeelgrado8.  TECNICO ENCOMERCIO EXTERIOR  TECNICO ENPROGRAMACIONDESISTEMAS  TECNICO ENMERCADEO Y PUBLICIDAD 11. ¿Reciben capacitación porpartedelasecretariadeeducación paralamanipulación de archivos? R// LorenaMoncaliano: No, pero podemos acceder ala pagina de la secretaria general de educación, puntualmente a messing, donde nos explica las 5 ss que costa del orden que debemos seguir en nuestro lugar de trabajo y el respectivo cuidado que debemos tener con los documentos, además nos facilita formatos estandarizados que nos sirve de guía para elaborar los de nuestra institución 12. ¿Conocen ustedes la tabla de retención? . R// Zoraida monrroy: En realidad no tenemos conocimiento sobre su uso, puesto que creemos que esta se debe llenar, cuando los archivos han cumplido los 5 años ydeben ser llevados al Archivo General de la Nación.

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