Effectief subsidiëren acht tips voor betere sturing en samenhang

448 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
448
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Effectief subsidiëren acht tips voor betere sturing en samenhang

  1. 1. Effectief subsidiëren: acht tips voor betere sturing en samenhangGeconstateerde knelpunten nu direct aanpakkenGemeenten verdelen jaarlijks forse subsidiebedragen onder professionele instellingen envrijwilligersorganisaties. Deze subsidies (vaak meer dan 10% van de gemeentelijke uitgaven)worden verstrekt om deelname aan sport te bevorderen, ouderen niet te laten vereenzamen enbuurten op te fleuren. Dit om gemeentelijke doelen te verwezenlijken of initiatieven tewaarderen. Uit onderzoek van Necker van Naem blijkt dat gemeenten vaak niet weten ofverstrekte subsidies effect hebben, waardoor deze vaak een jaarlijkse vanzelfsprekendheidworden. Arjan Mulder en Geeske Wildeman bieden u concrete suggesties om dat te verbeteren.Twee derde van de gemeenten heeft moeite met het maken van concrete en meetbare afspraken metde gesubsidieerde instellingen of maakt ze überhaupt niet. Bijna 9 op de 10 gemeenten sturen niet bijnadat ze van de muziekschool of welzijnsorganisatie verantwoordingsinformatie hebben gekregen. Ditzijn twee constateringen op basis van 30 onderzoeken naar subsidiebeleid die wij in augustus 2011hebben geanalyseerd. Onze ervaring bij of met gemeenten is dat: het niet goed lukt om een koppeling te maken tussen gemeentelijk beleid en subsidieafspraken die de gemeente met ontvangers van subsidie maakt; de gemeente druk is geweest met het bijstellen van de regels (zoals de verordening, beleidsregels) om te voldoen aan rechtmatigheidseisen. Er is veel aandacht voor de instrumentele kant, maar de samenhang met het inhoudelijk beleid is onduidelijk (zoals het Wmo-beleid, sportbeleid) en gaat vaak verloren.Grote kans dat u in uw gemeente ook al eens om de oren bent geslagen met een rekenkamerrapportof een raadsdiscussie waarbij werd geconstateerd dat het subsidiebeleid voldoet aan de eisen omgoed te kunnen sturen, maar dat uit de praktijk blijkt dat het opstellen van die beleidsgestuurdecontract financiering (BCF) nog knap lastig is. De aandacht gaat dan veelal uit naar de negatievezaken. Dat is jammer omdat het beschikbaar stellen van subsidies een uitstekend sturingsinstrumentis in het ondersteunen en verwezenlijken van de gemeentelijke beleidsdoelen. Wij bieden u acht tipsom de weerbarstige praktijk aan te pakken.Tip 1: trek inhoudelijke conclusies met behulp van jaarverslagenDe meeste gemeenten ontvangen jaarlijks keurig verantwoordingsinformatie van de gesubsidieerdeinstellingen. Gemeenten gebruiken deze informatie vaak alleen om de subsidie conform de procedureaf te wikkelen. Tegelijk zien we dat er weinig gebeurt met de verantwoordingsinformatie van demaatschappelijke partners. Als het meezit ontvangt de instelling wel een ontvangstbevestiging, maareen informatieve brief over wat de gemeente doet met de informatie, of een inhoudelijke reactie, blijftvaak uit. Dit is voor maatschappelijke organisaties geen stimulans om veel tijd te besteden aan hetjaarverslag. Zonde! Onze tip is, gebruik de toegestuurde jaarverslagen. Ga het gesprek aan met desubsidieontvanger over de toegezonden informatie. Maak hiervoor een selectie van relevante thema’s,voor u als gemeente en volgens de instelling. Geef de subsidieontvangers van te voren duidelijkeinstructie over verantwoordingsinformatie. Misschien is het hanteren van een vastgesteld format teverkiezen, waardoor u voorkomt dat u verdrinkt in een overvloed aan gegevens. Voorbeeld van eenthema: de gemeente wil vrijwilligerswerk stimuleren. Vraag door als instellingen aangeven dat zij dit‘hoog in het vaandel’ hebben en benoem concreet knelpunten en doelen die de gemeente wilbereiken.Tip 2: presenteer uw conclusies aan raad, college en collega’sEen jaarverslag doorsturen naar het college of de raad, levert vaak weinig op. Een overzicht vangegevens over aantallen producten en aantallen deelnemers aan activiteiten levert voor de raad geenbruikbare informatie op om te beoordelen of het beleid nog op koers is. Gebruik de stapel
  2. 2. jaarverslagen om een korte notitie te schrijven over wat u is opgevallen. Bedenk wat het oogmerk vanzo’n notitie is: wilt u verantwoorden of beleid bijstellen? Met zo’n notitie dient u uw portefeuillehouder,maar ook uw collega-beleidsmedewerkers in hun periodieke contacten met de maatschappelijkepartners. Zij kunnen met een dergelijke samenvatting en analyse hun instelling feedback geven enaansporen de informatie volgend jaar anders in te richten. Bovendien dient u met uw notitie ook deraad, die op deze manier veel gerichter kan bijsturen dan wanneer er een stapel jaarverslagen op delijst van ingekomen stukken staat.Tip 3: gebruik de 90-10 regel voor uw prioriteitstellingGeen tijd voor de acties uit de eerste twee tips? Sta dan eens stil bij de 90-10 regel. Minder dan 10%van de subsidieontvangers ontvangt circa 90% van het totaal aan gemeentelijk subsidiegeld. Veelgemeenten maken in hun subsidiebeleid onderscheid in grote en kleine subsidiebedragen, waarbijaan grote subsidieontvangers zwaardere eisen worden gesteld. En terecht. Maar dit vertaalt zich langniet altijd in de prioriteitstelling voor de inzet van de ambtelijke capaciteit. Wij zien geregeld dat hetverstrekken van grote subsidiebedragen in de praktijk heel vanzelfsprekend is, waarbij de gemeenteweinig tijd besteedt aan het expliciet maken van doelen en verwachtingen. Tot het moment dat erproblemen ontstaan: er moet bezuinigd worden of er blijken problemen in de bedrijfsvoering van eeninstelling. Zorg ervoor dat er geen vanzelfsprekendheid sluipt in het verstrekken van grotesubsidiebedragen. Maak doelen en verwachtingen vooraf expliciet.Tip 4: wees kritisch op het stellen van regels: hou het in proportieBij herziening van subsidiebeleid krijgt de procedurele kant veel aandacht. Dat is logisch, want hetsubsidiebeleid is bedoeld om de inzet van subsidies als sturingsinstrument te regelen. Herziening vanhet subsidiebeleid is nogal eens ingegeven doordat er problemen zijn met de rechtmatigheid. Dezeproblemen ontstaan doordat er regels zijn geformuleerd die de gemeente vervolgens moet naleven endus werk en tijd kosten. Houd dus in de gaten of de herzieningen wel proportioneel zijn, u kunt immersook regels schrappen! Hoe meer regels, hoe meer tijd de naleving ervan kost voor zowel degemeente, als de vrijwilligersorganisatie. Belast vrijwilligersorganisaties niet onnodig met papierenrompslomp. Geef duidelijk aan wat je van hen verwacht en ken subsidies (waardering) toe voor enkelejaren. Durf het gesprek aan met juridische zaken of de accountant om de waardering van degemeente daadwerkelijk te laten zien in minimale verantwoordingseisen.Tip 5: maak een onderscheid tussen voorzieningen en activiteitenIn het subsidiebeleid kunt u een onderscheid maken tussen subsidie voor het behouden van bepaaldevoorzieningen (zoals een bibliotheek of een sporthal) en subsidie voor het uitvoeren van activiteiten.Voorzieningen vragen om een visie en beleid voor de langere termijn. Het in standhouden van eenbepaalde voorziening is geen doel op zich, maar een middel om effecten te bereiken (gezonderemensen, sociale samenhang, prettig leefklimaat et cetera). Het onderscheid is van belang omdatsubsidies meerdere doelen dienen: het in standhouden van voorzieningen en het waarderen enstimuleren van gewenst gedrag. Het benoemen van verschillende functies helpt ook te voorkomen omalles per definitie in projectvorm te gieten, wat tegenwoordig nogal in de mode is. Daarnaast kunt uinzichtelijk maken wat de kosten zijn voor de instandhouding van voorzieningen en wat deverenigingen en organisaties krijgen en betalen (bijv. aan huur van een gemeentelijke accommodatie).Voorkom dat er dubbelingen zitten in de te verstrekken bedragen. Door dit onderscheid in het beleid tehanteren kunt u ook de raad duidelijke keuzes voorleggen. Benoem basisvoorzieningen die uminimaal in stand wil houden en maak duidelijk wat er te kiezen valt (lokaleplusvoorzieningen/activiteiten). Hiermee legt u een duidelijke keuze voor aan de raad.Tip 6: gebruik inhoudelijk beleid als richting voor subsidieverstrekkingZoals gezegd is subsidiebeleid vaak instrumenteel beleid; het regelt processen en procedures. Om tebepalen of met subsidies ook beoogde doelen worden bereikt, is het inhoudelijk beleid van degemeente de kapstok. Immers de Wmo-nota, jeugd- en jongerennota en nota sportbeleid, beschrijvenwat de gemeente inhoudelijk wil bereiken en dus met subsidies beoogt. Zorg daarom voor eenkoppeling tussen inhoudelijk- en subsidiebeleid, zodat voor een subsidieontvanger inuitvoeringsafspraken en in de beschikking helder is welke gemeentelijke doelstellingen hiermeegediend zijn. Uit onze ervaring, ook van collega’s die als interimmer bij de gemeente werken, merken
  3. 3. we de ambtelijke behoefte hiermee aan de slag te gaan. Het ontbreekt aan samenhang enafstemming met verschillende andere geldstromen. Vergeet niet de samenhang tussen subsidiebeleiden accommodatiebeleid. Er gaat bijvoorbeeld veel geld naar lokale (sport)instellingen die indirectfinancieel ondersteund worden in bijvoorbeeld het onderhoud van hun velden of het goedkoopbeschikbaar stellen van huisvesting. Een relatie met accommodatiebeleid en andere beleidsterreinenis dan nagenoeg afwezig. Dat moet veranderen. Voor uzelf, maar ook voor de raad. Maak desamenhang ook zichtbaar voor de raad. Voor ontvangers van kleinere subsidiebedragen (zoalssportverenigingen) is het gemeentelijk accommodatiebeleid vaak belangrijker voor het voortbestaandan de subsidie die zij ontvangen. Indirecte subsidies zijn in bijna alle gevallen structureel hoger dandirecte subsidies.Tip 7: zorg voor een goede monitoring: betrek uw maatschappelijke partnersBij die concretisering van doelen hoort niet alleen het expliciet maken van wat u wilt bereiken(bepaalde prestaties), maar ook hoe u dat wilt nagaan. Kortom, zorg voor een goede monitoring.Goede monitoring betekent herhaling. Een keer iets meten is leuk en aardig, maar het wordt pas echtinteressant als u het ergens tegen af kunt zetten. Dus meet vaker in de loop van de tijd. Of participeerin metingen waarbij u zich spiegelt aan andere gemeenten. Blijf daarbij kritisch. Beter niet meten, danniet goed meten. Alleen getallen verzamelen is niet genoeg, het is ook van belang om te weten hoe eris gemeten (wat zijn de onderliggende aannames; waar is de informatie op gebaseerd). De grote winstis dat op ambtelijk niveau een breed samengestelde projectgroep wordt geformeerd, waarmee alleafdelingen bij dit subsidietraject worden betrokken. Betrek uw maatschappelijke partners actief hierbijen daag hen uit met voorstellen te komen. Vanuit hun praktijk kunnen zij de gemeente verder helpen.Tip 8: zet in op een mix van ‘harde en zachte’ informatieAls het makkelijk was geweest, was het al gebeurd. Zeker op het sociale en culturele vlak (welzijn,educatie en culturele vorming) is het concreet benoemen van doelen en effecten lastig. In de literatuurwordt daarom ook een onderscheid gemaakt in ‘hard en soft targets’ en ‘output en outcome’. De kunstis een mix van kwantitatieve gegevens en kwalitatieve, verhalende, informatie te gebruiken. Neem hetcollege en de raad vooraf mee bij de bepaling, mix en weging van de beoordeling. Cijfers krijgenbetekenis door ze te duiden. Want zo hard zijn cijfers niet altijd. Organiseer een bijeenkomst metsubsidieontvangers vanuit verschillende invalshoeken om informatie te duiden. Haal er mensen vanbuiten de gemeente bij als u ook andere, meer onafhankelijke, invalshoeken wilt horen dan devertrouwde geluiden uit uw eigen gemeente.Acht tips voor een beter samenspelGemeenten die met bovenstaande tips aan de slag gaan, winnen op de knelpunten die nu in veelgemeenten na een onderzoek bovenaan staan. U zorgt hiermee dat gemeentelijke doelen explicieterworden, waarna het voor u gemakkelijker werken is. Als u de informatie van de instellingen op eenandere manier benut dan tot nu toe, kunnen de onderzoekers bij hun volgende onderzoek uwgemeente noemen als een voorbeeld. Namelijk als een gemeente waar de ambtelijke organisatie echtsamen wil werken met college, raad en maatschappelijke partners. Dit leidt tot beter samenspel!*Arjan Mulder en Geeske Wildeman zijn respectievelijk adviseur en directeur bij Necker van Naem,een onderzoeks- en adviesbureau voor lokale overheden. Sinds 2003 hebben wij gemeentengeadviseerd rondom de inrichting van hun subsidiebeleid en aanverwante beleidsterreinen. Inaugustus publiceerden wij onze kwantitatieve analyse van 30 onderzoeken naar subsidiebeleid. Dit iste lezen op onze site. Meer informatie, neem contact op met Saskia Mulder via saskia@necker.nl.

×