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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son todas las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
fin de facilitar su utilización y conservación.
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto
de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el
desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada
entidad, tales como:
1. Producción
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4. Trámite
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7. Conservación y Disposiciónfinal de los documentos
OBJETIVOS DEL PGD
1. Resaltar la importancia del papel de los documentos
2. Realizar control en la producción documental, en los
procedimientos, trámites administrativos, y formatos para la
producción documental.
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oportuna.
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Es el proceso de acceso a un documento o grupo de documentos con
el fin de conocer la información que contienen y el análisis delos
documentos para así poder identificar su contenido y asu ves también
facilitar su localización esto con el fin de establecer un control físico
para la ubicación y recuperación de la documentación.
Los instrumentos de control, consulta y descripción son fundamentales
para los archivos los cuales elaboran guías inventarios catálogos e
índices de su acervo con propiedades al servicio deberán llevar registros
de transferencias relaciones de entrega libros de registro radiadores y
tablas de retención.
NTC 4095
NORMA TÉCNICA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
Inventario
Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades de un fondo siguiendo la organización de las series
documentales puede ser esquemático general analítico preliminar
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Instrumento que describe generalmente fondos documentales de uno o
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Índice
Lista alfabética o numérica de términos onomásticos toponímicos
cronológicos y temáticos contenidos tanto en los propios documentos
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EL ACUERDO N°047 DE 2000
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e) En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del
archivo, el investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía
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Insectos y roedores. Degradación del soporte,
Tipo Químico: materiales usados en la elaboración del documento tanto
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Los diagnósticos y medidas de conservación preventiva, harán especial
énfasis en la evaluación y control de las condiciones ambientales, las
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ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE CONSULTA
1. La consulta de documentos, por parte de los usuarios de otras
dependencias, se debe facilitar con los pasos a seguir.
2. Si el usuario desea sacar copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas claro esta si la información es de carácter de privado.
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4. La información requerida se debe obtener por medio de los
instrumentos de consulta, y esta se logra mediante la
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LOS PASO A SEGUIR
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  • 1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Son todas las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como: 1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. Trámite 5. Organización 6. CONSULTA 7. Conservación y Disposiciónfinal de los documentos OBJETIVOS DEL PGD 1. Resaltar la importancia del papel de los documentos
  • 2. 2. Realizar control en la producción documental, en los procedimientos, trámites administrativos, y formatos para la producción documental. 3. Facilitar la manipulación de la información en forma rápida y oportuna. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Consulta Es el proceso de acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen y el análisis delos documentos para así poder identificar su contenido y asu ves también facilitar su localización esto con el fin de establecer un control físico para la ubicación y recuperación de la documentación. Los instrumentos de control, consulta y descripción son fundamentales para los archivos los cuales elaboran guías inventarios catálogos e índices de su acervo con propiedades al servicio deberán llevar registros de transferencias relaciones de entrega libros de registro radiadores y tablas de retención. NTC 4095 NORMA TÉCNICA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA Inventario Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series documentales puede ser esquemático general analítico preliminar Guía Instrumento que describe generalmente fondos documentales de uno o varios archivos indicando las características generales delos mismos organismos que los originan secciones series que los forman fechas extremas y volumen de la documentación Catalogo Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos tomando en cuenta un criterio determinado Índice
  • 3. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos toponímicos cronológicos y temáticos contenidos tanto en los propios documentos como en los elementos dela descripción SERVICIOS ARCHIVISTICOS Acceso y requisitos para la consulta EL ACUERDO N°047 DE 2000 Este acuerdo aclara lo necesario de garantizar la conservación del patrimonio documental sin perjuicio del derecho a la información y el acceso a los documentos públicos, como lo establece el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia. Acceso a los documentos e información. Garantiza la presentación habla la restricción de los documentos originales resaltando no a la información a ella contenida calidad y estabilidad del medio utilizado Para ello se recomiendan las técnicas de microfilmación, fotografía y digitalización En todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado. Para la reproducción de documentos de gran formato como mapas y planos y en general de documentos con información textual y grafica deberá adoptarse la técnica de reproducción fotográfica, micrográfica o digital de acuerdo con la dimensión del documento. Para la reproducción de los documentos de imagen análoga como microfilme, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía, o digitales como disquetes y C.D. se deberá recurrir a la copia o la migración de la información en un soporte idéntico o compatible con el sistema en el cual fue producido el documento con el fin de evitar pérdidas en la calidad de la imagen original. ACUERDO 056 DE 2000 Habla del acceso a los documentos públicos de la consulta de documentos de archivos Los datos que debe contener este formato registro, serán los siguientes: 1. Nombre y Apellidos 2. Nacionalidad 3. Documento de Identidad
  • 4. 4. Profesión 5. Entidad para la cual trabaja 6. Domicilio permanente 7. Dirección Temporal 8. Teléfono, Fax E-mail 9. Ciudad/ País 10.Descripción breve del Proyecto de Investigación Señalamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a: a) Cumplir las normas y reglamentos de la institución b) Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le suministren. c) Entregar al Archivo una copia de la publicación. d) Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven de la reproducción de materiales gráficos con fines comerciales. e) En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo, el investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía la información f) Fecha de diligenciamiento del formato registro g) Firma SERVICIOS DE ARCHIVOS Servicio de consulta Servicio de referencia Servicio de vencimiento Servicio de asesoría y formación archivística Servicio de reprografía Servicio de información sobre memoria institucional Clases de alteraciones Tipo Biológico: todo lo ocasionados bacterias, hongos, Insectos y roedores. Degradación del soporte, Tipo Químico: materiales usados en la elaboración del documento tanto en el soporte, como en la utilizada para el registro de la información. Cambio de coloración. Tipo Físico: humedad, manipulación, almacenamiento, intervenciones inadecuadas, vandalismo y desastres.
  • 5. Los diagnósticos y medidas de conservación preventiva, harán especial énfasis en la evaluación y control de las condiciones ambientales, las características de depósito, la carencia de sistemas de protección. ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE CONSULTA 1. La consulta de documentos, por parte de los usuarios de otras dependencias, se debe facilitar con los pasos a seguir. 2. Si el usuario desea sacar copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas claro esta si la información es de carácter de privado. 3. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita 4. La información requerida se debe obtener por medio de los instrumentos de consulta, y esta se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. LOS PASO A SEGUIR 1. Formulación de la consulta 2. Determinar la necesidad de la consulta. 3. Determinarla competencia de la consulta. 4. Condiciones de acceso. 5. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglas para la consulta. 1. Estrategia de búsqueda 2. Disponibilidad de expedientes. 3. Disponibilidad de fuentes de información. 4. Establecimiento de herramientas de consulta. 5. Ubicación de los documentos. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Estrategia de Búsqueda 1. Disponibilidad de expedientes. 2. Disponibilidad de fuentes de información. 3. Establecimiento de herramientas de consulta. 4. Ubicación de los documentos. Respuesta a Consulta 1. Atención y servicio al usuario. 2. Infraestructura de servicios de archivo.
  • 6. 3. Sistemas de registro y control de préstamo. 4. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. 5. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.
  • 7. FLUJOGRAMA CONSULTA NTC 4095 NORMA TÉCNICA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA Guía Catalogo Índice SI Inventario INICIO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Facilitar la manipulación de la información en forma rápida y oportuna. Es el proceso de acceso a un documento INSTRUMENTOS
  • 8. NO SERVICIOS ARCHIVISTICOS Acceso y requisitos para la consulta ACUERDO 056 DE 2000 Habla del acceso a los documentos públicos de la consulta de documentos de archivos Estrategia, Actividades, Pasos, Reglas Respuesta, Estrategia De Búsqueda.