1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son todas las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
fin de facilitar su utilización y conservación.
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto
de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el
desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada
entidad, tales como:
1. Producción
2. Recepción
3. Distribución
4. Trámite
5. Organización
6. CONSULTA
7. Conservación y Disposiciónfinal de los documentos
OBJETIVOS DEL PGD
1. Resaltar la importancia del papel de los documentos
2. 2. Realizar control en la producción documental, en los
procedimientos, trámites administrativos, y formatos para la
producción documental.
3. Facilitar la manipulación de la información en forma rápida y
oportuna.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Consulta
Es el proceso de acceso a un documento o grupo de documentos con
el fin de conocer la información que contienen y el análisis delos
documentos para así poder identificar su contenido y asu ves también
facilitar su localización esto con el fin de establecer un control físico
para la ubicación y recuperación de la documentación.
Los instrumentos de control, consulta y descripción son fundamentales
para los archivos los cuales elaboran guías inventarios catálogos e
índices de su acervo con propiedades al servicio deberán llevar registros
de transferencias relaciones de entrega libros de registro radiadores y
tablas de retención.
NTC 4095
NORMA TÉCNICA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
Inventario
Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades de un fondo siguiendo la organización de las series
documentales puede ser esquemático general analítico preliminar
Guía
Instrumento que describe generalmente fondos documentales de uno o
varios archivos indicando las características generales delos mismos
organismos que los originan secciones series que los forman fechas
extremas y volumen de la documentación
Catalogo
Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de
uno o varios fondos tomando en cuenta un criterio determinado
Índice
3. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos toponímicos
cronológicos y temáticos contenidos tanto en los propios documentos
como en los elementos dela descripción
SERVICIOS ARCHIVISTICOS
Acceso y requisitos para la consulta
EL ACUERDO N°047 DE 2000
Este acuerdo aclara lo necesario de garantizar la conservación del
patrimonio documental sin perjuicio del derecho a la información y el
acceso a los documentos públicos, como lo establece el artículo 74 de la
Constitución Política de Colombia.
Acceso a los documentos e información.
Garantiza la presentación habla la restricción de los documentos
originales resaltando no a la información a ella contenida calidad y
estabilidad del medio utilizado Para ello se recomiendan las técnicas de
microfilmación, fotografía y digitalización En todo caso se debe evitar el
proceso de fotocopiado.
Para la reproducción de documentos de gran formato como mapas y
planos y en general de documentos con información textual y grafica
deberá adoptarse la técnica de reproducción fotográfica, micrográfica o
digital de acuerdo con la dimensión del documento.
Para la reproducción de los documentos de imagen análoga como
microfilme, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o
fotografía, o digitales como disquetes y C.D. se deberá recurrir a la copia
o la migración de la información en un soporte idéntico o compatible con
el sistema en el cual fue producido el documento con el fin de evitar
pérdidas en la calidad de la imagen original.
ACUERDO 056 DE 2000
Habla del acceso a los documentos públicos de la consulta de
documentos de archivos
Los datos que debe contener este formato registro, serán los siguientes:
1. Nombre y Apellidos
2. Nacionalidad
3. Documento de Identidad
4. 4. Profesión
5. Entidad para la cual trabaja
6. Domicilio permanente
7. Dirección Temporal
8. Teléfono, Fax E-mail
9. Ciudad/ País
10.Descripción breve del Proyecto de Investigación
Señalamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a:
a) Cumplir las normas y reglamentos de la institución
b) Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que
se le suministren.
c) Entregar al Archivo una copia de la publicación.
d) Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que
se deriven de la reproducción de materiales gráficos con fines
comerciales.
e) En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del
archivo, el investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía
la información
f) Fecha de diligenciamiento del formato registro
g) Firma
SERVICIOS DE ARCHIVOS
Servicio de consulta
Servicio de referencia
Servicio de vencimiento
Servicio de asesoría y formación archivística
Servicio de reprografía
Servicio de información sobre memoria institucional
Clases de alteraciones
Tipo Biológico: todo lo ocasionados bacterias, hongos,
Insectos y roedores. Degradación del soporte,
Tipo Químico: materiales usados en la elaboración del documento tanto
en el soporte, como en la utilizada para el registro de la información.
Cambio de coloración.
Tipo Físico: humedad, manipulación, almacenamiento, intervenciones
inadecuadas, vandalismo y desastres.
5. Los diagnósticos y medidas de conservación preventiva, harán especial
énfasis en la evaluación y control de las condiciones ambientales, las
características de depósito, la carencia de sistemas de protección.
ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE CONSULTA
1. La consulta de documentos, por parte de los usuarios de otras
dependencias, se debe facilitar con los pasos a seguir.
2. Si el usuario desea sacar copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas claro esta si la información es de carácter de privado.
3. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita
4. La información requerida se debe obtener por medio de los
instrumentos de consulta, y esta se logra mediante la
disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías,
catálogos e índices.
LOS PASO A SEGUIR
1. Formulación de la consulta
2. Determinar la necesidad de la consulta.
3. Determinarla competencia de la consulta.
4. Condiciones de acceso.
5. Disponibilidad de información en términos de restricciones por
reserva o por conservación.
Reglas para la consulta.
1. Estrategia de búsqueda
2. Disponibilidad de expedientes.
3. Disponibilidad de fuentes de información.
4. Establecimiento de herramientas de consulta.
5. Ubicación de los documentos.
CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Estrategia de Búsqueda
1. Disponibilidad de expedientes.
2. Disponibilidad de fuentes de información.
3. Establecimiento de herramientas de consulta.
4. Ubicación de los documentos.
Respuesta a Consulta
1. Atención y servicio al usuario.
2. Infraestructura de servicios de archivo.
6. 3. Sistemas de registro y control de préstamo.
4. Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
5. Implantación de medios manuales o automáticos para
localización de información.
7. FLUJOGRAMA
CONSULTA
NTC 4095
NORMA TÉCNICA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
Guía
Catalogo
Índice SI
Inventario
INICIO
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Facilitar la manipulación de la información en forma
rápida y oportuna.
Es el proceso de acceso a un documento
INSTRUMENTOS
8. NO
SERVICIOS ARCHIVISTICOS
Acceso y requisitos para la consulta
ACUERDO 056 DE 2000
Habla del acceso a los documentos públicos de la consulta de
documentos de archivos
Estrategia, Actividades, Pasos, Reglas
Respuesta, Estrategia De Búsqueda.