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Gestão do Tempo - Como manter o trabalho sob controle e minimizar o estresse do dia-a-dia

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  • Excelente material.
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  • muito bom Natalia!
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Gestão do Tempo - Como manter o trabalho sob controle e minimizar o estresse do dia-a-dia

  1. 1. GESTÃO DO TEMPO Natalia Menezes 10/06/2014 COMO MANTER O TRABALHO SOB CONTROLE E MINIMIZAR O ESTRESSE DO DIA-A-DIA
  2. 2. • Urgente x importante • Matriz de Einsenhower • 10 erros mais comuns e como evitá-los • Algumas técnicas • Usando a tecnologia a seu favor • Dicas finais AGENDA
  3. 3. URGENTE OU IMPORTANTE? IMPORTANTE Atividade que contribue para atingir objetivos pessoais ou profissionais. Acrescenta valor e resultado. URGENTE Atividade que demanda atenção imediata. "O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante” Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)
  4. 4. “APAGAR INCÊNDIOS” Geralmente concentramos nas atividades urgentes. Elas demandam nossa atenção pois as consequências de não resolvê-las são imediatas. CUIDADO! Não deixe uma atividade importante se transformar em urgente! Como? 1. Prevendo possíveis cenários futuros Zona de influência x Zona de preocupação Stephen Covey - Os 7 hábitos da pessoas altamente eficazes 2. Evitando os 10 erros mais comuns da gestão do tempo URGENTE OU IMPORTANTE?
  5. 5. • 60% - Planejar, fazer com tempo hábil, não deixar tornar urgente • 20% - Não previsíveis ou deixados pra última hora • 15% - Atrapalham a atingir objetivos e completar trabalho. Reagende ou delegue • 5% - Pura distração. Ignorar, cancelar, saber dizer não 60% 20% 15%5%
  6. 6. Erro #1: não definir objetivos Quando você sabe onde quer chegar, consegue determinar o que precisa ser feito e em qual ordem. Objetivos devem ser SMART: • Specific. • Measurable. • Attainable. • Relevant. • Time Bound. Pesquisa divulgada pela HBR indica que pessoas que usam recompensas ou reforços positivos/negativos tem maiores chances de atingirem seus objetivos “se... então”
  7. 7. Erro #2: não priorizar Saber identificar o grau de relevância da tarefa -Esquema A-B-C -Matriz importante/urgente App ToDo list
  8. 8. Erro #3: não ter uma lista de to-do Use a memória “externa” Você não pode carregar tudo na cabeça (David Allen - Getting things done) Separe as listas por contextos Casa, trabalho, ligações, pessoal Um passo de cada vez Quebrar grandes tarefas em pequenas aumenta significativamente a eficiência, reduz erros e atrasos Diminua as reuniões Troca de ideias e informações é importante, mas as reuniões não são o lugar para realmente fazer o trabalho ou agir Faça um planejamento semanal Aproveite um tempo de espera para fazer um planejamento semanal bem estruturado.
  9. 9. Erro #4: não saber gerenciar as distrações Minimizar distrações - Colocar tempo limite para cada tarefa, ao fim do qual pode dar atenção às distrações Gerenciar interrupções - Definir e esclarecer com pessoas ao redor quais interrupções são aceitáveis. -Definir momentos “do not disturb” Garantia de “ganhar” pelo menos 1 hora por dia
  10. 10. Erro #5: procrastinar Racionalizações  comuns 1. Sou  mais  produ.vo  quando  trabalho  sob  pressão 2. Não  sei  como  fazer  isso,  estou  esperando  eu   saber  para  então  começar 3. Não  estou  fazendo  por  que  realmente  não  quero   fazer.  Essa  é  a  verdade 4. Relaxe.  O  mundo  não  vai  acabar  se  eu  não  fizer   isso. 5. É  mais  fácil  fazer  quando  eu  es.ver  afim.  Não   estou  afim  agora. 6. Da  úl.ma  vez,  esperei  até  o  úl.mo  momento  e   deu  tudo  certo,  por  que  não  daria  agora? 7. Se  eu  esperar  até  o  úl.mo  minuto,  não  vou   gastar  tanto  tempo  nisso 8. Circunstâncias  fora  do  meu  controle  me   impediram  de  fazer 9. Faz  tanto  tempo  que  estou  trabalhando  nisso,   não  tenho  mais  interesse  ou  energia Se algo pode ser feito em menos de dois minutos, faça agora! (David Allen - Getting things done)
  11. 11. Passos  para  a  cura 1. Perceber  que  está  adiando  algo   desnecessariamente 2. Levantar  os  reais  mo.vos  para  isso 3. Disputar  estes  mo.vos  e  superá-­‐los 4. Começar  a  tarefa Impedimentos  comuns  para  superar   procras6nação 1. Mañana  -­‐  "Farei  amanhã." 2. Mañana  con.ngente  -­‐  "Farei  amanhã,   se  ..." 3. Escapismo  -­‐  "Preciso  dar  uma  volta   primeiro  para  esvaziar  a  cabeça" 4. Impedimentos  -­‐  "Meu  problema  se   resolveria  se  eu  morasse  em  outro  lugar,   se  eu  fosse  mais  novo...  " 5. Cavalgaria  ao  resgate  -­‐  "O  professor  vai   ficar  doente  e  cancelar  a  prova!" Algumas  ferramentas  para  ajudar • Faça  as  tarefas  parecerem  pequenas  e   fáceis  na  sua  cabeça   • Faça  apenas  uma  pequena  parte  da  tarefa   por  vez   • Plano  de  5  min:  trabalhe  em  algo  por  cinco   minutos.  Ao  final  deste  tempo,  pode  fazer   outra  coisa.  Provavelmente  você  já  estará   envolvido.   • Comunique  seus  planos  de  realizar  algo  e   deixe  a  pressão  dos  outros  te  mo.var   • Use  um  amigo  como  modelo  posi.vo  e   aproveite  sua  presença   • Modifique  seu  ambiente  -­‐  se  não  consegue   trabalhar  em  casa,  vá  para  um  café.   • Planeje  o  dia  seguinte  e  estabeleça   prioridades   • Saiba  aceitar  retrocessos  e  começar  de   novo,  se  for  necessário Erro #5: procrastinar
  12. 12. Erro #5: procrastinar
  13. 13. Erro #6: ter sobrecarga de tarefas • Causa baixa performance, estresse e baixa moral. • Micromanager: alguém que insiste em controlar ou fazer todo o trabalho, por não confiar em mais ninguém para fazê-lo corretamente (É um problema para todos, não apenas gerentes!) • Saber falar sim para a pessoa e não para a tarefa: assim é possível ser assertivo e ainda manter bom relacionamento com o grupo.
  14. 14. Erro #7: adorar estar “ocupado” Não reclamamos, temos orgulho e celebramos estar sempre ocupados. Sinônimo de sucesso e importância. Raramente significa que se é efetivo. “A busca indisciplinada por mais”: fazer tudo, ter tudo, alcançar tudo Aliança entre três tendências: smartphones, mídia social e consumismo extremo. Resultado: sobrecarga de informação e de opinião. Nunca estivemos tão cientes sobre o que todos estão fazendo e, portanto, do que nós “deveríamos” estar fazendo. Nesse processo, acreditamos que sucesso é ser super- homem e fazer tudo. Quando a “bolha do mais” explodir... Tempo desperdiçado fazendo coisas que não tinham valor algum. Abrimos mão das poucas coisas que realmente importam pelas várias coisas que não importam. http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/
  15. 15. Erro #7: adorar estar “ocupado” “A busca disciplinada por menos, porém melhor” Os Essencialistas: desenhar a vida a redor do que é essencial e eliminar o restante. Sensação de se desfazer de uma caixa de roupas velhas que não usa mais: a bagunça se foi, temos mais espaço para o que importa. Ex.: Caminhadas de manhã para pensar, ter fins de semana de verdade sem trabalho, desligar tecnologia por alguns períodos. Diminuir tempo no Facebook e ligar para as pessoas que realmente importam. As empresas estão competindo entre si para melhorarem nisso: sleep pods no Google, salas de meditação no Twitter. 1. Pare para definir o que é essencial 2. Descanse para atingir excelência: Dois principais diferenciais entre os “bons” e os “excelentes”: horas de dedicação (10 mil horas para excelência) e horas de sono 3. Saiba dizer “não” para boas oportunidades http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/
  16. 16. Erro #8: multitasking O cérebro não consegue de fato focar em mais de uma tarefa por vez. Problema: compromete a qualidade do trabalho, aumenta nível de estresse e causa perda de tempo. Estudos mostram que multitasking pode resultar em um desperdício de 20-40% do nosso tempo, dependendo da tarefa que estamos tentando executar. Sinais de multitasking: várias abas abertas ao mesmo tempo, aceitar interrupções constantes, estar fazendo uma tarefa não motivante, não recordar de algo que acabou de ser dito, falar com alguém enquanto escreve ou lê outra coisa, etc. FOCUS - Daniel Goleman Pomodoro Technique
  17. 17. Erro #9: não descansar TRIPÉ: sono, alimentação e exercícios físicos É impossível focar e produzir trabalho de qualidade sem dar ao cérebro tempo para descansar Otimize o tempo de sono -Alimentação e exercícios físicos -Banho quente (temperatura do corpo) -Quarto escuro, sem barulhos, sem aparelhos eletrônicos muito perto -Ritual: mantenha o ciclo hormonal regular dormindo e acordando sempre na mesma hora -Instale F.lux para reduzir a luz azul (cansa a vista e suprime a produção de melatonina durante a noite) -Não durma vendo TV ou no computador (a luz suprime a produção de melatonina e os aparelhos estimulam a mente invés de relaxá-la) -Tome um pouco de sol todos os dias (vitamina D e serotonina) -Não use o quarto e a cama para trabalhar, estudar ou comer -Tente dormir antes das 11h. (Janela entre 10:45 e 11h - “gás” de cortisol te deixa produtivo ou pelo menos acordado até as 2h.
  18. 18. Google, AOL, P&G, Apple permitem tempo de soneca no trabalho Erro #9: não descansar
  19. 19. Erro #10: enganar-se • Não prestar atenção nos sinais que o corpo e o cérebro dão • Acreditar que já gerencia seu tempo muito bem é o pior erro. Uma das melhores maneiras de aprimorar a gestão do tempo é reconhecer e retificar erros. Isso faz uma enorme diferença na produtividade, no nível de estresse e felicidade. Agendar tarefas ineficientemente Cada pessoa tem um ritmo diferente e se sente mais produtivo e cheio de energia em uma parte do dia. 1. Encontre seu horário de pico no dia 2. Agende atividades importantes (alto valor) para esta hora 3. Agende atividades de baixa-energia (retornar ligações, responder emails) para o horário de pouca energia
  20. 20. Algumas técnicas GTD “Getting Things Done” - baseia-se na identificação das etapas a serem cumpridas e na regra dos 2 minutos MAPA MENTAL Ferramenta para organizar os pensamentos e visualizar as etapas e o todo TÉCNICA DO POST-IT As atividades de um dia têm que caber em um post-it, já que o dia, assim como o quadrado de papel, é limitado NEOTRIAD Baseado na classificação de tarefas em IMPORTANTES, URGENTES E CIRCUNSTANCIAIS. Proposta é reduzir tempo gasto com urgências e obrigações para investir nas importantes ZEN HABITS Defende que é preciso desacelerar para acelerar. Diminuir estresse para focar no que realmente importa. Blog de bem-estar e organização. POSEC Sigla em inglês para PRIORIZAR, ORGANIZAR, RACIONALIZAR, ECONOMIZAR E CONTRIBUIR. Sugere agrupamento de tarefas em blocos curtos, elencando objetivos por ordem de importância. TÉCNICA DE POMODORO Fracionar o dia, concentrando em uma única atividade por 25 minutos, com uma pausa de 5 minutos.
  21. 21. Usando a tecnologia a seu favor Quer gerenciar o email melhor? O mailbox te deixa dar snooze em emails, visualizar longas conversas como um chat, integrado com Dropbox. O sanebox prioriza emails importantes e resume o restante, também permite dar snooze em emails e enviar notificações para quem ignora seus emails. Quer lembrar de todas as tarefas? Estes são alguns dos principais apps de task management, compatíveis com vários dispositivos. O CARROT te pune por procrastinar (Would you like to confess your laziness to all your social media friends?”), e te recompensa por produtividade com pontos que podem ser resgatados em brindes
  22. 22. Quer guardar algo interessante para depois? Salve artigos, vídeos, imagens, textos para a hora certa, podendo visualizá-los no computador, tablet ou celular Usando a tecnologia a seu favor Quer ter mais foco? -focus@will oferece canais de música desenvolvidos com base na neurociência para aumentar atenção em até 400%. Música comercial reduz compreensão e causa distração pois é feita para conectar com você intelectual e emocionalmente -focuslock bloqueia apps que te distraem nos momentos em que precisa concentrar -focus booster é um timer de Pomodoro digital, em que você define o tempo de sessão e de pausa Quer ir ao supermercado sem esquecer a lista? Aqui você pode criar listas de compra e o app até sugere receitas
  23. 23. Quer descobrir quanto tempo está desperdiçando? Ambos ajudam a entender os hábitos diários e descobrir os “ladrões de tempo”. RescueTime verifica seu histórico e envia relatórios baseados nos objetivos definidos por você. No Toggl você inputa cada atividade desempenhada e ele faz planilhas do que está consumindo seu tempo Usando a tecnologia a seu favor Quer equilibrar melhor a vida pessoal com a vida profissional? O Eternity divide o tempo entre trabalho, dormir e diversão. Você define a hierarquia das atividades e começa o timer Quer visualizar melhor uma idéia ou projeto? O Zamurai e o Talkboard te deixam escrever, salvar e compartilhar quadro-branco
  24. 24. Dicas finais • Conheça suas motivações e seus limites • Otimize tempo de espera (elevador, trânsito até o trabalho, etc) • Entenda que sempre há espaço para melhoria em gestão do tempo, e que não há perfeição. • Não se prenda demais a uma técnica, adapte e otimize para você. • Para selecionar uma técnica ou app, busque um que esteja relacionado com as suas limitações e não se confunda utilizando vários apps ou técnicas diferentes
  25. 25. OBRIGADA Natalia Menezes 10/06/2014

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