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Office 365 を活用してお手軽インシデント管理システムを構築しよう

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2018 年 11 月 25 日に開催された Power BI 勉強会 名古屋支部 #3 でお話しした資料です。
Exchange Online x SharePoint Online x Flow を活用し、追加費用無しでインシデント受付処理を自動化しようという内容です。

Published in: Technology
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Office 365 を活用してお手軽インシデント管理システムを構築しよう

  1. 1. 吉川 直邦 / FUJITSU FSAS .INC @nya193 https://qiita.com/nao007_smiley Office365を活用して お手軽インシデント管理システムを 構築しよう コーディングレスでメール問い合わせを自動で受け付け処理 2018.11.25 Power BI 勉強会@名古屋支部 #3
  2. 2. こんな方へ 2018/11/25 ©2018 @nya193 1 情シス諸君、来週から新しいシステムをみんなに使ってもらうから メールでQA対応よろしくね! え!? まぁ、分かりました。ところで、問い合わせの管理システムはあるんですよね? え、ないよ? そんなの、情シスなんだからサクサクっと作れるでしょ? この前、承認したヘルプデスク用メール使ってね。あと、今日は金曜だし、みんな早く帰ってね♪ ちょ、いつも以上に無茶ぶりじゃないですか! 今13時ですよ? あ、ちょ、行っちゃったよ... あと4時間じゃ流石に無理だよ。暇じゃないんだぞ、まったくもー!!
  3. 3. こんな方へ 2018/11/25 ©2018 @nya193 2 情シス諸君、来週から新しいシステムをみんなに使ってもらうから メールでQA対応よろしくね! え!? まぁ、分かりました。ところで、問い合わせの管理システムはあるんですよね? え、ないよ? そんなの、情シスなんだからサクサクっと作れるでしょ? この前、承認したヘルプデスク用メール使ってね。あと、今日は金曜だし、みんな早く帰ってね♪ ちょ、いつも以上に無茶ぶりじゃないですか! 今13時ですよ? あ、ちょ、行っちゃったよ... あと4時間じゃ流石に無理だよ。暇じゃないんだぞ、まったくもー!! Office365 の機能を活用し、サクッと解決しましょう!!
  4. 4. 今回利用する Office 365 の機能 2018/11/25 ©2018 @nya193 3 Exchange Online の 共有メールボックス Exchange SharePoint SharePoint Online の ライブラリ Flow Flow for Office 365
  5. 5. ゴール 手動だと… 1. 問い合わせのメールが届く 2. 情シスメンバの誰かがメールの内容を確認 1. インシデント管理台帳に入力 2. 受付完了メールを、問い合わせ元に送信 課題 • 手動処理なので、受付対応そのものに時間が割かれる • 別の情シスメンバが同時に受付処理をしてしまって、二重処理に 2018/11/25 ©2018 @nya193 4
  6. 6. ゴール 手動だと… 1. 問い合わせのメールが届く 2. 情シスメンバの誰かがメールの内容を確認 1. インシデント管理台帳に入力 2. 受付完了メールを、問い合わせ元に送信 課題 • 手動処理なので、受付対応そのものに時間が割かれる • 別の情シスメンバが同時に受付処理をしてしまって、二重処理に 2018/11/25 ©2018 @nya193 5 自動化 課題解消 自動処理なので、受付処理の手間が無くなる システム処理なので、重複処理が無くなる
  7. 7. で、どうやって作るの? 2018/11/25 ©2018 @nya193 6
  8. 8. (トリガー) 共有メールボックスに問い合わせメールが届いたら Flowで自動化 実装概要 2018/11/25 ©2018 @nya193 7 Exchange Online で 共有メールボックスを作成準備1 (オプション) 問い合わせメールの本文を HTML から テキストに変換2 受信時刻を UTC から JST に変換し、インシデント番号として採番1 問い合わせ内容を、 1,2 と共に Sharepoint Online の Excel ファイルに書き込み3 受付完了メールを共有メールボックスから送信4 SharePoint Online で ドキュメントライブラリを作成準備2 ドキュメントライブラリに Excel で作ったテーブルデータを保存準備3
  9. 9. どんな手順? 2018/11/25 ©2018 @nya193 8
  10. 10. 詳細 (準備編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 9 Exchange Online で 共有メールボックスを作成1 入力/選択 クリック 結果
  11. 11. 詳細 (準備編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 10 Exchange Online で 共有メールボックスを作成1 入力/選択 クリック 結果
  12. 12. SharePoint Online で ドキュメントライブラリを作成2 詳細 (準備編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 11 入力/選択 クリック 結果
  13. 13. SharePoint Online で ドキュメントライブラリを作成2 詳細 (準備編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 12 入力/選択 クリック 結果
  14. 14. ドキュメントライブラリに Excel で作ったテーブルデータを保存3 詳細 (準備編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 13 入力/選択 クリック 結果 名前を付けて保存 (例 : 簡易インシデント管理表.xlsx)
  15. 15. ドキュメントライブラリに Excel で作ったテーブルデータを保存3 詳細 (準備編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 14 入力/選択 クリック 結果
  16. 16. ここから本番 2018/11/25 ©2018 @nya193 15
  17. 17. Flowを作成0 詳細 (実装編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 16 入力/選択 クリック 結果
  18. 18. 受信時刻を UTC から JST に変換し、インシデント番号として採番1 詳細 (実装編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 17 入力/選択 クリック 結果
  19. 19. (オプション) 問い合わせメールの本文を HTML から テキストに変換2 詳細 (実装編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 18 入力/選択 クリック 結果
  20. 20. 問い合わせ内容を、 1,2 と共に Sharepoint Online の Excel ファイルに書き込み3 詳細 (実装編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 19 入力/選択 クリック 結果
  21. 21. 受付完了メールを共有メールボックスから送信4 詳細 (実装編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 20 入力/選択 クリック 結果
  22. 22. 詳細 (まとめ) 2018/11/25 ©2018 @nya193 21 入力/選択 クリック 結果
  23. 23. 動作確認 2018/11/25 ©2018 @nya193 22
  24. 24. 共有メールボックスにメールを送信 2018/11/25 ©2018 @nya193 23 送信メール 自動返信メール
  25. 25. 動作結果を確認 2018/11/25 ©2018 @nya193 24
  26. 26. 実行結果の確認 (Flow編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 25 入力/選択 クリック 結果
  27. 27. 実行結果の確認 (Excel編) 2018/11/25 ©2018 @nya193 26 入力/選択 クリック 結果 hogehoge@hogehoge.com
  28. 28. さいごに • 今回記載した内容は、 2018 年 11 月23 日時点の仕様に基づいています。 Flow for Office 365 や Office365 のサービス仕様が変更される可能性があります。 • Flow for Office 365 は、 5 分間隔 (*1) に実行されます。リアルタイム処理ではあ りません。動作確認を行う際は、一息付いて Flow が実行されるのを待ちましょう。 • アイディアは無限大。日々の業務で「こんなこと出来ないかな」という思いを Office 365 で実現できないか是非考えてみてください。 きっと Flow に用意された様々なコネクタが、アイディアを形にしてくれます。 *1) https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/pricing/?currency=JPY 2018/11/25 ©2018 @nya193 27
  29. 29. これで無茶ぶり対応完了! 楽しい Office365 ライフを!! ご清聴ありがとうございました 2018/11/25 ©2018 @nya193 28

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