“Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la administración documental de la Institución”.

1. Gestión Documental Miguel Angel Godoy Prieto Administracion Publica Alcaldía Municipal Nilo Cund Emilio Torres Lombana Tutor Virtual Corporación Unificada Nacional CUN Octubre de 2009

4. Archivo Documentos Acumulados Orden

5. Archivo Persona Natural o Jurídica Privada o Pública S ervir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Documentos Acumulados

11. Tablas de Retención Documental TRD

12. Definición de TRD Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

13. Definición de TRD Producción Circulación Almacenamiento Disposición Final

14. Definición de TRD La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.

15. Definición de TRD El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión y aplicación.

21. “ Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la administración documental de la Institución”.