RAL - Prevención de Pérdidas CDAs

Recomendaciones AECOC para la Logística

RAL

Prevención de Pérdidas de Mercancía en
Centros de Distribución y Almacenaje

Junio 2008

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
AECOC RAL – Prevención de Pérdidas en Centros de Distribución y
Almacenaje

RAL - Prevención de Pérdidas en Centros de Distribución y Almacenaje.

Índice
Página
1 Introducción................................................................................................................. 3
1.1 Objetivos ............................................................................................................... 3
1.2 Alcance de la recomendación ............................................................................... 3
1.3 Metodología seguida ............................................................................................. 3
1.4 A quién va dirigida ................................................................................................. 4
1.5 El impacto de las Pérdidas. Definiciones............................................................... 4
2 El cálculo de las Pérdidas ........................................................................................... 5
2.1 La diferencia de inventario y su metodología de cálculo ....................................... 5
2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario ................................................ 6
2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo ................ 7
2.4 Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario............................... 7
2.5 Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes de
pérdidas ...................................................................................................................... 8
2.6 Conclusiones......................................................................................................... 9
3 Las Pérdidas en Centros de Distribución y Almacenaje.............................................. 9
3.1 Componentes de las Pérdidas en Centros de Distribución y Almacenaje ............10
3.2 Hurto / Robo interno en Centros de Distribución y Almacenaje ............................10
3.2.1 Causas / Puntos de riesgo ...........................................................................10
3.2.2 Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Interno ........11
3.3 Hurto / Robo externo en Centros de Distribución y Almacenaje............................13
3.3.2 Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Externo .......13
3.4 Errores de gestión en Centros de Distribución y Almacenaje................................14
3.4.2 Mejores prácticas en la prevención y control de los errores de gestión .......15
3.5 Conclusiones.........................................................................................................18
ANEXO I - Plan de Prevención de Pérdidas de mercancía: Procedimiento para el
desarrollo de un Manual de Seguridad en Centros de Distribución y Almacenaje.

AECOC Junio 2008 Página 2

Almacenaje

1. Introducción

1.1 Objetivos

Esta recomendación de AECOC para la prevención de las Pérdidas en Centros de
Distribución y Almacenaje tiene como principales objetivos:

Sensibilizar de la gravedad de este problema en el entorno de los centros de
distribución y almacenaje.
Ofrecer modelos operativos de buenas prácticas para minimizar el impacto de los
tres factores causantes de pérdidas en Centros de Distribución y Almacenaje
(Hurto / Robo Externo, Hurto / Robo Interno y Errores de Gestión).

1.2 Alcance de la recomendación

Esta recomendación forma parte de un conjunto de recomendaciones orientadas a la
prevención de pérdidas de mercancía en la cadena de suministro. Estas
recomendaciones se componen de:

- RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en Centros de Distribución y
Almacenaje, que incluye el Anexo I “Procedimiento para el desarrollo de un
Manual de Seguridad en Centros de Distribución y Almacenaje”. (Presente
documento).

- RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en el Transporte por Carretera,
que incluye el Anexo I “Check List de Seguridad” y el Anexo II “Procedimiento para
el desarrollo de un Manual de Seguridad en el Transporte por Carretera”.

El apartado 2 de las recomendaciones “El cálculo de las pérdidas” es común, siendo
los demás apartados los específicos de cada parte.

El alcance de esta recomendación contempla desde la fabricación del producto hasta
la salida de almacén y los entornos de éste.

Respondiendo a este alcance, a lo largo del documento se tratarán los puntos de
riesgo, causas de pérdidas y mejores prácticas que pretenden dar solución a las
pérdidas, un problema que también existe en los almacenes y sus entornos.

1.3 Metodología seguida

Esta recomendación se ha desarrollado con la colaboración y consenso de las
empresas de Proveedores, Distribuidores y Transportistas y Operadores Logísticos
colaboradores de AECOC. Dichas empresas han colaborado ofreciendo sus
experiencias y conocimientos, así como ofreciendo soluciones o mejores prácticas


Almacenaje

para el control, seguimiento, prevención y reducción de las Pérdidas en Centros de
Distribución y Almacenaje.

1.4 A quién va dirigida

Esta RAL pretende ayudar a las empresas, proveedores y distribuidores y
transportistas y operadores logísticos, a reducir el impacto de las pérdidas, señalando
sus puntos de riesgo y sus causas en centros de distribución y almacenaje y sus
entornos, así como ofreciendo mejores prácticas y herramientas que minimicen su
impacto.

No obstante, en cualquier empresa, el primer paso para reducir la incidencia de las
pérdidas es contar con el apoyo de la alta dirección y de los máximos responsables
de la empresa, entendiendo que las pérdidas no tienen una única solución, y que para
prevenirlas y reducirlas debe contarse con la implicación de toda la organización.

Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables
involucrados en el cálculo, prevención y control de las pérdidas en almacenes y sus
entornos. De esta forma, las causas, mejores prácticas y herramientas que se
proponen tienen incidencia en los siguientes departamentos:

Auditoría.
Control de gestión.
Seguridad.
Logística.
Comercial.
Recursos humanos.

1.5 El impacto de las Pérdidas. Definiciones.

El ámbito de la recomendación serán las Pérdidas, tanto conocidas como
desconocidas; entendiendo la pérdida desconocida como una ineficiencia en los
procedimientos o sistemas de una empresa, bien sea por no estar definidos, por no
ser adecuados o porque no se apliquen.

Así, se definirán las pérdidas como:

Pérdida Desconocida: Diferencia entre los stocks teóricos y los stocks reales.
Aquella pérdida no identificada, no registrada o no contabilizada
correctamente.
Perdida Conocida: Cualquier pérdida detectada, registrada y contabilizada.

Estas pérdidas tienen su origen en tres causas principales:

Hurto/Robo Externo: Provocado por personas ajenas a la empresa.


Almacenaje

Hurto/Robo Interno: Producido por los empleados de la propia organización o
personas relacionadas laboralmente con la empresa.
Errores de Gestión: Derivados de fallos de gestión no intencionados. Por
ejemplo, la no contabilización de mermas por roturas, etc.
Donde Hurto y Robo tendrán las siguientes definiciones:

Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes
ajenos, con intención de lucrarse, empleando para ello la fuerza, violencia o
intimidación.
Hurto: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes
ajenos, con intención de lucrarse, sin el empleo para ello de la fuerza, violencia
o intimidación.

2. El cálculo de las Pérdidas en la cadena de suministro

En este apartado se analizará la manera en que las empresas pueden calcular el
alcance e impacto de las pérdidas. Para ello se abordarán:

La diferencia de inventario y su metodología de cálculo.
Consideraciones sobre la diferencia de inventario.
Errores y puntos de riesgo que deben de tenerse en cuenta en el cálculo de la
diferencia de inventario.
Mejores prácticas en:

o El cálculo de la diferencia de inventario.
o La determinación del peso de los tres factores causantes de pérdidas en
la diferencia de inventario: hurto/robo externo, hurto/robo interno y
errores.

2.1 La diferencia de inventario y su metodología de cálculo

El primer paso para reducir y eliminar el impacto de las pérdidas en la empresa, es
conocer y recopilar información acerca de este problema. Para hacerlo, un paso
imprescindible es calcular la diferencia de inventario.

La diferencia de inventario es igual al inventario teórico menos el inventario real o
físico; es decir, lo que se debería tener de acuerdo con la actividad de la empresa, y
lo que realmente se tiene:

Inventario Teórico = Inventario Inicial – Salidas de producto (Ventas,
devoluciones a proveedores, mermas, roturas, taras) + Entradas de producto
(Compras, devoluciones de clientes)
Diferencia de Inventario = Inventario Teórico (Cantidad contable de que se
dispone administrativamente) – Inventario Real (Cantidad física de que se
dispone).


Almacenaje

La valoración de las pérdidas en una empresa podrá variar según se trate de
Fabricante / Proveedor, Operador Logístico / Transportista o Distribuidor.

La valoración de las pérdidas se podrá efectuar según el precio de coste, el valor
declarado de la mercancía, o el precio en detallista. También podrá calcularse en
unidades o en valor económico.
Se recomienda que para un correcto control y gestión de la información las empresas
utilicen siempre la misma unidad de medida.

2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario

Como se ha indicado, la diferencia de inventario permitirá medir el alcance de las
pérdidas.

Esta medición no sólo se debe utilizar para tener conocimiento del problema, sino que
también debe ser la base de la toma de decisiones sobre la corrección del mismo. Así
pues, las diferencias de inventario sirven para aplicar:

La revisión o establecimiento de nuevos procedimientos internos (logística,
seguridad, pedidos, etc.)
La adopción de medidas de seguridad puntuales sobre determinados
productos, zonas, medios, etc.
Las acciones para ubicar el producto en lugares más seguros.

Las medidas de corrección que se puedan tomar serán más eficientes cuanto mayor
sea la calidad de la información. Esta calidad vendrá determinada por:

El volumen de movimientos del área, diversidad de categorías y referencias,
etc.
La frecuencia del registro de la información.

Además, el cálculo de la diferencia de inventario permite corregir las desviaciones que
pueda haber en el inventario teórico respecto de la actividad real. Este hecho es de
vital importancia ya que el inventario teórico es la base sobre la que se toman muchas
decisiones que traspasan el ámbito de las pérdidas.

Un inventario teórico deficiente puede derivar en:

Roturas de inventario, por ejemplo, los sistemas de información reflejan que
hay un producto en el almacén cuando en realidad no existe.
Cadena de suministro ineficiente, por ejemplo, la gestión de suministro se
establece a partir de los datos del inventario teórico. Datos erróneos de
inventario conducen a un suministro ineficiente.


Almacenaje

2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo

En el cálculo del inventario teórico suelen producirse errores tales como:

Los producidos por movimientos de mercancías no registrados en el momento
de la realización del inventario físico.
Gestionar información errónea o incompleta. En este sentido son
especialmente críticos los siguientes procedimientos y documentos:

o Los albaranes de almacén.
o Devoluciones de producto.
o Regularizaciones de precio.
o Recepciones y expediciones incorrectas.
o Mercancía en Tránsito (p.e. entre almacenes de la misma compañía).

Fuentes de riesgo durante la realización del inventario físico:

Almacenes desordenados: Dificultan la tarea de contar físicamente los
productos.

2.4 Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario

Ante todo se recomienda realizar inventarios físicos y teóricos y calcular la diferencia
de inventario puesto que:

Conocer el problema es el primer paso para solucionarlo.
Con esta información se tomarán mejores acciones de prevención y control.
Constituye una base para sensibilizar e implicar al personal de la empresa en
la prevención de las pérdidas.

Se recomienda calcular la diferencia de inventario con una frecuencia proporcional al
riesgo que cada sección, categoría, producto, tenga a efectos de hurtos/robos y/o
errores. Para establecer esta frecuencia se recomienda tener en consideración:

El atractivo de los productos para los hurtadores. (ver apartado 3.2.1 El
Hurto/Robo Interno en Centros de Distribución y Almacenaje).
Las diferencias de inventario detectadas anteriormente.
La consistencia de los datos anteriores.

Con el objetivo de evitar errores, evitar altas tasas de incidencias que se producen en
el flujo físico, se recomienda que en el conteo de los inventarios físicos participen, de
forma directa o indirecta, responsables de los siguientes departamentos:

Auditoría.
Control de gestión.
Logística.


Almacenaje

Cada empresa, según sus procesos, deberá definir los integrantes de los equipos de
conteo. En ningún caso participará el área de seguridad.

Se recomienda realizar acciones de formación y seguimiento a las personas
involucradas en el conteo del inventario físico. Lo que se persigue con estas acciones
formativas es:

Unificar y estandarizar aspectos como:

o Definición de las rutas y la documentación o herramientas de apoyo
(terminales, etc.). En el caso de zonas de imposible acceso a personas,
por ejemplo en almacenes automatizados, se harán muestreos.

Se recomienda que en el caso de que se produzcan diferencias notables entre las
últimas diferencias de inventarios calculadas, o bien la evolución de los datos no haya
sido muy consistente:

Verificar los puntos de conflicto.
Revisar la metodología de cálculo.
Aumentar la frecuencia de cálculo.

Se recomienda, en el caso de no disponer de sistemas de información que lo permitan
(programas informáticos, lectores, etc.), hacer el conteo del inventario físico cuando la
empresa no tenga actividad en determinadas áreas críticas como expediciones,
recepción de mercancía, áreas de movimientos internos de mercancía, etc.

Se recomienda aumentar el nivel de precisión de los inventarios en aquellas
categorías o productos con riesgos de pérdidas elevados. Para ello se deben:

Verificar aquellos productos con diferencias de recuento.

2.5 Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes
de pérdidas

Consideraciones previas:

El cálculo de la diferencia de inventario indica la cuantía de las pérdidas que ha
sufrido la empresa, pero en ningún caso permite determinar qué parte de esa
pérdida es debida al Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y a los Errores de
Gestión.
La única forma de obtener una aproximación a este dato es recopilar
información de los incidentes que se producen en la empresa, y a partir de
aquí, extraer conclusiones que permitan ponderar el peso de las tres causas.

La ponderación de la importancia de los tres factores ayuda a evaluar mejor la
situación, además de resultar útil en el momento de asignar recursos.


Almacenaje

Se recomienda, para determinar el peso de los tres factores causantes de pérdidas,
recopilar información y llevar un registro de aquellos hechos que son causa de
pérdidas, o bien de las pruebas que demuestran que se ha producido uno de estos
hechos. Así pues las informaciones más útiles para determinar el peso de las tres
causas son:

Los intentos de hurto/robo que han sido detectados (producto, sección, etc...).
Las pruebas que demuestran que se ha producido un hurto/robo: cajas
abiertas, huecos en palets, cambios en ubicaciones, embalajes de productos
consumidos, etc.
Discrepancias detectadas en los pedidos.

Esta información ofrecerá una aproximación sobre el nivel de impacto que han
producido los hechos relativos a hurto/robo externo, hurto/robo interno o bien errores,
y en consecuencia, una aproximación al peso que ha tenido cada una de las tres
causas en el conjunto de la cifra de pérdidas.

La gestión de los registros de todos estos hechos que se producen en la empresa y
su análisis puede conllevar la aplicación de grandes recursos que no estarían
justificados. En estos casos, se recomienda realizar este seguimiento y posterior
análisis durante un periodo de tiempo determinado y para una muestra representativa
de almacenes de la empresa, extrapolando posteriormente las conclusiones obtenidas
al conjunto de la empresa.

2.6 Conclusiones

Como conclusión, las medidas necesarias para ayudar a la toma de decisiones a
través del desarrollo y la identificación de buenas prácticas, consistirán en:

El registro de datos por producto.
Registro periódico y en cada almacén.

Estos datos ayudarán a identificar dónde se producen las pérdidas y facilitarán la
toma de decisiones sobre dónde aplicar las correcciones para controlarlas.

3. Las Pérdidas en Centros de Distribución y Almacenaje

Este apartado se estructura en tres bloques correspondientes a los tres factores
causantes de Pérdidas: Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y Errores de Gestión.

Dentro de cada bloque se tratarán:

Las causas / puntos de riesgo: Se pretende señalar puntos críticos, áreas de
actuación... sobre los que centrar la atención y posibles acciones de control y
prevención.


Almacenaje

Las mejores prácticas y herramientas para la prevención y el control de las
Pérdidas en Centros de Distribución y Almacenaje.

3.1 Componentes de las Pérdidas en Centros de Distribución y Almacenaje

Como anteriormente se ha indicado, los factores causantes de Pérdidas se agrupan
en tres categorías: Hurto/Robo Interno, Hurto/Robo Externo y Errores de Gestión.

Hurto/Robo Interno

Aquellos casos en que los propios empleados de la empresa o empleados
ajenos pero relacionados comercialmente con la compañía, se apropian sin
autorización de bienes o dinero.

Hurto/Robo Externo

Aquellos casos en que personas ajenas a la empresa o bandas organizadas se
apropian sin autorización de bienes o dinero.

Errores de Gestión en la cadena de suministro

Pérdidas debidas a procedimientos dentro de la empresa en relación a
productos caducados, productos mal identificados, recuento incorrecto de
inventario, productos que han sido dañados, errores de lectura en código de
barras, errores en las entregas de mercancías (por ejemplo, falta de entregas
debido a errores de picking y expediciones de centros de distribución),
alineamiento de ficheros maestros, diferencias entre movimientos físicos y
documentación, etc.

3.2 Hurto/Robo Interno en Centros de Distribución y Almacenaje

3.2.1 Causas / Puntos de riesgo

La gestión de los recursos humanos de la empresa:

Los siguientes factores influyen en el comportamiento de los empleados y, por lo tanto
también pueden actuar como inhibidores / potenciadores de ciertos comportamientos
deshonestos:

Ambiente laboral: Nivel de implicación, motivación, etc.
Política de recursos humanos y de contratación: Temporalidad de los contratos,
rotación del personal, políticas de retribución, etc.
Adecuación del número de personas a la carga de trabajo.


Almacenaje

El producto:

El riesgo de que sea un producto hurtado/robado aumentará en función de su
atractivo para el posible hurtador. Los parámetros que determinan este atractivo son:

El valor.
La novedad.
La facilidad de venta.
Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.)
Localización en las instalaciones (hay partes de las instalaciones en las que es
más sencillo “actuar”).
Facilidad de consumo.

Los procedimientos:

La forma en que tengamos diseñados o se ejecuten los procedimientos será
determinante para inhibir o facilitar los comportamientos deshonestos. La no
existencia de procedimientos o el que no estén adaptados al tipo de mercancía y
actividad de la empresa puede ser un punto crítico. En este sentido, algunos de los
riesgos en la cadena de suministro son:

Los pedidos en los que es imposible controlar el contenido en el momento de la
entrega.
Las entregas en las que se desconoce su contenido exacto.

3.2.2 Mejores prácticas en la prevención y control de Hurto/Robo Interno

Ante todo, se recomienda establecer:

Normativas internas, tanto para el funcionamiento general de la empresa, como
para aquellos procedimientos más críticos, además de hacer evaluaciones y
seguimientos constantes de la aplicación de estas normativas.
Las medidas de prevención y control de productos. Asignar los responsables
encargados de aplicarlas.

Se recomienda valorar y analizar, al nivel que sea necesario y posible (empresa,
departamento, organización, empleado...), una serie de factores que actúan como
potenciadores / inhibidores de comportamientos deshonestos. Los factores en
concreto son:

La percepción del empleado acerca de las posibles repercusiones que pueda
tener un comportamiento deshonesto. Esta dependerá de:

o El riesgo a ser descubierto.
o La seguridad de ser sancionado.
o El sentirse infractor.


Almacenaje

La tentación. Esta variará en función de:

o La necesidad del empleado.
o El deseo del empleado.

Nivel de tolerancia del personal en relación a las acciones deshonestas
contrarias a la empresa.
La facilidad que tiene el personal de la empresa para cometer un hurto interno.
Ésta variará en función de tres factores:

o Acceso a la mercancía.
o Tiempo disponible.
o Posición jerárquica que ocupa en la empresa.

La valoración de estos factores permitirá aplicar aquellas acciones de prevención y
control más adecuadas para cada caso. En concreto se trata de:

Evitar percepciones en el personal como:

o “La empresa ya gana suficiente dinero”: En este caso existe un elevado
nivel de tolerancia hacia las personas que cometen acciones
deshonestas.
o “Aquí robar es muy fácil”: Los empleados no tienen miedo a ser
descubiertos y/o sancionados.

Trabajar de manera eficiente el concepto de:

o “La empresa es mi casa”: Factores como la cultura corporativa, la
integración del empleado y la política de recursos humanos, actúan
como inhibidores de los deseos de hurto que los empleados puedan
tener.

Se recomienda implementar soluciones como:

Una formación adecuada los empleados en procedimientos, política de la
empresa y buenas prácticas.
Valorar el riesgo de pérdidas en los procedimientos e instalaciones.
Inspeccionar productos de alto riesgo.
Incrementar los medios de seguridad para productos de alto riesgo.
Ubicar los productos de alto riesgo en zonas de almacenamiento especial, de
forma que se aseguren las operaciones de recepción, picking y carga de
camión.


Almacenaje

3.3 Hurto/Robo Externo en Centros de Distribución y Almacenaje


Tal como se ha comentado en el apartado anterior, se incrementa el riesgo de
hurto/robo cuanto más atractivo es el producto para el hurtador. Los parámetros que
determinan este atractivo son:

El valor.
La novedad.
La facilidad de venta en mercados paralelos.
Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.)
Localización en las instalaciones.
Localización de las instalaciones.
Información acerca del almacén.

3.3.2 Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto/Robo Externo

Se recomienda tomar medidas de control y prevención en los siguientes ámbitos:

Control de edificios:

Controlar el acceso a las instalaciones a toda persona visitante y vehículo
ajeno.
Asignar acreditaciones a las personas visitantes ajenas a la empresa y colocar
distintivos en los vehículos externos para que sean identificados en el interior.
Asignar tarjetas de identificación a todos los empleados que tengan acceso a
las instalaciones.
Reducir en la medida de lo posible el número de entradas y salidas en las
instalaciones.
Mantener permanentemente vigiladas las puertas por las que entran y salen
vehículos y personal.
Construir vallados alrededor del edificio. Se recomienda:

o Hacer inspecciones diarias.
o Evitar almacenamientos próximos al vallado.

Respecto al aparcamiento de vehículos, se recomienda:

o Señalizar las zonas y las plazas.
o Situar los aparcamientos de los vehículos de los empleados alejados de
los edificios.
o Tener una previsión de las visitas.


Almacenaje

Potenciar la iluminación, puesto que:

o Supone un elemento de seguridad para el vigilante.
o Es un elemento disuasorio de gran importancia.

Diferenciar los niveles de control y prevención en función de que el almacén se
encuentre con o sin actividad.

Control de la mercancía:

No permitir aparcar los vehículos particulares en las zonas de carga y descarga
o en zonas adyacentes a los edificios en los que se almacena producto.
Mantener vigiladas las zonas críticas, como el acceso de los vestuarios a la
zona en la que está la mercancía, el acceso a los muelles, etc.
Ubicar las mercancías de mayor valor en las zonas especialmente vigiladas y
registrar los movimientos de entrada y salida en esas zonas, fecha, hora,
número de precinto, etc.

En los casos en que sea necesario, y en base a las necesidades de la empresa y a la
legislación vigente, se recomienda aplicar alguna tecnología de control y prevención
en almacenes, elementos de disuasión y gestión de información tales como:

Alarmas detectoras en las entradas y salidas de recintos.
Circuito Cerrado de Televisión. A través de sistemas remotos es posible
controlar una serie de puntos estratégicos repartidos en el interior y exterior de
los edificios y en las entradas y salidas. Existe también la posibilidad de
obtener una máxima cobertura incluso en “ángulos muertos”, a través de
domos (cámaras que pueden desplazarse a través de un rail).

3.4 Errores de Gestión en Centros de Distribución y Almacenaje

Nota: Los errores no detectados en la gestión reducen la exactitud de las cuentas de
resultados. Algunos ejemplos de ello son la anotación de ventas con precios
incorrectos, la no contabilización de pérdidas o mermas de productos, preparación de
pedidos incorrectos, etc.

Los errores de gestión en centros de distribución y almacenaje suelen tener como
consecuencia:

La discrepancia entre los flujos físicos de mercancía y el flujo de información
asociada, que deriva en diferencias de inventario por:

o Cantidades de producto incorrectas.
o Productos incorrectos (referencia, formato...).


Almacenaje

Deterioro de los productos.


Las principales causas de la discrepancia entre el flujo físico de mercancía y el flujo
de información son:

La falta de formación y de medios materiales adecuados para el tratamiento de
la información.
La falta de Alineamiento de Ficheros Maestros (A.F.M) provoca que los
agentes que intervienen en la cadena de suministro empleen una información
no actualizada del producto (formato promocional, dimensiones, precio...).

Los procedimientos que suponen un mayor riesgo de discrepancia entre el flujo físico
de mercancía y el flujo de información son:

La preparación de los pedidos.
Los procesos de entrega y recepción de la mercancía.
La gestión de las devoluciones.
Las mermas y roturas de productos.

El deterioro de los productos o merma se debe a muchas causas, entre ellas cabe
citar:

Una inadecuada temperatura de conservación de los productos.
Ejecutar una incorrecta paletización.
La incorrecta manipulación.

3.4.2 Mejores prácticas en la prevención y control de los Errores de Gestión

Se recomienda que la prevención y el control de los errores en almacenes se base en:

Una definición eficiente de los procedimientos más críticos.
El control sobre la ejecución de los mismos.
La gestión adecuada del flujo de información.
La aplicación eficiente de las herramientas adecuadas.

Se recomienda realizar acciones formativas dirigidas a los empleados sobre la
aplicación de:

Los procedimientos establecidos.
La gestión y el manejo de las herramientas necesarias.


Almacenaje

Se recomienda el registro de:

Las pérdidas de material.
El consumo de producto por parte del personal interno.
Los errores de identificación / codificación.
Las mermas o productos desechados como defectuosos; ya sea de origen o
fruto de la manipulación.

En las actividades relacionadas con los productos perecederos o en los
procedimientos de devoluciones es necesaria una gestión correcta de las mermas.

Para ello se recomienda:

Controlar e identificar las referencias críticas; mediante un análisis de
referencias se identifican aquellas con mayor pérdida.
A la hora de controlar productos perecederos se pueden tener en cuenta varias
familias de productos y proveedores haciéndoles un seguimiento especial
(peso y calidad).
Formar a jefes de sección (incluyendo la preparación de productos, la logística
interna, etc.)
Incorporar nuevos parámetros de cálculo en la gestión de pedidos de productos
de alto riesgo y puesta en marcha de un proceso de gestión de caducidades.

Se recomiendan aplicar controles sobre:

Las reducciones de inventario en la recepción, almacén y zona de despacho de
mercancías.
El peso y la calidad en la recepción de mercancía.
La revisión de pedidos y formatos mínimos que tienden a dificultar la gestión.
Los indicadores (KPIs - Key Performance Indicators -) de productos de alto
riesgo (por ejemplo la rotación).

A continuación se indican, de forma más concreta, un conjunto de mejores prácticas y
herramientas de cuya aplicación se derivan importantes avances en la eficiencia del
flujo de mercancía y de información en la cadena de suministro:

Acuerdos logísticos entre las partes, RAL (Recomendaciones AECOC para la
Logística): reúnen un conjunto de acuerdos entre las partes sobre buenas
prácticas en los procedimientos más críticos de la cadena de suministro, por
ejemplo, entrega y recepción de mercancía, manipulación, carga, transporte, y
descarga.

Intercambio Electrónico de Datos (EDI): Mediante los mensajes del lenguaje
estándar EANCOM, las empresas pueden, entre otras cuestiones:

o Comunicar con antelación el contenido exacto de los envíos.


Almacenaje

o Confirmar la recepción de la mercancía e informar sobre las posibles
incidencias en el proceso de recepción.
o Informar sobre el estado de los pedidos.

Codificación GS1 128 (antes EAN.UCC 128): Es un sistema de identificación
creado para entornos de almacén, que conecta el flujo físico de mercancías
con el de información. La codificación GS1 128 (EAN.UCC 128), entre otras
cuestiones, permite:

o Automatizar la gestión de los almacenes. Por ejemplo, la lectura del
código permite la ubicación de la mercancía en el almacén en función de
la fecha de caducidad del producto, al ser una información contenida en
el código GS1 128.
o Agilizar los procesos de recepción de mercancía. Con la lectura del
SSCC (Código Seriado de Unidad de Envío o Número de Matrícula) que
contiene la etiqueta GS1 128 (EAN.UCC 128), se puede relacionar el
contenido del envío con el aviso de expedición que se ha hecho
previamente mediante el mensaje DESADV del lenguaje EANCOM de
EDI.

Identificación por Radiofrecuencia (RFID); se obtendrán beneficios como:

o Agilización de la recogida de datos. Reduce la intervención humana en
la supervisión de los procesos y proporciona visibilidad en todo el
recorrido del producto para detectar y reducir errores de gestión.
o Ubicación de los lectores en puntos estratégicos. De esta manera
quedan cubiertos los puntos críticos del proceso. Así, los datos que
proporciona el sistema permiten identificar los puntos exactos donde se
ha producido la diferencia de inventario y actuar inmediatamente.
o Incremento del control unitario de los embalajes con tag en la recepción
de mercancías.
o Reducción de ajustes de inventario e incidencias debido a la disminución
de faltantes, errores y hurtos.
o Control y actualización de inventarios en tiempo real.
o Reducción de tiempo dedicado a resolver incidencias, debido al menor
número de éstas.
o Racionalización de recursos ubicados en la recepción de mercancías, la
preparación y verificación de pedidos, por efecto de la lectura del tag.
o Reducción de errores por inventario manual.
o Reducción de tiempo previo a la carga del camión debido a la
verificación de las unidades de carga sin necesidad de abrir los
embalajes.

AECOC.DATA: Con este catálogo electrónico y centralizado de producto, las
empresas tienen acceso inmediato a la información actualizada y precisa de
los productos (código EAN, formatos, variables logísticas, dimensiones...). Las


Almacenaje

empresas consiguen alinear los ficheros maestros con la información
actualizada.

En definitiva, estas herramientas y recomendaciones sobre mejores prácticas,
permiten reducir las incidencias y controlar aquellos puntos de riesgo que son fuente
de errores en la cadena logística:

Agilizan y aumentan la calidad de los flujos de información y físicos.
Reducen las incidencias en las entregas y en el proceso de facturación.
Incrementan los niveles de información y trazabilidad de los productos.

3.5 Conclusiones

A continuación se recomiendan, en distintas fases de implantación, algunas acciones
para la prevención de pérdidas:

Etapas

Largo Plazo Medio Plazo Corto Plazo
Centros de Prevención de las Diseñar e implementar Auditorías diarias y
Distribución y Pérdidas: procesos y prácticas registro y control de
Almacenaje Diseño eficiente de los para: la información y
procesos. Distinguir y gestionar Normas de
Colaboración con los “Productos de Alto actuación.
distintos agentes de la Riesgo” Gestión de
Cadena. Poner en incidencias
funcionamiento: Identificación de
Auditorías, Fomentar la zonas de “Productos
Responsabilidad, de Alto Riesgo”.
Formación.
Transporte Prevención de las Diseñar e implementar Auditorías diarias y
Pérdidas: procesos y prácticas registro y control de
Diseño eficiente de los para: la información y
procesos. Distinguir y gestionar Normas de
Colaboración con los “Productos de Alto actuación.
distintos agentes de la Riesgo” Gestión de
Cadena. Poner en incidencias
Abrir áreas de funcionamiento: Comprobar que el
colaboración entre los Auditorías, Fomentar la transporte se adecua
departamentos de Responsabilidad, a la mercancía a
seguridad y los de Formación. transportar.
operaciones. Dotar al transporte
de medidas de
seguridad
adecuadas.
Recogida de
incidencias en el
albarán como fuente


Almacenaje

de información de
posibles pérdidas.
Correcta definición
de la unidad de
carga consensuada
por las partes.
Muestreos aleatorios
en la recepción de
mercancías.
Producto Prevención de las Compras: Alinear el Recuento regular
pérdidas relacionadas suministro con la para la detección de
con el diseño del demanda para prevenir las pérdidas de
producto, del envase y el exceso de producto en tiempo
del embalaje (por existencias. real.
ejemplo, precinto de Implantar Precintos en el
seguridad, visibilidad procedimientos para la embalaje en caso
del embalaje, etc.) trazabilidad. necesario.
Personal Asegurar el Selección del personal. Auditorías y registro
compromiso del Por ejemplo, solicitando y control de la
personal. referencias o información y
Evitar las oportunidades estableciendo controles Normas de
de pérdida con medidas de comprobación de actuación.
tales como: información curricular, Formación en
- Incentivos etc. cuestiones de
- Normas en la Planificación de seguridad y
búsqueda de personal recursos humanos prevención de
- Política antihurto necesarios. pérdidas.
Labores de Formación y
sensibilización y firma sensibilización con la
de acuerdos con ETT’s, política de la empresa y
Administraciones los procedimientos.
Públicas, etc. en Asegurar el
relación a la cumplimiento de las
problemática de normas
pérdidas.
Sistemas de Prevención de pérdidas Asegurar el Gestión de
Comunicación diseñando procesos cumplimiento de las incidencias.
e Información eficientes. normas. Alineamiento de
Ficheros Maestros.

Teniendo en cuenta las anteriores indicaciones se podría concluir que un
procedimiento de prevención de Pérdidas está basado en:

Cálculo de las pérdidas; permitiendo identificar las áreas de “vulnerabilidad” de
una empresa o un proceso y así emplear estrategias de prevención correctas.
Implantación de análisis y control de pérdidas en sección, unidades de
mantenimiento de stock (SKU), almacén y región, con el soporte de nuevas
herramientas de información sencillas.


Almacenaje

Automatización de procesos y agilización de los procedimientos de
comprobación de mercancías para evitar errores, tanto de gestión como de
procesos.
Seguimiento detallado del movimiento exacto de un producto a lo largo del
almacén para ver qué elementos han sido sustraídos y en qué lugar.

En resumen, unas buenas prácticas en la prevención de Pérdidas en Centros de
Distribución y Almacenaje deben basarse en:

Soporte de la Dirección General y Financiera.
El trabajo y compromiso de un equipo de trabajo multidisciplinar (seguridad,
operaciones, compras, logística, auditoría).
Utilización de técnicas de optimización de la Cadena de Suministro (pedidos,
logística, rotación y caducidad, Alineamiento de Ficheros Maestros…).
Control, mediante indicadores, de las principales secciones y referencias,
asignando objetivos y responsabilidades.
Identificación de los Productos de Alto Riesgo que permita definir medios de
protección.
Aplicación de un programa de prevención de pérdidas facilitado por inversiones
en seguridad.


Almacenaje

ANEXO I

Plan de Prevención de Pérdidas de mercancía:
Procedimiento para el desarrollo de un Manual de
Seguridad en Centros de Distribución y Almacenaje.


AECOC RAL – Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de
Distribución y Almacenaje

1. Introducción

La seguridad es un factor fundamental en las empresas. Debe adaptarse a las
necesidades y situaciones propias de cada compañía para cumplir un buen servicio,
detectando amenazas y el nivel de riesgo a fin de minimizar las pérdidas causadas
por el hurto y robo de mercancías.

1.1 Objetivos

Este procedimiento pretende orientar a distribuidores, proveedores y operadores
logísticos en la creación de un manual de seguridad para la aplicación de las normas
y procedimientos establecidos que permitan reducir el índice de pérdidas en los
Centros de Distribución y Almacenaje.

1.2 A quién va dirigida

Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables
involucrados en la prevención y control de pérdidas en Centros de Distribución y
Almacenaje y sus entornos.

2. Marco Legal

Previo a la elaboración de un Manual de Seguridad se debe definir el marco legal,
decretos, resoluciones, normativas y leyes que puedan afectar a los Centros de
Distribución y Almacenaje. Asimismo, es preciso comprender que no solamente se
aplican las normas dirigidas a la actividad como tal, sino que se ven involucradas
todas las ramas del derecho, así:

Derecho Penal:

Cuando con ocasión o causa del ejercicio de la actividad, se constituya un delito de
conformidad con lo establecido en el código penal. Como ejemplo más común de
aplicación de este derecho se tiene el hurto / robo de las mercancías que se están
manipulando.

Derecho Administrativo:

Como ejemplo de aplicación de este derecho se tiene todo aquello que pueda estar
relacionado con la Ley de Seguridad Privada, Ley de Protección de datos, etc.



Derecho civil:

Normalmente se tramitan mediante este derecho todos los siniestros que ocurran con
las mercancías y las reclamaciones ante las compañías de seguros.

3. Composición del equipo de seguridad

La Ley 23/1992, de 30 de Julio, de Seguridad Privada, dicta las normas necesarias
para determinar las medidas de seguridad que pueden ser impuestas a entidades y
establecimientos y aquellas actividades que quedan fuera del ámbito de aplicación del
Reglamento de Seguridad Privada.

Entre las funciones de los DIRECTORES DE SEGURIDAD, que vienen establecidas
en los artículos 95, 97 y 98 del Reglamento de Seguridad Privada, se destacan las
siguientes:

- Analizar las situaciones de riesgo y planificar y programar las actuaciones precisas
para la implantación y realización de los servicios de seguridad.
- Organizar, dirigir y coordinar al personal y servicios de seguridad privada.
- Proponer los sistemas de seguridad que resulten pertinentes, así como supervisar
de su utilización, funcionamiento y conservación.
- Asegurar la colaboración de los servicios de seguridad con los de las
correspondientes dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado.
- Velar por el cumplimiento de la regulación de seguridad aplicable.
- Canalizar hacia las dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado las comunicaciones de cualquier información relevante para la prevención,
el mantenimiento o restablecimiento de la seguridad ciudadana, así como todo
hecho delictivo del que tuviesen conocimiento en el ejercicio de sus funciones.
- Proponer o adoptar medidas para subsanar las deficiencias que se observen o
sean comunicadas por el personal en relación con los servicios o sistemas de
seguridad.

4. Procedimientos generales

En este apartado se desarrollarán las recomendaciones básicas de seguridad que
deben tener en cuenta las empresas distribuidoras, proveedoras y operadores
logísticos y de transporte.

4.1 Selección de personal

El proceso de selección de personal se realizará según los procedimientos habituales
de la empresa y debe incluir, adicionalmente a lo requerido, los siguientes procesos:



- Verificación de la autenticidad de los documentos.
- Comprobación de referencias laborales y personales, formación recibida,
certificados de capacitación, etc.
- Petición de documentos originales.

Estos requisitos también serán aplicables a las empresas de trabajo temporal
encargadas de la selección de personal.

4.2 Personal de seguridad y vigilancia

- El personal de seguridad debe ser personal legalmente habilitado para tal labor,
empleados mediante contrato de trabajo con una empresa de seguridad
legalmente autorizada.
- Las funciones del personal de seguridad vienen definidas según el Real Decreto
2364/1994, de 9 de Diciembre, de Seguridad Privada.
- La empresa o el departamento de seguridad debe vigilar el proceso de selección y
capacitación del personal de seguridad. Este proceso de selección debe incluir los
requisitos fijados en el punto 4.1 de este apartado.

4.3 Valoración de riesgos

Se recomienda valorar los riesgos de pérdidas en los procedimientos e instalaciones
en los siguientes ámbitos:

- Administrativo.
- Logístico y Operativo.
- Económico.
- Impacto corporativo.
- Seguridad (cargas críticas, etc.).

4.4 Selección de la compañía de seguros

Se recomienda seleccionar una póliza de seguros que se adecue a los riesgos que
puedan sufrir.

4.5 Programas de formación / capacitación.

Las empresas de proveedores, distribuidores, operadores logísticos y transportistas
deben establecer una planificación de programas de formación y capacitación para
empleados que conformen la cadena logística y de seguridad. La temática variará
según las necesidades y se debe hacer seguimiento de los resultados. Entre los
temas a tratar estarían, entre otros:



- La manipulación de productos de alto riesgo.
- El hurto y robo y sus implicaciones penales, familiares y sociales.
- La delincuencia común y organizada.
- La denuncia y la investigación.
- La ejecución de protocolos para empleados y personal de seguridad.
- Funciones y procedimientos del personal de seguridad.

La formación del personal de seguridad viene definida según el Real Decreto
2364/1994, de 9 de Diciembre, de Seguridad Privada.

5. Medidas de seguridad

Ver RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de Distribución y Almacenaje
donde se desarrollan las principales medidas de seguridad que deben adoptar las
empresas de proveedores, distribuidores, operadores logísticos y transportistas para
hacer frente al hurto y robo de mercancías.

6. Definición de protocolos

En este apartado se definen los protocolos que deben seguir los responsables de
Seguridad y los empleados en caso de hurto o robo de mercancía. Estos protocolos o
procedimientos de actuación deben figurar por escrito y ser conocidos por el personal de
la empresa.

Hurto / Robo de mercancía:

- Informar de forma inmediata a quien corresponda según el protocolo.
- Aportar la mayor cantidad de información, a ser posible por escrito, sobre los
hechos según protocolo (Check-List definidas, procedimientos de gestión de
incidencias, recogida de fotografías, etc.).
- Interponer la denuncia si procediera.
- Elaborar un informe de incidentes, con análisis y conclusiones de los hechos
ocurridos en caso de que se considerara necesario.

7. Definición de contingencias

Las contingencias son aquellas eventualidades que se pueden presentar en el momento
del movimiento de mercancías.

Cada empresa deberá definir las contingencias que puedan ocurrirle y desarrollar los
procedimientos o protocolos de actuación adecuados a las mismas.



8. Denuncias

Las empresas deberán tener definido por escrito el momento en que se debe efectuar
una denuncia (por ejemplo, en el caso de ser hurtos repetitivos, robos, según el importe
de las pérdidas, etc.) así como el responsable por parte de la empresa de la
presentación de la misma y la forma de proceder.


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