Penulisan laporan

4,203 views

Published on

2 Comments
1 Like
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
4,203
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
48
Actions
Shares
0
Downloads
184
Comments
2
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Penulisan laporan

  1. 1. PENULISAN LAPORAN ZULKIFLI YAHYA
  2. 2. DEFINASI LAPORAN <ul><li>SECARA MUDAH:- </li></ul><ul><li>SATU PERSEMBAHAN / PENYAMPAIAN MAKLUMAT (PRESENTATION OF INFORMATION) </li></ul><ul><li>SECARA LANJUT:- </li></ul><ul><li>KOMUNIKASI BERTULIS/(TIDAK BERTULIS) BAGI MENYAMPAIKAN SESUATU MAKSUD KEPADA PIHAK YANG DI SARANKAN. </li></ul><ul><li>DOKUMEN YANG MEMBERI MAKLUMAT, MELAPORKAN PENEMUAN, KEMUKAKAN IDEA DAN KADANGKALA MEMBUAT CADANGAN, SYOR MENGENAI SESUATU PERKARA UNTUK PEMBACA TERTENTU/YANG BERKENAAN </li></ul>
  3. 3. FUNGSI LAPORAN <ul><li>MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG (GIVE INFORMATION) </li></ul><ul><ul><li>Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu perkara, isu, projek </li></ul></ul><ul><ul><li>Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek </li></ul></ul><ul><ul><li>Bahan rekod untuk rujukan akan datang </li></ul></ul>
  4. 4. ...sambung... <ul><li>MEMBUAT KESIMPULAN </li></ul><ul><ul><li>Proses sesuatu perkara, projek </li></ul></ul><ul><ul><li>Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau kegagalan sesuatu perkara, projek) </li></ul></ul><ul><ul><li>Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian </li></ul></ul>
  5. 5. ...sambung... <ul><li>MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION) </li></ul><ul><ul><li>Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/ kegagalan sesuatu perkara, projek </li></ul></ul><ul><ul><li>Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu masalah </li></ul></ul><ul><ul><li>mengemukakan cadangan khusus untuk menyelesaikan sesuatu masalah </li></ul></ul>
  6. 6. KATEGORI LAPORAN <ul><li>Secara umumnya terdapat (2) </li></ul><ul><ul><li>Bentuk Borang (form report) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Laporan kemalangan </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Laporan berkala (periodic) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Bentuk Terbuka/Panjang (Extended Report) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Laporan untuk menyampaikan maklumat (information) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Membuat kesimpulan tentang sesuatu masalah </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Menyediakan laporan tahunan </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Menyediakan laporan prestasi (progress report) </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Laporan perakuan (recommendation) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Laporan kajian </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Laporan bagi menyelesaikan sesuatu masalah </li></ul></ul></ul></ul>
  7. 7. KUALITI LAPORAN <ul><li>Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui </li></ul><ul><li>prinsip 5C+1P:- </li></ul><ul><li>BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE) </li></ul><ul><ul><li>Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts) </li></ul></ul><ul><ul><li>Gunakan data semasa </li></ul></ul><ul><ul><li>Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai perbandingan </li></ul></ul>
  8. 8. <ul><li>PADAT (CONCISE) </li></ul><ul><ul><li>Tulis seberapa ringkas yang boleh </li></ul></ul><ul><ul><li>Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu </li></ul></ul>
  9. 9. <ul><li>LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE ) </li></ul><ul><ul><li>Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap </li></ul></ul><ul><ul><li>Lampiran yang perlu, disertakan </li></ul></ul><ul><ul><li>Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka (berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM) </li></ul></ul><ul><ul><li>Menyatakan bahan-bahan rujukan </li></ul></ul>
  10. 10. <ul><li>JELAS(CLEAR) </li></ul><ul><ul><li>Huraian yang jelas </li></ul></ul><ul><ul><li>Menggunakan bahasa yang mudah difahami </li></ul></ul><ul><ul><li>Mengikut urutan logik (logical sequence) </li></ul></ul><ul><ul><li>Susun atur yang baik dan menarik (layout) </li></ul></ul><ul><ul><li>Ilustrasi yang menarik dan pelbagai </li></ul></ul>
  11. 11. <ul><li>Urutan </li></ul><ul><li>Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat lain mengikut tahap kepentingan </li></ul><ul><li>Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan umum diikuti oleh butir-butir/perincian </li></ul><ul><li>Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama dengan mana-mana dua diatas </li></ul>
  12. 12. <ul><li>Format/Susun Atur </li></ul><ul><li>Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri </li></ul><ul><li>Ukuran kertas ialah saiz A4 </li></ul><ul><li>Jarak (spacing) satu setengah (1.5) </li></ul><ul><li>Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14. </li></ul><ul><li>Justified </li></ul><ul><li>Nombor muka surat </li></ul><ul><li>Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan seterusnya. </li></ul><ul><li>Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e. 1- 9 dan seterusnya. </li></ul><ul><li>Nombor tajuk, sub tajuk dan para. </li></ul><ul><li>(amalan kertas Jemaah Menteri) </li></ul><ul><li>1. TUJUAN </li></ul><ul><li>1.1. </li></ul><ul><li>1.1.1 </li></ul><ul><li>2. LATAR BELAKANG </li></ul><ul><li> 2.1. </li></ul><ul><li> 2.1.1. </li></ul>
  13. 13. <ul><li>Penggunaan Bahasa </li></ul><ul><li>Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris disertakan. </li></ul><ul><li>Mengguna ejaan baru. </li></ul><ul><li>Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya </li></ul><ul><ul><li>Penjelasan dalam kurungan, atau </li></ul></ul><ul><ul><li>Nota kaki, atau </li></ul></ul><ul><ul><li>Lampiran penjelasan istilah, dan </li></ul></ul><ul><ul><li>Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic). </li></ul></ul>
  14. 14. <ul><li>MEYAKINKAN(CONVINCING) </li></ul><ul><ul><li>Matlamat utama kertas – untuk mendapat sokongan/pertimbangan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument) perlu meyakinkan . </li></ul></ul>
  15. 15. <ul><li>BERSOPAN (POLITE) </li></ul><ul><ul><li>Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian, tidak keras. </li></ul></ul>
  16. 16. PERSEDIAAN <ul><li>Perlu tahu 5W+1S: </li></ul><ul><li>Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?) </li></ul><ul><li>Apa tujuan/objektif laporan (What?) </li></ul><ul><li>Jangka masa (When?) </li></ul><ul><li>Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?) </li></ul><ul><li>Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?) </li></ul><ul><li>Skop/lingkungan (Scope?) </li></ul>
  17. 17. KEPERLUAN MENGETAHUI SASARAN/PEMBACA <ul><li>Untuk menyesuaikan dengan keperluan </li></ul><ul><li>Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal </li></ul><ul><li>Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor (untuk kuatkan hujah jika bertentangan) </li></ul>
  18. 18. STRUKTUR UMUM <ul><li>Tidak terdapat struktur khusus (no set structure). </li></ul><ul><li>Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern) berikut : </li></ul><ul><li>Rumusan </li></ul><ul><li>Cadangan/Syor/Perakuan </li></ul><ul><li>Lampiran </li></ul><ul><li>Bibliography </li></ul><ul><li>Glossary </li></ul><ul><li>Illustration </li></ul><ul><li>Acknowledgement </li></ul><ul><li>Index </li></ul><ul><ul><li>Muka tajuk / (Title page) </li></ul></ul><ul><ul><li>Aluan </li></ul></ul><ul><ul><li>Ringkasan/abstrak </li></ul></ul><ul><ul><li>Jadual Kandungan </li></ul></ul><ul><ul><li>Pengenalan (introduction) </li></ul></ul><ul><ul><li>Isi </li></ul></ul><ul><ul><li>Rujukan </li></ul></ul><ul><ul><li>Nota kaki </li></ul></ul>
  19. 19. JENIS LAPORAN <ul><li>Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis laporan, antaranya:- </li></ul><ul><ul><li>Laporan Minit Mesyuarat </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Berita </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Pemeriksaan </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Penyiasatan </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Kajian </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Lawatan </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Tahunan </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Kejadian/Peristiwa </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Aktiviti </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan Klinikal, dll </li></ul></ul>
  20. 20. STRUKTUR UMUM MENGIKUT JENIS <ul><li>LAPORAN MINIT MESYUARAT : - </li></ul><ul><li>Tajuk </li></ul><ul><li>Tarikh </li></ul><ul><li>Masa </li></ul><ul><li>Kehadiran </li></ul><ul><li>Perutusan Pengerusi </li></ul><ul><li>Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu </li></ul><ul><li>Perkara berbangkit </li></ul><ul><li>Perbincangan agenda </li></ul><ul><li>Hal-hal lain </li></ul><ul><li>Ucapan penggulungan/penangguhan </li></ul>
  21. 21. LAPORAN BERITA <ul><li>Pengenalan </li></ul><ul><li>Tubuh/Isi </li></ul><ul><li>Penutup </li></ul><ul><li>Prinsip penulisan berita : 5W + 1H </li></ul><ul><ul><li>What (apa): apa yang berlaku </li></ul></ul><ul><ul><li>Where (di mana): di mana berlaku </li></ul></ul><ul><ul><li>When (bila): bila ia berlaku </li></ul></ul><ul><ul><li>Who (siapa): siapa terlibat </li></ul></ul><ul><ul><li>Why (kenapa): kenapa berlaku </li></ul></ul><ul><ul><li>How (bagaimana): bagaimana berlaku </li></ul></ul>
  22. 22. LAPORAN PEMERIKSAAN <ul><li>Pengenalan </li></ul><ul><ul><li>Tajuk </li></ul></ul><ul><ul><li>Pegawai telibat </li></ul></ul><ul><ul><li>Tarikh pemeriksaan </li></ul></ul><ul><ul><li>Tujuan / objektif </li></ul></ul><ul><ul><li>Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak terlibat) </li></ul></ul><ul><li>Latar belakang </li></ul><ul><li>Dapatan pemeriksaan </li></ul><ul><ul><li>Isu / masalah </li></ul></ul><ul><ul><li>Sebab akibat </li></ul></ul><ul><li>Kesimpulan/rumusan </li></ul><ul><li>Syor / cadangan / perakuan </li></ul>
  23. 23. LAPORAN KAJIAN <ul><li>Tujuan </li></ul><ul><li>Pengenalan / latar belakang </li></ul><ul><li>Objektif kajian </li></ul><ul><li>Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan) </li></ul><ul><li>Kaedah kajian </li></ul><ul><ul><li>Rujukan </li></ul></ul><ul><ul><li>Sampel, dll </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempoh </li></ul></ul><ul><li>Perbelajaan </li></ul><ul><li>Dapatan(findings) </li></ul><ul><li>Isu </li></ul><ul><li>Kesimpulan/rumusan </li></ul><ul><li>Syor/Cadangan </li></ul><ul><li>Perakuan </li></ul>
  24. 24. LAPORAN LAWATAN <ul><li>Tajuk lawatan </li></ul><ul><li>Tujuan dan skop laporan </li></ul><ul><li>Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh </li></ul><ul><li>Itineri lawatan </li></ul><ul><li>Dapatan, maklumat hasil lawatan </li></ul><ul><li>Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan </li></ul><ul><li>Kesimpulan/rumusan </li></ul><ul><li>Syor/Cadangan/Perakuan </li></ul><ul><li>Lampiran </li></ul>
  25. 25. LAPORAN TAHUNAN <ul><li>Tujuan </li></ul><ul><li>Latar belakang organisasi </li></ul><ul><ul><li>Fungsi dan peranan </li></ul></ul><ul><ul><li>Bidang tugas dan tanggungjawab </li></ul></ul><ul><ul><li>Aktiviti utama </li></ul></ul><ul><li>Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas. </li></ul><ul><li>Perancangan program aktiviti awal tahun. </li></ul><ul><ul><li>Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit </li></ul></ul><ul><ul><li>Sasaran dan pencapaian </li></ul></ul><ul><ul><li>Masalah dan kekangan </li></ul></ul><ul><ul><li>Implikasi kos dan sumber </li></ul></ul><ul><li>Penilaian pencapaian </li></ul><ul><li>Pengurusan dan pentadbiran </li></ul><ul><li>Sumbangan </li></ul><ul><li>Kesimpulan/Rumusan </li></ul><ul><li>Syor </li></ul>
  26. 26. LAPORAN JEMAAH MENTERI (JM) <ul><li>Arahan Setiausaha Jemaah Menteri bertajuk “Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri” </li></ul><ul><li>- Menyelaraskan struktur / bentuk kertas JM supaya konsisten di kalangan semua Kementerian. </li></ul>
  27. 27. <ul><li>Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan kepada JM. </li></ul><ul><li>1. Memorandum </li></ul><ul><ul><li>Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan dan mendapat kelulusan </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar Negeri Luar </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan tahunan Badan Berkanun </li></ul></ul><ul><ul><li>Apa – apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM </li></ul></ul><ul><li>2. Nota </li></ul><ul><ul><li>Laporan yang dikemukakan untuk makluman semata-mata . </li></ul></ul>… sambung…
  28. 28. STURKTUR MEMORANDUM JM <ul><li>Tujuan </li></ul><ul><li>Latar belakang </li></ul><ul><li>Asas – asas pertimbangan (ada tajuk kecil) </li></ul><ul><li>Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran, Perhubungan Luar dan sebagainya) </li></ul><ul><li>Kesimpulan </li></ul><ul><li>Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat </li></ul><ul><li>Syor </li></ul>
  29. 29. <ul><li>Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan </li></ul><ul><li>Badan Berkanun, Tajuk – tajuknya berbeza sedikit </li></ul><ul><li>Tujuan </li></ul><ul><li>Latar belakang </li></ul><ul><li>Kejayaan </li></ul><ul><li>Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran </li></ul><ul><li>Masalah dihadapi </li></ul><ul><li>Kesimpulan </li></ul><ul><li>Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat </li></ul><ul><li>Syor </li></ul>
  30. 30. STRUKTUR NOTA JM <ul><li>Tujuan </li></ul><ul><li>Latar belakang </li></ul><ul><li>Perkara – perkara yang hendak dimaklumkan (ada tajuk kecil) </li></ul><ul><li>Penutup </li></ul>
  31. 31. SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.

×